Για να μπορέσουν να έχουν αποτέλεσμα οι επιχειρηματικές αποφάσεις που λαμβάνονται σήμερα υπό μεγάλη πίεση χρόνου, θα πρέπει να εκπληρώνονται μερικές βασικές προϋποθέσεις. Η ρόλος της Διεύθυνσης Πληροφορικής σε αυτό μπορεί να είναι καταλυτικός.

Στη σημερινή ρευστή και αβέβαιη εποχή σε παγκόσμιο επίπεδο για τις επιχειρήσεις, η λήψη των αποφάσεων από την ανώτατη διοίκηση είναι πιο δύσκολη από ποτέ, καθώς απαιτείται αντίδραση σε ελάχιστο χρόνο, ακόμα και για πολύ σοβαρά ζητήματα.Τρεις είναι οι βασικές προϋποθέσεις, ώστε οι αποφάσεις που λαμβάνονται αναγκαστικά πολύ γρήγορα να λειτουργήσουν θετικά για την επιχείρηση. Για να γίνει πιο εύκολα κατανοητή η σημασία αυτών των προϋποθέσεων θα χρησιμοποιήσουμε τη διαδικασία λήψης απόφασης στη διαχείριση πιστώσεων (Credit Management).

Πρώτη προϋπόθεση είναι η συγκέντρωση και η μετάδοση της ολοκληρωμένης πληροφόρησης, το οποίο σημαίνει ότι η ποσότητα είναι και καλή και απαραίτητη. Στο παράδειγμά μας, η βέλτιστη πρακτική στη διαχείριση πιστώσεων απαιτεί τη ροή και την εκμετάλλευση των ποιοτικών πληροφοριών που έρχονται από το κύκλωμα των πωλήσεων. Συνήθως οι πωλήσεις δεν έχουν τη υνατότητα καταχώρησης και αποθήκευσης πληροφοριών που να ενσωματώνονται στο ERP της εταιρείας. Αυτό σημαίνει ότι, είτε δε θα είναι καθόλου διαθέσιμες στη διαδικασία λήψης της απόφασης είτε θα απαιτείται αρκετός χρόνος για την ενσωμάτωσή τους.

Δεύτερη προϋπόθεση είναι η διατήρηση της ποιότητας των πληροφοριών. Πολλές φορές η Διεύθυνση Πληροφορικής, δυστυχώς, δεν λαμβάνει από τους χρήστες έναν ξεκάθαρο ορισμό της πληροφορίας που είναι απαραίτητη. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να αλλάζει η πηγή ή/και ο τρόπος δημιουργίας της πληροφορίας και ως εκ τούτου να σπάει η συνέπεια και η ποιότητά της. Στο παράδειγμά μας, η διαχείριση πιστώσεων χρειάζεται ένα σαφή και διαρκή ορισμό του υπολοίπου/απαίτησης (τι μας χρωστάει) του πελάτη. Αν οι άνθρωποι του credit κάνουν συμφωνίες με τους πελάτες (π.χ. παραλαβή μεταχρονολογημένων επιταγών) και δεν ενημερώνουν το κύκλωμα ροής των πληροφοριών, τότε η λήψη της οποιαδήποτε απόφασης θα έχει αρνητικά αποτελέσματα. Γενικά, ισχύει η αρχή GIGO, Garbage In – Garbage Out.

Τέλος, βασική προϋπόθεση είναι ότι η λήψη αποφάσεων θα πρέπει να γίνεται με αντικειμενικό τρόπο. Ο μόνος τρόπος για να διασφαλιστεί αυτό είναι μόνο με τη χρήση εξειδικευμένων εφαρμογών. Αυτές οι εφαρμογές κατασκευασμένες από εξωτερικούς προμηθευτές πρέπει να εγκατασταθούν στο περιβάλλον λειτουργίας της εταιρείας και να συγχρονιστούν με τις λοιπές εφαρμογές (ERP, CRM). Αναμφισβήτητα, ο φόρτος εργασίας της Διεύθυνσης Πληροφορικής είναι μεγάλος, αλλά η συνεργασία όλων για την υλοποίηση αυτής της προϋπόθεσης είναι απαραίτητη και κρίσιμη.

Συνεπώς, το ΙΤ θα πρέπει να βλέπει τη «μεγάλη εικόνα» και να αντιλαμβάνεται καλοπροαίρετα ότι η χρήση νέων εφαρμογών που θα βοηθήσουν στη βέλτιστη λήψη αποφάσεων θα ωφελήσει την εταιρεία συνολικά. Συμπερασματικά, ο ρόλος της Διεύθυνσης Πληροφορικής αναβαθμίζεται πλήρως και αποτελεί, πλέον, έναν σημαντικό μέτοχο (stakeholder) στη λήψη αποφάσεων. Η λειτουργία του είναι σημαντική για τη διασφάλιση της ποσότητας και ποιότητας της αναγκαίας πληροφορίας, αλλά και της απρόσκοπτης εγκατάστασης και εύρυθμης λειτουργίας σύγχρονων εφαρμογών που χρησιμοποιεί η ανώτατη διοίκηση για τη λήψη ζωτικών αποφάσεων για το μέλλον της εταιρείας.