Αν ο χρόνος είναι χρήμα, τότε ο χρόνος των εργαζομένων στην εταιρεία μετράει κάθε λεπτό του σε χρυσάφι. Τα συστήματα time & attendance δεν καταγράφουν απλώς τις ώρες εργασίας, με ακρίβεια και συνέπεια, αλλά και εξοικονομούν πολύτιμο χρόνο σε παραδοσιακές διαδικασίες –όπως η μισθοδοσία-... άρα και χρήμα.

Δεν είναι λίγες οι επιχειρήσεις που, εδώ και αρκετά χρόνια, χρησιμοποιούν συστήματα ωρομέτρησης και καταγραφής παρουσιών ανθρώπινου δυναμικού για να ανταποκριθούν στις ανάγκες της μισθοδοσίας. Αλλά η χρήση των δεδομένων για το χρόνο και την παρουσία, σε ενέργειες όπως οι βραχυπρόθεσμες και μακροπρόθεσμες προβλέψεις, ο προγραμματισμός και η προσπάθεια μείωσης των εργασιακών δαπανών είναι πρακτικές που χρησιμοποιούνται, κατά κόρον, από τις καλύτερες (best in class) επιχειρήσεις, σε παγκόσμιο επίπεδο. Ερευνα της Aberdeen Group αποκαλύπτει ότι τα συγκεκριμένα συστήματα αποτελούν τον ακρογωνιαίο λίθο για τα θεμέλια ενός αποτελεσματικού συστήματος workforce management.

Αναφορικά με τους λόγους που οι οργανισμοί οδηγούνται ολοένα και περισσότερο στην υλοποίηση time and attendance systems, τα στοιχεία της έρευνας αναδεικνύουν ως νούμερο ένα την αλλαγή του επιχειρησιακού τοπίου. Οι εταιρείες αποκτούν παγκόσμιο χαρακτήρα, ενισχύουν το ανθρώπινο δυναμικό τους και χρειάζεται να συλλέγουν δεδομένα για πιο πολλούς εργαζόμενους, σε διαφορετικές χρονικές ζώνες και με διαφορετικές εργασιακές κουλτούρες. Αυτά τα δεδομένα αποτελούν το πρώτο βήμα για μια επιτυχημένη συνολική εταιρική στρατηγική.

Επειδή έχουν αντίκτυπο σε συστήματα διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού τα δεδομένα πρέπει να είναι σωστά. Οι λανθασμένες πληροφορίες σχετικά με το χρόνο εργασίας και την παρουσία μπορεί να υπονομεύσουν τις σωστές προβλέψεις, ενώ ακόμα και τα οφέλη από τα time and attendance systems μπορεί να εξανεμιστούν αν χρειάζεται χρόνος για να διορθωθούν τα λάθη της διαδικασίας.

Επόμενο σημαντικό βήμα είναι τα στελέχη να γνωρίζουν πώς μπορούν να έχουν καλύτερη γνώση και ευκολότερη πρόσβαση στα δεδομένα των συστημάτων. Οι περισσότερες από τις εταιρείες που συμμετείχαν στην έρευνα, σκοπεύουν να αποκτήσουν την καλύτερη δυνατή πρόσβαση και θέαση αυτών των στοιχείων. Οι best in class οργανισμοί συνειδητοποιούν ότι το «κλειδί» για αυτή την προσπάθεια περιλαμβάνει:
• Τυποποίηση της διαδικασίας συλλογής δεδομένων χρόνου εργασίας και παρουσιών
• Τεκμηρίωση των κατάλληλων διαδικασιών
• Μετρικές δεδομένων για όλους του εργαζόμενους ανεξαρτήτως είδους εργασίας ή τοποθεσίας
• Κατάλληλη εκπαίδευση του ανθρώπινου δυναμικού για την ορθή χρήση των συστημάτων και την ακρίβεια στην εισαγωγή στοιχείων
• Επαρκή εκπαίδευση των managers για την πρόσβαση, συλλογή και ανάλυση των στοιχείων.

Η ενοποίηση των time and attendance systems με άλλα συστήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού χρησιμοποιείται για τη βελτιστοποίηση της χρήσης δεδομένων σε διαφορετικές διαδικασίες.


Τι προσφέρουν
Τα συστήματα ωρομέτρησης ανθρώπινου δυναμικού χρησιμοποιούνται από πολλές επιχειρήσεις για να καταγράψουν το χρόνο εργασίας των εργαζομένων ώστε να καταβάλλεται ο μισθός τους. Κάποιες εταιρείες έχουν και κάποιες ειδικές παραμέτρους που καταγράφουν τον αριθμό των ωρών που απαιτούνται για να ολοκληρωθούν ορισμένες εργασίες. Τα συστήματα time and attendance επιτρέπουν στην εταιρεία να έχουν στη διάθεσή τους άμεσα τις εργάσιμες ώρες του ανθρώπινου δυναμικού. Επίσης, επικουρούν στη συμμόρφωση με κανονιστικά πλαίσια ενώ σημαντικό στοιχείο είναι ότι αποτρέπουν ενδεχόμενα λάθη στον υπολογισμό της μισθοδοσίας.

Μερικά από τα βασικά οφέλη που προσφέρουν τα συστήματα ωρομέτρησης στις επιχειρήσεις είναι:
• Η ακρίβεια στον υπολογισμό των χρόνων εργασίας για όλες τις κατηγορίες προσωπικού και η  εύκολη μετατροπή τους σε κινήσεις μισθοδοσίας.
• Η πειθαρχία και ορθολογισμός της εργασίας, η οργάνωση και ακριβής πληροφόρηση που οδηγούν σε έλεγχο και μείωση κόστους.
• Ο σωστός προγραμματισμός του χρόνου, τόπου και διάρκειας εργασίας για κάθε εργαζόμενο (Βαρδιολόγιο).

Επιπρόσθετα οφέλη που αποκομίζουν οι οργανισμοί από τη χρήση τέτοιων συστημάτων είναι τα εξής:
Διαχείριση απουσιών: Ολόκληρο το ιστορικό των απουσιών των ατόμων, των τμημάτων και γενικά της εταιρείας είναι άμεσα διαθέσιμο και μπορεί να αποτελέσει υλικό αναφοράς. Έτσι, τα συστήματα μπορούν να προσφέρουν αναφορές για τις αργίες και τις άδειες που δικαιούνται οι εργαζόμενοι χωρίς να προκύπτουν προβλήματα με «ξεχασμένες» άδειες στο τέλος του χρόνου.

Αναφορές: Κάποιες περιεκτικές ομάδες αναφορών μπορούν να προστεθούν ως στάνταρ και να προγραμματιστούν να «τρέχουν» ανάλογα με τις ανάγκες και τις επιθυμίες των χρηστών, οι οποίο έχουν την επιλογή να ενημερώνονται με e-mail. Κάτι τέτοιο συνεπάγεται τη βελτίωση της επάρκειας.

Παρακολούθηση του χρόνου εργασίας: Η παρακολούθηση του ακριβούς χρόνου εργασίας προστατεύει τους εργαζόμενους ώστε να μην υπερβαίνουν το ωράριό τους και να εκτίθενται σε κινδύνους που συνεπάγεται η κούραση. Μέσω των συστημάτων μπορεί να στέλνεται αυτόματα ειδοποίηση για υπέρβαση του χρόνου εργασίας τόσο στο ανθρώπινο δυναμικό όσο και στους υπεύθυνους της εταιρείας.
Δίκαιη διαχείριση εργαζομένων: Ολοι οι εργαζόμενοι τυγχάνουν δίκαιης διαχείρισης καθώς τα συστήματα time and attendance καταγράφουν με αντικειμενικότητα τα πραγματικά στοιχεία.

Manual vs. automated
Η χειροκίνητη διαδικασία μπορεί να αποβεί χρονοβόρα και κοστοβόρα για μια επιχείρηση. Και αυτό διότι βασίζεται στους εργαζόμενους ότι θα διασφαλίσουν τη σωστή καταγραφή της ωρών εργασίας αλλά και στους υπεύθυνους μισθοδοσίας ότι θα «περάσουν» στο σύστημα όλα τα στοιχεία σωστά. Ένα από τα βασικά πλεονεκτήματα των time and attendance systems είναι ότι βελτιώνουν τη λειτουργική επάρκεια. Αυτό μεταφράζεται σε μείωση των δαπανών διαχείρισης αλλά και σε εξοικονόμηση χρόνου.

The statistics
Η συστηματική απουσία των εργαζομένων αναδεικνύεται σε μία πρόκληση για τους εργοδότες. Αυτό επιβεβαιώνεται και στην έρευνα που διεξήγαγε η Visual Management Solutions (συμβουλευτική εταιρεία), σε 357 επιχειρήσεις, το χρονικό διάστημα Μάιος-Ιούνιος 2010, και στην οποία αναφέρεται ότι το 60% των εταιρειών που συμμετείχαν στην έρευνα δεν έχουν αυτοματοποιήσει την καταγραφή της παρουσίας των εργαζομένων.

Από τις επιχειρήσεις που μέχρι στιγμής δεν χρησιμοποιούν συστήματα ωρομέτρησης ανθρώπινου δυναμικού, το 31% δηλώνει ότι χρειάζεται τρεις ημέρες στο τέλος του μήνα για να υπολογίσει τις ημέρες παρουσίας ενώ υπάρχει και ένα ποσοστό της τάξεως του 4% που επισημαίνει ότι ο χρόνος αυτός «εκτοξεύεται» στις 5 ημέρες.

Από τις 143 εταιρείες που χρησιμοποιούν ηλεκτρονικά συστήματα για την παρακολούθηση των παρουσιών των εργαζομένων, το 99% πιστεύει ότι έχει βελτιωθεί η διαδικασία του payroll και μάλιστα σε ποσοστό 75%-100%. Αυτό αποδεικνύει ξεκάθαρα ένα από τα βασικά πλεονεκτήματα των συστημάτων time management που δεν είναι άλλο από την εξοικονόμηση χρόνου που έχει μεγάλο ROI.

Από την ίδια έρευνα εξάγεται το συμπέρασμα ότι η διαχείριση της παρουσίας του ανθρώπινου δυναμικού είναι σημαντική όχι μόνο επειδή συνεισφέρει στη διαδικασία της μισθοδοσίας αλλά και επειδή παρέχει χρήσιμες πληροφορίες για την εργασιακή ζωή των ατόμων. Το 3% των εταιρειών δεν γνώριζε αν η αργοπορημένη προσέλευση είναι μια πραγματικότητα για αυτούς ενώ το 14% δεν είχε ιδέα αν όντως υπήρχαν εργαζόμενοι που απουσιάζουν. Το 62% των συμμετεχόντων έχουν βιώσει προβλήματα με την αργοπορία ή την ασθένεια κάποιων εργαζομένων αλλά το 50% δεν διαθέτει κάποιο σύστημα για να τα εντοπίζει.

Το 27% των εταιρειών που συμμετείχαν στην έρευνα είχε κατά μέσο όρο 5-10 ημέρες απουσίας των εργαζομένων. Ενθαρρυντικό στοιχείο αποτελεί το ότι το 92% που μέχρι σήμερα διαχειρίζεται την καταγραφή της παρουσίας του ανθρώπινου δυναμικού χειροκίνητα, σκέφτεται να εγκαταστήσει στο προσεχές μέλλον ένα ηλεκτρονικό σύστημα.

Μέσα από τις πληροφορίες από τέτοια συστήματα, οι εργοδότες θα είναι σε θέση να αναγνωρίσουν αν κάποιος εργαζόμενος απουσιάζει συχνά και θα μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα δεδομένα που παρέχει ένα τέτοιο σύστημα, προς όφελος των εργαζομένων, του HR αλλά και ολόκληρου του οργανισμού.


Σημαντικά οφέλη μείωσης κόστους
Ενα παραδοσιακό timesheet επιτρέπει στους εργαζόμενους να καταγράφουν πότε ξεκινούν και πότε ολοκληρώνουν συγκεκριμένα καθήκοντα. Για κάποιους, αυτό ισοδυναμεί απλώς με το πότε ξεκινούν τη δουλειά τους το πρωί και πότε χτυπούν την κάρτα τους στο τέλος της ημέρας.

Για άλλους μπορεί να περιλαμβάνει το χρόνο έναρξης και ολοκλήρωσης συγκεκριμένων ενεργειών, έργων ή εργασιών μέσα στην ημέρα. Οτι και αν χρειάζεται η εταιρεία σας, το λογισμικό time & attendance επιτρέπει στους εργαζόμενους να καταγράφουν τα παραπάνω πολύ πιο εύκολα, με ακρίβεια και αντικειμενικότητα.

Τα συστήματα ωρομέτρησης συμβάλλουν στη μείωση του λειτουργικού κόστους μιας επιχείρησης, καθιστώντας τη διαδικασία μισθοδοσίας πιο αποδοτική, διασφαλίζοντας τη συμμόρφωση ως προς την προσέλευση και κάνοντας το κόστος εργασίας πιο ορατό, ώστε να μπορείτε να το μειώσετε αν είναι απαραίτητο. Επίσης, βοηθάει στην αυτοματοποίηση της χρέωσης ή της τιμολόγησης προς τους πελάτες.

4 ερωτήματα που πρέπει να απαντήσετε πριν επιλέξετε
Η εταιρεία σας κατέληξε στην απόφαση να επενδύσει σε λογισμικό time & attendance και εσείς αναζητάτε την καταλληλότερη λύση; Παραθέτουμε τέσσερις προβληματισμούς που πρέπει να λάβετε υπόψη σας πριν καταλήξετε:

Είναι το σύστημα ωρομέτρησης εύκολο στη χρήση; Το λογισμικό time & attendance πρέπει να είναι εύκολο για τους εργαζόμενους να το χρησιμοποιήσουν και να συνάδει με την εξοικείωση που έχουν με τα υπολογιστικά προγράμματα. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να μπορούν να χτυπούν την κάρτα κατά την είσοδο και έξοδό τους γρήγορα και εύκολα, να μπορούν να δουν τα timecards όταν χρειάζεται, και γρήγορα να ξέρουν πόσες μέρες άδειας τους απομένουν.

Βιομετρικά συστήματα που χρησιμοποιούν το δακτυλικό αποτύπωμα, για παράδειγμα, εκτός από την «ευκολία», συμβάλλουν σημαντικά και στην ασφάλεια. Τα συστήματα προσδιορισμού του χρόνου πρέπει να είναι «διαισθητικά». Με αυτό τον τρόπο είναι πιο εύκολα στη χρήση και πιο κατανοητά. Και αυτό είναι ακριβώς που θα πρέπει να αναζητήσει σε μία λύση λογισμικού ωρομέτρησης μια εταιρεία.

Μπορεί το σύστημα να επεκταθεί καθώς η εταιρεία αναπτύσσεται; Σαφώς και θα πρέπει να επιλέξετε ένα πρόγραμμα time & attendance που να μπορεί να διαχειριστεί τον τρέχοντα αριθμό των εργαζομένων, αλλά θα πρέπει επίσης να σκεφτείτε και το πού θα είναι η εταιρεία σας τα επόμενα ένα με πέντε χρόνια. Είναι, λοιπόν, καλή ιδέα να συμπεριλάβετε στα σχέδιά σας σήμερα την αυριανή επέκταση, ώστε να ελαχιστοποιήσετε τον αριθμό των φορών που θα χρειαστείτε αναβάθμιση ή επέκταση του συστήματος.

Τι παραπάνω μπορεί να κάνει το σύστημα από το να καταγράφει το χρόνο των εργαζομένων; Αναζητήστε λογισμικό ωρομέτρησης, το οποίο να περιλαμβάνει πολλαπλές λειτουργικότητες. Το λογισμικό ωρομέτρησης είναι κατά βάση σχεδιασμένο για να καταγράφει τις ώρες εργασίας των ανθρώπων, αλλά θα μπορούσε επίσης να καταγράφει άδειες με τα αποδοχών ή άνευ, ή να ενοποιείται απευθείας με τα συστήματα μισθοδοσίας. Λειτουργίες που επιτρέπουν στη διοίκηση να στέλνουν μηνύματα στο προσωπικό αναφορικά με υποχρεωτικές συσκέψεις, ή επιτρέπουν στους εργαζόμενους να διατυπώνουν αιτήματα για άδεια, μπορούν να ενισχύσουν σημαντικά την επικοινωνία στην εταιρεία.

Το λογισμικό time & attendance που παίζει διπλό ρόλο ως εικονικός πίνακας εισόδου/εξόδου δίνει «με μια ματιά» στη διοίκηση γνώση για το πού είναι κάθε εργαζόμενος και πάνω σε τι εργάζεται κάθε στιγμή. Επίσης, μπορεί να αποτελέσει ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη ρεσεψιόν ή το call center της εταιρείας πότε και πού μπορεί να κατευθύνει τις εισερχόμενες κλήσεις ή τους επισκέπτες.

Με ποιον συνεργάζομαι; Οπως για κάθε εφαρμογή Πληροφορικής, έτσι και σε αυτή την περίπτωση είναι σημαντικό να αξιολογήσετε τον προμηθευτή με τον οποίο σκοπεύετε να συνεργαστείτε. Είναι επίσης σημαντικό να διεξάγετε μια λεπτομερή σύγκριση ώστε να καθορίσετε ποια λύση είναι η καταλληλότερη για τις ανάγκες της εταιρείας σας. Υπάρχουν πολλές λύσεις διαθέσιμες στην αγορά, για αυτό και δεν υπάρχει κανένας λόγος να προχωρήσετε σε μία βιαστική απόφαση που θα μετανιώσετε μετά. Καθώς θα συγκρίνετε τις λύσεις, εστιάστε στα χαρακτηριστικά τα οποία θα χρησιμοποιείτε πιο συχνά και μην αφήσετε τα λιγότερο σημαντικά να σας αποσπάσουν την προσοχή.