Οι «ειδικοί» ορίζουν το Lean IT

Δημιουργία μεγαλύτερης αξίας με λιγότερη προσπάθεια. Αύξηση της παραγωγικότητας, με παράλληλη δραστική μείωση της σπατάλης. Τυποποίηση που οδηγεί στο αποτέλεσμα. Πόσο κοντά βρίσκονται οι αρχές του Lean Manufacturing με την Πληροφορική;

Το Lean Μanufacturing (ή αλλιώς Lean Production) αποτελεί μια επιχειρησιακή πρακτική που εφαρμόζεται στην παραγωγή και αξιοποιεί όλες τις πηγές για την παράδοση αξίας στον πελάτη, χωρίς να γίνονται περιττές ενέργειες. Το πώς οι βασικές αρχές του Lean και οι εφαρμογές του στο βιομηχανικό κλάδο μπορούν να αξιοποιηθούν από το ΙΤ, διαπραγματεύεται ο Steve Bell στο βιβλίο του «Lean Enterprise Systems, Using IT For Continuous Improvement» που κυκλοφόρησε το 2006.

Oπως αναφέρεται στο εισαγωγικό σημείωμα, στόχος του βιβλίου υπήρξε η ανάδειξη τεχνικών από το Lean Manufacturing, που συνδυάζονται με Lean IT πρακτικές και μπορούν να βελτιστοποιήσουν την εταιρική απόδοση σε κάθε κλάδο. Επιπλέον, ο Steve Bell υπογραμμίζει την πρόθεσή του να αποδείξει πώς μπορούν όλες οι εταιρείες να αξιοποιήσουν στο έπακρο την τεχνολογία της Πληροφορικής για να βελτιωθεί η επιχειρηματική απόδοση και τελικά να παρέχονται υπηρεσίες προστιθέμενης αξίας στον πελάτη.

To Lean IT, αυτός ο άγνωστος
Οι αρχές του Lean IT είναι πρακτικές, εύχρηστες, ευέλικτες, στηρίζονται στην ομάδα και προσθέτουν αξία στην επιχείρηση. Αν και ακούγεται εύκολο, δεν πρέπει να περιμένετε να επιτευχθεί αβίαστα. Ο Jim Womack, ιδρυτής του Lean Enterprise Institute, αναλύει την έμφυτη αδράνεια της ανθρώπινης φύσης, η οποία εναντιώνεται στην ιδέα του Lean IT: «Δεν είμαι τόσο αφελής ώστε να νομίζω ότι ο κόσμος θα αγκαλιάσει το Lean Information Management. Δεν βρισκόμαστε στο τέλος της νοοτροπίας που θέλει τις περισσότερες πληροφορίες να είναι πάντα ωφέλιμες και της άποψης ότι αν διαθέτουμε όλες τις δυνατές πληροφορίες, άριστους αλγορίθμους και γρήγορους κεντρικούς επεξεργαστές, η ζωή μας θα είναι πιο εύκολη.

Για παράδειγμα, παρά το γεγονός ότι εδώ και 50 χρόνια έχει αποδειχθεί ότι η ζωή μας τελικά δεν έχει γίνει πιο εύκολη, ακόμα και σήμερα εστιάζουμε στην πολυπλοκότητα της πληροφορίας, όπως για παράδειγμα με το RFID, βάσει του οποίου κάθε τεμάχιο, σε κάθε διαδικασία, διαθέτει τη δική του πληροφορία και μπορεί να εντοπιστεί ξεχωριστά».

Είστε ή δεν είστε Lean;
Πώς μπορούμε να εξουδετερώσουμε την έμφυτη τάση για πολυπλοκότητα, υπερ-αυτοματοποίηση και ακαμψία για να συνειδητοποιηθούν τα πλεονεκτήματα του Lean IT;

Για να χαρακτηριστεί ένας Οργανισμός Πληροφορικής ως Lean θα πρέπει:

• Να διαχειρίζεται τις αλλαγές σταδιακά και με συνέχεια
• Να οργανώνεται και να εκτελεί εργασίες σε όλο το εύρος της εταιρείας
• Να αποτιμά την απόδοση με έναν ολιστικό και σχετικό τρόπο
• Να ενθαρρύνει τη συνολική ανάπτυξη και τη διάχυση της γνώσης
• Να ενσωματώνει χαρακτηριστικά εκπαίδευσης και βελτίωσης σε διαδικασίες
• Να αποτιμά την επιτυχία με βάση την ταχύτητα και την ευελιξία χωρίς να δημιουργεί χάος
• Να είναι αποδεκτό και να χρησιμοποιείται σωστά από την κοινότητα των χρηστών
• Να προσφέρει δυνατότητες στους χρήστες για πραγματικής αξίας δραστηριότητες.

Το Lean IT είναι εφικτό, αλλά απαιτεί παρόμοια προσπάθεια και ανάλογους πόρους, όπως όταν μία βιομηχανία προσπαθεί να μεταμορφώσει τις παραδοσιακές βιομηχανικές της λειτουργίες σε Lean. Το γεγονός ότι στην περίπτωση των Οργανισμών Πληροφορικής έχουμε να κάνουμε με υπολογιστές, και όχι με γραμμές συναρμολόγησης, μάλλον μικρή σημασία έχει. Ο Michael Hugos, συγγραφέας του Building the Real-Time Enterprise: An Executive Briefing, υπογραμμίζει ότι «Το ΙΤ μπορεί να αποτελέσει ένα καθοριστικό παράγοντα που καθιστά μια εταιρεία ευέλικτη ή ένα μεγάλο μέρος του προβλήματος που την κάνει δυσκίνητη και γραφειοκρατική. Ενας τρόπος να καθοριστεί αυτό είναι να απαντηθεί η εξής ερώτηση: Πρέπει να “χτίσουμε” τα συστήματά μας γρήγορα ή πρέπει να τα “στήσουμε σωστά”; Η ευέλικτη απάντηση είναι να τα στήσουμε γρήγορα ή αρκετά καλά, τουλάχιστον, προς το παρόν.

Ωστόσο, τι σημαίνει “αρκετά καλά”; Σε έναν ταχύτατα αναπτυσσόμενο και ανταγωνιστικό κόσμο οι ευκαιρίες παρουσιάζονται γρήγορα και μετά είτε εξαφανίζονται είτε εξελίσσονται σε κάτι άλλο. Σε πλεονεκτική θέση βρίσκονται οι εταιρείες που μπορούν να αναπτύξουν συστήματα που βρίσκονται σε θέση μάχης όταν οι επιχειρηματικές ανάγκες το προστάζουν και το κόστος τους δεν υπερβαίνει την αξία της επιχειρηματικής ευκαιρίας. Ο καλύτερος τρόπος για να επιτευχθεί αυτό είναι να δημιουργηθούν συστήματα μέσα από ένα συνδυασμό σταδιακών οικοδομημάτων και επαναλαμβανόμενων διαδικασιών».

Στο πλαίσιο της προσπάθειας για το Lean Manufacturing πρέπει να μεταμορφώσουμε το «εργοστάσιο», ώστε να διαθέτει ευέλικτες και τυποποιημένες διαδικασίες. Παρομοίως, για να υλοποιηθεί το Lean IT πρέπει να αναπτύξουμε ευέλικτο και προτυποποιημένο software, διοίκηση της υλοποίησης, integration, εκπαίδευση και υποστηρικτικά εργαλεία και μεθόδους. Ωστόσο, το πιο σημαντικό για την επίτευξη του Lean Manufacturing είναι η αλλαγή στον τρόπο σκέψης: νέα στάση συνδυασμένη με αποτελεσματική αλλαγή διαχείρισης και συνεχείς πρακτικές βελτίωσης, που αποτελούν εξίσου σημαντικά συστατικά και για την ανάπτυξη του Lean IT.

Mike Orzen & Steve Bell
Ο Steve Bell, με 20ετή εμπειρία στη συνεχή βελτίωση των επιχειρησιακών διαδικασιών, έχει συγγράψει το βιβλίο ‘Lean Enterprise System, Using IT for Continuous Improvement’ (2006). Ο Mike Orzen διαθέτει ένα εκπληκτικό μείγμα εμπειρίας πάνω στα αντικείμενα του Lean Management, του Six Sigma, του IT και της διαχείρισης λειτουργιών. Απόφοιτος του Stanford University και κάτοχος MBA από το University of Oregon, ο Orzen είναι σύμβουλος επιχειρήσεων εδώ και περισσότερα από 20 χρόνια. Είναι συνιδρυτές της συμβουλευτικής εταιρείας Steady Improvement και ετοιμάζουν το επόμενο βιβλίο τους για το Lean IT (κυκλοφορεί τον Ιανουάριο 2010).