Αλήθεια, ποια είναι η συνταγή για ένα επιτυχημένο Project Management; H υποστήριξη της διοίκησης και οι ξεκάθαροι στόχοι; Η επικοινωνία της ομάδας (εσωτερικά και εξωτερικά) ή μήπως η καλή οργάνωση;

Για ένα επιτυχημένο IT Project δεν αρκεί μόνο το Risk Management. Υπάρχουν αρκετά ακόμα πράγματα που θα πρέπει κανείς να λάβει υπόψη, όπως μας συμβουλεύουν οι ίδιοι οι CIOs μέσα από το LinkedIn του cio.com.

1. Σαφής ορισμός της επιτυχίας. Ένα project, το οποίο ολοκληρώνεται εγκαίρως, εντός budget και εκπληρώνοντας όλες τις απαιτήσεις δεν σημαίνει ότι είναι και επιτυχημένο. Μπορεί, για παράδειγμα, να μην φέρνει την επιθυμητή επιχειρηματική αξία. Γι’ αυτό είναι κρίσιμο να κατανοηθεί από τους CIOs η επίδραση που έχει το project τους στην επιχείρηση.

2. Ετοιμότητα για τη λήψη δυσάρεστων αποφάσεων. Αν θέλει ένας CIO να πετύχει το project του, θα πρέπει να καταλάβει ότι δεν μπορεί να τους ικανοποιεί όλους. Οι αποφάσεις για πόρους και προτεραιότητες μπορεί να είναι δύσκολες, ωστόσο πρέπει να παρθούν. Κάποιες φορές οι καλύτερες αποφάσεις είναι εκείνες οι οποίες δεν είναι και οι πιο αγαπητές στην ομάδα.

3. Εκπαίδευση και υποστήριξη.Οι περισσότεροι CIOs αντιλαμβάνονται τη σημασία της εκπαίδευσης του προσωπικού μετά την εγκατάσταση ενός νέου συστήματος. Ωστόσο, πολύ πιο αποφασιστικός και συχνά παραμελημένος παράγοντας είναι η υποστήριξη του συστήματος μετά την έναρξη λειτουργίας του. Ουκ ολίγα IT Projects αποτυγχάνουν τόσο γιατί οι χρήστες δεν είναι σωστά εκπαιδευμένοι, όσο και γιατί το project δεν υποστηρίζεται επαρκώς μετά την ολοκλήρωσή του.

4. Ξεκάθαροι ρόλοι και αρμοδιότητες. Μερικές φορές δεν γίνεται αντιληπτός ο ρόλος των Project Managers, των μελών της ομάδας, της συντονιστικής επιτροπής ή των χορηγών του project, επειδή δεν έχουν καθοριστεί ξεκάθαρα οι ρόλοι και αρμοδιότητές τους. Γι’ αυτό χρειάζεται εξαρχής μια ξεκάθαρη περιγραφή των ρόλων με τη σχετική τεκμηρίωση, ώστε να αποφευχθούν οι όποιες παρανοήσεις κατά την εκτέλεση του έργου.

5. Διαφανείς διαδικασίες. Όταν οι ροές εργασίας σε ένα project είναι ξεκάθαρες, οι συμμετέχοντες γνωρίζουν επακριβώς τι πρέπει να κάνουν και τι έχει συνεισφέρει ο καθένας. Όποιος εργάζεται έτσι, εξοικονομεί χρόνο και βελτιώνει την ποιότητα του project του.

6. Kαθορισμός διαδικασιών αλλαγής. Όταν οι τελικοί χρήστες επιθυμούν αλλαγές στο project, συχνά δεν μπορούν να εκτιμήσουν τις επιπτώσεις τους. Συχνά οι αλλαγές προκαλούν μεγαλύτερα κόστη και καθυστερήσεις. Γι’ αυτόν ακριβώς το λόγο συστήνεται οι υπεύθυνοι του έργου να τεκμηριώσουν λεπτομερώς τις διαδικασίες των αλλαγών. Όποιος επιθυμεί μια αλλαγή θα πρέπει να θέσει επίσημα το αίτημά του και στη συνέχεια να εξεταστούν οι επιπτώσεις στο χρόνο και στο κόστος. Με αυτόν τον τρόπο μπορούν να αποφευχθούν οι δυσάρεστες εκπλήξεις.

7. Risk Management. Ανεξάρτητα με το πόσο μεγάλο είναι ένα Project, το Risk Management πάντα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη. To Risk Management βοηθάει τους CIOs όχι μόνο να εντοπίσουν τους πιθανούς κινδύνους, αλλά και να αντιληφθούν τις όποιες προοπτικές βελτίωσης υπάρχουν.

8. Δέουσα τεκμηρίωση. Όποιος κατά τη διάρκεια ενός Project δεν τεκμηριώνει όσο πρέπει, τότε διακινδυνεύει να προκαλέσει σύγχυση και αβεβαιότητα για το προς τα πού πρέπει να κινηθεί το project. Στη χειρότερη, δε, περίπτωση καταναλώνεται πολύς χρόνος και χρήμα για ένα project, το οποίο, τελικά, δεν θα εκπληρώνει και τους στόχους του.

9. Καλές διαδικασίες για τη διασφάλιση της ποιότητας. Όταν εξαντλείται ο χρόνος για ένα έργο, τότε, συχνά, γίνονται περικοπές στη φάση αξιολόγησης της ποιότητάς του. Και όποιος δεν κάνει τους απαραίτητους ελέγχους στο project του, τότε ελλοχεύει ο κίνδυνος να ολοκληρωθεί αυτό με προβλήματα. Συστήνεται, λοιπόν, να γίνονται τεστ σε πρώιμα στάδια και να υπάρχει feedback από αυτά. Έτσι, μειώνεται το ρίσκο.

10. Οργάνωση project. Σε ένα καλά οργανωμένο project κατανοούν επακριβώς όλοι οι συμμετέχοντες, τι πρέπει να κάνουν. Έτσι δεν θα υπάρχει ασυνεννοησία ανάμεσα στα μέλη της ομάδας του project.