Ο Παναγιώτης Σέρρης, Διευθυντής Πληροφορικής της Toyota Ελλάς, στο πλαίσιο του προ-συνεδριακού διαλόγου του IT Directors Forum ’09 με θέμα «Dynamic IT-from business enabler to performance driver», αναλύει πώς ένας Οργανισμός Πληροφορικής μπορεί να συνεισφέρει στις επιχειρηματικές δραστηριότητες.
Η Διεύθυνση Πληροφορικής παραμένει στους περισσότερους οργανισμούς ένα υποστηρικτικό τμήμα, είτε αφορά μικρομεσαίες επιχειρήσεις είτε μεγάλες πολυεθνικές. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι ο ρόλος της Πληροφορικής στις σημερινές επιχειρήσεις υποτιμάται. Είναι μάλλον αδιανόητο να φανταστεί κανείς την ύπαρξη ενός οργανισμού χωρίς ΙΤ. Υπάρχουν όμως επιχειρήσεις όπου έχουν ισχυρή παρουσία υποδομών Πληροφορικής και τεχνολογιών σε όλες τις επιχειρησιακές τους διαδικασίες και υπάρχουν άλλες που έχουν μικρότερη.
Perfect timing
Ολοι πια γνωρίζουν το παράδειγμα της Toyota σχετικά με το “Just in Time”, όπου το ΙΤ βοήθησε να μειωθούν κόστη και αυτή η οικονομία να αποβεί σε όφελος για τον τελικό καταναλωτή. Το “Just in Time” έθεσε υψηλά standards στον ανταγωνισμό τόσο στην τιμή όσο και στην ποιότητα του τελικού προϊόντος. Η Toyota σαν οργανισμός με φιλοσοφία συνεχούς βελτίωσης σε όλες τις επιχειρησιακές διαδικασίες χρησιμοποιεί το IT στρατηγικά για να διασφαλίσει στην εταιρεία το ανάλογο επιχειρηματικό πλεονέκτημα.
Εάν κάποιος παρακολουθήσει οργανισμούς, οι όποιοι αποδίδουν καλά στον σχετικό επιχειρηματικό τομέα τους ή επιχειρήσεις που έχουν εδραιωθεί σαν ηγέτες στο χώρο τους, θα διαπιστώσει ότι η επιτυχία τους οφείλεται κυρίως στη στρατηγική χρήση του ΙΤ.
Στο σημερινό επιχειρηματικό ανταγωνιστικό περιβάλλον δεν είναι αρκετό για τις επιχειρήσεις να γνωρίζουν τι θα πρέπει να επιτύχουν, αλλά σε κάθε δεδομένη χρονική στιγμή θα πρέπει να γνωρίζουν πώς αποδίδουν. Οι οργανισμοί σήμερα σχεδιάζουν γρηγορότερα και υλοποιούν περισσότερα με λιγότερα χρήματα και πόρους και την ίδια στιγμή θα πρέπει να είναι πολύ αποδοτικότεροι και πιο ακριβείς σε κάθε απόφαση.
Η στρατηγική χρήση των Πληροφορικών Συστημάτων βοηθά την επιχείρηση να αναθεωρήσει και να προσαρμόσει ανάλογα τις διάφορες εταιρικές της διαδικασίες με την αντίστοιχη στρατηγική της εταιρείας. Παρακολουθώντας και αναλύοντας συγκεκριμένους δείκτες (ΚΡΙs) μέσω ολοκληρωμένων συστημάτων, όπως ERP, CRM, Management dashboards κ.λπ. Ετσι, υλοποιώντας τις παραπάνω τεχνολογίες το ΙΤ παρέχει στην επιχείρηση το κατάλληλο περιβάλλον για Enterprise Performance Management (EPM).
Τέτοια συστήματα βοηθούν την εταιρεία να εστιάσει στους στόχους της, να καταγράψει τις στρατηγικές της και τελικά να παρακολουθήσει την απόδοσή της. Επίσης, βοηθούν στην ανεύρεση των αιτιών της κακής απόδοσης. Με τη χρήση Enterprise Performance Management συστημάτων, η επιχείρηση μπορεί να δράσει ανάλογα και να επιτύχει μείωση στα κόστη της ή να βελτιστοποίησει την κερδοφορία της. Επίσης, τα EPM συστήματα ισχυροποιούν τον οργανισμό και τον βοηθούν να μπορεί να αναλύει real-time πληροφορίες. Με αυτό τον τρόπο, το ΙΤ μπορεί να λειτουργήσει σαν ένα στρατηγικό όπλο το οποίο μπορεί να εξασφαλίσει το επιχειρηματικό πλεονέκτημα.
Αέναη βελτίωση
Φυσικά, όλα αυτά δεν είναι αρκετά στο σημερινό ανταγωνιστικό περιβάλλον. Η Toyota έχει υιοθετήσει εδώ και χρόνια το «Kaizen», μια πρακτική συνεχούς βελτίωσης (continuous improvement) όλων των επιχειρησιακών διαδικασιών. Η μεθοδολογία «Kaizen» έχει σκοπό να βελτιώσει συγκεκριμένες διαδικασίες και λειτουργίες.
Το Kaizen είναι μια καθημερινή απασχόληση, είναι μία μέθοδος όπου όταν εκτελείται σωστά μπορεί να μειώσει σε μεγάλο βαθμό τις δύσκολες εργασίες. Επίσης, «μαθαίνει» τους εργαζόμενους να εντοπίζουν και να εξαλείφουν οτιδήποτε άχρηστο στις επιχειρηματικές διαδικασίες. Με άλλα λόγια, αυτή η φιλοσοφία επαναφέρει την επιχειρησιακή διαδικασία σε ένα αυτοματοποιημένο παραγωγικό περιβάλλον, το οποίο αποτελείται από επαναλαμβανόμενες εργασίες, οι οποίες παραδοσιακά απαιτούσαν κάποια διανοητική συμμετοχή από τους υπαλλήλους.
Ο κύκλος του Kaizen (The cycle of kaizen) μπορεί να καθοριστεί ως:
– τυποποίηση μιας λειτουργίας
– μέτρηση της τυποποιημένης λειτουργίας
– αποτίμηση των μετρήσεων (αποτελεσμάτων) έναντι των απαιτήσεων
– τυποποίηση της νέας βελτιωμένης λειτουργίας
– συνέχιση του κύκλου του Kaizen.
Η παραπάνω διαδικασία είναι γνωστή ως PDCA cycle (Plan, Do, Check, Act).
Με αυτό τον τρόπο, μέσω αυτής της πρακτικής, το ΙΤ έχει ενεργό και πολύ σημαντικό ρόλο στην υλοποίηση της μεθοδολογίας «Kaizen», η οποία στην ουσία είναι ο «δρόμος» για το Lean IT, δηλαδή την μεγιστοποίηση της αξίας μιας διαδικασίας (Maximize Value) και την ελαχιστοποίηση οτιδήποτε άχρηστου (Minimize Waste).