Ενα σύστημα η μία υπηρεσία Πληροφορικής δεν είναι στιγμιαία, αλλά έχουν κάποιο χρόνο ζωής και μέσα σ’αυτό το χρόνο ζωής περνούν από διαφορετικά στάδια εμπλέκοντας ανθρώπους, υποδομές, διαδικασίες και οικονομικά μεγέθη.

Το αναφέρω ως εισαγωγή, καθώς τους τελευταίους μήνες βρέθηκα σε αρκετές συζητήσεις γύρω από έργα Πληροφορικής και τις προμήθειες νέων υπηρεσιών και συστημάτων. Με έκπληξη διαπίστωσα πως αρκετοί συνάδελφοι, κάτω από την πίεση των μειωμένων προϋπολογισμών λόγω κρίσης, έκαναν παραλήψεις σημαντικών συστατικών του κύκλου ζωής των συστημάτων που ήθελαν να αγοράσουν.

Ορισμένοι εστίαζαν μόνο στο αρχικό κόστος αγοράς εξοπλισμού, αγνοώντας το κόστος υποστήριξης, συντήρησης και υπηρεσιών. Για παράδειγμα, συνάδελφος επέλεξε εξοπλισμό, λόγω σημαντικής έκπτωσης στην τιμή και θα ήταν άριστη επιλογή αν είχε λάβει υπ’ όψιν του το κόστος υποστήριξης για τα επόμενα χρόνια. Ανακάλυψε, μετά τη συζήτηση, πως η υποστήριξη υπολογιζόταν ως ποσοστό όχι της τιμής μετά την έκπτωση, αλλά της αρχικής τιμής, σε σημείο που να επηρεάζει αρνητικά τον προϋπολογισμό του.

Σε άλλη περίπτωση συνάδελφος επέλεξε, μετά από διαγωνισμό, ένα σύστημα μαζί με τρία χρόνια εγγύηση και υποστήριξη. Υπολόγισε όμως, δυστυχώς εκ των υστέρων, πως για τα επτά έτη που ήταν η εκτιμώμενη ζωή του συστήματος, με την επιπλέον υποστήριξη και μια σημαντική αναβάθμιση που θα χρειαζόταν στον τέταρτο χρόνο η συνολική τιμή δεν θα είναι τελικά η φθηνότερη.Υπήρχε και η περίπτωση όπου οργανισμός επέλεξε ένα νέο πολύ φθηνό εξοπλισμό, για να υποστεί τόσο το επιπλέον κόστος μιας εκπαίδευσης προσωπικού, άλλα και στην πορεία το κόστος της μη διαθεσιμότητας υπηρεσιών λόγω τριπλάσιου ρυθμού βλαβών.

Ακολουθήστε το ITILv3 που ορίζει την οικονομική διαχείριση (financial management) ως στρατηγικό εργαλείο προτρέποντας στη λεπτομερή και επαναλαμβανόμενη εκτίμηση κόστους-απόδοσης για κάθε συστατικό της υπηρεσίας σε σχέση με το μοντέλο παροχής υπηρεσιών καθ’ όλο τον κύκλο ζωής τους.Τα παραδείγματα ίσως σας φάνηκαν ακραία, αλλά είναι, όμως, πέρα ως πέρα αληθινά…