Σήμερα, που όλος ο ενεργός και συνταξιούχος πληθυσμός είναι πλέον ασφαλισμένος σε κάποιο κύριο και σε κάποιο επικουρικό ασφαλιστικό ταμείο, υπάρχουν ασφαλιστικά ταμεία (ΑΤ) που ακόμα δεν έχουν προσαρμόσει τη μηχανογράφησή τους στις σημερινές σύγχρονες ανάγκες.

Αυτή η μη προσαρμογή σε σύγχρονα εργαλεία μηχανογραφικής υποστήριξης έχει τα εξής αποτελέσματα:

  • Ελλιπής εξυπηρέτηση ασφαλισμένων σε θέματα υγείας
  • Μεγάλης έκτασης εισφοροδιαφυγή με αποτέλεσμα τη διαρκή επιχορήγηση από κρατικά κονδύλια
  • Δύσκολος ή αδύνατος έλεγχος ιατρικών και λοιπών δαπανών του ΑΤ
  • Αδυναμία σύνταξης αναλογιστικής μελέτης για τη βιωσιμότητα του ΑΤ
  • Αδυναμία σύνταξης ισολογισμών, εκθέσεων επί του ισολογισμού, καθώς και επί μέρους εκθέσεων προκειμένου να μπορέσει η εκάστοτε διοίκηση του ΑΤ να μπορέσει να οργανώσει ασφαλείς κινήσεις βελτίωσης του ΑΤ.

Βασικές εργασίες
Εισαγωγικά θα πρέπει να πούμε ότι οι βασικές εργασίες που πρέπει να διενεργούν τα ΑΤ αφορούν στο διαρκή και επιμελή έλεγχο των εσόδων τους καθώς και των δαπανών τους. Κύριο έσοδο είναι οι ασφαλιστικές εισφορές των ασφαλισμένων τους και έξοδα είναι α) η πληρωμή υπηρεσιών υγείας, β) τα διάφορα επιδόματα που χορηγούν προς τους ασφαλισμένους, γ) οι συντάξεις και επικουρήσεις που πληρώνουν μηνιαία στους συνταξιούχους τους και δ) τα διάφορα λειτουργικά έξοδα του ΑΤ. Τα μηχανογραφικά συστήματα που πρέπει να λειτουργούν σε πλήρη ανάπτυξη σίγουρα θα αφορούν στη διαχείριση των παραπάνω εσόδων και δαπανών του ταμείου.

Θα πρέπει να λειτουργούν σύγχρονα προγράμματα για την άμεση εξυπηρέτηση των ασφαλισμένων, αλλά και των φορέων που συνεργάζονται με το ασφαλιστικό ταμείο (front office) και πολύ καλά προγράμματα back office (λογιστηρίου, ασφαλιστικών εισφορών, κ.λπ.).

Κύριες εργασίες που αφορούν το front office (επικοινωνία με ασφαλισμένους και συνεργαζόμενους φορείς) είναι καταρχήν οι παραλαβές όλων των εγγράφων και των αιτημάτων που γίνονται στις πύλες εισόδους του ΑΤ.

Αναλυτικά οι εργασίες που διενεργούνται από τις πύλες εισόδου είναι οι παρακάτω:
Α) Παραλαβή αιτημάτων των ασφαλισμένων και λοιπών φορέων όταν αυτοί προσέρχονται στο γραφείο εξυπηρέτησης του ΑΤ. Ο ασφαλισμένος καθημερινά χρειάζεται να απευθύνει γραπτά αιτήματα προς τη Διοίκηση του ΑΤ και ο συνεργαζόμενος φορέας καθημερινά υποβάλλει είτε τιμολόγια υπηρεσιών, είτε προσφορές του, είτε διάφορες καταστάσεις με οικονομικά στοιχεία. Ολοι έχουμε περάσει από γκισέ εξυπηρέτησης και σίγουρα έχουμε φύγει με θετική εντύπωση όταν εξυπηρετούμαστε σε σύντομο χρονικό διάστημα και από υπαλλήλους που δείχνουν να γνωρίζουν τα αντικείμενά τους. Αντίθετα, πολλοί επίσης έχουμε την εμπειρία να περάσουμε από τα γκισέ εξυπηρέτησης ΑΤ, όπως είναι το ΤΕΒΕ, όπου εμφανώς μπαίνοντας σε αυτά τα ταμεία φαίνεται η ανοργανωσιά – δεν υπάρχουν υπολογιστές σε λειτουργία και οι υπάλληλοι προσπαθούν να λύσουν τα προβλήματα με την κουβέντα.

Β) Η διαρκής ενημέρωση των ασφαλισμένων είτε μέσω αλληλογραφίας, είτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε μέσω γραπτών μηνυμάτων (SMS).

Γ) Η κατά το δυνατόν άριστη εξυπηρέτηση των ασφαλισμένων από τα Γραφεία Εξυπηρέτησης του ΑΤ.

Η έμπρακτη εξυπηρέτηση
Οι παραπάνω παροχές θα πρέπει να εξυπηρετούνται από σύγχρονα προγράμματα τύπου Document Management διασυνδεδεμένα με προγράμματα μητρώου τύπου ERP, δηλαδή προγράμματα που έχουν όσο το δυνατόν πιο πλήρεις πληροφορίες για τους ασφαλισμένους του ΑΤ .Τέτοιες πληροφορίες δεν είναι μόνο τα στοιχεία της καρτέλας τους (ονοματεπώνυμο, διεύθυνση, τηλέφωνα) αλλά και στοιχεία ασφάλισης, οικονομικά στοιχεία του ασφαλισμένου, στοιχεία επικοινωνίας μαζί του, τα έμμεσα που τον βαρύνουν, όλες οι πληροφορίες αυτών των έμμεσων μελών, καθώς και πλήρες ηλεκτρονικό αρχείο των σκαναρισμένων εγγράφων που τον αφορούν.

Οσα ΑΤ δεν έχουν ακόμα υλοποιήσει σύγχρονα προγράμματα, θα πρέπει να κινηθούν άμεσα προς απόκτηση τέτοιων προγραμμάτων αλλά και να οργανώσουν ομάδες καταχώρησης (data entry) που θα εισάγουν (με πληκτρολόγηση και σκαναρίσματα) σε αυτά τα νέα μηχανογραφικά συστήματα όλες τις απαραίτητες πληροφορίες που έως σήμερα βρίσκονται σε χειρόγραφες καρτέλες.

Παράλληλα θα πρέπει να υπάρχουν σύγχρονα προγράμματα backoffice που θα καταχωρούν με τον συντομότερο και αναλυτικότερο τρόπο όλες εκείνες τις πληροφορίες που χρειάζονται είτε στη Διοίκηση προκειμένου να λάβει τις κατάλληλες αποφάσεις, είτε στο ίδιο το προσωπικό προκειμένου να μπορεί σε άμεσο χρόνο να ελέγχει με το καλύτερο δυνατό τρόπο τις οικονομικές και στατιστικές πληροφορίες που του χρειάζονται.

Τα μηχανογραφικά υποσυστήματα που συνήθως λειτουργούν σε ασφαλιστικά ταμεία είναι:

  • Μητρώου
  • Ασφαλιστικών Εισφορών
  • Ταμείου Υγείας – Πρόνοιας (ΤΥΠ)
  • Ιατρικό Πρόγραμμα
  • Λογιστικό Πρόγραμμα
  • Μισθοδοσίας Προσωπικού
  • Συντάξεων – επικουρήσεων συνταξιούχων
  • Ηλεκτρονικά Ραντεβού
  • Document Management (διαχείριση ηλεκτρονικών πληροφοριών και εγγράφων).

Είναι πολύ σημαντικό όλα τα παραπάνω υποσυστήματα να επικοινωνούν μεταξύ τους online, δηλαδή κάθε πληροφορία που καταχωρείται σε ένα από αυτά τα υποσυστήματα να είναι άμεσα διαθέσιμη και σε οποιοδήποτε άλλο υποσύστημα χρειάζεται αυτή τη πληροφορία.

Για παράδειγμα εάν από το ιατρικό πρόγραμμα του ΑΤ εκδοθεί ένα ιατρικό παραστατικό για εξετάσεις, αυτό θα πρέπει άμεσα να εγγραφεί στη καρτέλα του ασφαλισμένου και να παραμείνει σε εκκρεμότητα έως ότου εξυπηρετηθεί. Στη συνέχεια θα πρέπει να επιστραφεί η επιβεβαίωση διενέργειας αυτών των ιατρικών εξετάσεων για να πληρωθεί άμεσα από το επόμενο πρόγραμμα που είναι το πρόγραμμα πληρωμής (ΤΥΠ), και τέλος εγγραφεί σαν πληροφορία και στο λογιστικό πρόγραμμα ως προς το ύψος των δαπανών των συγκεκριμένων ιατρικών εξετάσεων. Βέβαια τα παραπάνω θα πρέπει να διενεργούνται με κατάλληλες δικλείδες ασφαλείας ώστε να τηρείται με πλήρη ασφάλεια το ιατρικό απόρρητο αλλά και να προστατεύονται πλήρως τα προσωπικά δεδομένα του ασφαλισμένου.