Αν και οι εκτυπωτές παραμένουν ένα μάχιμο εργαλείο στην επιχειρηματική λειτουργία, αρκετά έχουν αλλάξει τα τελευταία χρόνια, όσον αφορά τα χαρακτηριστικά που αναδεικνύουν την αξία τους.

Ο Αξελ Κολ είχε πριν από 10 χρόνια τη διεύθυνση ενός εργαστηρίου στο Μόναχο της Γερμανίας, όπου γίνονταν οι δοκιμές του περιοδικού CHIP. Η συνεργασία του CHIP με το ελληνικό περιοδικό Computer & Software για το οποίο εργαζόμουν τότε, είχε ως αποτέλεσμα ένα επταήμερο ταξίδι εκπαίδευσης στο εργαστήριο του CHIP, για να μεταφέρουμε τη Γερμανική τεχνολογία δοκιμών στην Ελλάδα.

Μέχρι τότε, οι δοκιμές εκτυπωτών στο Computer Software γίνονταν με το μάτι, ενώ για τη διάρκεια ζωής ενός τόνερ εμπιστευόμασταν τα τεχνικά χαρακτηριστικά που έδινε ο κατασκευαστής. Ο Αξελ μας τα άλλαξε όλα και η πρώτη σημαντική αλλαγή που μας πρότεινε να κάνουμε ήταν να διαβάζουμε το manual του εκτυπωτή πριν ξεκινήσουμε τη δοκιμή. Στην επταήμερη παραμονή μας στη Γερμανία είχαμε ακούσει πολλές φορές τη γνωστή έκφραση «Read The F… Manual» με την ιδιαίτερη γερμανοαγγλική προφορά του Αξελ.

Ωστόσο, αυτό ήταν το λιγότερο. Το επόμενο που μάθαμε είναι ότι πλέον κάθε δοκιμή θα χρειάζονταν δεκαπλάσιο χρόνο να ολοκληρωθεί από αυτόν που είχαμε συνηθίσει. Στη δοκιμή ποιότητας προστέθηκε στον εξοπλισμό μας, ένας πανάκριβος –  τουλάχιστον τότε – macro φακός, με το οποίον φωτογραφίζαμε ένα συγκεκριμένο κομμάτι κειμένου από μια δοκιμαστική εκτύπωση με επικάλυψη 5% και μια δεύτερη σελίδα εκτύπωσης που αποτελούνταν από ομόκεντρους κύκλους. Η όρασή μας συνέχισε να έχει καθοριστικό ρόλο στην αξιολόγηση, αλλά με πολύ περισσότερα στοιχεία για να το κάνει σωστά.

Η δύναμη του macro φακού μας αποκάλυπτε ότι αυτό που φαίνονταν στον ανθρώπινο μάτι σαν ένα πολύ όμορφο «α» ήταν στην πραγματικότητα σαν κάποιος να είχε πετάξει το «α» σε ένα τοίχο με αποτέλεσμα σε κάποια σημεία να έχει παραμορφωθεί και επιπλέον να έχει γεμίσει πιτσιλιές το χώρο γύρω του. Η διαφορά των 300 dpi με τα 600 dpi που για το ανθρώπινο μάτι ήταν σα να βλέπεις μια καλή και μια μέτρια τηλεόραση, αλλά από απόσταση 10 μέτρων, για το macro φακό ήταν σα να έβλεπες χωράφι μετά το όργωμα.

Ωστόσο, το πιο εντυπωσιακό για εμάς ήταν οι αλλαγές που διαπιστώσαμε στην αίσθηση που είχαμε για τις επιδόσεις και το κόστος λειτουργίας του εκτυπωτή. Τα τεστ που κάναμε στη συνέχεια άσκησαν τόσο μεγάλη επίδραση στην ελληνική αγορά που ανάγκασαν πολλές εταιρείες να αλλάξουν τις διαφημιστικές τους μακέτες και να προβάλουν ως βασικό πλεονέκτημα του εκτυπωτή το κόστος εκτύπωσης σελίδας.

Στις επιδόσεις μάθαμε ότι η ονομαστική τιμή του εκτυπωτή συνήθως διέφερε αρκετά από την πραγματική. Το warm up time, το buffering και φυσικά ο printer driver, ανάλογα με την εκτύπωση μπορούσαν να μεταβάλουν την ονομαστική ταχύτητα εκτύπωσης μέχρι και κατά 50%. Οσο για τη διάρκεια ζωής του τόνερ, ανακαλύψαμε ότι η παροιμία «όπου ακούς πολλά κεράσια κράτα και μικρό καλάθι» έβρισκε απόλυτη εφαρμογή.

Ποιος νοιάζεται σήμερα για τα dpi και, τελικά, ποιος νοιάζεται για τον εκτυπωτή;
Μπορεί να ισχυριστεί σήμερα κάποιος άνθρωπος του IT, ότι ο εκτυπωτής είναι στην πρώτη γραμμή του ενδιαφέροντός του; Αν η απάντηση είναι για κάποιους θετική, τότε μάλλον το κάνουν από προσωπικό ενδιαφέρον ή εργάζονται σε εταιρεία που η ποιότητα της εκτύπωσης παίζει καθοριστικό ρόλο, όπως μια εταιρεία γραφικών τεχνών ή large format printing.

Η πραγματικότητα είναι ότι ο μέσος IT Manager θεωρεί πλέον τον εκτυπωτή τόσο commodity που μερικές φορές ξεχνά και ότι υπάρχει μέσα στην υποδομή του, κάτι που υπό προϋποθέσεις δεν είναι απαραίτητα πρόβλημα. Σε πρόσφατη παρουσίαση εκτυπωτών όπου παρευρέθηκα, ο ομιλητής δεν αναφέρθηκε καν στην ανάλυση των εκτυπωτών, ενώ στο πλαίσιο ενός συγκεντρωτικού slide, το οποίο χαρακτήρισε «ως ανιαρά τεχνικά χαρακτηριστικά», έκανε κάποιες αναφορές στην ταχύτητα εκτύπωσης και στη δυνατότητα εναλλακτικών επιλογών οικονομικής εκτύπωσης.

Κάποια τμήματα της BOUSSIAS, για την οποία εργάζομαι τα τελευταία χρόνια (και η οποία εκδίδει, μεταξύ άλλων, το περιοδικό netweek) βρίσκονται πολύ κοντά στο επίπεδο του paperless office. Η αλήθεια είναι ότι μου έρχονται στο νου μερικά γραφεία που δεν είναι τόσο paperless, αλλά αυτό συμβαίνει κυρίως γιατί δεν αξιοποιούν επαρκώς τον κάδο ανακύκλωσης για τα εισερχόμενα έντυπα.

Ωστόσο, σύμφωνα τουλάχιστον με τα στοιχεία που δίνουν κυρίως οι κατασκευαστές, ο συνολικός όγκος των εκτυπώσεων αυξάνεται παγκοσμίως. Αυτή είναι η μια όψη. Η άλλη είναι ότι η βλάβη ενός εκτυπωτή θα έχει σήμερα πολύ μικρότερο αντίκτυπο σε ένα τμήμα πωλήσεων σε σχέση με τη βλάβη του email server, ενώ το αντίθετο ισχύει για το τμήμα λογιστηρίου. Η προσωπική μου εικόνα είναι ότι η ανάγκη χρήσης εκτυπωτών στο επιχειρηματικό περιβάλλον φθίνει και αυτό που οι κατασκευαστές  αναφέρουν ως αύξηση του όγκου εκτυπώσεων, είναι ίσως το αποτέλεσμα μιας αδράνειας, με την επιστημονική έννοια του όρου.

Πολλοί λόγοι, όπως η οικονομική κρίση (η εκτύπωση παραμένει μια ακριβή επικοινωνία), η ευαισθητοποίηση στην προστασία του περιβάλλοντος και, εν τέλει, η ταχύτητα και η ευκολία άλλων μεθόδων επικοινωνίας, είναι πιθανό να έχουν φέρει την εκτύπωση κοντά στην κορυφή μιας γκαουσιανής καμπύλης από την οποία θα αρχίσει να κατρακυλά.

IT Manager μεγάλης γαλακτοβιομηχανίας, παρουσίασε πρόσφατα στο IT Directors Forum πόσο ευκολότερη έχει γίνει η διαχείριση τιμολογίων και τι οικονομία έχει πετύχει από τη στιγμή που ξεκίνησε να τρέχει μια λύση ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Ευτυχώς όμως για τις εταιρείες εκτυπωτών, η συγκεκριμένη βιομηχανία είναι η εξαίρεση στον κανόνα.

Επομένως, για όσο η εκτύπωση θα συνεχίσει να αποτελεί ένα εργαλείο επικοινωνίας, το IT θα πρέπει να φροντίζει ώστε οι λύσεις που επιλέγει να εξυπηρετούν σωστά την επιχειρηματική λειτουργία. Σε αυτή την αναζήτηση της βέλτιστης λύσης, τα dpi και η ταχύτητα εκτύπωσης φαίνεται να έχουν χάσει τη λάμψη του παρελθόντος. Σήμερα, το IT θέλει ουσιαστικά δύο πράγματα από τον εκτυπωτή, να μη χαλάει και να είναι οικονομικός.


Δεν χρειάζεται πραγματική μαγεία. Ακόμα και μια ψευδαίσθηση κάνει τη δουλειά της
Αν το αυτοκίνητο μου χαλάσει στη διαδρομή για τις καλοκαιρινές διακοπές ή για μια σημαντική συνάντηση, δεν θα είμαι σχεδόν καθόλου δυσαρεστημένος -αρκεί ένα άλλο αυτοκίνητο να εμφανιστεί μαγικά δίπλα μου και να μου επιτρέψει να συνεχίσω τη διαδρομή, χάνοντας ελάχιστο χρόνο. Δυστυχώς, με τα αυτοκίνητα κάτι τέτοιο δεν είναι εύκολο να συμβεί, ενώ δεν ισχύει το ίδιο με τους εκτυπωτές.

Πρακτικά, αυτό που ενδιαφέρει σήμερα τον αρμόδιο του ΙΤ δεν είναι να μη χαλάσει κάποιος εκτυπωτής, αλλά να εμφανιστεί ένας άλλος στη θέση του, όσο γίνεται πιο σύντομα. Σίγουρα αυτό είναι πολύ πιο εύκολο να γίνει σε σχέση με τα αυτοκίνητα.

Αυτή η ψευδαίσθηση της συνεχούς λειτουργίας, είναι ένας από τους λόγους που το customer support, έχει ανέβει σήμερα πολύ ψηλότερα στη λίστα επιχειρημάτων των πωλητών σε σχέση με την ποιότητα εκτύπωσης ή την ταχύτητα.

Ενας άλλος λόγος για να θυμηθεί το IT τους εκτυπωτές που διαχειρίζεται είναι οι αριθμοί. Οι αριθμοί γενικά μας αναγκάζουν να θυμόμαστε πολλά δυσάρεστα. Οι αριθμοί σε ένα τιμολόγιο, για παράδειγμα, μας θυμίζουν ότι ο οικονομικός διευθυντής έχει γίνει πολύ νευρικός τον τελευταίο καιρό όταν δε συμφωνούν με τους αριθμούς που περίμενε να δει. Το πρόβλημα είναι ότι οι εκτυπωτές είναι καλοί στο να αυξάνουν τους αριθμούς σε ένα τιμολόγιο και αυτό χρειάζεται προσοχή.

Θα επιστρέψω στο παρελθόν και την εποχή του περιοδικού Computer & Software όπου, μεταξύ των δοκιμών που κάναμε σε έναν εκτυπωτή, ήταν και αυτός της διάρκειας ζωής του τόνερ. Ηταν μια δοκιμή που δε γίνονταν συχνά, λόγω χρόνου και κόστους, αλλά ανά εξάμηνο περίπου, αδειάζαμε στην κυριολεξία τόνερ εκτυπωτών με συνεχείς εκτυπώσεις σελίδων με επικάλυψη εκτύπωσης 5%.

Μια σελίδα εκτύπωσης επικάλυψης 5% μοιάζει περισσότερο με ραβασάκι που προσπαθεί κρυφά να δώσει 16χρονος σε συμμαθήτρια του (το παράδειγμα αφορά την εποχή που γίνονταν αυτές οι δοκιμές). Στην πραγματικότητα οι επικαλύψεις εκτυπώσεων ξεπερνούν κατά πολύ αυτό το 5%. Ενδεικτικά να αναφέρουμε ότι ένα banner που εμφανίζεται σε μια σελίδα του Internet, είναι μόνο του το 5% της επικάλυψης.

Αυτό σημαίνει ότι όταν στα τεχνικά χαρακτηριστικά του εκτυπωτή, ουσιαστικά του τόνερ, γίνεται λόγος για 20.000 σελίδες διάρκεια ζωής με επικάλυψη 5%, το μέγεθος αυτό αντικατοπτρίζει τον ουράνιο παράδεισο των εκτυπωτών. Στη γήινη πραγματικότητα, αυτό το μέγεθος μπορεί να είναι μέχρι και τέσσερις φορές μικρότερο ή, για να επανέλθουμε στο θέμα του οικονομικού διευθυντή, το τιμολόγιο να αναγράφει την τιμή τεσσάρων τόνερ, εκεί που αυτός θα περίμενε να δει ένα.

Επειδή όμως δεν είναι δυνατό να επιβάλλουμε σε μερικές δεκάδες, ή και χιλιάδες, εργαζόμενους να σταματούν την εκτύπωση εσπευσμένα αμέσως μόλις αυτή φτάσει το 5% επικάλυψης, χρειάζεται μια λύση που θα κάνει το κόστος εκτύπωσης, όχι απαραίτητα φθηνότερο, αλλά τόσο όσο ο οικονομικός διευθυντής περιμένει να πληρώσει.

Managed Print Services
Οι εκτυπωτές χαλάνε, οι εργαζόμενοι τυπώνουν σελίδες χωρίς να σταματούν στο 5% και, σα να μην έφταναν αυτά, πρέπει και κάποιος να πηγαίνει να αλλάζει τα τόνερ όταν τελειώνουν. Η ζωή του IT Manager δεν είναι εύκολη και έτσι οι εταιρείες βρήκαν τη λύση για τον απαλλάξουν από τα προβλήματά του.

Το μοντέλο είναι αυτό του as-a-service, και τον τελευταίο καιρό εφαρμόζεται σε πολλούς τομείς της Πληροφορικής και των τηλεπικοινωνιών.

Η εφαρμογή του μοντέλου ξεκινά με μια μελέτη της εταιρείας προμηθευτή η οποία, σε συνεργασία με τον πελάτη, καταγράφει τις εκτυπωτικές συνήθειες της επιχείρησης.  Στη συνέχεια, ο προμηθευτής προτείνει μια ολοκληρωμένη λύση, η οποία αποτελείται από hardware, αναλώσιμα και maintenance. Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι το μόνο που χρειάζεται να κάνει ο IT Manager είναι να παρακολουθεί κάποιες αναφορές (συνήθως αυτό γίνεται παράλληλα με τον προμηθευτή) και να ελέγχει αν τα KPIs που έχει θέσει ικανοποιούνται από τον προμηθευτή.

Εκτός από τη μείωση του φόρτου εργασίας για το IT, το συγκεκριμένο μοντέλο εξασφαλίζει ένα σταθερό μηνιαίο έξοδο για την επιχείρηση και άρα τις καλές σχέσεις ανάμεσα στο IT και την οικονομική διεύθυνση.

Το μοντέλο Managed Print Services κερδίζει συνεχώς έδαφος τον τελευταίο καιρό, ειδικά σε μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις, όπου άλλωστε η πολυπλοκότητα του εκτυπωτικού περιβάλλοντος δημιουργεί τις ευκαιρίες για να αναδειχτούν τα προτερήματά του.