Η ΚΤΕΟ HELLAS «περνάει» τον έλεγχο των τηλεπικοινωνιών επενδύοντας σε τεχνολογία Unified Communications.

Η ΚΤΕΟ Hellas AE  (Autovision), το μεγαλύτερο ιδιωτικό ΚΤΕΟ στην Ελλάδα, ιδρύθηκε το 2002 από ομάδα μηχανολόγων μηχανικών με μεταπτυχιακές σπουδές κι εκτεταμένη εμπειρία στον ευρύτερο χώρο του αυτοκινήτου στην Ελλάδα και το εξωτερικό.

Επιχειρηματικές ανάγκες και λύσεις
Οι πέντε μονάδες ΚΤΕΟ που ήδη αποτελούν το δίκτυο της ΚΤΕΟ Hellas και βρίσκονται απομακρυσμένα προκειμένου να καλύψουν διάφορες περιοχές της Αθήνας, αντιμετώπιζαν ιδιαίτερες προκλήσεις στον τομέα της επικοινωνίας. Καθότι η ΚΤΕΟ Hellas είναι μια ταχέως αναπτυσσόμενη εταιρεία με σχέδια για επέκταση του δικτύου της στο άμεσο μέλλον, η ανάγκη για αναζήτηση νέων και προηγμένων τεχνολογικά λύσεων επικοινωνίας έγινε πλέον επιτακτική.  Απώτερος στόχος μέσω της αναβαθμισμένης ενδοεταιρικής επικοινωνίας ήταν να παρέχονται καλύτερες και αυτοματοποιημένες υπηρεσίες προς τους πελάτες. Βασιζόμενη στην απλή τηλεφωνική επικοινωνία μεταξύ των στελεχών της, η εταιρεία γρήγορα συνειδητοποίησε ότι αυτή ήταν ανεπαρκής.

Παράλληλα, ανταποκρινόμενη και στις τεχνολογικές απαιτήσεις της εποχής μας, η εταιρεία ήταν υποχρεωμένη να έχει δυνατότητα ηλεκτρονικής επικοινωνίας με κάθε δυνατό τρόπο: φωνητικές κλήσεις, email, fax, σύντομο μήνυμα, video κλήση και web conference.

Τέλος, υπήρχε ανάγκη μιας πλατφόρμας εκπαίδευσης των στελεχών της, όπου θα τους παρουσιάζονται οι εξελίξεις στον τομέα εξειδίκευσής τους.

Αναζητώντας νέες λύσεις για τις αυξανόμενες επικοινωνιακές της ανάγκες, η  ΚΤΕΟ Hellas κατέληξε στη λύση Unified Communications, η οποία βασίζεται στον Office Communications Server 2007 της Microsoft. Για την υλοποίηση του έργου η εταιρεία επέλεξε την SiEBEN λόγω της εκτεταμένης και εξειδικευμένης εμπειρίας της σε λύσεις που βασίζονται σε προϊόντα Microsoft.

Υιοθετώντας τη λύση Unified Communications της Microsoft, η ΚΤΕΟ Hellas διαθέτει πλέον μοναδικές δυνατότητες που κάνουν εφικτή κάθε μορφή επικοινωνίας. Η ενοποίηση του Office Communications Server 2007 με τον Exchange Server 2007 και του Office Communicator 2007 με το Outlook και τα υπόλοιπα προϊόντα του Microsoft Office, δημιουργούν ένα ιδανικό περιβάλλον συνεργασίας και επικοινωνίας.

Ολα τα στοιχεία επικοινωνίας (όνομα, τηλέφωνο, email) είναι πλέον διαθέσιμα σε όλους τους χρήστες του συστήματος και, ταυτόχρονα, όλες οι κλήσεις πραγματοποιούνται μέσω του Office Communicator με τη δυνατότητα καταγραφής στοιχείων όπως η διάρκεια της κλήσης, η ταυτόχρονη καταγραφή σημειώσεων, η ηχογράφηση της συνομιλίας, καθώς και η πραγματοποίηση video κλήσης. Ιδιαίτερα όσον αφορά τις χαμένες κλήσεις ή τα φωνητικά μηνύματα, αυτά αποθηκεύονται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του κάθε χρήστη.

Οφέλη για τους εργαζόμενους και τη διοίκηση
Η ΚΤΕΟ Hellas επέλεξε μια εφαρμογή που εκσυγχρόνισε τον τρόπο επικοινωνίας και εργασίας τόσο για τους εργαζομένους, όσο και για τη διοίκησή της. Οι συναντήσεις και οι εκπαιδεύσεις έχουν απλοποιηθεί και είναι εφικτές χωρίς να επεμβαίνουν στο πρόγραμμα των εργαζομένων, οι οποίοι μπορούν απλά με το πάτημα ενός κουμπιού να μοιραστούν πληροφορίες κάθε μορφής, να συνεργαστούν σε πραγματικό χρόνο και να επικοινωνήσουν με τον ιδανικό κάθε φορά τρόπο. Ιδιαίτερα σημαντικό είναι ότι όλα αυτά είναι δυνατά με τη χρήση  μιας πλατφόρμας, ενώ η επικοινωνία είναι δυνατή ανεξαρτήτως τοποθεσίας του χρήστη.

Οι χρήστες, όντας πλέον σε μεγάλο βαθμό εξοικειωμένοι με τα χαρακτηριστικά του Microsoft Office, δεν χρειάζεται να μάθουν κάποιο άλλο λειτουργικό, με αποτέλεσμα να είναι σε θέση να κάνουν άμεση χρήση του συστήματος. Κατ’ επέκταση, τα πλεονεκτήματα για την εταιρεία είναι άμεσα, καθότι μπορεί να μειώσει τα λειτουργικά της έξοδα παρέχοντας ταυτόχρονα βελτιωμένες και σύγχρονες διαδικασίες επικοινωνίας και διαθέτοντας ένα μοναδικά εκπαιδευμένο προσωπικό, έτοιμο να προσφέρει υπηρεσίες υψηλών προδιαγραφών στον πολίτη.

Συγκεκριμένα, τα οφέλη αναλύονται ως εξής:
• προώθηση συνεργασίας μεταξύ υπαλλήλων
• καλύτερη διαχείριση κλήσεων
• αύξηση της παραγωγικότητας
• βελτίωση της επικοινωνίας
• μείωση των τηλεπικοινωνιακών εξόδων
• βελτίωση και αύξηση εκπαιδευμένου προσωπικού.