Η ποικιλία των προκλήσεων της τεχνολογίας που αντιμετωπίζει σήμερα η Διεύθυνση Πληροφορικής, απομακρύνει πολλές φορές τον επικεφαλής από τα πλέον καθημερινά και βασικά.

O κίνδυνος όμως είναι πάντοτε εκεί:  Να χαρακτηριστεί αποτυχημένη η συνολική προσφορά μίας ομάδας ανθρώπων από τη μη έγκαιρη αντιμετώπιση μίας βασικής απαίτησης. Πολύς λόγος γίνεται για τη σχέση IT και Business, αν αυτά τα δύο είναι «διαφορετικά πράγματα», αν το IT μιας επιχείρησης είναι ευθυγραμμισμένο με την επιχειρησιακή στρατηγική, αν αποτελεί συστατικό στοιχείο των επιχειρησιακών λειτουργιών ή είναι μια υπηρεσία που η επιχείρηση μπορεί να προμηθευτεί από τρίτους όπως προμηθεύεται το «ηλεκτρικό ρεύμα».

Οι απόψεις μάλιστα των ειδικών μπορεί να διαφέρουν από λίγο έως πάρα πολύ. Για παράδειγμα, σε  μια επιχείρηση παροχής υπηρεσιών όπου το πληροφοριακό σύστημα είναι η μηχανή παραγωγής των «προϊόντων» της επιχείρησης υπάρχει άρρηκτος δεσμός μεταξύ των δύο. Ενώ σε μια επιχείρηση που χρησιμοποιεί τα πληροφοριακά συστήματα ως εργαλείο και είναι διατεθειμένη να επιλέξει ανάμεσα σε έτοιμες λύσεις, μπορεί η απόσταση μεταξύ ΙΤ και επιχείρησης να είναι μεγάλη – ακόμη και γεωγραφικά.

Η απόσταση καθορίζεται μεταξύ άλλων και από το βαθμό που η επιχείρηση εισάγει δική της τεχνογνωσία στην ανάπτυξη ενός πληροφορικού συστήματος ή υπηρεσίας. Αν η ανάγκη για προσαρμοσμένες (customized) εφαρμογές είναι συνεχής και εκτεταμένη, τότε είναι σαφέστερο ότι IT και Business είναι πιο κοντά και δυσκολότερα θα δεχόταν η επιχείρηση να εκχωρήσει τα IT services σε τρίτους (outsourcing). Αν πάλι η επιχείρηση μπορεί να προσαρμόσει τις απαιτήσεις της σε ότι υπάρχει διαθέσιμο στην αγορά, τότε ο δεσμός ΙΤ και Business είναι πιο χαλαρός και πιο εύκολα η επιχείρηση θα δεχόταν -ή θα προτιμούσε- το IT Outsourcing.

Διλήμματα
Τα παραπάνω αποτελούν διλήμματα που συζητούνται κάθε χρόνο στον ετήσιο προγραμματισμό. Και τα ερωτήματα είναι πολλά και ποικίλα: Μήπως είναι σκόπιμο να φύγει το e-mail εκτός εταιρείας; Τι θα γίνουν τα δεδομένα από θέματα ασφάλειας; Πόσο αξιόπιστος είναι ο πάροχος; Μήπως πρέπει να διαχωριστεί η υπηρεσία σε ζώνες; Μήπως τo anti-spamming να γίνεται στον πάροχο; Ολες αυτές οι προκλήσεις εισάγουν πολυπλοκότητα και η ζωή του IT Director γίνεται όλο και πιο ανήσυχη.

Να προτείνει λοιπόν τη μετάβαση της επιχείρησης σε πιο «εξελιγμένες τεχνολογίες», να περιμένει ακόμη ένα χρόνο να ωριμάσει το περιβάλλον; Ή να ασχοληθεί καλύτερα με άλλα ζητήματα αφού το e-mail δουλεύει μια χαρά. Η εξέλιξη των τεχνολογιών δείχνει ότι ο IT Director έχει σήμερα την ευκαιρία να επιλέξει ανάμεσα σε πολλές λύσεις που θα βοηθήσουν την επιχείρηση, αλλά και να διαφοροποιηθεί από το τεχνικό αντικείμενο, περισσότερο ή λιγότερο, ανάλογα με το είδος και το μέγεθος της επιχείρησης.

Απαιτείται όμως μεγάλη προσοχή στις αποφάσεις αυτές. Αν αποφασίσει να κινηθεί περισσότερο προς την κατεύθυνση της επιχειρησιακής στρατηγικής και να επιδιώξει ίσως να ενταχθεί στους business managers του κλάδου στον οποίο ανήκει η επιχείρηση, θα πρέπει να έχει φροντίσει να λειτουργούν σωστά όλα τα βασικά. Και τότε χρειάζεται η ικανότητα διαχωρισμού των σημαντικών από τα ασήμαντα και των επειγόντων από τα δεύτερης προτεραιότητας ζητήματα.

Οσο μεγαλώνει η απόσταση από τα βασικά ζητήματα του ΙΤ και από το ίδιο το ΙΤ team, τόσο κινδυνεύει από φαινόμενα όπως το «Nut Island Effect» (Harvard Business Review, Μάρτιος 2001).

Ο κίνδυνος του εφησυχασμού
Ο ενδεχόμενος εφησυχασμός ότι τα βασικά ζητήματα τρέχουν με ασφάλεια μπορεί να στοιχίσει σημαντικά σε όλη τη μέχρι στιγμής προσφορά του IT. Οταν η ημέρα ξεκινάει με τα παρακάτω
1. τηλεφώνημα από το Διευθυντή του Υποκαταστήματος
2. e-mail από το helpdesk ότι κάποιοι χρήστες διαμαρτύρονται ότι διακόπτεται η σύνδεσή τους με το δίκτυο κάθε μέρα
3. τηλεφώνημα από το Γραφείο του Γενικού Διευθυντή
4. δεν ήρθε σήμερα στο γραφείο η γραμματεία
5. ζητούνται περισσότερα στοιχεία στην εισήγηση για το διαγωνισμό, ποιο είναι επείγον;

Αυτό που είναι επείγον είναι ταυτόχρονα και σημαντικό; Ο ΙΤ Director ίσως ξεκινήσει από το 3. Για τον υπεύθυνο του IT Helpdesk το 2 είναι σημαντικό, αλλά ίσως δεν χαρακτηριστεί επείγον αφού το πρόβλημα αφορά μόνο το 1% των χρηστών και επιλύεται εύκολα. Αν όμως ερωτηθεί το helpdesk πόσο καιρό συμβαίνει αυτό και αποδειχθεί ότι συμβαίνει τους τελευταίους δύο μήνες, τότε το θέμα καθίσταται επείγον και σημαντικό για τον IT Director. Απαιτείται άλλη προσέγγιση, άλλη μέθοδος αντιμετώπισης αφού μπορεί αύριο να έχει καταρρεύσει όλο το δίκτυο της εταιρείας.

Η εκχώρηση αρμοδιοτήτων δεν σημαίνει ότι τα πράγματα θα γίνονται με τον ίδιο τρόπο. Το σημαντικό για τον Α είναι ασήμαντο για τον Β και το επείγον για τον Γ είναι μη επείγον για τον Δ. Εξαρτάται για ποια πράγματα κρίνεται ο καθένας ή με ποια πράγματα ασχολείται ο καθένας. Αυτά καθορίζουν συνήθως τον τρόπο με τον οποίο ιεραρχεί τις προτεραιότητές του. Οταν λοιπόν αποφασίζει κάποιος άλλος για τις προτεραιότητες, ο οποίος δεν έχει συνολική εικόνα του τοπίου, ο κίνδυνος να μην αξιολογηθεί σωστά η σημαντικότητα ή το επείγον ενός ζητήματος είναι εμφανής. Και συνήθως όταν αποτυγχάνει ένας οι συνέπειες αφορούν πολλούς, ενώ όταν επιτυγχάνουν πολλοί τα εύσημα αποδίδονται σε έναν.