Σε αυτές τις δύσκολες, οικονομικά, εποχές που διανύουμε οι εφαρμογές web conferencing τραβούν τους προβολείς των… επιχειρήσεων πάνω τους, αφού μπορούν να περικόψουν δαπάνες, κυρίως μετακίνησης και ταξιδιών, και μάλιστα με οικολογική επίφαση. Ποια είναι όμως η ενδεδειγμένη προσέγγιση για μία επιτυχημένη υλοποίηση; Το web conferencing περικλείει μια ευρεία γκάμα λειτουργικοτήτων, με αποτέλεσμα να επιβαρύνει ποικιλοτρόπως το περιβάλλον του ΙΤ.

Η Gartner συμβουλεύει τις εταιρείες που θέλουν αξιοποιήσουν το web conferencing, να μην εγκαθιστούν αμέσως το λογισμικό στα συστήματά τους, όπως θα έκαναν με τις περισσότερες εφαρμογές που έχουν φτάσει σε ένα καλό σημείο ωριμότητας. Πολλές εταιρείες είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσουν ένα τρίτο πάροχο, ενώ κάποιες ίσως θα πρέπει να επιλέξουν ένα συνδυαστικό on-premise και Software as a Service (SaaS) μοντέλο.

Οι λύσεις που φιλοξενούνται από μία τρίτη εταιρεία είναι καταλληλότερες για «ελαφριά» χρήση ή για να εξυπηρετήσουν χρήστες που είναι διασκορπισμένοι σε όλο τον κόσμο ή σε διαφορετικές εταιρείες. Οι εταιρείες που κάνουν εκτεταμένη χρήση του web conferencing όπου απαιτείται ισχυρή ασφάλεια ή ενοποίηση με τις εταιρικές εφαρμογές, πρέπει να στραφούν σε μία in-house λύση. Μία τρίτη, πιο συνδυαστική, προσέγγιση ενδείκνυται για τις εταιρείες αυτές που έχουν περιορισμένες δυνατότητες στο κομμάτι του ΙΤ, αλλά σημαντικές ανάγκες ασφάλειας και ενοποίησης του web conferencing.

Σε αυτή την περίπτωση, η Gartner συστήνει σε αυτές τις εταιρείες να απευθυνθούν σε έναν πάροχο υπηρεσιών, ο οποίος θα αναπτύξει το λογισμικό στους servers της εταιρείας αλλά θα το διαχειρίζεται απομακρυσμένα.

Εντός, Εκτός και επί τα αυτά
Οι εξειδικευμένες τεχνικές απαιτήσεις του Web conferencing έχει οδηγήσει τις περισσότερες εταιρείες να το εφαρμόσουν, χρησιμοποιώντας μία hosted μοντέλο υπηρεσιών – σε ποσοστό 75%, σύμφωνα με παλαιότερη έρευνα της Gartner.

Καθώς, όμως, το web conferencing ενοποιείται με άλλες συνεργατικές (collaboration) τεχνολογίες και καθώς τα τμήματα Πληροφορικής μαθαίνουν περισσότερα και εξοικειώνονται με τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο, περισσότερες εταιρείες θα αναπτύσσουν το σχετικό λογισμικό on-premise, ή θα επιλέγουν μία προσέγγιση που θα συνδυάζει τα μοντέλα on-premise και Software as a Service.

Ωστόσο, δεν υπάρχει ένα μοντέλο ανάπτυξης που να είναι κατάλληλο για κάθε εταιρεία ή οργανισμό. Στην προσπάθειά τους να επιλέξουν το κατάλληλο για την εταιρεία τους μοντέλο, οι Διευθυντές Πληροφορικής θα πρέπει να εξετάσουν τα δυνατά σημεία αλλά και τις αδυναμίες κάθε προσέγγισης σε σχέση πάντα με τις ανάγκες της εταιρείας.

Καρέ του …web conferencing
Οι λειτουργίες του web conferencing συνήθως περιλαμβάνουν παράδοση παρουσιάσεων, μοίρασμα desktop και εφαρμογών, «μαυροπίνακες», instant messaging και chat. Κάποια προϊόντα μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν και άλλες λειτουργικότητες, όπως το Voice over IP, archiving, εικονικές αίθουσες διδασκαλίας και videoconferencing. Για να «τρέξει» το web conferencing, απαιτούνται τεχνικοί και υποστηρικτικοί πόροι με διευρυμένη γκάμα δυνατοτήτων και ικανοτήτων, πολλές εκ των οποίων συνήθως δεν απαιτούνται στις παραδοσιακές εταιρικές εφαρμογές.

Η λύση που θα επιλεχτεί ίσως πρέπει να συνδεθεί και με άλλα κομμάτια το ΙΤ – για παράδειγμα με συστήματα e-learning ή CRM. Αυτή η ποικιλία εγείρει ασυνήθιστες απαιτήσεις στους εταιρικούς πόρους, ενώ είναι και δύσκολο να γίνει σχεδιασμός για αυτές τις απαιτήσεις. Για παράδειγμα, το videoconferencing απαιτεί σημαντική ευρυζωνικότητα, ωστόσο η πλειονότητα των εταιρειών χρησιμοποιεί μόνο σποραδικά τη συγκεκριμένη λειτουργία.

Αυτές οι ασυνήθιστες απαιτήσεις έχουν κάνει τις SaaS λύσεις πολύ δημοφιλή επιλογή – το λογισμικό τρέχει στους servers του παρόχου της υπηρεσίας και οι χρήστες έχουν πρόσβαση σε αυτές τις εφαρμογές μέσω Internet. Η άλλη βασική επιλογή για την ανάπτυξη εφαρμογών web conferencing είναι αυτή του on-premise, όπου το software τρέχει στους servers της εταιρείας, όπως δηλαδή οποιοδήποτε άλλο πακέτο λογισμικού.

Ωστόσο, σύμφωνα με την Gartner, υπάρχουν ανάμεσα στα δύο αυτά μοντέλα δύο ακόμα παραλλαγές:

  • Blended services: Οι εταιρείες εγκαθιστούν το λογισμικό Web conferencing σύμφωνα με το on-premise μοντέλο, αλλά χρησιμοποιούν και hosted υπηρεσίες για να διαχειριστούν μεγάλα φορτία.
  • Managed services: Το λογισμικό τρέχει στο data center της εταιρείας, αλλά ένας πάροχος υπηρεσιών το διαχειρίζεται από μακριά.

Σύμφωνα με παλαιότερη μελέτη της Gartner, τα δύο τρίτα των εταιρειών πωλούν τα Web conferencing προϊόντα τους χρησιμοποιώντας το μοντέλο φιλοξενίας. Οσο όμως οι τεχνολογίες ωριμάζουν, ολοένα και περισσότερες εταιρείες κινούνται προς τις on-premise υλοποιήσεις ή στο μικτό (blended) μοντέλο. Αντίθετα, το μοντέλο των managed services δεν είναι ακόμα ιδιαίτερα διαδεδομένο.

Pros and Cons
Πλεονεκτήματα του on-premise μοντέλου

  • Τα μοντέλα αδειοδότησης συνήθως επιτρέπουν τη χρήση του Web conferencing όσο θέλετε, χωρίς να προκύπτουν έξτρα χρεώσεις για μεγαλύτερη χρήση
  • Η ενοποίηση με άλλες εφαρμογές της εταιρείας είναι ευκολότερη
  • Μπορείτε να ελέγχετε όλες τις πλευρές της ασφάλειας και της πρόσβασης στο δίκτυο.

Μειονεκτήματα του on-premise μοντέλου

  • Θα πρέπει να αναπτύξετε εσωτερικά ΙΤ ικανότητες και υποδομές για να λειτουργήσουν οι εξαιρετικά απαιτητικές εφαρμογές real-time
  • Τα τμήματα ΙΤ θα πρέπει να αποκτήσουν το capacity αυτό που θα τους επιτρέπει να διαχειριστούν χρήση αιχμής, κάτι που μπορεί να ποικίλει σημαντικά
  • Οι αναβαθμίσεις αλλά και οι επιδιορθώσεις είναι ευθύνη του τμήματος ΙΤ
  • Το κόστος δεν αντανακλά απαραίτητα τη χρήση. Οι χαμηλού όγκου εταιρείες-χρήστες θα επιβαρυνθούν περισσότερο εξαιτίας του κόστους απόκτησης λογισμικού.

Πλεονεκτήματα του hosted μοντέλου

  • Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε ή να συντηρήσετε πολύπλοκο λογισμικό
  • Είναι πιο εύκολο για τους απομακρυσμένους χρήστες, καθώς και για συνεργάτες, πελάτες και προμηθευτές να συμμετέχουν στις συσκέψεις, αφού δεν χρειάζονται να διασταυρώσουν firewalls για να έχουν πρόσβαση στο εταιρικό δίκτυο
  • Δεν χρειάζεται να χτίσετε υποδομές για να διαχειριστείτε περιστασιακή μεγάλη χρήση του συστήματος – το capacity μπορεί να επεκτείνεται όποτε χρειάζεται
  • Οι προμηθευτές είναι υπεύθυνοι για την παροχή επαρκών πόρων που θα υποστηρίξουν γεωγραφικά διασπαρμένους συμμετέχοντες
  • Μπορείτε εύκολα να αλλάξετε πάροχο ή και τιμές – οπότε ο κίνδυνος να «κλειδωθείτε» με έναν προμηθευτή είναι μικρός
  • Οι εταιρείες που έχουν περιορισμένες ανάγκες web conferencing δεν πληρώνουν πολλά, κατά συνέπεια η hosted προσέγγιση είναι μία ελκυστική επιλογή.

Μειονεκτήματα του hosted μοντέλου

  • Η τιμολόγηση βάσει της χρήσης μπορεί να είναι ακριβή και απρόβλεπτη. Οι εταιρείες συχνά δυσκολεύονται να προβλέψουν πόσα λεπτά και τι είδους υπηρεσίες θα χρειαστούν σε ένα δεδομένο μήνα. Κατ’ επέκταση το κόστος μπορεί να αυξηθεί σημαντικά
  • Θα πρέπει να εμπιστευτείτε την ασφάλεια του παρόχου, καθώς και το επίπεδο των υπηρεσιών και τις διευθετήσεις ιδιωτικότητας
  • Πρέπει να εντοπίζετε τη χρήση και να χρεώνετε το κόστος στα επιμέρους τμήματα της εταιρείας
  • Οι εταιρείες με αυξημένη χρήση του web conference πληρώνουν περισσότερο. Το σύνηθες μοντέλο χρέωσης ανά λεπτό μπορεί να αποθαρρύνει τη διευρυμένη χρήση της εφαρμογής.

Το μικτό (blended) μοντέλο
Το συγκεκριμένο μοντέλο, όπως ορίζεται από την Gartner, παρέχει διαφορετικά πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα, ανάλογα με τη χρήση. Για τακτικές συσκέψεις, οι οποίες δεν χρειάζονται hosted υπηρεσίες, το μικτό μοντέλο παρέχει όλα τα πλεονεκτήματα του on-premise μοντέλου. Ωστόσο, τα παρακάτω μειονεκτήματα θα πρέπει να ληφθούν υπόψη:

  • Θα πρέπει να αναπτύξετε IT ικανότητες εσωτερικά και τις υποδομές αυτές που θα σας επιτρέψουν να διαχειριστείτε και να λειτουργήσετε απαιτητικές real-time εφαρμογές
  • Η τιμολόγηση δεν αντανακλά απαραιτήτως τη χρήση. Οι χαμηλού όγκου χρήστες πληρώνουν περισσότερο εξαιτίας του κόστους απόκτησης του λογισμικού.

Για τους χρήστες με μεγαλύτερες ανάγκες, οι οποίοι βασίζονται στον πάροχο της υπηρεσίας, ισχύουν τα μειονεκτήματα που αναφέραμε παραπάνω για το hosted μοντέλο. Υπάρχουν όμως και σημαντικά πλεονεκτήματα:

  • Η φιλοξενία των υπηρεσιών καθιστά ευκολότερο για τους απομακρυσμένους χρήστες, καθώς και για συνεργάτες, πελάτες και προμηθευτές να συμμετέχουν στις συσκέψεις, αφού δεν χρειάζονται να διασταυρώσουν firewalls για να έχουν πρόσβαση στο εταιρικό δίκτυο
  • Δεν χρειάζεται να χτίσετε υποδομές για να διαχειριστείτε περιστασιακή μεγάλη χρήση του συστήματος – το capacity μπορεί να επεκτείνεται όποτε χρειάζεται
  • Οι προμηθευτές είναι υπεύθυνοι για την παροχή επαρκών πόρων που θα υποστηρίξουν γεωγραφικά διασπαρμένους συμμετέχοντες.

Managed services… or not?
Πλεονεκτήματα των managed services

  • Μπορείτε να υλοποιήσετε Web conferencing τόσο εύκολα όσο και με την επιλογή του hosted μοντέλου
  • Μπορείτε να έχετε τον έλεγχο της ασφάλειας, καθώς και να ενοποιήσετε την εφαρμογή με άλλα συστήματα πιο εύκολα
  • Ο πάροχος βοηθάει να προσαρμόσετε και να ρυθμίσετε το σύστημα ώστε να επιτευχθεί η βέλτιστη απόδοση.

Μειονεκτήματα των managed services

  • Τα προσκόμματα της ασφάλεια μπορούν να το κάνουν πιο δύσκολο για τους απομακρυσμένους εργαζόμενους και τους εξωτερικούς χρήστες
  • Θα πρέπει να πληρώσετε για την υποδομή που απαιτείται για την κάλυψη των διαφόρων απαιτήσεων του Web conferencing
  • Ο on-premise εξοπλισμός και οι ρυθμίσεις αυξάνουν τον κίνδυνο να κλειδωθείτε με έναν προμηθευτή.

And the winner is…
Η Gartner συμβουλεύει να επιλέξετε το μοντέλο on-premise αν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί συχνά Web conferencing, και δεν επιθυμείτε να εντοπίζετε και να χρεώνετε τα κόστη στα διαφορετικά τμήματα, καθώς και αν οι περισσότερες ή όλες οι συσκέψεις σας διενεργούνται με εσωτερικούς συμμετέχοντες, οι οποίοι έχουν πρόσβαση σε αυτά μέσω του εταιρικού firewall. Επίσης, αν έχετε μεγάλες απαιτήσεις για custom ενοποίηση με το εταιρικό λογισμικό ή εξαιρετικά αυστηρές (στρατιωτικού βαθμού) απαιτήσεις ασφάλειας που απαγορεύουν τη χρήση hosted εφαρμογών.

Τέλος, αλλά πολύ σημαντικό, το τμήμα Πληροφορικής της εταιρείας διαθέτει επαρκείς ικανότητες και πόρους (ή η εταιρεία είναι πρόθυμοι να επενδύσει σε αυτές τις ικανότητες και πόρους) για να υποστηρίξει εσωτερικά τη διαχείριση των συσκέψεων.

Αν όμως, οι ανάγκες της εταιρείας σας ανταποκρίνεται στις παραπάνω απαιτήσεις του on-premise μοντέλου, ωστόσο οι ανάγκες σας ποικίλουν αρκετά -για παράδειγμα, ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί συχνά το Web conferencing για μικρές, εσωτερικές συσκέψεις και περιοδικά για μεγάλες συσκέψεις με πολλούς εξωτερικούς συμμετέχοντες-, τότε το μικτό μοντέλο ίσως είναι πιο κατάλληλο για σας.

Αν η εταιρεία δεν διαθέτει εσωτερικά τις ικανότητες -κυρίως σε επίπεδο Πληροφορικής- που απαιτούνται για την υλοποίηση μιας Web conferencing εφαρμογής, αλλά χρειάζεστε ισχυρή ασφάλεια ή ενοποίηση με άλλες εφαρμογές, τότε μάλλον η επιλογή των managed services είναι μονόδρομος.

Τέλος, αν δεν είστε σίγουροι κατά πόσο η εταιρεία σας θα χρησιμοποιήσει το Web conferencing εκτενώς, ή περιμένετε σημαντικές αλλαγές στην αγορά. Αν οι περισσότερες συσκέψεις σας συμπεριλαμβάνουν εξωτερικούς συμμετέχοντες και μάλιστα από διαφορετικά μέρη του κόσμου, και το τμήμα του ΙΤ δεν έχει τις ικανότητες και το capacity να υποστηρίξει το Web conferencing ή δεν θέλει να επενδύσει σε ανάλογους πόρους, τότε η κατάλληλη -πάντα σύμφωνα με την Gartner- προσέγγιση υλοποίησης και αξιοποίησης Web conferencing λύσεων για την εταιρεία σας είναι το hosted μοντέλο.

Converged Conferencing
Η αγορά του conferencing (σύσκεψη/ διάσκεψη) για αρκετά χρόνια ήταν και σε πολλές περιπτώσεις συνεχίζει να είναι, σύμφωνα με την Gartner, «τεμαχισμένη» τόσο σε επίπεδο τεχνολογιών όσο και σε επίπεδο υπηρεσιών, με πολλούς διαφορετικούς παρόχους και αρκετά μοντέλα. Στις περισσότερες περιπτώσεις σήμερα, οι τεχνολογίες διάσκεψης  (audio, video, Web) αντιμετωπίζονται ξεχωριστά, με πολλές εταιρείες και οργανισμούς να χρησιμοποιούν ένα συνδυασμό on-premise και software-as-a-service (SaaS) λύσεων.

Ωστόσο, καθώς τα τεχνολογικά εμπόδια και όρια για τη σύγκλιση εξαλείφονται, αυτό το μοτίβο αλλάζει. Ολοένα και περισσότεροι οργανισμοί αναζητούν και επιδιώκουν ένα ενιαίο μοντέλο, όπου ένας μόνο κατασκευαστής παρέχει τις παραπάνω δυνατότητες σε μία ενοποιημένη πλατφόρμα ή προϊόν. Τα κύρια οφέλη που απολαμβάνουν οι εταιρείες από τη σύγκλιση αυτή του conferencing, περιλαμβάνουν την αύξηση της παραγωγικότητας, την ευκολία της χρήσης των λύσεων, την καλύτερη διαχείριση και την ενοποίηση των δυνατοτήτων και το πιο σημαντικό ίσως τη μείωση του κόστους.