O Πάνος Ηλιόπουλος, IT Director της Dixons South-East Europe AEBE, παραθέτει δέκα στρατηγικές μείωσης του κόστους του IT. Παράλληλα κάνει λόγο για το σημαντικό ρόλο που παίζει η Διεύθυνση Πληροφορικής σήμερα, βοηθώντας όλες τις άλλες μονάδες της επιχείρησης να μειώσουν τα κόστη τους ή/και να αυξήσουν την απόδοσή τους.
Στην προσπάθεια μείωση του εσωτερικού κόστους, η Διεύθυνση Πληροφορικής καλείται να παίξει δυο σημαντικούς ρόλους. Ο ένας είναι να βοηθήσει όλες τις άλλες μονάδες της επιχείρησης να μειώσουν τα κόστη τους ή /και να αυξήσουν την απόδοσή τους μέσα από διάφορες ευκαιρίες, όπου, όμως, χρειάζονται πάντα τη βοήθεια νέων εφαρμογών ή τεχνολογιών. Ο άλλος είναι να εξεταστούν διάφορα εσωτερικά θέματα μέσα στο IT που παρουσιάζουν μεγάλες ευκαιρίες μείωσης του λειτουργικού κόστους.
Παρακάτω αναφέρονται δέκα περιοχές για περαιτέρω μείωση του κόστους για κάθε Διεύθυνση Πληροφορικής, ανεξαρτήτως επιχειρηματικής δραστηριότητας, μεγέθους, πολυπλοκότητας ή εργασιακών απαιτήσεων. Φυσικά, υπάρχουν και πολλοί άλλοι, αλλά αυτοί είναι οι πιο σταθεροί και προφανείς. Θα σας συμβούλευα να πάρετε αυτό τον κατάλογο ως οδηγό και να χαράξετε με βάση αυτόν ένα σχέδιο δράσης. Στο τέλος του ταξιδιού σας να είστε σίγουροι ότι θα δείτε το λειτουργικό κόστους του ΙΤ να μειώνεται κοντά στο 30%.
1. Εστιάστε στα projects που φέρνουν άμεσα επιχειρησιακά οφέλη
Εστίαση στα έργα που έχουν άμεσα οφέλη για την επιχείρηση. Ολα τα υπόλοιπα έργα μπορούν να περιμένουν. Μόνο έτσι η Πληροφορική θα μπορέσει να βοηθήσει την επιχείρηση άμεσα και αποτελεσματικά στην αύξηση εσόδων ή στη μείωση του κόστους. Κρατήστε στοιχεία πριν και μετά από κάθε νέα εφαρμογή και ενημερώστε όλους για τα οφέλη των έργων αυτών. Η συνεχής αναφορά προόδου δημιουργεί ένα σταθερό πλαίσιο αναγνώρισης και επιβράβευσης των προσπαθειών της Πληροφορικής στα μάτια όλων. Δώστε έμφαση στην επικοινωνία – σας βοηθά στη διάρκεια της κρίσης.
2. Καλύτερη διαχείριση αδειών χρήσης
Σε αυτό το σημείο υπάρχουν πολλά περιθώρια διαχείρισης τους κόστους. Οι νέες πολιτικές από τους software vendors, οι άχρηστες άδειες, οι αναβαθμίσεις από παλαιές εκδόσεις, όλα αυτά αν τα διαχειριστείτε σωστά μπορούν να δώσουν πολλά οφέλη. Για το λόγο αυτό χρησιμοποιώ τη λέξη «διαχείριση» και όχι «μείωση». Αυτές οι λέξεις είναι τελείως διαφορετικές: Η διαχείριση κρύβει μέσα της «ανάπτυξη και αισιοδοξία» για το μέλλον.
Η μείωση κρύβει μέσα της «μιζέρια» και πρέπει να αποφεύγεται όπου είναι δυνατόν. Προσοχή στο license compliance. Είναι καλύτερο να γνωρίζουν όλοι το ποσοστό compliance ανά προϊόν και να αναλάβουν τις ευθύνες τους γιατί αυτό δεν είναι θέμα μόνο του IT, αλλά και της επιχείρησης. Σε πολλά προϊόντα λογισμικού μπορεί να γίνει απεγκατάσταση εάν δεν χρειάζονται ή δεν χρησιμοποιούνται. Μία καταγραφή όλων των προϊόντων που χρησιμοποιούνται, πόσοι είναι οι χρήστες που τα χρησιμοποιούν, πόσες νόμιμες άδειες υπάρχουν όπως και το ποσοστό κάλυψης θα πρέπει να είναι γνωστό σε όλους. Μετά από αυτή την καταγραφή πρέπει να ξεκινάνε οι σκέψεις μείωσης του κόστους.
3. Επανεξετάστε τα τηλεπικοινωνιακά κόστη
Τα τηλεπικοινωνιακά κόστη είναι μια παραδοσιακή περιοχή εξόδων. Τηλέφωνα, fax, emails, Internet, SMS, data, όλα αυτά μπορούν να αναθεωρηθούν και πάλι τόσο από την επιχείρηση ως προς την χρήση τους (consolidation), όσο και από τις εταιρείες τηλεπικοινωνιών, με εκμετάλλευση ειδικών πακέτων ή διαπραγματεύσεων για τη μείωση του κόστους. Καλή επιτυχία!
4. Ενοποίηση
Μέσα από την τεχνολογία VM μπορείτε να μειώσετε τους χώρους και τις εργατοώρες για την προσπάθεια διοίκησης και παρακολούθησης των mission critical servers. Εδώ οι οικονομίες συνδυάζονται με την καινοτομία και τη νέα αρχιτεκτονική. Το όφελος προκύπτει μέσα από την ίδια την Πληροφορική. Μικρές, ίσως, επενδύσεις θα φέρουν σημαντικές τριβές, αλλά όλα έχουν ένα κόστος.
5. Κατανάλωση ενέργειας
Οικονομία ρεύματος και ενέργειας σε κάθε μορφή. Από το aircondition, έως τα PCs και τους servers. Ειδικές καταγραφές και πολιτικές κατανάλωσης ρεύματος είναι πλέον εφικτές για όλους και τα περιθώρια μείωσης του κόστους φαίνονται σε πολλές περιπτώσεις να ξεπερνάνε το 40%.
6. Total Cost of Ownership του IT
Το TCO αποτελεί τη μεθοδολογία υπολογισμού του κόστους του IT μέσα στην επιχείρηση, περιλαμβάνοντας τόσο άμεσα όσο και έμμεσα κόστη. Βασική παράμετρος εδώ είναι το downtime cost και τα διαφεύγοντα κέρδη για την επιχείρηση, όταν δεν λειτουργεί η υποδομή ΙΤ. Τελικά, το κόστος του IT προκύπτει σαν ποσοστό του τζίρου της επιχείρησης. Αυτό πρέπει να το ξέρετε και να το παρακολουθείτε κάθε χρόνο. Είναι το όπλο του IT στην κρίση. Δυστυχώς, λίγοι Διευθυντές Πληροφορικής γνωρίζουν πώς να υπολογίζουν το TCO του IT. Είναι καιρός να ασχοληθούν.
7. Μετατρέψτε τα IT Services και την τεχνική υποστήριξη σε υπηρεσίες ΙΤ Self Service
Μετατρέψτε όλες τις ενέργειες υποστήριξης του IT προς τους χρήστες χρησιμοποιώντας Self Services αυτοματισμούς, έτσι ώστε οι χρήστες να εξυπηρετούνται μόνοι τους. Εδώ χρειάζεται αναθεώρηση των SLAs που έχετε συμφωνήσει, αλλά και αλλαγή της κουλτούρας των χρηστών. Υπάρχουν πολλά περιθώρια βελτίωσης, ενώ η καθιέρωση ενός τέτοιου μηχανισμού υποστήριξης αποτελεί ένα βήμα μπροστά προς το μέλλον. Οι μικρές επενδύσεις και η αλλαγή της πολιτικής υποστήριξης των χρηστών είναι βέβαιο ότι βοηθούν σε αυτή την κατεύθυνση.
8. Επανεξετάστε ξανά όλα τα συμβόλαια του ΙΤ
Εξετάστε αναλυτικά ξανά όλα τα συμβόλαια συντήρησης. Η κατάργηση, η μείωση ή και η βελτίωσή τους, αφήνουν πολλά περιθώρια διαχείρισης του κόστους. Πολλές φορές αξίζει μία νέα επένδυση αντί μιας ανανέωσης συμβολαίου. Δώστε προσοχή στα λανθάνοντα κόστη, αλλά και σεβασμό στις υπηρεσίες των συνεργατών για την εξασφάλιση της επιχείρησης από βλάβες η καταστροφές.
9. Διαχειριστείτε καλύτερα τα κόστη διαχείρισης
Μετατροπή του administration των services και του monitoring σε virtual περιβάλλον. Αυτό προϋποθέτει, επίσης, μερικές επενδύσεις, αλλά παράλληλα χτίζει το αύριο και βοηθά στη διαχείριση της γνώσης μεταξύ του προσωπικού του IT και, ενδεχόμενα, ακόμα και στη μείωσή του (όπου αυτό επιτρέπεται).
10. Μεγάλα ζητήματα με τα Big Data
Ο μεγάλος «πονοκέφαλος» του IT. Ολοι γράφουν, κανείς δεν σβήνει. Κάντε καταγραφή των δεδομένων, ελαχιστοποιήστε χώρους, βάλτε ακριβούς δίσκους σε critical data και φθηνούς στα non critical. Διαγραφή των άχρηστων δεδομένων, αντιμετώπιση του duplication των δεδομένων, θέματα consolidation στην επιφάνεια κ.α. είναι μερικές από τις ενέργειες που θα σας οδηγήσουν στην απόκτηση μιας εσωτερικής δύναμης των δεδομένων στο IT. Το data management αποτελεί την καρδιά του IT και τώρα, μέσα στην κρίση, είναι καλό να το αναδείξετε και να ασχοληθείτε μαζί του. Εδώ τα οφέλη είναι απροσδιόριστα γιατί εξαρτώνται από το περιβάλλον εργασίας και τις απαιτήσεις ιδιαίτερα των BI & CRM εφαρμογών. Σκύψτε στα δεδομένα και δώστε την αξία που τους αρμόζει.
Ολες αυτές οι παραπάνω δράσεις είναι σίγουρο ότι θα βοηθήσουν σημαντικά στη μείωση του κόστους του ΙΤ, δίνοντας του την πολυπόθητη ανάσα και απελευθερώνοντας το από τον βραχνά των αριθμών, επιτρέποντας του να συνεχίσει ήρεμα τον στρατηγικό του ρόλο. Είναι σημαντικό, επίσης, να τους ενημερώνετε όλους μέσα στην επιχείρηση. Βάλτε τη Διοίκηση μέσα στο «πρόβλημα». Ενα μηνιαίο report για τις βελτιώσεις όσων έχουν επιτεθεί μέσα στο μήνα είναι αναγκαίο, ώστε η προσπάθεια και τα οφέλη να γίνονται κατανοητά σε όλους.
Σίγουρα, ο δρόμος είναι σκληρός, φιδωτός και ανηφορικός για το IT. Αλλά όλοι αυτοί οι δρόμοι οδηγούν πάντα ….στην κορυφή. Για άλλη μια φορά, αποδεικνύεται ότι το IT είναι μοχλός όχι μόνο «ανάπτυξης», αλλά και «επιβίωσης». Και αυτόν το διττό ρόλο μόνο η Διεύθυνση Πληροφορικής μπορεί να τον επωμιστεί. Κανένα άλλο τμήμα μέσα στην επιχείρηση δεν έχει αυτό το πλεονέκτημα. Καλή επιτυχία, κουράγιο και να έχετε την ελπίδα ότι έρχονται καλύτερες μέρες.