Η πληροφορία είναι η ραχοκοκαλιά κάθε επιχείρησης, αλλά η υπερβολή μπορεί να οδηγήσει σε υπερχείλιση των συστημάτων.

Πηγή: Symantec, Απόδοση: Χριστίνα Ροζάκη / xrozaki@boussias.com 

Η απεριόριστη διατήρηση δεδομένων συνεπάγεται απεριόριστο όγκο άχρηστων δεδομένων. Δύναται να αυξήσει τα κόστη αποθήκευσης, να εξαντλήσει τα παράθυρα backup, να περιπλέξει το eDiscovery και να αυξήσει τους νομικούς κινδύνους. Η Symantec έκανε πρόσφατα μια έρευνα σε 1.680 επιχειρήσεις από 26 χώρες και ανακάλυψε το απύθμενο βάθος κάποιων δεξαμενών αποθηκευμένων πληροφοριών.

Φάσκοντας και αντιφάσκοντας
Τα αποτελέσματα της έρευνας έδειξαν ότι είναι πάρα πολλές οι επιχειρήσεις που αποθηκεύουν απεριόριστες πληροφορίες, και ότι έχουν έναν ανεξέλεγκτο όγκο αποθηκευμένων αρχείων, αντί να εφαρμόζουν πολιτικές που θα τους παρέχουν ελεύθερη διαγραφή των ασήμαντων δεδομένων.

Η έρευνα Information Management Health Check, απέδειξε ότι η πλειοψηφία των επιχειρήσεων δεν ακολουθεί τις ίδιες της τις πρακτικές, αναφορικά με τη διαχείριση δεδομένων. To 87% των συμμετεχόντων απάντησε ότι θεωρεί απαραίτητη την ύπαρξη ενός επίσημου κανονισμού διατήρησης των δεδομένων, ωστόσο, στην πραγματικότητα μόλις ένα 46% διαθέτει ανάλογο σύστημα.

Χάσμα μεταξύ στόχων και πρακτικών
Το πρώτο εύρημα της έρευνας είναι ότι υπάρχει ένα μεγάλο χάσμα μεταξύ αυτών που οι επιχειρήσεις αντιλαμβάνονται ότι πρέπει να πραγματοποιήσουν, και αυτών που πραγματικά κάνουν. Οι περισσότερες επιχειρήσεις (σε ποσοστό 87%) δήλωσαν ότι μια ξεκάθαρη στρατηγική αναφορικά με την επίσχεση πληροφοριών θα τους επέτρεπε να διαγράψουν πληροφορίες που με βεβαιότητα δεν χρειάζονται. Αυτός είναι ένας εξαιρετικά σημαντικός στόχος που έχει άμεση σχέση με τη μείωση του κόστους, τη μείωση των νομικών ρίσκων, και τις περιπλοκότητες του eDiscovery. Λιγότεροι από τους μισούς εξ αυτών ωστόσο, (ποσοστό 46%) διαθέτουν ένα επίσημο πλάνο διαγραφής πληροφοριών.

Επίσης, υπάρχει και διαφορά αντίληψης μεταξύ των ανθρώπων του ΙΤ και των  νομικών τμημάτων σχετικά με τη σημασία ενός πλάνου διαγραφής πληροφοριών. Το 41% των στελεχών ΙΤ δεν θεωρούν ότι υπάρχει λόγος δόμησης ενός πλάνου, το 30% είπε ότι κανείς δεν αναλαμβάνει επίσημα την ευθύνη και το 29% αναφέρθηκε στο επιπρόσθετο κόστος. Εν αντιθέσει, το νομικό τμήμα δήλωσε ως κυρίαρχο ανασταλτικό παράγοντα το κόστος (58%), το 48% δήλωσε την έλλειψη εξειδίκευσης για τη δόμηση ενός σχεδίου, και το ότι κανείς δεν αναλαμβάνει την ευθύνη, σε ποσοστό 40%.


Τα συνήθη λάθη
Κάποιες εκτιμήσεις υποστηρίζουν ότι υπάρχουν περίπου 50 petabytes backup υλικού σε εταιρικές βιβλιοθήκες backup. Αυτό σημαίνει ότι σχεδόν 38 petabytes είναι αφιερωμένα στη διατήρηση εταιρικών πληροφοριών επ’ αόριστο, σε μια μορφή η οποία είναι ιδιαίτερα δύσκολη στην πρόσβαση και στη διαχείριση. Αυτό, οδηγεί στο δεύτερο εύρημά της έρευνας της Symantec: ότι αυτό το χάσμα διαχείρισης πληροφοριών οδηγεί σε πολύ κοινά λάθη. Κατ’ αρχάς, οι εταιρείες έχουν υπερβολικά μεγάλο όγκο συντήρησης πληροφοριών. Εν μέσω ενός σχεδιασμού διαγραφής πληροφοριών, οι εταιρείες κρατάνε όλα τους τα αρχεία «σε περίπτωση που τους φανούν χρήσιμα».

Επιπλέον, οι επιχειρήσεις δήλωσαν ότι γνωρίζουν ότι το ένα τέταρτο των πληροφοριών τους δεν είναι καν απαραίτητο και δεν χρειάζεται να αποθηκεύεται. Οι επιχειρήσεις επίσης δηλώνουν ότι ένα στα έξι αρχεία αποθηκεύεται επ’ άπειρον. Κατά δεύτερον, επιχειρήσεις κάνουν λάθη στις νομικές τους διαδικασίες. Η πλειοψηφία, που φθάνει το 70%, χρησιμοποιεί συστήματα back up για τη διαδικασία νομικής διατήρησης δεδομένων. Ακόμη χειρότερα, το 25% συντηρούν ολόκληρο το backup επ’ άπειρον. Αυτό, οδηγεί σε ένα περιβάλλον οπού σχεδόν η μισή backup αποθήκευση (45%) προέρχεται μόνο από το νομικό τμήμα.

Επιπλέον, οι επιχειρήσεις ανέφεραν ότι, κατά μέσο όρο, το 40% των νομικών αυτών πληροφοριών δεν έχουν άμεση σχέση με τη νομική επιτήρηση.

Τρίτον, οι επιχειρήσεις εφαρμόζουν λάθος τακτικές στον τομέα του backup και του recovery, καθώς και του archiving. Για παράδειγμα, το 51% απαγορεύει στους εργαζόμενους να δημιουργήσουν τα δικά τους αρχεία στα δικά τους μηχανήματα.

Και παρόλο που οι περισσότερες εταιρείες απαγορεύουν στους τελικούς χρήστες να δημιουργήσουν τα δικά τους αρχεία, το 65% παραδέχεται ότι οι end users το κάνουν ούτως ή άλλως, τακτικά. Τέλος, περίπου οι μισές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν το backup software τους για να αρχειοθετούν κείμενα και φακέλους, κάτι για το οποίο ούτε σχεδιάστηκε, ούτε είναι πολύ καλό στην απόδοση.

Οι τραγικές συνέπειες
Το τελευταίο εύρημα της έρευνας είναι ότι το χάσμα διαχείρισης πληροφοριών μπορεί να οδηγήσει σε σοβαρά προβλήματα.
• Οι top tier επιχειρήσεις είναι πιθανότερο να έχουν επίσημα πλάνα για διατήρηση πληροφοριών (71%), σε αντίθεση με τις bottom tier (27%).
• Οι top tier επιχειρήσεις είναι λιγότερο πιθανό να χρησιμοποιήσουν το backup software τους για αρχειοθέτηση (26%) σε αντίθεση με τις bottom tier (49%).
• Οι top tier έχουν πολύ μικρή χωρητικότητα στο backup storage τους που θεωρούν ότι δεν χρειάζεται έξτρα backup.
• Οι top tier χρησιμοποιούν πολύ λιγότερο (20%) του backup χώρου τους, για νομικά ζητήματα, σε αντίθεση με τις bottom tier (60%).

Αυτές οι διαφορές ενέχουν τραγικές συνέπειες, με κυρίαρχα τα υψηλά κόστη αποθήκευσης. Πλείστες μελέτες καταδεικνύουν ότι τα κόστη αποθήκευσης συνεχίζουν να αυξάνονται καθώς στο σύγχρονο περιβάλλον είναι 1.500 φορές πιο ακριβό να διαχειριστεί κανείς πληροφορίες, απ’ ότι να τις αποθηκεύσει. Και δεν είναι μόνο το κόστος των σκληρών δίσκων, αλλά και τα υψηλά κόστη διαχείρισης των χώρων αποθήκευσης.

Επίσης, τα «παράθυρα» του backup έχουν ήδη γεμίσει παραπάνω από όσο αντέχουν. Τέλος, με τα τεράστια μεγέθη πληροφοριών που αποθηκεύονται σε κασέτες backup και που είναι δύσκολα στην πρόσβαση, το eDiscovery έχει εξελιχθεί σε μια μακρόχρονη, αναποτελεσματική και ακριβή άσκηση. Μήπως είναι ώρα να αδειάσετε την αποθήκη σας;