Περίοδο κρίσης, καιρός για μειώσεις; Καιρός να κόψουμε έξοδα και τμήματα; Μήπως να πάμε σε λύση εξωτερικού συνεργάτη; Μήπως να πάρουμε δύο απόφοιτους με βασικό μισθό να κάνουν την ίδια δουλειά με το ένα άτομο; Μήπως, μήπως, μήπως;

Εύλογα ερωτήματα που θα έκανε ο καθένας μας εάν μας ρωτούσαν για άλλα τμήματα. Για το δικό μας όμως, τι;

Είμαστε σίγουροι ότι τρέχουμε το ΙΤ όπως πρέπει και χωρίς περιττά έξοδα; Μπορούμε να το κάνουμε;

Οσο και εάν προσπαθήσουμε, ποτέ δεν θα μπορέσουμε να απαντήσουμε απόλυτα, ναι.

Η περίοδος κρίσης όμως, όπως κάθε κακό, είναι και καλό. Ιδέες που θα απορρίπτονταν χωρίς δεύτερη σκέψη, ξαφνικά λαμβάνουν χρόνο συζήτησης. Μπορεί το κάστρο να μην έπεσε, αλλά η τάφρος γέμισε χώμα.

Ετσι λοιπόν, ο κάθε CIO πρέπει να είναι έτοιμος με προτάσεις, λύσεις και αναλυτική στρατηγική, προκειμένου να πείσει αυτούς που τόσο καιρό πιστεύανε ότι όσο πουλάνε, δεν χρειάζονται τίποτα άλλο.

Πώς μπορούμε όμως να κόψουμε άμεσα έξοδα και κόστος;
Μπορεί να μην φαντάζει μεγάλο έξοδο, αλλά εάν σκεφτείτε ότι μεγάλες εταιρείες έχουν ήδη αρχίσει να το εφαρμόζουν, χωρίς καν να ρωτάνε τον πελάτη, το ηλεκτρονικό τιμολόγιο είναι μια άμεση και τεράστια μείωση κόστους. Εάν, για παράδειγμα, έχεις 100.000 τιμολόγια τον χρόνο για τα οποία, σύμφωνα με τον νόμο, τυπώνεις ένα πρωτότυπο και ένα αντίτυπο.

Φακελώνεις το αντίτυπο και το στέλνεις με ταχυδρομείο. Το πρωτότυπο το αρχειοθετείς σε ντοσιέ και μετά στο αρχείο σου. Με την ηλεκτρονική τιμολόγηση όμως δεν τυπώνεις τίποτα, δεν ταχυδρομείς τίποτα και δεν αρχειοθετείς σε χαρτί τίποτα.

Εάν λοιπόν το σκεφτούμε,  με την παραπάνω ποσότητα, κερδίζεις αμέσως 200.000 εκτυπώσεις (χαρτί, μελάνι, συντήρηση εκτυπωτή), 100.000 φακέλους και γραμματόσημα (€0.65 περίπου ανά αποστολή φακέλου, συν τον χρόνο του υπαλλήλου), 100 ντοσιέ αρχειοθέτησης (1.000 τιμολόγια ανά ντοσιέ, συν τον χρόνο του υπαλλήλου) και τον απαιτούμενο χώρο αρχειοθέτησης.

Φυσικά έχεις το ηλεκτρονικό αρχείο, από το οποίο ανά πάσα στιγμή μπορείς να εκτυπώσεις το τιμολόγιο που θέλεις. Και το καλύτερο από όλα, αφού  η κυβέρνηση έχει ήδη προαναγγείλει το μέτρο της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, τα περισσότερα ERP της αγοράς την έχουν έτοιμη. Μπορεί να μην χρειαστεί ούτε μια αρχική επένδυση.

Ο μόνος που πρέπει να πείσεις είναι ο άνθρωπος που είναι ήδη υπεύθυνος για την ολική μείωση κόστους της εταιρείας, ο οικονομικός διευθυντής.

Η επιβίωση του… πειστικότερου
Δυστυχώς όμως τα πράγματα δεν είναι τόσο απλά. Σε καιρούς δύσκολους, ακόμα και μέσα σε μια εταιρεία, επιβιώνει ο δυνατότερος και πιο ικανός να πείσει. Επιβιώνει αυτός που έχει τη δυνατότητα να απευθυνθεί σε αυτούς που παίρνουν τις τελικές αποφάσεις.

Ο CIO πρέπει να είναι έτοιμος να δώσει μάχες και να μην λείπει από τις συναντήσεις που βγάζουν αποφάσεις. Να μην φοβάται να πει την γνώμη του και να την στηρίξει με επιχειρήματα. Πολλές μάχες θα τις χάσει, αλλά κάποιες θα τις κερδίσει.

Οι «μόδες» της εποχής
Ισως η μεγαλύτερη μάχη που θα πρέπει να δώσουμε στα επόμενα χρόνια, θα είναι η στροφή σε δύο τεχνολογίες που αναπτύσσονται με ρυθμό τσουνάμι.
Και οι δύο μπορούν να αποφέρουν μείωση κόστους (άμεσου και έμμεσου) και εκσυγχρονισμό της εταιρείας.

Φυσικά αναφέρομαι στην μόδα της εποχής: virtualization και cloud computing.

Για μικρές εταιρείες, οι υπηρεσίες cloud μοιάζουν μονόδρομος στη θυσία του κόστους. Πού να βρεις 600 ευρώ για κάθε άδεια office; Αλλά 5 ευρώ το μήνα ανά άδεια δεν είναι και άσχημα.

Βέβαια το τζάμπα ζει και βασιλεύει στην μορφή του openoffice, αλλά μέχρι να καταφέρεις τον κάθε χρήστη να καταλάβει ότι μπορεί να κάνει ακριβώς τα ίδια πράγματα, καλή είναι μια ομαλή μετάβαση.

Ετσι, με τις καινούριες υπηρεσίες τύπου Google, Microsoft κ.τ.λ. στο cloud, μια επιχείρηση που ξεκινάει τώρα, ή που χρειάζεται την άμεση ανανέωση λογισμικού, μπορεί να εξοικονομήσει πολλά λεφτά.

Και βέβαια, όταν μιλάμε για την υποστήριξη από τόσο μεγάλες εταιρείες, το ρίσκο είναι πολύ μικρό.

Το άλλο μισό της μόδας, είναι καθαρά  θέμα ΙΤ. Θέλεις ένα παραπάνω server, άλλα δεν έχεις budget, ή θέλεις απλά να μειώσεις το κόστος συντήρησης και λειτουργίας.

Το virtualization, όχι απλά σου δίνει τη δυνατότητα, αλλά και αυτά που προσφέρει δεν μπορείς να τα έχεις όσους server και εάν προσθέσεις.

Η ιδέα μόνο ότι μπορείς να έχεις redundancy με ένα μόνο hardware είναι ασύλληπτη. Να μπορείς να σηκώσεις ένα καινούριο server όπως δημιουργείς ένα καινούριο αρχείο;

Λύση άμεση και με ελάχιστο κόστος.

CIO έτοιμος για λύσεις
Καλά όλα τα παραπάνω, αλλά τα έχουμε ξανακούσει, τα έχουμε δει, τα γνωρίζουμε και ίσως τα έχουμε εφαρμόσει. Τίποτα καινούριο δεν έχεις να μας πεις;
Με μια λέξη, ΟΧΙ. Δεν είναι μια εποχή καινοτομίας ή ανακάλυψης καινούριων τεχνολογιών που με το καλημέρα θα σώσουν τη δουλεία σας και το budget σας.

Καλούμαστε να δώσουμε λύσεις σίγουρες, άμεσες και με ελάχιστο κόστος. Καλούμαστε να καινοτομήσουμε και, για μια φορά σε αυτή την χώρα, να κάνουμε το αυτονόητο. Να χρησιμοποιήσουμε τεχνολογίες νέες μεν, αλλά όχι αδοκίμαστες.

Να πείσουμε επιτέλους τους επάνω ότι ο IT/CIO δεν υπάρχει μόνο για περιπτώσεις όπου κολλάει το email και το word. Και ότι το να πουλάω περισσότερο δεν σημαίνει τίποτα εάν δεν ξοδεύω λιγότερο για την πώληση.

Περικοπές θα γίνουν παντού αλλά, εάν δεν γίνουν σωστά, το κόστος θα ανέβει. Μπορεί ο IT manager να παίρνει τα διπλάσια και τριπλάσια από δύο νέους με βασικό μισθό, αλλά… «when the going gets tough, only the tough get going».

Ειδικά ο Ελληνας CIO, που τα περασμένα χρόνια εκτελούσε χρέη μέχρι και λογιστή σε πολλές περιπτώσεις, είναι (και πρέπει να το δείχνει) αναντικατάστατος και έτοιμος να δώσει λύσεις. Ακόμα και εάν αυτές δεν είναι καινοτόμες. Ούτως ή άλλως, είτε με ηλεκτρικό μάτι, είτε με γκαζάκι, είτε με χρήση laser είτε εάν το δώσεις στο γείτονα, εάν προσπαθήσεις να βράσεις ένα αυγό, το ίδιο αποτέλεσμα θα έχεις. Το θέμα είναι με τι κόστος.