Η κρίση πού άρχισε εδώ και αρκετό καιρό να μαστίζει την οικονομική ζωή και της χώρας μας, βρήκε τα διευθυντικά στελέχη των επιχειρήσεων να έχουν ως πραγματική άσκηση διαχείρισης κρίσης (Crisis Management), την αντιμετώπιση του αναμενόμενου δυσμενούς αποτελέσματος της επιχείρησής τους.
Τα διευθυντικά στελέχη θυμήθηκαν, λοιπόν, ότι στόχος είναι η επιβίωση της εταιρείας με τη φήμη της άσπιλη και όλα τα στοιχεία της ανέπαφα. Αφού αναγνώρισαν και εκτίμησαν τους κινδύνους, κατέληξαν στο συμπέρασμα πού ήδη γνώριζαν οι οικονομολόγοι: ότι η λύση είναι, αφενός, η αύξηση των εσόδων -ή η διατήρηση του υφισταμένου τζίρου- και, αφετέρου, η μείωση των εξόδων.
Επειδή, όμως, τα διευθυντικά στελέχη είχαν ήδη δεσμευτεί σε στρατηγικές προς αυτή την κατεύθυνση, ελάχιστα περιθώρια παρέμεναν για περαιτέρω μείωση του κόστους χωρίς να επηρεάζεται η ποιότητα των προϊόντων. Από την άλλη, η δυσπιστία των καταναλωτών λόγω της αβεβαιότητας, οδηγεί σε ασταθή ζήτηση. Η παρότρυνση τους απαιτεί αναβάθμιση των προϊόντων ή των υπηρεσιών, διάφόρες προσφορές κ.λπ. Ολα αυτά, έχουν την τάση να αυξάνουν το κόστος ή να μειώνουν τα έσοδα -άρα να επιδεινώνουν την οικονομική κατάσταση.
Το ερώτημα πού προκύπτει από το παραπάνω είναι: μπορούμε να κάνουμε κάτι ή θα αναμένουμε το αναπόφευκτο αποσβολωμένοι;
Λύση, η βελτιστοποίηση των διαδικασιών
Προσωπικά, θεωρώ ότι πάντα υπάρχουν περιθώρια κάποιων κινήσεων και ότι, εάν όλοι οι διευθυντές ανατρέξουν στην υποδομή και οργάνωση των υπηρεσιών τους, μπορούν να βελτιστοποιήσουν τις διαδικασίες και να εξοικονομήσουν πόρους.
Στο χώρο της Πληροφορικής δε, υπάρχουν κάποιοι τομείς πού θα μπορούσε ο CIO να ανατρέξει -όπως στο hardware, στα έντυπα, στις εκτυπώσεις, στα ταχυδρομικά έξοδα, στην αρχειοθέτηση κ.α., ώστε να μειωθεί το κόστος. Ο CIO έχει ακόμα τη δυνατότητα να δημιουργήσει κάποια νέα σημεία πωλήσεων (POS), ώστε να αυξηθούν τα έσοδα.
Ενδεικτικά αναφέρω ότι στο σκέλος του hardware, θα μπορούσαν πιθανώς να αντικατασταθούν κάποιοι επιτραπέζιοι υπολογιστές (desktop), όπου δεν υπάρχει ανάγκη θέσης εργασίας του «business» κομματιού της επιχείρησης, πχ. Διευθυντές – Γραμματείες κ.α., με φορητούς υπολογιστές (laptop) που καταναλώνουν πέντε φορές λιγότερη ηλεκτρική ενέργεια. Επίσης, όπου υπάρχει χωροταξικά ομάδα εργαζομένων, θα μπορούσαν να αντικατασταθούν κάποιοι πολλαπλοί εκτυπωτές με έναν, δικτυακό.
«Πράσινη» οικονομία
Το 50% της ενέργειας των υπολογιστών πάλι, σπαταλάται σε καθαρή θερμότητα ενεργοποιώντας, για την ψύξη των υποσυστημάτων τους, «κοστοβόρους» ανεμιστήρες, κλιματιστικά κ.λπ. Θα πρέπει να γίνει κατανοητό, ότι όταν δεν υπάρχει ανάγκη για τη χρήση τους, θα πρέπει να παραμένουν κλειστοί.
Θα μπορούσαν επίσης να αντικατασταθούν τα έντυπα τιμολόγια με αλλαγή των προγραμμάτων εκτυπώσεως, ώστε να τυπώνονται σε χαρτί Α4 ή Α5, με σημαντικότατη διαφορά κόστους.
Η διακίνηση εγγράφων μεταξύ των συνεργαζομένων εταιρειών και προσώπων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς και οι προμήθειες με ηλεκτρονικό τρόπο (B2B), καταργούν το κόστος των φαξ, τα ταχυδρομικά έξοδα κ.λπ. Η δε ηλεκτρονική αρχειοθέτηση τους καταργεί την ανάγκη για εκτύπωσή τους.
Τα οφέλη από τα παραπάνω αφορούν τον περιορισμό μέσα από την ορθολογιστική χρήση και ελάττωση (όπου είναι εφικτό) των συσκευών, της κατανάλωσης ενέργειας και των αναλώσιμων. Μπορούν ακόμα να επεκταθούν σε χώρους και υλικά όπως οι αίθουσες αρχείων, ερμαρίων κ.α., καθώς και στο χρόνο, ο οποίος μπορεί να χρησιμοποιηθεί αλλού και πιο παραγωγικά. Ολα τα οφέλη αυτά είναι προφανή και στοχεύουν όχι μόνο στην ανάρρωση της επιχείρησης από τη σημερινή κρίση, αλλά και στη δημιουργία μελλοντικής παρακαταθήκης.