Ο Δημήτρης Μαντάος, CFO του Ομίλου εταιρειών Sefco Zeelandia, περιγράφει το μοντέλο ενοποίησης των Διευθύνσεων Πληροφορικής και Οικονομικών και τα οφέλη που αυτό συνεπάγεται για το Business.
Στο πρόσφατο συνέδριο IT Directors’ Forum 2009, έγινε αναφορά στο ρόλο της Διεύθυνσης Πληροφορικής, καθώς και στη σχέση που υπάρχει μεταξύ των Διευθύνσεων Πληροφορικής και Οικονομικών. Είναι σαφές ότι ο ρόλος της Πληροφορικής στη σύγχρονη επιχείρηση στην Ελλάδα έχει αναβαθμιστεί τα τελευταία χρόνια.
Ας μην ξεχνάμε ότι στις αρχές τις δεκαετίας του ‘90 η Πληροφορική ή «Μηχανογράφηση» όπως αποκαλείτο τότε, λειτουργούσε μόνο σαν υποστηρικτικός μηχανισμός του λογιστηρίου. Πολλά έχουν αλλάξει από τότε και η ανάπτυξη νέων τεχνολογιών έχει μετατρέψει την Πληροφορική από δευτερεύουσα δραστηριότητα και υποστηρικτικό μηχανισμό, σε σημαντικότατη πρωτεύουσα λειτουργία που συμβάλει τα μέγιστα στην ανάπτυξη και επίτευξη των στόχων κάθε οικονομικής μονάδας.
Περί ισοτιμίας
Το ερώτημα που τίθεται πλέον είναι: που κατατάσσεται πράγματι η Πληροφορική και η Διεύθυνση του ΙΤ και του IS; Πρέπει να είναι ισότιμη διεύθυνση μαζί με την εμπορική, οικονομική, και διεύθυνση παραγωγής (όπου αυτή υπάρχει), ή πρέπει να ανήκει στην αρμοδιότητα του Οικονομικού Διευθυντή της επιχείρησης;
Λόγω της προυπάρχουσας σχέσης που αναφέραμε παραπάνω (Λογιστήριο- Μηχανογράφηση), στις περισσότερες επιχειρήσεις η Πληροφορική αποτελεί λειτουργία της Οικονομικής Διεύθυνσης -όπως το λογιστήριο ή ο πιστωτικός έλεγχος και ελέγχεται διοικητικά από αυτήν.
Η γνώμη μας είναι ότι αυτό έχει σαν αποτέλεσμα δυσλειτουργίες και καθυστερήσεις στην υλοποίηση έργων. Η Πληροφορική δεν υποστηρίζει πλέον μόνο τις οικονομικές υπηρεσίες, αλλά έχει συμβολή στο χώρο της ανάπτυξης συστημάτων παρακολούθησης πωλήσεων, πολιτικών και ανάλυσης στοιχείων marketing και, ακόμη περισσότερο, στην παρακολούθηση και τον έλεγχο της παραγωγής και διακίνησης.
Διακήρυξη ανεξαρτησίας της Πληροφορικής
Εχουν αναπτυχθεί συστήματα που δεν ενσωματώνουν λογικές οικονομικών αναλύσεων ή φορολογικών δεδομένων ή όπου, ακόμη περισσότερο, δεν απεικονίζουν καν αριθμητικά στοιχεία αλλά ποιοτικά δεδομένα και σχέσεις με πελάτες για παράδειγμα. Πολλοί αναφέρουν τη διαδικασία του προϋπολογισμού σαν τον κύριο λόγο για τον οποίο η Διεύθυνση Πληροφορικής πρέπει να αναφέρεται στη Διεύθυνση Οικονομικών. Αν δεχτούμε αυτό σαν αιτιολογία, τότε και οι λοιπές Διευθύνσεις θα έπρεπε να αναφέρονται εκεί, εφόσον η Οικονομική Διεύθυνση είναι υπεύθυνη για την υποβολή στη Γενική Διεύθυνση του συνολικού προϋπολογισμού.
Θεωρούμε ότι στη σύγχρονη μεσαία και μεγάλη επιχείρηση η Πληροφορική πρέπει να αποτελεί αυτόνομη διεύθυνση που να αναφέρεται στη Γενική Διεύθυνση, όπως ακριβώς και οι λοιπές διευθύνσεις. Ο ρόλος της πλέον δεν πρέπει να είναι υποστηρικτικός. Το ΙΤ θα πρέπει να αναλάβει πρωτοβουλίες και να προτείνει λύσεις. Μην αγνοούμε το γεγονός ότι με την εκτεταμένη χρήση των συστημάτων ERP, οι επιχειρήσεις μπορούν έμμεσα να ωφεληθούν από την τεχνογνωσία και τις επιχειρηματικές λογικές που αυτά τα συστήματα ενσωματώνουν.
Ενα νέο μοντέλο ενοποίησης
Στον όμιλο των εταιρειών της Sefco Zeelandia, έχουμε υιοθετήσει το μοντέλο της ενοποίησης των Διευθύνσεων Οικονομικών και Πληροφορικής. Με τον τρόπο αυτό επιτύχαμε την ταχύτητα στη λήψη των αποφάσεων, και ελαχιστοποιήσαμε τις αστοχίες στην υλοποίηση έργων, αλλά και στη σύλληψη και αποτύπωση των επιχειρηματικών διαδικασιών που έπρεπε να υποστηριχτούν, με τα κατάλληλα πληροφοριακά συστήματα. Σίγουρα το μοντέλο αυτό απαιτεί από τα στελέχη των Διευθύνσεων αυτών μεγαλύτερη εμπλοκή και κατανόηση γνωστικών θεμάτων και από τους δύο τομείς.
Τα οφέλη που έχουμε αποκομίσει μέχρι τώρα είναι, όμως, μεγάλα. Αποφύγαμε τη διαδικασία γραφειοκρατικών εγκρίσεων για έργα που, όπως αποδείχθηκε, έπρεπε να υλοποιηθούν. Επιτύχαμε τη μείωση του κόστους των εφαρμογών και υλοποιήσεων, καθώς η Διεύθυνση Οικονομικών είχε άμεση εμπλοκή στις διαπραγματεύσεις και συμφωνίες πριν την αγορά του λογισμικού.
Το σημαντικότερο, όμως, είναι ότι σε μεγάλο ποσοστό υλοποιήσαμε έργα που πράγματι εξυπηρετούσαν τις ανάγκες των εταιρειών του ομίλου, και όχι εφαρμογές που -αν και άρτιες τεχνικά- θα ήταν εκτός του σκοπού για τον οποίο προορίζονταν.
Σίγουρα το μοντέλο αυτό έχει δύσκολη εφαρμογή σε πολύ μεγάλους οργανισμούς, όπου οι ανάγκες είναι μεγαλύτερες και οι διαδικασίες πιο πολύπλοκες. Σε αυτή την περίπτωση, θεωρούμε ότι η Διεύθυνση Πληροφορικής θα πρέπει να είναι πλήρως αυτονομημένη από την Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών.
Η Πληροφορική παίζει πλέον σημαντικό ρόλο στην καθημερινή λειτουργία της σύγχρονης επιχείρησης αλλά, ακόμη περισσότερο, στη στρατηγική που αυτή χαράζει. Ας βοηθήσουμε όλοι, από την πλευρά μας, να αποκτήσει τη θέση που πράγματι πρέπει να έχει και τη συμβολή που όλοι προσδοκάμε.