O Λεωνίδας Δαραβέλης Διευθυντής, Εν Ενεργεία Επικεφαλής Επιχειρηματικής Μονάδας Συστημάτων Πληροφορικής & Τηλεπικοινωνιών και ο Μάριος Σεντρής Τομεάρχης Σχεδιασμού Ανάπτυξης Υπηρεσιών του Διεθνή Αερολιμένα Αθηνών, εξηγούν γιατί η υλοποίηση λύσης ψηφιοποίησης είναι συνδεδεμένη με την υλοποίηση λύσης αυτοματισμού της επιχείρησης

Netweek: Ποια είναι τα επιχειρησιακά οφέλη για την εταιρεία, ή τον οργανισμό, που θα επενδύσει σε μία λύση ψηφιοποίησης; 

Λ. Δαραβέλης & Μ. Σεντρής: Η υλοποίηση λύσης ψηφιοποίησης σε μία οποιαδήποτε εταιρεία σήμερα είναι απόλυτα συνδεδεμένη με την υλοποίηση λύσης αυτοματισμού της επιχείρησης και όχι απλά η μετατροπή των εγγράφων από χαρτί σε ηλεκτρονικά αρχεία. Η λύση υλοποίησης αυτοματισμού της επιχείρησης συνδέεται με τις ακόλουθες εταιρικές λειτουργίες: a. Καθορισμένες εταιρικές διαδικασίες (Business process definition) b. Διαδικασίες ροής εταιρικής πληροφορίας (corporate workflow process) c. Εταιρικό περιβάλλον συνεργασίας (Collaboration environment) d. Βασικός μηχανισμός αυτοματισμού της επιχείρησης (business automation).

Η λύση ψηφιοποίησης έχει νόημα υλοποίησης μόνο όταν οι παραπάνω εταιρικές λειτουργίες υπάρχουν σε κάποιο βαθμό μέσα στο εταιρικό καθημερινό γίγνεσθαι. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η ψηφιοποίηση προσφέρει επιχειρησιακά οφέλη, τα οποία είναι: i. Η ψηφιοποίηση εντύπων μειώνει τα κόστη αποθήκευσης και διατήρησης των αρχείων. Ολα τα επίπεδα των εργαζομένων της εταιρείας έχουν άμεση πρόσβαση στα έγγραφα που τους ενδιαφέρουν ανάλογα με το βαθμό προσβασιμότητας που ο καθένας έχει. ii. Λύνει το επίπονο πρόβλημα του «versioning», στο οποίο διαπιστώνουμε διάφορες εκδόσεις ενός εντύπου σε προσωπικό επίπεδο ή ακόμη και σε τμηματικό επίπεδο, χωρίς φυσικά να είμαστε βέβαιοι για το ποιος και ποια είναι η έγκυρη έκδοση. iii. Διευκολύνει συνολικά την εταιρεία και βελτιώνει τις καθημερινές διοικητικές διαδικασίες.

Για παράδειγμα, η ψηφιοποίηση των αιτήσεων αδείας (leave requests), οι οποίες συνδέονται αυτόματα με το σύστημα μισθοδοσίας και με άλλα εταιρικά συστήματα, επιτρέπει τη συντόμευση του χρόνου διεκπεραίωσης της αίτησης, τον αυτόματο έλεγχο των απαιτούμενων εγκρίσεων (approval flow), καθώς και τον έλεγχο των στοιχείων κατά την καταχώρηση της και όχι κατά τη διεκπεραίωση της από το γραφείο προσωπικού. iv. Τέλος, η ψηφιοποίηση των αρχείων προσφέρει ένα πρόσθετο επίπεδο ασφάλειας πρόσβασης και επεξεργασίας καθώς και προστασίας μέσα από απλές διαδικασίες backup και redundancy στα συστήματα.

Netweek: Ποιες είναι οι δραστηριότητες που περιλαμβάνει η δημιουργία ψηφιακού περιεχομένου;

Λ. Δαραβέλης & Μ. Σεντρής: Θεωρώντας ότι οι προαναφερθείσες εταιρικές λειτουργίες υπάρχουν σε κάποιο βαθμό μέσα στο εταιρικό καθημερινό γίγνεσθαι, τότε η δημιουργία ψηφιακού περιεχομένου πρέπει απαραιτήτως να συνδυάζεται με την ανάλυση της διαδικασίας με την οποία συνδέεται. Σε αυτή την περίπτωση, η ψηφιοποίηση θα προχωρήσει είτε αυτή η διαδικασία υπάρχει ήδη, είτε αυτή δημιουργείται από την ίδια την ανάγκη ψηφιοποίησης. Αφού ολοκληρωθεί και συμφωνηθεί εσωτερικά και από όλα τα ενδιαφερόμενα τμήματα, η ψηφιοποίηση που συνδέεται με τις ενδιαφερόμενες εσωτερικές διαδικασίες, έπεται η δημιουργία του ψηφιακού περιεχομένου και η διαμόρφωση και λειτουργία πλέον της νέας διαδικασίας μέσω ηλεκτρονικών περιεχομένων.

Το τελευταίο κομμάτι -που αποτελεί και σημαντικό μέρος στην όλη διαδικασία ψηφιοποίησης- είναι η επικοινωνία της νέας ηλεκτρονικής διαδικασίας μέσα στην εταιρεία. Εφόσον το ψηφιοποιημένο περιεχόμενο μέσω της νέας (ή προσαρμοσμένης) διαδικασίας ακολουθεί ορισμένα απλά και βασικά χαρακτηριστικά, όπως:
• Ο χρήστης μπορεί να το χρησιμοποιήσει από μόνος του (Self-service) • Είναι κοινόχρηστο και εύχρηστο (commodity)
• Εντάσσεται μέσα σε ψηφιακό ολοκληρωμένο περιβάλλον (automation)
• Εξυπηρετεί και προσαρμόζεται στις ιδιαίτερες ανάγκες των χρηστών (personalization), τότε η ψηφιοποίηση πετυχαίνει τον στόχο της και αρχίζει να δημιουργείται αξία στην εταιρεία.

Netweek: Ποιες προκλήσεις αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις στην προσπάθειά τους να εφαρμόσουν στρατηγικές διαχείρισης ψηφιακών αρχείων;

Λ. Δαραβέλης & Μ. Σεντρής: Οι στρατηγικές διαχείρισης ψηφιακών αρχείων είναι επιτυχημένες μόνο όταν υπάρχει συνεργασία μεταξύ των ενδιαφερομένων μερών που είναι: η διεύθυνση Πληροφορικής, το τμήμα ποιότητας και διαδικασιών, το τμήμα εταιρικής επικοινωνίας, διευθύνσεις που επηρεάζονται από την ψηφιοποίηση. Οταν τα προαναφερθέντα τμήματα συνεργασθούν όσο αρμονικότερα μπορούν, τότε η μεγαλύτερη πρόκληση για τους συναδέλφους της Πληροφορικής έχει ξεπερασθεί και η πιθανότητα να δημιουργηθεί μια πετυχημένη ψηφιοποίηση περιεχομένου και / ή διαδικασιών είναι σχεδόν βεβαιότητα.

Η δεύτερη πιο σημαντική πρόκληση έγκειται, όπως είπαμε και πριν, στην ίδια τη διαδικασία, η οποία πολλές φορές δεν υπάρχει ή δεν επωφελείται επαρκώς από την ηλεκτρονική αποτύπωση των αρχείων. Αυτή η πρόκληση έχει να κάνει με την ωριμότητα της εταιρείας να δεχθεί όσο περισσότερο αυτοματισμό γίνεται στην καθημερινότητά της και εναπόκειται πολλές φορές στην ηγεσία της εταιρείας να δώσει τις κατάλληλες κατευθύνσεις. Η  κατηγοριοποίηση αυτών των ίδιων των αρχείων είναι πολύ σημαντική (ποια έγγραφα θα ψηφιοποιηθούν), καθώς και η διατήρησή τους στο βάθος του χρόνου (retention policy). Τέλος, η ύπαρξη ή μη εταιρικής διαδικασίας για ταξινόμηση των εταιρικών εγγράφων (classification & taxonomy policy) αποτελεί πολύ σημαντική πρόκληση για την υλοποίηση λύσης ψηφιοποίησης.

Netweek: Ποια είναι τα κριτήρια αξιολόγησης και επιλογής των λύσεων ψηφιοποίησης αρχείων;

Λ. Δαραβέλης & Μ. Σεντρής: Τα κριτήρια αξιολόγησης και επιλογής λύσεων ψηφιοποίησης περιλαμβάνουν τα παρακάτω: • Θα πρέπει να ενσωματώνονται όσο το δυνατόν αρμονικότερα με τα υπάρχοντα εταιρικά περιβάλλοντα αυτοματισμού (email, workflow automation, management information system, κ.λπ.), μηχανοργάνωσης (ERP) και διαχείρισης εγγράφων (document management system)
• Το αρχικό κόστος κτήσης, λειτουργίας και αδειών χρηστών να είναι όσο το δυνατόν χαμηλότερο, συμπεριλαμβάνοντας και το κόστος εκπαίδευσης των χρηστών και της Πληροφορικής
• Tο περιβάλλον του χρήστη να είναι για εκείνον όσο το δυνατόν πιο οικείο. Εάν προσφέρεται ενσωμάτωση της διαχειριστικής πλατφόρμας της λύσης ψηφιοποίησης με τα εργαλεία γραφείου (όπως  έγγραφα σε word, σε acrobat και σε excel) ο χρήστης θα το αποδεχτεί με μεγαλύτερη ευκολία
• Nα υπάρχουν όσο το δυνατόν περισσότερες γέφυρες επικοινωνίας με άλλα συστήματα (οικονομικό, ασφάλειας, ανθρώπινου δυναμικού, κ.λπ.)
• Η απόδοση του συστήματος (quick search and performance during search) γενικότερα είτε στη διαχείριση είτε στη εύρεση με λέξεις-κλειδιά.
Τέλος, επιπρόσθετα στα οποιοδήποτε κριτήρια πρέπει να προστεθεί και μία ή περισσότερες επισκέψεις σε εταιρείες όπου υπάρχει εγκατεστημένη παρόμοια λύση ψηφιοποίησης σε λειτουργία.

Netweek: Πώς διαφοροποιείται ο εξοπλισμός ανάλογα με το είδος του αρχείου προς ψηφιοποίηση;

Λ. Δαραβέλης & Μ. Σεντρής: Η οποιαδήποτε λύση ψηφιοποίησης πρέπει να μπορεί να καλύψει όλα τα είδη αρχείων που θα συμφωνηθούν μεταξύ των ενδιαφερόμενων μερών. Αυτό σημαίνει ότι η συγκεκριμένη λύση θα πρέπει να καλύψει δυνητικά από απλά έγγραφα γραφείου, μέχρι αρχιτεκτονικά η μηχανολογικά σχέδια, από απλές ψηφιακές μετατροπές εγγράφων σε εικόνες χωρίς OCR, μέχρι πλήρη μετατροπή σε ηλεκτρονική μορφή (100% OCR scanning).
Περιττό, βέβαια, να αναφέρουμε ότι η οποιαδήποτε λύση περιλαμβάνει και σημαντική δαπάνη για την αγορά αντίστοιχου εξοπλισμού (scanners, servers, storage, κ.λπ.) που θα πρέπει οπωσδήποτε να ληφθεί σοβαρά υπόψη.

Netweek: Σε τι στάδιο ωριμότητας βρίσκεται η ψηφιοποίηση στην ελληνική αγορά;

Λ. Δαραβέλης & Μ. Σεντρής: Θα λέγαμε ότι πολλές εταιρείες στην Ελλάδα έχουν ήδη επενδύσει σε διαφόρου μεγέθους εργαλεία λύσεων ψηφιοποίησης με αποτέλεσμα να μην υστερούμε σε τίποτα σε σχέση με το εξωτερικό. Θα πρέπει να διευκρινισθεί, όμως, ότι σε αυτό το σημείο ότι η σύγκριση αναφέρεται σε λύσεις ψηφιοποίησης δομημένης εταιρικής πληροφορίας. Στην περίπτωση αδόμητης εταιρικής πληροφορίας (π.χ. αναζήτηση μιας πληροφορίας που μπορεί να είναι παντού μέσα στο πλήθος των εταιρικών συστημάτων και πληροφοριών, καθώς και κάθε τύπου αρχείων κειμένου, ήχου και εικόνας), τότε υπάρχει ακόμη δρόμος να διανυθεί γιατί:
• αποτελεί ακόμη καινούργια σχετικά εμπορική τεχνολογία • θεωρεί δεδομένη την ολοκληρωμένη ύπαρξη αυτοματισμού της επιχείρησης
• προϋποθέτει την ύπαρξη ολοκληρωμένης σύνδεσης της επιχείρησης με το Διαδίκτυο • και απαιτεί σύνδεση εταιρικών διαδικασιών με ψηφιακά περιεχόμενα.