Ολιστική προσέγγιση στο project risk management

Η διαχείριση κινδύνων στο project management είναι μια δύσκολη υπόθεση και δυστυχώς, στις περισσότερες περιπτώσεις, αντιμετωπίζεται από τις εταιρείες με λανθασμένο τρόπο. Ο Gerald Kendall, keynote speaker στο Project Management Congress 09, εξηγεί γιατί απαιτείται μια ολιστική προσέγγιση, η οποία οπωσδήποτε θα περιλαμβάνει και μετρικές.

NetWeek: Η εμπειρία αλλά και οι στατιστικές για τις πρακτικές του portfolio και project management δείχνουν μάλλον ανησυχητικές, αφού το μεγαλύτερο ποσοστό των εταιρειών δεν συλλέγουν στοιχεία για το ROI των έργων. Πώς μπορούν όμως οι εταιρείες να αποφύγουν τους κινδύνους των έργων αν δεν αξιοποιούν μετρικές επιτυχίας και αποτυχίας όπως το ROI;

Gerald Kendall: Τουλάχιστον όσον αφορά τους οικονομικούς κινδύνους, η απάντηση είναι ότι δεν είναι δυνατόν μια εταιρεία να τους αποφύγει αν ούτε καν αξιοποιούν οικονομικές μετρικές. Υπάρχουν όμως και άλλοι κίνδυνοι που δεν σχετίζονται με την απόδοση στην επένδυση. Για παράδειγμα, υπάρχει ο κίνδυνος της χαμένης ευκαιρίας, ή ο κίνδυνος να αποτύχει να δουλέψει η τεχνολογία ή να σε εκτοπίσει ο ανταγωνιστής σου… Φυσικά όλα αυτά καταλήγουν σε μία οικονομική μέτρηση, αλλά δεν όλα όσα αντιπροσωπεύουν. Να σας δώσω ένα παράδειγμα.

Πριν από μερικά χρόνια, έκανα consulting για μία εταιρεία τηλεπικοινωνιών στην Αυστραλία, και ενώ εγώ έκανα την αποτίμηση, αποφάσισαν να «σκοτώσουν» ένα έργο. Η διοίκηση και τα στελέχη της εταιρείας ήταν ενθουσιασμένοι που έχασαν μόνο 6-7 εκατομμύρια δολάρια από την επένδυση, καθώς τα πράγματα θα μπορούσαν να είναι πολύ χειρότερα. Οπότε, ένιωσαν ότι είχαν κάνει πολύ καλή δουλειά, μετριάζοντας το ρίσκο. Αυτό που με εντυπωσίασε είναι ότι στην πραγματικότητα είχαν χάσει πολύ περισσότερα, καθώς όλοι οι πόροι που είχαν δεσμευτεί για αυτό το project σημαίνει ότι δεν έκαναν άλλα έργα που μπορεί να απέφεραν εκατομμύρια. Εξαιρουμένων των χρημάτων που μπορεί να εξοικονόμησαν με αυτή τους την απόφαση, υπήρχε και το opportunity cost – ο κίνδυνος του να κάνεις το λάθος έργο. Το ROI δεν δίνει αυτή την προοπτική.

Η κύρια επιδίωξη που δεν πρέπει να ξεχνούν οι εταιρείες είναι να αναπτύξουν ένα portfolio που θα αποτρέπει την αποτυχία. Να κάνει τα πράγματα αυτά που θα τη βοηθήσουν να επιτύχει ή και να ξεπεράσει τους στόχους της. Η αποφυγή των κινδύνων και η αξιοποίηση των ευκαιριών είναι σαν δύο άξονες σε ένα διάγραμμα.

Πρέπει να είναι εξισορροπημένοι μεταξύ τους. Και έχετε δίκιο. Δεν μπορεί κανείς να το κάνει αυτό αν δεν αξιολογεί και αποτιμά τα έργα με όρους αξίας – που σημαίνει ROI αλλά και άλλες αξίες που μπορεί να μην είναι οικονομικές.

NetWeek: Στο βιβλίο σας «Advanced Project Portfolio Management and the PMO: Multiplying ROI at Warp Speed», προτείνετε ένα τρισέλιδο template για την τεκμηρίωση των έργων που περιλαμβάνει μετρικές και πληροφορίες, όπως Net Present Value, cash flow, στρατηγικές επιδιώξεις του έργου, προαπαιτούμενα έργα, έργα που μπορεί να ακολουθήσουν αυτού κ.ά. Συγκεντρώνουν αυτού του είδους τις πληροφορίες οι άνθρωποι; Και αν όχι, γιατί;

Gerald Kendall: Oχι, δεν το κάνουν. Αυτά που είναι απλά δεδομένα (data) για κάποιους ανθρώπους, είναι πληροφορία για κάποιους άλλους. Η διοίκηση και τα στελέχη θέλουν να ξέρουν ποια έργα ανταποκρίνονται στους στόχους τους και ποιο είναι το status τους. Αλλά, αν εγώ είμαι ο project manager, εστιάζω στο επίπεδο της διεκπεραίωσης, ασχολούμενος με το critical path, τους προϋπολογισμούς, τις εξαρτήσεις κ.λπ. Τι γένεται όμως με τους πόρους μου; Οι resource managers θέλουν να ξέρουν ποια είναι όλα τα έργα που έρχονται για κάθε συγκεκριμένο resource. Αν πρέπει να κάνω επιλογές, είναι τα καθήκοντα για κάθε resource στο critical path, ποιες είναι οι σχετικές προτεραιότητες; Οπότε, το δύσκολο κομμάτι στη συλλογή μετρικών και πληροφοριών έγκειται στο να αποφασίσεις ποια είναι τα σημαντικά κομμάτια της πληροφορίας που χρειάζεσαι.

Το μεγαλύτερο πρόβλημα, στο επιχειρείν γενικότερα, είναι το γεγονός ότι τελικά δεν είμαστε πρόθυμοι να σκεφτούμε όσο και όπως χρειάζεται για τις επιχειρήσεις μας, προκειμένου να θέσουμε τις σωστές ερωτήσεις. Οπως είπε και ο Eli Goldratt «The answer is in thoughtware, not in software».

NetWeek: Μερικές φορές, έχω την αίσθηση ότι οι επιχειρήσεις λειτουργούν σε μια κατάσταση υψηλού ρίσκου χωρίς να το συνειδητοποιούν τον περισσότερο καιρό. Είναι αυτό αλήθεια;

Gerald Kendall: Ναι. Η έλλειψη στρατηγικής, οι λανθασμένες προτεραιότητες, τα φτωχά business cases, οι κακές υποθέσεις, η έλλειψη follow-up ή φτωχή διαχείριση γνώσης των αποτελεσμάτων ή των διδαγμάτων, οι ρόλοι και οι ανταμοιβές που δεν είναι ευθυγραμμισμένες με τις επιδιώξεις – όλα αυτά τα προβλήματα αυξάνουν τους κινδύνους στα έργα. Και όλα είναι πολύ συνηθισμένα στους περισσότερους οργανισμούς.

NetWeek: Το risk management έχει τη φήμη ότι είναι πολύπλοκο, δύσκολο… Αλλά στο PMO book η πρόοδος ορίζεται ως το να είσαι όχι περισσότερο πολύπλοκος αλλά λιγότερο. Ισχύει αυτό και για το risk management;

Gerald Kendall: Οπως και με τις άλλες πλευρές του Project Management, σε οποιοδήποτε έργο ή σύνολο έργων υπάρχουν περισσότερες ευκαιρίες να μελετηθούν και να αντιμετωπιστούν οι κίνδυνοι παρά χρόνος ή πόροι για να το κάνουν. Θα απαιτούνταν ατέλειωτες ώρες και συσκέψεις για να μελετηθούν όλοι οι κίνδυνοι ακόμα και για ένα μόνο έργο. Από την άλλη πλευρά, αν εξετάσεις ένα σύνολο έργων μπορείς να αναγνωρίσεις κάποια από τα αξιοποιήσιμα στοιχεία και να επιτύχεις μία ισορροπία συνολικά.

Μην αντιμετωπίζεται ξεχωριστά κάθε ξεχωριστό έργο, αντιμετωπίστε τα συνολικά. Μόνο τότε ξέρετε ότι μπορείτε να «ζήσετε» με τους κινδύνους σε ένα έργο καθώς μπορούν να εξισορροπηθούν ή να αντισταθμιστεί από ένα άλλο. Με αυτή την έννοια, οι οργανωτικοί κίνδυνοι είναι πιο εύκολο να διαχειριστούν από ότι οι κίνδυνοι ενός έργου. Και είναι πρόοδος (advanced) διότι είναι systems-oriented.

NetWeek: Η «ολιστικό», όπως αναφέρετε στο βιβλίο σας. Μιλήστε μας λίγο για τη σημασία αυτής της ιδέας στη διαχείριση κινδύνων στα έργα…

Gerald Kendall: Το «ολιστικό» είναι ένας άλλος όρος για την προσέγγιση σε όρους συστημάτων και όχι κομματιών. Ενα παράδειγμα ενός μη ολιστικού τρόπου σκέψης στο project management είναι ο τρόπος που κακές μετρήσεις οδηγούν σε κακές πολιτικές. Το νόημα των μετρήσεων είναι να κάνεις τα κομμάτια να κάνουν αυτό που είναι καλό για το σύστημα σαν σύνολο. Στο πλαίσιο του project management τα καθήκοντα (tasks) είναι τα κομμάτια και το project είναι το σύστημα. Τι είναι καλό για το σύστημα σαν σύνολο; Να συμπιέζεται ο χρόνος χωρίς όμως να θυσιάζεται η ποιότητα.

Σήμερα, έχουμε μη ολιστικές πρακτικές, που σημαίνει ότι εστιάζουμε σε μεμονωμένα tasks και προσπαθούμε να τα διαχειριζόμαστε σαν κάθε ενέργεια να είναι προβλέψιμη και μετράμε σαν κάθε εκτίμηση να είναι πραγματικότητα. Ομως, τα μεμονωμένα tasks δεν έχουν καμία προβλεψιμότητα – δεν υπάρχει καμία στατιστική αξιοπιστία στην ιδέα ότι μπορείς να χρησιμοποιήσεις ιστορικά δεδομένα για τα tasks. Είναι αστείο να πιστεύει κανείς ότι επειδή την προηγούμενη φορά χρειάστηκαν 10 μέρες, το ίδιο θα χρειαστεί ακόμα και αν πρόκειται για διαφορετικό άτομο, διαφορετική ομάδα, διαφορετική τεχνολογία. Επίσης, στην πορεία συχνά ξεχνάμε ότι μία εκτίμηση είναι μία εκτίμηση και όχι υπόσχεση ή γεγονός.

Οπότε, δεν είμαστε ολιστικοί σε επίπεδο έργου και τα προβλήματα που αυτό δημιουργεί συσσωρεύονται στο πρόγραμμα. Εχουμε managers που όλοι θα έπρεπε να προσπαθούν να βελτιστοποιήσουν το ίδιο σύστημα -το χαρτοφυλάκιο-, ανταγωνιζόμενοι για τους ίδιους πόρους ανάμεσα στα projects. Το σχεδόν πάντα υπερφορτωμένο και πιεσμένο πρόγραμμα – που ξοδεύεται σαν λευκές επιταγές σε άδειο λογαριασμό- ανεξαρτήτως της δυνατότητάς τους να κάνουν τη δουλειά. Φανταστείτε να κάναμε τις κεφαλαιακές δαπάνες μας με αυτό τον τρόπο: θα κηρύσσαμε όλοι χρεωκοπία.

Οπότε, η μη-ολιστική διαχείριση δημιουργεί μεγάλους κινδύνους τόσο σε επίπεδο έργου όσο και συνολικά σε επίπεδο χαρτοφυλακίου έργων.

Who is Gerald Kendall
Ο Gerald Kendall είναι ένας από τους πιο καταξιωμένους εμπειρογνώμονες σε θέματα Project Management. Είναι συγγραφέας ακόμη δύο βιβλίων, του «Securing the Future: Strategies for Exponential Growth» και του «Viable Vision». Επίσης, είναι ο συγγραφέας του κεφαλαίου για το Critical Chain Project Management στο βιβλίο του Dr. Harold Kerzner «Project Management, a System’s approach» (ο Dr. Kerzner ήταν ο κύριος παρουσιαστής στο 2ο Project Management Congress, στην Αθήνα το 2007), αλλά και του κεφαλαίου για Project Portfolio Management στο βιβλίο «Handbook of Project Management», από το American Management Association.

Από το 1993 είναι Διευθύνων Σύμβουλος της Theory of Constraints International (www.tocinternational.com), εταιρείας που ειδικεύεται στo strategic planning, στο multi-project management και σε πολύπλοκα έργα αλλαγής και μετασχηματισμού της οργάνωσης. Στους πρόσφατους πελάτες του συγκαταλέγονται οι γνωστές British American Tobacco, Adidas, Lockheed, Rio Tinto και Raytheon.

Ο Kendall σπούδασε στο McGill University του Καναδά και ξεκίνησε την καριέρα του από την IBM στην οποία εργάστηκε αρχικά ως systems engineer και αργότερα ως IT Director, αποκτώντας μεγάλη εμπειρία σε θέματα marketing, sales και operations. Είναι certified Project Management Professional (PMP®) και επιπρόσθετα certified από τον οργανισμό Theory of Constraints International Certification Organization (www.tocico.org) και στις 6 πτυχές της Theory of Constraints.

Theory of Constraints
Η Theory of Constraints (TOC) αποτελεί δοκιμασμένη μεθοδολογία για continuous process improvement (αντίστοιχη των Six Sigma και Lean), που μπορεί να λειτουργήσει αρμονικά με άλλες προσεγγίσεις για το Project Management Office (PMO), εξασφαλίζοντας τις ζητούμενες επιδόσεις των projects (on time, on budget and within specifications). Η TOC απαρτίζεται από δύο λειτουργίες (processes), την Strategy and Tactics και την Critical Chain. Η λειτουργία Strategy and Tactics βοηθά την οργάνωση να επιλέξει τον κατάλληλο συνδυασμό projects, για να πετύχει τους στόχους της, και εξασφαλίζει την εσωτερική επικοινωνία και δέσμευση των διευθυντών.

Η λειτουργία Critical Chain καθοδηγεί την υλοποίηση όλων των projects με συντονισμένο τρόπο. Η TOC είναι δημιουργία του ισραηλινού Dr. Eli Goldratt, που έχει κερδίσει τον χαρακτηρισμό «genius» από το έγκυρο περιοδικό Business Week. Η TOC προσφέρει ισχυρά εργαλεία ανάλυσης συστημάτων, που καλύπτουν τις περιοχές production, operations, distribution, project management, financial management, sales and marketing, και business strategy.

Project Management Congress 09
In search of excellence – the advantage of the Project Management Office (PMO)
Στις 26 Νοεμβρίου 2009, στο Αμφιθέατρο OTE Academy, Μαρούσι, το Ελληνικό Ινστιτούτο Διοίκησης Εργων (PMI Greece Chapter) και η BOUSSIAS συνδιοργανώνουν, για 4η συνεχή χρονιά το καθιερωμένο πια ετήσιο συνέδριο, στο οποίο οι έλληνες Project Managers ενημερώνονται και συζητούν για τις τελευταίες εξελίξεις και επερχόμενες καινοτομίες στο χώρο της Διοίκησης Έργων στην Ελλάδα και διεθνώς.

Εστιάζοντας στη δημιουργία και ανάπτυξη ενός αποτελεσματικού Project Management Office, το Συνέδριο φιλοξενεί τρεις κορυφαίους ειδικούς διεθνείς ομιλητές που θα αναπτύξουν τα πλέον αναγνωρισμένα διεθνή πρότυπα και τις βέλτιστες πρακτικές για τη στρατηγική διαχείριση Χαρτοφυλακίου Εργων, αλλά πρωτίστως για τη βελτίωση της επιτυχίας των Έργων σε επιχειρήσεις οποιουδήποτε κλάδου.

Η παρακολούθηση του Συνεδρίου σάς εξασφαλίζει 8 PDU’s.

Περισσότερες πληροφορίες στο www.pmcongress.gr