Αν και τα τελευταία χρόνια έχουν υλοποιηθεί εκατοντάδες νέα έργα ERP, μερικές χιλιάδες μεγάλες -και κυρίως μεσαίες- επιχειρήσεις βασίζουν ακόμα τη λειτουργία τους σε μεμονωμένες εφαρμογές, πολλές εκ των οποίων λειτουργούν πάνω σε σύστημα DOS. Σε συζήτηση που είχε γίνει πριν από δύο χρόνια με στέλεχος στον τομέα του ERP της Microsoft Hellas, ο αριθμός των επιχειρήσεων που αποτελούν εν δυνάμει πελάτες για την αγορά ERP λύσης, είχε εκτιμηθεί κοντά στις 5000.
Το μέγεθος αυτό εξαιρεί ένα πολύ μεγάλο αριθμό επιχειρήσεων, από τις 850.000 περίπου που δραστηριοποιούνται στην ελληνική αγορά, οι οποίες τουλάχιστον στο άμεσο μέλλον δεν θα χρειαστεί να εξυπηρετηθούν από μια ERP λύση. Αφήνει, όμως περιθώρια για σημαντική ανάπτυξη της αγοράς του ERP, καθώς σύμφωνα με εκτιμήσεις, οι εγκατεστημένες λύσεις καλύπτουν ίσως και λιγότερο από 15% της προαναφερόμενης εκτίμησης.
Μια συνολική ματιά στα cases των εταιρειών που έχουν υλοποιήσει ένα ERP, τα οποία θα δείτε αναλυτικά στη συνέχεια, δείχνει ότι ο μεγαλύτερος ανταγωνιστής του ERP είναι η αδράνεια, όχι πάντα με την αρνητική έννοια της λέξης. Πολλές επιχειρήσεις, οι οποίες ξεκίνησαν τη μηχανοργάνωσή τους ίσως και περισσότερο από μια δεκαετία πριν, είτε υλοποίησαν πολύ καλά μελετημένες λύσεις, οι οποίες άντεξαν το χρόνο, είτε “κόλλησαν” τόσο σφιχτά με τις λύσεις αυτές που μια αλλαγή μπορούσε να είναι εξίσου δύσκολη όσο ο διαχωρισμός σιαμαίων.
Το κόστος του hardware σήμερα επιτρέπει σε πολλές από αυτές τις επιχειρήσεις να παραμένουν σε πλήρη λειτουργία, ενώ παράλληλα προετοιμάζουν το πέρασμα τους στην “εποχή” του ERP. Παράλληλα, έχουν εξελιχθεί τα εργαλεία αξιολόγησης του ROI και σε συνδυασμό με τη συχνή εφαρμογή καλών πρακτικών, δίνεται στις επιχειρήσεις η δυνατότητα να γνωρίζουν με αρκετή ακρίβεια τον προϋπολογισμό και την αξία των οφελών της επένδυσης. Το ERP είναι ένα βασικό θεμέλιο, πάνω στο οποίο οικοδομούνται πλέον modules που προσφέρουν σε όλους τους τομείς της επιχειρηματικής λειτουργίας. Συνηθισμένα βήματα εξέλιξης είναι η υλοποίηση μιας CRM λύσης ή κάποιου λογισμικού διαχείρισης ανθρώπινων πόρων, ενώ οι τάσεις των καιρών έχουν αναδείξει σε αναγκαία λύση τα εργαλεία ανάλυσης της πληροφορίας που συγκεντρώνονται κάτω από την ομπρέλα του business intelligence.
Θεωρητικά τουλάχιστον, το θεμέλιο ERP και τα modules δεν είναι απαραίτητο να προέρχονται από τον ίδιο κατασκευαστή, καθώς τα σημερινά λογισμικά είναι περισσότερο ανοιχτά σε σχέση με τους προγόνους τους. Ωστόσο, οι κατασκευαστές προσπαθούν με διαφορετικούς τρόπους, είτε παρέχοντας καλύτερες διασυνδέσεις, είτε κάνοντας εξαγορές που δημιουργούν ολοκληρωμένες λύσεις, να πάρουν το μεγαλύτερο μερίδιο από το “πορτοφόλι” του πελάτη.
Αλλωστε, δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι η αγορά ενός ERP, όπως άλλωστε συμβαίνει και με τα περισσότερα λογισμικά, σημαίνει μια διαρκή πηγή εσόδων για τον κατασκευαστή, ο οποίος κάθε έτος εισπράττει το κόστος συντήρησης. Πληρώνοντας το κόστος συντήρησης, η επιχείρηση ουσιαστικά χρηματοδοτεί την εξέλιξη του λογισμικού και επιπλέον έχει την απαραίτητη τεχνική υποστήριξη, όταν αυτή είναι αναγκαία.
Βασίλης Μασσέλος, Νότα-Μασσέλος Α.Ε.: Μελετούσαμε το ERP από το 1999, επενδύσαμε σε αυτό το 2007
O Βασίλης Μασσέλος, Διευθύνων Σύμβουλος της Νοτα-Μασσέλος Α.Ε. μέσα από μια πολύ ενδιαφέρουσα ιστορική αναδρομή στο εμπορικό λογισμικό, περιγράφει τα βήματα που οδήγησαν στην εγκατάσταση ERP λογισμικού και τα αποτελέσματα αυτής της απόφασης.
NetWeek: Ποιο ήταν το επίπεδο μηχανοργάνωσης πριν από την εγκατάσταση του ERP και ποιοι οι λόγοι που οδήγησαν σε αυτήν την εξέλιξη;
Βασίλης Μασσέλος: Η εταιρεία εγκατέστησε το πρώτο της σύστημα το 1984, το οποίο είχε αναπτυχθεί σε USCD Pascal και κάλυπτε κυρίως το κύκλωμα πωλήσεων, πελατών και αποθήκης. Τρία χρόνια αργότερα εγκαταστήσαμε την Επένδυση της Unisoft με πλήρες εμπορικό κύκλωμα, λογιστική και μισθοδοσία. Αργότερα αναπτύχθηκε, με βάση κυρίως τις ανάγκες μας το module παραγωγής, το οποίο -εκτός από MRP και εντολές- έφθασε σε επίπεδο shop floor management και μέτρησης παραγωγικότητας.
Το 1994 η Unisoft ανέπτυξε για λογαριασμό μας και ενσωμάτωσε στην «Επένδυση» ένα πλήρες σύστημα διαχείρισης μηνυμάτων EDIFACT. Παρά το ότι ήταν ένα σύστημα legacy, η αρχιτεκτονική του και οι δυνατότητες reporting που είχε ήταν τέτοιες ώστε να παραμείνει σε χρήση έως το Μάϊο του 2007, σχεδόν είκοσι χρόνια μετά την πρώτη εγκατάσταση! Αν και είχαμε αρχίσει την έρευνα για μετάπτωση σε ERP ήδη από το 1999, ο συνδυασμός κόστους – ωφέλειας δεν ήταν πειστικός.
Ετσι, παρά το ότι η Νότα ήταν ιστορικά πρωτοπόρος στην υιοθέτηση τεχνολογιών Πληροφορικής (π.χ. barcode από το 1985, EDI το 1994 κ.λπ.) στην περίπτωση του ERP περιμέναμε ώστε να ωριμάσει η αγορά και να γίνει ελκυστικό το value proposition. Η εταιρεία υπήρξε ανέκαθεν πρακτική σε θέματα Πληροφορικής. Το 1983, όταν αρχίσαμε να ψωνίζουμε, όλοι πουλούσαν το hardware και χάριζαν τις εφαρμογές. Εμείς τότε ρωτούσαμε επίμονα εάν το λογισμικό θα έκανε αυτά που θέλαμε.
Ομοίως και στην περίπτωση του ERP, βάζαμε ψύχραιμα στη ζυγαριά τα οφέλη και το κόστος, και όταν άρχισε η ζυγαριά να γέρνει προς τη σωστή κατεύθυνση προχωρήσαμε. Τα βασικά ζητήματα στα οποία μας δυσκόλευε το legacy λογισμικό είχαν να κάνουν με επικοινωνία (σύνδεση καταστημάτων), web integration, CRM καθώς και μια σειρά λειτουργικών ζητημάτων, όπως, π.χ. οι εσωτερικές ενημερώσεις, ο χειρισμός multimedia τα οποία, αν και μεμονωμένα μη κρίσιμα, αθροιστικά μας ταλαιπωρούσαν.
NetWeek: Ποιες ήταν οι σημαντικότερες δυσκολίες που αντιμετώπισε η εταιρεία στο στάδιο της επιλογής συστήματος, αλλά και στο στάδιο της υλοποίησης της επιλεγμένης λύσης;
Βασίλης Μασσέλος: Η επιλογή του συστήματος ήταν σχετικά απλή, διότι η σχέση τιμής και λειτουργικότητας ήταν πολύ μεγάλη μεταξύ των τριών συστημάτων που αξιολογήσαμε. Προσωπικά έβλεπα με ενδιαφέρον τη λύση Microsoft Dynamics με το εξεικευμένο λογισμικό της Ολλανδικής Pebblestone, η οποία όμως πτώχευσε πρόσφατα, επιβεβαιώντας ίσως εκ των υστέρων την επιλογή μου. Το αστείο είναι ότι κατά την τότε αξιολόγηση φοβόμουν τη SoftOne, που ήταν τότε startup.
Τώρα, σημαντικό ρόλο έπαιξε το γενονός ότι πολλοί από τους τεχνικούς της SoftOne ήταν παλιοί μας γνώριμοι από τη Unisoft και γνώστες της Επένδυσης και της Νότα. Ετσι, η επικοινωνία ήταν πολύ αποτελεσματική, αφού και οι δύο πλευρές ήταν έμπειρες: η SoftOne σε θέματα ρούχου και εμείς στην Πληροφορική. Δυσκολίες δεν αντιμετωπίσαμε γιατί ακολουθήσαμε το δύσκολο δρόμο. Αποφασίσαμε να κάνουμε migration στη μέση της χρήσης με το σκεπτικό ότι κάτι τέτοιο απαιτεί πραγματικά καλή προετοιμασία και δεν επιτρέπει λάθη.
Η μετάπτωση στο τέλος μιας χρήσης είναι ευκολότερη, αλλά τελικά αφήνει πολλά ζητήματα στον αέρα με το σκεπτικό ότι αυτά θα επιλυθούν στη νέα χρήση. Στις 30 Μαίου 2007 στείλαμε το backup της Επένδυσης και στις 4 Ιουνίου εκδώσαμε το πρώτο μας τιμολόγιο με το ERP, στο οποίο είχαν μεταφερθεί όλα τα data από την αρχή της χρήσης! Το εντυπωσιακό ήταν ότι οι χρήστες δεν αντιμετώπισαν κανένα πρόβλημα προσαρμογής παρά το γεγονός ότι τα ERPs, σε αντίθεση με τα συστήματα legacy, λειτουργούν με το ποντίκι.
Επίσης, ιδιαίτερα σημαντικό ήταν ότι η ταχύτητα εισαγωγής δεδομένων στο νέο interface δεν υπολειπόταν σημαντικά σε σχέση με το σύστημα legacy. Στο εσώρουχο, όπου χειριζόμαστε τρεις διαστάσεις (χρώμα, κουπ & μέγεθος) το ζήτημα της ανταπόκρισης του interface είναι από τα σημαντικότερα.
Γενικά δεν είχαμε ούτε τα αναμενόμενα προβλήματα σε μια τέτοιου μεγέθους αλλαγή, γεγονός το οποίο οφείλεται, κατά τη γνώμη μου, στην καλή ποιότητα και αρχιτεκτονική του Soft1 ERP – ειδικά σε θέματα cognitive ergonomics & user interface, στην ωριμότητα των ανθρώπων της Νότα και των διαδικασιών μας αλλά και σε σημαντικό βαθμό στην καλή δουλειά που έκανε η project manager του έργου από πλευράς του προμηθευτή.
NetWeek: Ποια είναι τα οφέλη που έχουν διαπιστωθεί (αν είναι δυνατόν μετρήσιμα) από τη χρήση του ERP;
Βασίλης Μασσέλος: Η μέτρηση του οφέλους είναι δύσκολη, αφού ένα χρόνο μετά την εγκατάσταση άρχισαν μεγάλοι κλυδωνισμοί στην αγορά και ακόμη μεγαλύτεροι στο ρούχο και στο εσώρουχο. Ωστόσο, η βελτίωση της παραγωγικότητας είναι σημαντική, κυρίως στο λογιστήριο, ενώ το σημαντικότερο ίσως είναι το σύστημα CRM το οποίο, εκτός από τα καταστήματά μας, ενσωματώνει για πληροφοριακούς λόγους τα shops-in-the-shop της εταιρείας στα μεγάλα πολυκαταστήματα μέσω UMTS. Ετσι έχουμε συνολική εικόνα για τον τελικό καταναλωτή, γεγονός με στρατηγική πλέον σημασία.
NetWeek: Μετά την αρχική υλοποίηση ποια ήταν ή ποια θα είναι τα στάδια εξέλιξης της λύσης;
Βασίλης Μασσέλος: Το 2009 συμμετείχαμε ως εταιρεία – πιλότος στο πρόγραμμα ebiz-TCF στα πλαίσια του οποίου αναθέσαμε στη SoftOne την ανάπτυξη scripts αλλά και την προσαρμογή του ERP σε επίπεδο βάσης και λειτουργικότητας, ώστε να δέχεται και να στέλνει μηνύματα UBL/XML. Ηδη ανταλλάσουμε τιμολόγια και παραγγελίες με βασικούς πελάτες και προμηθευτές, ενώ είμαι αισιόδοξος γιατί όλο και περισσότεροι πελάτες και ανταγωνιστές εγκαθιστούν το ίδιο σύστημα, δημιουργώντας τις προϋποθέσεις για τη γενικότερη υιοθέτηση του προτύπου.
Επόμενος στόχος, επιχειρηματικού περιβάλλοντος επιτρέποντος, είναι η ανάπτυξη ενός ηλεκτρονικού καταστήματος πλήρως διασυνδεδεμένου με το Soft1 ERP.
Όθων Πυλαρινός, ΚουΚου Α.Ε.: Σκληρή δοκιμασία του ERP πριν τη χρήση σε πραγματικό περιβάλλον
Ο Όθων Πυλαρινός, Διευθύνων Σύμβουλος της εταιρείας ΚουΚου ΑΕ μάς εξηγεί τους λόγους που οδήγησαν την εταιρεία του στην επιλογή μιας σύγχρονης λύσης ERP.
NetWeek: Ποιο ήταν το επίπεδο μηχανοργάνωσης πριν από την εγκατάσταση του ERP και ποιοι οι λόγοι που οδήγησαν σε αυτήν την εξέλιξη
Όθων Πυλαρινός: Η εταιρεία ΚΟΥ-ΚΟΥ ΑΕ αποτελεί την πρώτη σε μέγεθος αλυσίδα καταστημάτων πώλησης παιχνιδιών και ειδών be-be στη Βόρεια Ελλάδα. Με βάση τον κύκλο εργασιών της, η εταιρεία κατατάσσεται στις μεγαλύτερες εμπορικές εταιρείες της Β. Ελλάδας. Η εταιρεία διαθέτει 170 σημεία πώλησης – ταμεία και 200 διαφορετικούς χρήστες και λειτουργούσε με ένα Custom Σύστημα Λιανικής σε περιβάλλον DOS, όπου το κάθε ταμείο ήταν αυτόνομο με δική του βάση δεδομένων και για την ενημέρωση του κάθε ταμείου γινόταν συγχρονισμός δεδομένων με αρχεία ASCII, για τα νέα είδη, τις τιμές και τις επιστροφές πωλήσεων σε ημερήσια βάση ή όποτε αυτό ήταν εφικτό.
Αυτός ο τρόπος λειτουργίας δημιουργούσε μεγάλα προβλήματα στην ενημέρωση και τη λειτουργία της εταιρείας, σε θέματα ανταλλαγής και ενημέρωσης αρχείων, στους ελέγχους συμφωνίας πωλήσεων ειδών, στον ταμειακό έλεγχο καταστήματος, στην άμεση δυνατότητα ελέγχου των αποθεμάτων καταστήματος και άρα στην ορθή αναπλήρωση του εμπορεύματος, στην ενημέρωση του συστήματος με νέες εμπορικές πολιτικές και αλλαγές των τιμών στα είδη, αλλά και θέματα που αφορούσαν στην πορεία των πωλήσεων στη διάρκεια της ημέρας για τη σωστή κατανομή ανθρώπινου δυναμικού τις ώρες αιχμής.
To σύστημα ERP της εταιρείας ήταν ανεξάρτητο από τα υπόλοιπα λογισμικά, λιανικής και Κάρτας Bonus. Δεν διέθετε εφαρμογή CRM και η εφαρμογή που υποστήριζε το Ηλεκτρονικό Εμπόριο, μέσω Internet, της εταιρείας ήταν επίσης αποκομμένη από τα υπόλοιπα συστήματα. Η εταιρεία διέθετε ετερογενή συστήματα λογισμικού, με αποτέλεσμα τις χρονοβόρες διαδικασίες ενημέρωσης.
NetWeek: Ποιες ήταν οι σημαντικότερες δυσκολίες που αντιμετώπισε η εταιρεία στο στάδιο της επιλογής συστήματος, αλλά και στο στάδιο της υλοποίησης της επιλεγμένης λύσης;
Όθων Πυλαρινός: Η εταιρεία μας στόχευε στην αναδιάρθρωση του πληροφοριακού της περιβάλλοντος για να μπορεί να χρησιμοποιήσει ενεργά και ολοκληρωμένα τις πληροφορίες που διέθετε. Για τον σκοπό αυτό χρειάζονταν ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα που θα αφορούσε στη συνολική οργάνωσή της και θα της επέτρεπε την κεντρική παρακολούθηση και διαχείριση του δικτύου των καταστημάτων της, καθώς και την ισχυροποίηση των πελατειακών της σχέσεων.
Απαραίτητη προϋπόθεση ήταν η διασφάλιση της ομοιογένειας των διαδικασιών και των δεδομένων της εταιρείας, η ταχύτητα και η ασφάλεια στις συναλλαγές και η ευελιξία στη χρήση. Σε συνεργασία με την Entersoft, που υλοποίησε το έργο, αποφασίσαμε να ολοκληρωθεί πρώτα η εγκατάσταση της εφαρμογής Entersoft Retail, υιοθετώντας το σενάριο μόνιμης on line λειτουργίας και μόνο σε περίπτωση τεχνικού προβλήματος και πτώσης της γραμμής να χρησιμοποιηθεί η εναλλακτική off line μεταφοράς δεδομένων με συγκεκριμένους τακτούς κύκλους ενημέρωσης. Αυτό μας έδωσε άμεσα τη δυνατότητα να αποφύγουμε πιθανές δυσλειτουργίες μεταφοράς δεδομένων και να διαθέτει άμεσα την ολοκληρωμένη εικόνα της λειτουργίας των καταστημάτων και των αποθεμάτων τους.
Στα πλαίσια της υλοποίησης η εφαρμογή έπρεπε να ελεγχθεί σε ακραίες συνθήκες καταχωρήσεων. Για τοn σκοπό αυτό δημιουργήθηκε μια virtual ρομποτική μηχανή λογισμικού για τον έλεγχο της λύσης σε ακραίες συνθήκες καταχωρήσεων. Για 4 συνεχόμενες μέρες 300 εικονικοί εργαζόμενοι καταχωρούσαν. Με αυτό τον τρόπο πραγματοποιήθηκαν βελτιώσεις της τάξεως των msec στην αναζήτηση ειδών και στο χρόνο καταχώρησης των συναλλαγών, και ήταν η πρώτη φορά στην Ελλάδα που έγινε πλήρης αξιοποίηση των δυνατοτήτων της τεχνολογίας blade της ΙΒΜ.
Παράλληλα, στο έργο εφαρμόστηκαν επιπλέον λειτουργίες που κρίθηκαν απαραίτητες για την άψογη λειτουργία των καταστημάτων, την περαιτέρω ικανοποίηση του καταναλωτή αλλά και τη βελτιστοποίηση της ενημέρωσης της διοίκησης.
NetWeek: Ποια είναι τα οφέλη που έχουν διαπιστωθεί (αν είναι δυνατόν μετρήσιμα) από τη χρήση του ERP;
Όθων Πυλαρινός: Η εφαρμογή είναι ένα ολοκληρωμένο ERP σύστημα ειδικό για αλυσίδες λιανικής, το οποίο διαχειρίζεται όλη την αλυσίδα λειτουργιών της εταιρείας. Από την αγορά των εμπορευμάτων μέχρι την πώληση στον καταναλωτή, αλλά και τη διαχείριση των σχέσεων της εταιρείας μαζί του. Η λύση που επιλέξαμε άρχισε να λειτουργεί από τις αρχές Σεπτεμβρίου του 2009 περνώντας επιτυχώς τις πρώτες «εξετάσεις» με το ξεκίνημα της νέας σχολικής χρονιάς και επιβεβαίωσε την επιλογή μας. Επίσης, λειτούργησε άψογα και κατά την περίοδο των γιορτών το Δεκέμβριο του 2009, όπου πραγματοποιείται το 50% του ετήσιου τζίρου. H ολοκλήρωση της εφαρμογής έγινε τον Ιανουάριο του 2010.
NetWeek: Μετά την αρχική υλοποίηση ποια ήταν ή ποια θα είναι τα στάδια εξέλιξης της λύσης;
Όθων Πυλαρινός: Η εταιρεία εκπλήρωσε τον στόχο της για ένα ενιαίο και ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα που συμβάλλει ουσιαστικά στη συνολική οργάνωση της εταιρείας και στη διαχείριση των υποκαταστημάτων της, άμεσα, απλά και γρήγορα. Διαθέτει πλέον ένα ενιαίο σύστημα, που είναι πλήρως επεκτάσιμο. Ετσι μπορεί να καλύψει τους στρατηγικούς στόχους ανάπτυξης και επέκτασής της με περισσότερα υποκαταστήματα και σε άλλες πόλεις. Ως επόμενο βήμα η εταιρεία πρόκειται να υιοθετήσει τη λύση Entersoft e-Commerce, για τη δημιουργία του ηλεκτρονικού της καταστήματος, στοχεύοντας στις σύγχρονες ανάγκες των καταναλωτών για απομακρυσμένη πώληση.