Καθώς οι εταιρείες αποκτούν παγκόσμια εμβέλεια, τα υψηλόβαθμα στελέχη αναγνωρίζουν ολοένα και περισσότερο την αξία της οπτικής επικοινωνίας: η αγαστή συνεργασία προκύπτει μόνο όταν κάποιος μπορεί να δει τον συνεργάτη του, σαν να βρίσκονταν στον ίδιο χώρο, ακόμα και αν η φυσική τους παρουσία είναι σε άλλη ήπειρο.

Καθώς οι διαχειριστές του ΙΤ αναπτύσσουν τεχνολογία που επιτρέπει στους υπαλλήλους να εκμεταλλευτούν την επικοινωνία μέσω βίντεο, πρέπει ταυτόχρονα να εφαρμόσουν μία συνολική λύση που θα προσφέρει τις απαιτούμενες δυνατότητες στους κόλπους της εταιρείας. Μια προσέγγιση που βασίζεται σε μια τέτοια λύση είναι ο μόνος δρόμος για μελλοντική επένδυση: οι εταιρείες μπορούν να προσθέσουν νέες τεχνολογίες ή δυνατότητες, με ευκολία και διαφάνεια, οποιαδήποτε στιγμή, και χωρίς να διακόπτουν τους τελικούς χρήστες, ενώ παράλληλα μεγιστοποιούν το ROI. Αυτό βέβαια προϋποθέτει μια πλατφόρμα που επιτρέπει τη διαχείριση της λύσης, τον έλεγχο του δικτύου και προστασία.

Μια λύση διαχείρισης είναι κρίσιμη ώστε να εξασφαλίζει την πρακτική απόδοση σε όλα τα γεωγραφικά πλάτη, την υποδομή και τα τελικά σημεία. Συμπεριλαμβάνονται o προγραμματισμός, η παρακολούθηση, η αυτόματη ενημέρωση λογισμικού και η αναφορά. Όταν όλα αυτά συντρέχουν τότε αποδίδεται η αξιοπιστία, η απόδοση και το εύκολα μετρήσιμο ROI.

Ο έλεγχος του δικτύου είναι σημαντικός για τη διαχείριση του εύρους ζώνης και την αυθεντικότητα, καθώς και για τη δυνατότητα πρόσβασης και υποστηρικτικών χαρακτηριστικών, όπως ένα ενοποιημένο πλάνο κλήσης. Δεν πρέπει να παραβλέπεται η σημασία του firewall ειδικά για τις video επικοινωνίες, όχι μόνο μεταξύ των μετακινούμενων υπαλλήλων, αλλά επίσης και με πελάτες, προμηθευτές και συνεργάτες που βρίσκονται έξω από την εταιρεία.

Απαραίτητες προσθήκες
Μόλις αυτή η πλατφόρμα υλοποιηθεί, οι εταιρείες μπορούν να προσθέσουν χαρακτηριστικά και δυνατότητες που οι εργαζόμενοι απαιτούν, συμπεριλαμβανομένων διασκέψεων που συνδέουν πολλαπλές τοποθεσίες audio και video. Επίσης, πύλες για αόρατη σύνδεση μεταξύ IP και ISDN δικτύων, με ολοκληρωμένα χαρακτηριστικά διαφάνειας και απόδοσης. Με την κατάλληλη υποδομή, οι διαχειριστές του ΙΤ μπορούν να αναπτύξουν τα τελικά σημεία, που εξυπηρετούν καλύτερα την υποδομή και είναι κατάλληλα για συγκεκριμένες εφαρμογές, ενώ παράλληλα διασφαλίζουν τη διαλειτουργικότητα από οποιονδήποτε προμηθευτή.

Στοιχείο σημαντικό, καθώς το ανθρώπινο δυναμικό δαπανά ολοένα και περισσότερο χρόνο συνεργασίας με συναδέλφους και πελάτες από διαφορετικές εταιρείες που ενδεχομένως η τεχνολογία τους δεν είναι συμβατή. Ακριβώς όπως οι εταιρείες δεν θα επικεντρώνονταν σε handsets τηλεφώνων πριν αναπτύξουν μια πλατφόρμα και δίκτυα για να τα υποστηρίξουν, με την ίδια λογική δεν θα έπρεπε να επικεντρωθούν σε τελικά σημεία video conferencing, όταν πρόκειται για αξιολόγηση ή εφαρμογή τεχνολογίας video conferencing.

Αντίθετα θα έπρεπε να υλοποιήσουν μια συνολική λύση που επιτρέπει μια θεμελιώδης πλατφόρμα για διαχείριση, έλεγχο και απόδοση. Και σε αντάλλαγμα θα υποστηρίζει οποιαδήποτε χαρακτηριστικά και τελικά σημεία που οι εταιρείες και οι τελικοί χρήστες χρειάζονται επί της παρούσης αλλά και στο μέλλον.

Total solution
Το video conferencing τυγχάνει μεγάλης διάδοσης σε εταιρικό επίπεδο και μάλλον όχι άδικα: είναι η μοναδική τεχνολογία που προσφέρει real time επικοινωνία και επιτρέπει στους ανθρώπους να βλέπουν ο ένας τον άλλον. Αυτό συνεπάγεται την αλληλεπίδραση ακόμα και αν βρίσκονται σε απομακρυσμένους χώρους. Κάτι που είναι σημαντικό στο σημερινό επιχειρηματικό περιβάλλον όπου το ανθρώπινο δυναμικό είναι διασκορπισμένο σε γεωγραφικές περιοχές, χώρες και εθνικά σύνορα, αλλά χρειάζεται να συνεργάζονται σε κανονική και παραγωγική βάση. Καθώς οι εταιρείες εφαρμόζουν το video conferencing για να ανταποκριθούν στις σύγχρονες απαιτήσεις πρέπει να σκεφτούν την εφαρμογή μιας συνολικής λύσης που παραδίδει έλεγχο διαχείρισης και δικτύου, firewall traversal και παρέχει τη δυνατότητα για κάθε μία τελική συσκευή.

Η πλατφόρμα της επιτυχίας
Συνολική λύση θεωρείται αυτή που βασίζεται στις επιχειρηματικές ανάγκες και η οποία μπορεί αθέατα να ενοποιηθεί με τις υπάρχουσες υποδομές, επιχειρηματικά εργαλεία και δίκτυα. Η παρουσία μιας τέτοιας πλατφόρμας είναι ο μόνος τρόπος για να διασφαλίσουν οι εταιρείες ότι οι λύσεις video conferencing θα εξυπηρετούν όλους τους εταιρικούς χρήστες. Επιπρόσθετα μια συνολική λύση πρέπει να «χωράει» στις υπάρχουσες επενδύσεις που μπορεί να συμπεριλαμβάνουν VoIP, Microsoft Exchange, Office Communications Server, καθώς και οποιεσδήποτε άλλες εταιρικές εφαρμογές προκύψουν.

Καθώς οι εταιρείες υλοποιούν περισσότερες και διαφορετικού τύπου λύσεις video conferencing, πρέπει να έχουν εγγυήσεις ότι η τεχνολογία λειτουργεί απρόσκοπτα σε όλα τα τελικά σημεία, καινούργια και παλιά, μέσα και έξω από το firewall. Πρέπει να διασφαλίσουν ότι οι τελικοί χρήστες, σε όλο το εύρος της εταιρείας, έχουν πρόσβαση σε όλα τα video conferencing συστήματα και η εμπειρία τους είναι ολοκληρωμένη. Τέλος, πρέπει να υποστηρίζουν ταυτόχρονα τις προγραμματισμένες και τις κατά περίπτωση συναντήσεις. Και φυσικά όλα αυτά με χαμηλό λειτουργικό και υποστηρικτικό κόστος για μέγιστο δυνατό ROI.

Έλεγχος και διαχείριση
Όλα τα ΙΤ συστήματα απαιτούν διαχείριση και έλεγχο ώστε να λειτουργούν αποτελεσματικά και φυσικά το video conferencing δεν αποτελεί εξαίρεση. Η εφαρμογή συστημάτων διαχείρισης, ως μέρος της συνολικής λύσης, εξασφαλίζει ότι τα συστήματα θα λειτουργούν άριστα για όλους τους χρήστες και κάθε φορά. Ο έλεγχος του δικτύου είναι σημαντικός για bandwidth διαχείριση και πιστοποίηση, καθώς και για την πρόσβαση και υποστήριξη χαρακτηριστικών, όπως ένα πλάνο ενοποιημένης τηλεφωνίας. Η λύση φαντάζει απλή.

Πρέπει να τοποθετηθούν εργαλεία ελέγχου δικτύου και διαχείρισης απόδοσης για να μπορούν οι ΙΤ managers να έχουν συνολική εποπτεία του δικτύου video conferencing. Τα interfaces που βασίζονται στο web παρέχουν στους διαχειριστές ένα κεντρικό σημείο από το οποίο μπορούν να βλέπουν και να διαχειρίζονται την απόδοση και την διαθεσιμότητα, να ανακαλύπτουν την ρίζα του κακού για οποιοδήποτε πρόβλημα, να προβλέπουν δυνητικές δυσκολίες και να αντιμετωπίζουν τις όποιες δυσλειτουργίες σε πραγματικό χρόνο. Τα εργαλεία περιλαμβάνουν: ανακάλυψη λάθους, διάγνωση, λανθασμένη διαχείριση, αναφορά για τη συμπεριφορά του δικτύου, της χρήσης, της απόδοσης και του χρόνου ανταπόκρισης για όλα τα συστατικά του δικτύου video, στα οποία συγκαταλέγονται τα τελικά σημεία, οι γέφυρες, οι πύλες, κ.ά.

Όλα τα παραπάνω βοηθούν τους διαχειριστές να θέσουν και να ενισχύσουν εταιρικές πολιτικές για πρόσβαση στο δίκτυο και στις εφαρμογές και για προνόμια bandwidth, να καθορίσουν ποιος και τι είναι προτεραιότητα. Και το πιο σημαντικό είναι ότι όλα αυτά προσφέρουν τη δυνατότητα για τη βέλτιστη διαχείριση απόδοσης και τον σχεδιασμό της χωρητικότητας με έναν cost effective τρόπο. Στο σημερινό παγκόσμιο, 24/7 κόσμο, η απόδοση του ΙΤ είναι κρίσιμη για την επιχειρηματική επιτυχία. Το να είναι κάποιος σε θέση να διαχειριστεί και να ελέγξει το video conferencing από την κεντρική συσκευή διαχείρισης, πρόβλεψης, διάγνωσης, επιδιόρθωσης και αναφοράς δυνατοτήτων είναι το κλειδί της επιτυχίας. Η διαδικασία της κλήσης και του ελέγχου πρέπει επίσης, να παρέχει υποστήριξη σε ένα πλάνο ενοποιημένης τηλεφωνίας και να διασφαλίζει την ολοκλήρωση των κλήσεων.

Ταυτόχρονα μία ολοκληρωμένη λύση διαχείρισης πρέπει να περιλαμβάνει δυνατότητες προγραμματισμού και για τον τελικό χρήστη (ώστε τα συστήματα και οι χώροι να «κλειστούν» και να σταλούν εγκαίρως οι προσκλήσεις) και για το back end (ώστε οι πηγές υποδομής να δεσμευτούν, τα τηλεφωνήματα να καθοριστούν αυτόματα και να διαρκέσουν όσο είναι απαραίτητο).

Η ώρα της προστασίας
Ίσως περισσότερο από ποτέ, οι εταιρείες έχουν διευκολύνει το ανθρώπινο δυναμικό τους σε επίπεδο επικοινωνίας και συνεργασίας ανεξάρτητα από το που βρίσκονται ή από το δίκτυο στο οποίο ανήκουν. Επιπλέον, περισσότεροι εργαζόμενοι πρέπει να αλληλεπιδρούν με ανθρώπους εκτός εταιρείας, είτε πρόκειται για συνεργάτες είτε για προμηθευτές είτε για πελάτες. Τα firewall traversal επιτρέπουν στους τελικούς χρήστες να διατηρούν οπτική επαφή με όλους τους άλλους, αλλά και μεταξύ τους, ανεξάρτητα από την τεχνολογία που υπάρχει σε κάθε σημείο συνάντησης, και να διατηρήσουν όλα τα χαρακτηριστικά και την λειτουργικότητα που οι συμμετέχοντες απαιτούν.

Στην πραγματικότητα όταν το firewall traversal υπολογίζεται ως μέρος μιας ολοκληρωμένης λύσης, οι εταιρείες πρέπει να διασφαλίσουν ότι όλοι οι συμμετέχοντες στην συνάντηση μπορούν να χρησιμοποιήσουν όλα τα χαρακτηριστικά ως μέλος της εμπειρίας της οπτικής επικοινωνίας, ανεξαρτήτως με ποιον αλληλεπιδρούν ή από που. Φυσικά η ανοικτή επικοινωνία εμπεριέχει ρίσκα, που καμία εταιρεία δεν μπορεί να πάρει. Γι’ αυτό μια λύση που λειτουργεί σε συγκεκριμένο πλαίσιο της πολιτικής ασφαλείας της εκάστοτε εταιρείας είναι προαπαιτούμενο για οποιαδήποτε λύση firewall traversal.

Στο προσεχές μέλλον
Οι επικοινωνίες αλλάζουν με ταχύτατο ρυθμό και οι εξελίξεις αναμένονται ραγδαίες στο προσεχές μέλλον. Καθώς οι εταιρείες υλοποιούν εφαρμογές VoIP και άλλου είδους IP τεχνολογίες επικοινωνίας, οι ενοποιημένες επικοινωνίες και μια ποικιλία από τελικά σημεία video conferencing, πρέπει να γνωρίζουν ότι ανεξάρτητα από την τεχνολογία που θα αποφασίσουν να υλοποιήσουν θα πρέπει να ενοποιείται ομαλά με την υπάρχουσα τεχνολογία. Καθώς το IPV6 εξακολουθεί να υιοθετείται παγκοσμίως, οποιαδήποτε μελέτη πρέπει να περιλαμβάνει αυτό το σημαντικό πρωτόκολλο. Μόνο μια ολοκληρωμένη λύση video conferencing διασφαλίζει ότι οι εταιρείες θα υπερασπιστούν τωρινές και μελλοντικές επενδύσεις.

Επιπρόσθετες δυνατότητες
Οι εταιρείες αφού έχουν εξασφαλίσει μια ασφαλή, κλιμακωτή πλατφόρμα, μπορούν να προσθέσουν χαρακτηριστικά και δυνατότητες που ανταποκρίνονται στις ανάγκες του ανθρώπινου δυναμικού. Τέτοιου είδους επιπρόσθετα στοιχεία είναι: conferencing που συνδέουν πολλαπλές θέσεις audio και video, και εισόδους για απρόσκοπτη σύνδεση φωνής και βίντεο μεταξύ IP και ISDN δικτύων. Με την κατάλληλη υποδομή οι IT managers μπορούν επίσης να υποστηρίξουν τελικά σημεία σε κάθε «κινητή» τοποθεσία και από οποιονδήποτε προμηθευτή. Πράγμα τρομερά σημαντικό καθώς οι εργαζόμενοι δαπανούν περισσότερο χρόνο συνεργασίας με συνεργάτες και πελάτες από άλλες εταιρείες, των οποίων την τεχνολογική υποδομή δεν μπορούν να ελέγξουν.

Αλλά είναι επίσης σημαντικό για τις εταιρείες, που ήδη έχουν εγκαταστήσει video conferencing και θέλω να επενδύσουν σε αυτό, και για αυτές τις εταιρείες που θα έχουν αναπτύξει τελικά σημεία για περισσότερους εργαζόμενους τον επόμενο μήνα. Σε όλες τις περιπτώσεις οι εταιρείες χρειάζονται να γνωρίσουν ότι το telepresence ή οποιαδήποτε άλλο συνεργατικό εργαλείο πρέπει να υποστηρίζεται αβίαστα από το περιβάλλον.

Mobility
Το ανθρώπινο δυναμικό, ακολουθώντας τις επιταγές της αγοράς, χαρακτηρίζεται από έντονη κινητικότητα. Είτε πρόκειται για εργαζόμενους που διαρκώς μετακινούνται είτε για άλλους που εργάζονται από το σπίτι ή διαφορετικές κάθε φορά τοποθεσίες πρέπει να είναι συνδεδεμένοι με συνεργάτες, διευθυντές και προϊσταμένους. Το βίντεο μπορεί να βοηθήσει να πραγματοποιηθεί αποτελεσματικά κάτι τέτοιο. Γι’ αυτό το λόγο οι εταιρείες πρέπει να υποστηρίξουν mobile video communications, συμπεριλαμβανομένων ασύρματων τεχνολογιών -όπου απαιτείται- και μάλιστα στην ίδια σταθερή και ασφαλή πλατφόρμα που υποστηρίζει και τις υπόλοιπες τεχνολογίες video conferencing.

Επιπλέον, καθώς οι εργαζόμενοι αποκτούν ολοένα και περισσότερη φορητότητα, η μετακίνηση γύρω από ένα εταιρικό δίκτυο ή μια ποικιλία από κινητές τοποθεσίες, το να έρθει κάποιος σε επαφή με τον εργαζόμενο γίνεται πολύ δύσκολο. Οι δυνατότητες για να βρεθεί ο εργαζόμενος κάνουν πιο εύκολη τη σύνδεση με το άτομο, ώστε τα τηλεφωνήματα συνδέονται με το άτομο και όχι με ένα δωμάτιο ή μια συσκευή. Αυτό δίνει στους εργαζόμενους την ευελιξία και την ελευθερία να έχουν πρόσβαση σε αυτούς όπου και όποτε επιθυμούν. Έτσι οποιοσδήποτε εργαζόμενος μπορεί να συμμετέχει σε συσκέψεις από οπουδήποτε αφού μπορεί να βρεθεί μέσω του συστήματος.

Ας συσκεφθούμε
Αρκετές εφαρμογές βίντεο απαιτούν τη δυνατότητα να ενώνονται τρεις ή περισσότερες τοποθεσίες συνεδρίασης. Κάποιες άλλες εφαρμογές απαιτούν ένα μεγάλο αριθμό συστημάτων να συνδέεται ταυτόχρονα. Καθώς ο αριθμός των συμμετεχόντων αυξάνεται, το είδος των δικτύων και οι δυνατότητες κάθε συστήματος είναι πιθανόν να διαφέρουν. Multipoint Control Units (MCUs), προσφέρουν τη δυνατότητα για περισσότερες από δύο τοποθεσίες να συμμετέχουν σε μια σύσκεψη με τη χρήση μιας κεντροποιημένης συσκευής στο πλαίσιο του δικτύου.

Οι δυνατότητες της διάσκεψης μπορούν εύκολα και με διαφάνεια να προστεθούν σε μια προσέγγιση που βασίζεται στη λύση. Κάθε λύση πολλαπλών σημείων πρέπει να διασφαλίζει ότι κάθε συμμετέχων πάντα απολαμβάνει την καλύτερη δυνατή εμπειρία. Η συνεχόμενη παρουσία έχει γίνει προαπαιτούμενη δυνατότητα που συνδέει πολλαπλές τοποθεσίες. Το ίδιο ισχύει για το hi-definition conferencing. Ιδανικά κάθε χρήστης θα πρέπει να είναι σε θέση να επιλέγει τη συνεχόμενη παρουσία που επιθυμεί.

Recording and Streaming
Καθώς το video conferencing κατακτά τα επιχειρηματικά εδάφη, οι εταιρείες πρέπει να είναι σε θέση να αξιοποιούν το υλικό που προκύπτει από αυτές και να το διανέμουν εντός και εκτός εταιρείας, προς κάθε εμπλεκόμενο ή ενδιαφερόμενο. Επίσης, θα πρέπει να μπορούν εύκολα να το αναζητήσουν όταν το καλούν οι περιστάσεις. Η ηχογράφηση, αναπαραγωγή και διανομή του υλικού των συσκέψεων είναι απαραίτητες προϋποθέσεις.

Περί high definition
Ένα high definition video παραδίδει τουλάχιστον διπλάσια απόδοση σε οριζόντια και κάθετη ανάλυση και τουλάχιστον 10πλάσια ποιότητα από τα παραδοσιακά συστημάτα. Εξαιτίας αυτής της ρεαλιστικής εικόνας οι συμμετέχοντες μπορούν να συγκεντρωθούν στη σύσκεψη και στο περιεχόμενο της και όχι σε όποιες δυσκολίες σύνδεσης ή τεχνολογικής φύσεως μπορεί να προκύψουν. Ως φυσικό επακόλουθο οι εταιρείες που αντιλαμβάνονται την ποιότητα και την αξία του high definition video και των audio systems, επιθυμούν να ενοποιήσουν αυτή την νέα τεχνολογία με τα υπάρχοντα δεδομένα συστήματα.

Telepresence
Τα telepresence συστήματα ανήκουν στα προϊόντα video conferencing και είναι σχεδιασμένα για να δίνουν στους συμμετέχοντες την αίσθηση ότι είναι στο ίδιο δωμάτιο με τους άλλους, ακόμα και αν βρίσκονται μίλια μακριά. Με την ενοποίηση υψηλού εύρους συνδέσεων, υψηλής ανάλυσης audio και video, ειδικά έπιπλα και αρχιτεκτονικός σχεδιασμός, το telepresence αντιπροσωπεύει ότι πιο εξελιγμένο και ολοκληρωμένο στο συστήματα video conferencing. Για να μεγιστοποιηθεί η απόδοση μιας τέτοιας επένδυσης, είναι κρίσιμο να διασφαλιστεί ότι τα συστήματα telepresence μπορούν να επικοινωνούν με όλα τα επιμέρους συστήματα της συνολικής λύσης.