Η NASA, μετά την απώλεια δύο διαστημοπλοίων, έμαθε από τα λάθη της και θεωρείται σήμερα ο καλύτερος οργανισμός παγκοσμίως στο project management.

Ένα έγγραφο που υπάρχει στο διαδίκτυο με τίτλο «One Hundred Rules for NASA Project Managers» περιγράφει τις βέλτιστες πρακτικές (Best practices) που εφήρμοσε η NASA στην πάροδο των ετών. Ο πρώτος κανόνας αυτού του εγγράφου αναφέρει: «Ο Project Manager πρέπει να επισκεφθεί τον καθένα που χτίζει οτιδήποτε για το έργο του, τουλάχιστον μια φορά. Επίσης, ο Project Manager θα πρέπει να γνωρίζει όλα τα στελέχη στο έργο του: από την κυβέρνηση, τους υπεργολάβους και όσους κάνουν integration.

Οι άνθρωποι θέλουν να ξέρουν ότι ο project manager ενδιαφέρεται για τη δουλειά τους και η καλύτερη απόδειξη είναι ο project manager να τους επισκεφθεί στον χώρο τους για να δει από πρώτο χέρι τι κάνουν». Επομένως, με το που γίνεσαι Project Manager στην NASA «παντρεύεσαι» τα μέσα μεταφοράς και αρχίζεις τις επισκέψεις στους υπεργολάβους του έργου σου. Δηλαδή γίνεσαι με το καλημέρα «Paid Communicator» (πληρωμένος επικοινωνιολόγος).

Βέβαια σύμφωνα με το PMI®, το αποτελεσματικό project management απαιτεί τρεις (3) κατηγορίες δεξιοτήτων που απεικονίζονται στο «Talent Triangle»: Technical Project Management, Leadership και Strategic and Business Management

1) Technical Project Management. Είναι οι δεξιότητες για την αποτελεσματική εφαρμογή των γνώσεων σχετικά με: το project management, το παραγόμενο προϊόν και τον τομέα της οικονομίας. Οι τεχνικές δεξιότητες που απαιτούνται, περιγράφονται από τις 10 γνωστικές περιοχές (knowledge areas) του PMBOK® και είναι οι κάτωθι: Integration, Scope, Time, Cost, Quality, Human Resources, Communications, Risk, Procurement και Stakeholder management.

2) Leadership. Ως Leadership ορίζεται «η ικανότητα να οδηγείς, παρακινείς και κατευθύνεις την ομάδα». To leadership μπορεί να περιλαμβάνει δεξιότητες όπως: Coaching, Communication, Conflict Management, Critical Thinking, Decision Making, Influencing, Motivation, Negotiation, Political and Cultural Awareness, Problem Solving, Resilience, Team Building και Trust Building.

3) Strategic and Business Management. Ορίζεται ως η ικανότητα «να βλέπει κάποιος αφ’ υψηλού τον οργανισμό και να διαπραγματεύεται και υλοποιεί αποτελεσματικά τις αποφάσεις που υποστηρίζουν τη στρατηγική και την καινοτομία». Αυτή η ικανότητα μπορεί να περιλαμβάνει πρακτική γνώση των άλλων λειτουργιών, όπως finance, marketing και operations.

Έρευνες που γίνονται σχετικά με το πώς αναλώνει τον χρόνο του ένας Project Manager στο έργο του δείχνουν ότι το 90% του χρόνου του Project Manager «ξοδεύεται» στην επικοινωνία: συναντήσεις, παρουσιάσεις, emails, reports, κλπ. Επίσης, το best seller βιβλίο «The Definitive Body Language», Allan & Barbara Pease, αναφέρει: «Οι έρευνες αποδεικνύουν ότι το 55% της επικοινωνίας μεταξύ των ανθρώπων γίνεται χωρίς τη χρήση του λόγου. Οι εκφράσεις του προσώπου μας, η θέση του σώματός μας, οι κινήσεις των χεριών μας και γενικά η γλώσσα του σώματός μας είναι οι σημαντικότεροι τρόποι επικοινωνίας».

Διαδώστε τα νέα!
Το communication plan σε κάθε έργο ορίζει ποιος στέλνει τι και σε ποιον, πότε και με ποια μορφή (status reports, summary reports, Gantt Charts, milestone reports κλπ). Η επικοινωνία βοηθά στο να γίνει κατανοητή από τους stakeholders η κατάσταση του έργου και οι επερχόμενες αλλαγές.

Εν Κατακλείδι
Το σημαντικότερο συστατικό επιτυχίας ενός έργου είναι η επικοινωνία. Πολλά έργα αποτυγχάνουν εξαιτίας της κακής επικοινωνίας μεταξύ των stakeholders του έργου. Συνεπώς, επαφίεται στον Project Manager να οργανώσει έτσι τον τρόπο επικοινωνίας σε ένα έργο, ώστε αυτό να οδηγηθεί σε επιτυχία.