Η αυτοματοποίηση των διαδικασιών μέσα από λύσεις και εφαρμογές Πληροφορικής δεν θα μπορούσε να μην περιλαμβάνει και τη διοίκηση έργων, πόσο μάλλον όταν το project management θεωρείτε πλέον αναπόσπαστο κομμάτι του επιχειρείν. Παρόλη όμως τη μεγάλη διείσδυση των τεχνολογικών εργαλείων για το project management, φαίνεται ότι οι παλιές «χειροκίνητες» και «χειρονακτικές» προσεγγίσεις δεν εγκαταλείπονται εύκολα. Εχοντας πρόσφατα κόψει το κάπνισμα, μπορώ με βεβαιότητα να το πω: οι παλιές συνήθειες είναι δύσκολο να κοπούν.

Πολλοί χρήστες εφαρμογών και εργαλείων project management, σύμφωνα με έρευνα της Gartner (Μάρτιος 2008), συνεχίζουν να χρησιμοποιούν περισσότερο «χειροκίνητες»/ μη αυτοποιημένες προσεγγίσεις όσον αφορά στις λειτουργίες του project management, παράλληλα με τα εργαλεία λογισμικού. Η χρήση εφαρμογών και εργαλείων λογισμικού για τη διοίκηση έργων είναι διαδεδομένη στις περισσότερες εταιρείες, ανεξαρτήτως κλάδου και μεγέθους, για το σχεδιασμό έργου ή/και τον προγραμματισμό, για αναφορές κ.λπ.

Σε έρευνα της Gartner, σε ένα δείγμα 150 συμμετεχόντων, η διείσδυση των ΙΤ εργαλείων για project management ξεπερνά το 70%, με μόλις το 3% των συμμετεχόντων αναφέρουν ότι δεν χρησιμοποιούν κανένα απολύτως εργαλείο (σ.σ. προφανώς τα παραπάνω νούμερα αφορούν περισσότερο στην αμερικανική αγορά, ωστόσο είναι ενδεικτικά μιας τάσης και χρήσιμα για το argument που αναπτύσσουμε στο παρόν άρθρο).

Στο διάγραμμα ένα φαίνεται η διείσδυση της χρήσης εργαλείων και εφαρμογών για το project management ανάλογα με τη λειτουργικότητα κάθε εφαρμογής. Είναι εμφανές ότι περισσότεροι από τα δύο τρίτα των ερωτηθέντων στην έρευνα της Gartner δηλώνει ότι χρησιμοποιεί τεχνολογικά εργαλεία για το project management, με τη συντριπτική πλειοψηφία αυτών (88%) να χρησιμοποιεί εργαλεία για το σχεδιασμό και/ ή τον προγραμματισμό των έργων.

Από τους 149 ερωτηθέντες που απάντησαν στην έρευνα ότι οι οργανισμοί τους χρησιμοποιούν πληροφορικά εργαλεία project management, το 62% δήλωσε ότι τα εργαλεία αυτά είναι μέρος μιας ενοποιημένης (integrated) λύσης, ενώ το υπόλοιπο 38% είχε μεμονωμένα εργαλεία. Αυτό που έχει ενδιαφέρον να ξεχωρίσουμε από την έρευνα της Gartner, είναι ότι το χαμηλότερο ποσοστό διείσδυσης ενοποιημένων λύσεων παρατηρείται σε εταιρείες με παγκόσμια έσοδα άνω των 3 δισεκατομμυρίων δολαρίων. Για αυτές τις μεγάλες εταιρείες, το ποσοστό διείσδυσης των ενοποιημένων λύσεων ήταν κατά ένα πέμπτο χαμηλότερο σε σχέση με το συνολικό 62%.

Παρόλο που μπορεί να ήταν φυσικό να υποθέσουμε ότι οι ενοποιημένες λύσεις θα ήταν ελκυστικές για μεγάλους οργανισμούς, τα ευρήματα της έρευνας δείχνουν ότι τα υπάρχοντα legacy συστήματα και εφαρμογές που υπάρχουν σε αυτές τις εταιρείες καθιστούν δυσκολότερη την ενοποίηση λύσεων project management.


Manual Approaches Rule!
Ανάμεσα στις εταιρείες που συμμετείχαν στην έρευνα και δήλωσαν ότι χρησιμοποιούν μεμονωμένες λύσεις Project Management, η Gartner εξέτασε τη συνύπαρξη ξεχωριστών εργαλείων και «χειροκίνητων» προσεγγίσεων (όπως για παράδειγμα τηλέφωνα, e-mail και spreadsheets) για το σχεδιασμό και τον προγραμματισμό των έργων, το profiling και το allocation των πόρων, καθώς και για το time & status reporting. Και για τις τρεις αυτές περιπτώσεις, η πλειοψηφία των συμμετεχόντων είπε ότι οι οργανισμοί τους χρησιμοποιούν ένα συνδυασμό «χειροκίνητων/ χειρονακτικών» προσεγγίσεων και εργαλείων λογισμικού.

Η έρευνα, μεταξύ άλλων, επιβεβαιώνει ότι οι παλιές συνήθειες είναι δύσκολο να αλλάξουν, από τη στιγμή που οι χρήστες δεν εγκαταλείπουν τις παραδοσιακές, χειρονακτικές προσεγγίσεις για τη διοίκηση έργων. Αντίθετα, φαίνεται πως διατηρούν μία λεπτή ισορροπία ανάμεσα στα τεχνολογικά εργαλεία και εφαρμογές project management με emails, τηλέφωνα, καθώς και spreadsheets και λίστες.

Τα αποτελέσματα της έρευνας δείχνουν ότι οι εταιρείες είναι τόσο διαφορετικές όσο οι άνθρωποι που δουλεύουν σε αυτές, και η υπόθεση ότι όλες αυτές οι μοναδικές «ιδιοτροπίες» και ανάγκες των διαφορετικών εταιρειών θα μπορούσαν με κάποιο τρόπο να καλυφθούν και ικανοποιηθούν από ένα μεμονωμένο εργαλείο είναι παραπάνω από αισιόδοξη.

Το σημαντικό μάθημα ωστόσο, είναι να αποδεχτούμε την πραγματικότητα και να αγκαλιάσουμε το γεγονός ότι μπορεί να υπάρχουν περισσότερα από ένα μέρη στα οποία αποθηκεύονται τα δεδομένα και οι πληροφορίες των έργων και της διοίκησης αυτών. Και αυτό είναι πιθανόν να απαιτήσει πρόσθετη προσπάθεια, αλλά είναι προτιμότερο από το να αρνούμαστε την ύπαρξη οτιδήποτε άλλου πέρα από το επιλεγμένο εργαλείο.

Questions to ask (and answer)
Η επιλογή και αγορά λύσεων για τη διαχείριση των έργων μπορεί να αποδειχτεί εξαιρετικά δύσκολη υπόθεση – όπως άλλωστε η επιλογή οποιασδήποτε λύσης λογισμικού. Πριν πάρετε οποιαδήποτε απόφαση και για να μη χαθείτε στις λεπτομέρειες της πληθώρας των λύσεων που προσφέρονται εκεί έξω, το πρώτο και πιο σπουδαίο ίσως βήμα είναι να θέσετε σε σας και τους πιθανούς μελλοντικούς προμηθευτές σας τις παρακάτω ερωτήσεις.


(1) Τι είδους προϊόν χρειάζεστε και τι προσφέρει ο προμηθευτής;
Σύμφωνα με το Project Insight υπάρχουν τρία επίπεδα λύσεων διαχείρισης έργων: τα low-end προϊόντα, οι μεσαίες (mid-range) λύσεις και τα high-end εργαλεία.
Τα low-end προϊόντα θεωρούνται κατάλληλα για μικρές ομάδες έργου με περιορισμένες ανάγκες, αφού και η λειτουργικότητα αυτών των προϊόντων είναι περιορισμένη. Αυτά τα εργαλεία είναι κατάλληλα για σας αν οι απαιτήσεις σας είναι μικρές και το budget σας περιορισμένο.

Οι μεσαίου επιπέδου λύσεις προσφέρουν περισσότερο δυναμικά χαρακτηριστικά, και ανάλογα ποικίλλει φυσικά και το κόστος τους. Αυτά τα προϊόντα προσφέρονται τόσο για εγκατάσταση on premise όσο και ως hosted επιλογή.

Τέλος, τα high-end συστήματα είναι σχεδιασμένα για μεγάλους οργανισμούς, οι οποίοι διαθέτουν Project Management Offices, τα οποία χρειάζεται να συνδέονται με ένα μεγάλο αριθμό μελών ομάδων έργου, συχνά διασκορπισμένα σε όλο τον κόσμο. Αυτές οι λύσεις προσφέρουν μεγάλη ποικιλία εξελιγμένων χαρακτηριστικών ακόμα και σχεδιασμού πριν το έργο, όπως είναι η δυνατότητα ανάλυσης κινδύνων και ανάλυσης ευκαιριών. Εδώ χρειάζεται μεγάλη προσοχή, καθώς μεταξύ άλλων έχει παρατηρηθεί ότι αυτού του είδους οι λύσεις ικανοποιούν την ομάδα διοίκησης αλλά όχι και την πραγματική ομάδα έργου.

Είναι λοιπόν σημαντικό, πρώτα να απαντήσετε στο ερώτημα για το ποιο επίπεδο λύσης αναζητείτε, αλλά και να εξετάσετε πού τοποθετείται ο εκάστοτε προμηθευτής στην αγορά.

(2) Σε τι πλατφόρμα είναι χτισμένο το προϊόν;
Αν η λύση που είναι κατάλληλη για σας ανήκει στις δύο μεγαλύτερες κατηγορίες, όπως αυτές περιγράφηκαν παραπάνω, θα θέλετε να ξέρετε πάνω σε ποια πλατφόρμα είναι χτισμένο το προϊόν που θα επιλέξετε, και αυτό γιατί πρόκειται για μία μακροχρόνια επένδυση. Και θα θέλετε αυτή η επιλογή να είναι η πιο ευέλικτη από όσες υπάρχουν, ώστε αν οι ανάγκες σας στο μέλλον αλλάξουν, να μπορεί και η εφαρμογή που θα έχετε πια εγκατεστημένη να «αλλάξει» και να προσαρμοστεί στις νέες ανάγκες. Διασφαλίστε ότι η λύση που θα επιλέξετε είναι σχεδιασμένη σύμφωνα με τις standard πλατφόρμες και γλώσσες της αγοράς.

(3) Πώς κάθε προϊόν πληροί τις ανάγκες του scheduling;
Οι περισσότερες λύσεις λογισμικού για project management διαθέτουν project scheduling λειτουργικότητες, ωστόσο οι ενέργειες και τα καθήκοντα προγραμματίζονται με άκαμπτους κωδικούς ημερομηνιών. Είναι προτιμότερο να έχετε μία λύση που μπορεί να προγραμματίσει έργα και να θέσει χρονοδιαγράμματα βάσει των πληροφοριών που παρέχουν οι managers του έργου.

(4) Μπορεί η επιλεγμένη λύση να διαχωρίσει τις ομάδες έργου, συμπεριλαμβανομένων των πελατών, των συνεργατών, των παρόχων και των υπο-εργολάβων, μεταξύ τους σε κάθε επίπεδο του συστήματος;
Αν οι ανάγκες της εταιρείας απαιτούν τη χρήση του συστήματος project management και με εξωτερικούς συνεργάτες (παρόχους, εργολάβους, πελάτες) ή ακόμα και μεμονωμένα άτομα από διαφορετικά τμήματα, τότε είναι πιθανόν να χρειαστείτε ένα σετάρισμα πολλαπλών ρόλων και αδειών χρήσης. Πολλαπλοί ρόλοι σημαίνει ότι μπορείτε να αναθέσετε σε διαφορετικά μέλη της ομάδας ποικίλους ρόλους. Οι πολλαπλών επιπέδων άδειες καθορίζονται ως η ικανότητα να μπορούν μέλη της ομάδας έργου να βλέπουν συγκεκριμένα έργα, και να διαχωρίζουν έργα βάσει εταιρειών, ομάδων και φακέλων στους οποίους τους επιτρέπεται η πρόσβαση/

(5) Μπορεί η υποψήφια λύση να δημιουργήσει templates χωρίς ιδιαίτερη προσπάθεια;
Πολλοί κατασκευαστές λογισμικού project management ισχυρίζονται ότι τα προϊόντα τους δημιουργούν templates. Διασφαλίστε ότι θα δείτε στην πράξη τη συγκεκριμένη λειτουργικότητα. Συχνά, πολλές ομάδες ασχολούνται με παρόμοια έργα ή ακολουθούν παρόμοια βήματα. Οπότε είναι πολύ σημαντικό να είναι σε θέση το σύστημα να δημιουργεί ένα project template και να το επαναχρησιμοποιεί.

(6) Προσφέρει το προϊόν εκατοντάδες αναφορές, κοινές αναφορές και «προσαρμόσιμες» αναφορές;
Πολλά προϊόντα προσφέρουν άπειρες αναφορές «κονσέρβες». Το reporting ωστόσο είναι ένα ακόμα χαρακτηριστικό που θα αξιοποιείτε ολοένα και περισσότερο όσο εξοικειώνεστε με τη λύση. Οπότε, θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι τα συγκεκριμένα χαρακτηριστικά καλύπτουν περισσότερα από τις τρέχουσες ανάγκες σας, καθώς αυτές θα αυξηθούν στο μέλλον.

(7) Μπορεί η υποψήφια λύση να παραμετροποιηθεί;
Διασφαλίστε ότι το προϊόν που θα επιλέξετε μπορεί να παραμετροποιηθεί εύκολα και χωρίς μεγάλο κόστος. Για παράδειγμα, μετά από μερικούς μήνες χρήσης της λύσης μπορεί να ανακαλύψετε ότι χρειάζεται να συγκεντρώνετε και διαφορετικού είδους δεδομένων. Αυτό σημαίνει ότι μπορεί να χρειαστείτε καινούργια πεδία δεδομένων. Η λύση και ο κατασκευαστής της λύσης θα πρέπει να είναι σε θέση να επιτρέπουν τέτοιου είδους προσαρμογές.

Η Gartner συστήνει

  • Οι ηγέτες του Project & Portfolio Management πρέπει να καθορίσουν την ακριβή έκταση της αλληλοεπικάλυψης και των διπλο-εγγραφών που λαμβάνουν χώρα ανάμεσα στα εργαλεία λογισμικού και τις μη αυτοματοποιημένες προσεγγίσεις για τη λειτουργία του project management.
  • Eνα εργαλείο δεν πρόκειται να καλύψει τις ανάγκες όλων. Οι project managers και όχι μόνο θα χρησιμοποιούν ποικίλες «χειροκίνητες» προσεγγίσεις μαζί με τα project management εργαλεία. Διασφαλίστε ότι η πληροφορία που είναι κρίσιμης σημασίας για τη λειτουργία του Project Portfolio Managementβρίσκονται στα εργαλεία και όχι στους σκληρούς δίσκους των μελών της ομάδας έργου.