Οι Κωνσταντίνος Γ. Φούσκας, Τμήμα Διοίκησης Τεχνολογίας, Πανεπιστήμιο Μακεδονίας, Eltrun, e-Business Research Center και Γεώργιος Λεκάκος, Τμήμα Διοικητικής Επιστήμης και Τεχνολογίας, Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών, Eltrun, e-Business Research Center επισημαίνουν τα κρίσιμα σημεία για τις κινήσεις μιας επιχείρησης στο πεδίο της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση έχει αποτελέσει τον τελευταίο καιρό θέμα που έχει απασχολήσει τις ελληνικές επιχειρήσεις, με αφορμή το άρθρο 20 του νόμου3842/ 2010 και την ΠΟΛ 1091/2010. Παρότι η έλευση νέων μέτρων αντιμετωπίζεται πολλές φορές με σκεπτικισμό, η ηλεκτρονική τιμολόγηση μπορεί να αποτελέσει σημαντική ευκαιρία για τις επιχειρήσεις να εκσυγχρονίσουν τις δραστηριότητές τους στην ψηφιακή εποχή και να μειώσουν σημαντικά τις λειτουργικές τους δαπάνες.
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση μπορεί να προσφέρει σημαντικά πλεονεκτήματα σε επίπεδο αποθήκευσης και ανταλλαγής τιμολογίων με το να εξοικονομήσει σημαντικά κόστη και χρόνο στους εργαζόμενους της επιχείρησης, αλλά και να βελτιώσει σημαντικά τις σχέσεις της με τους πελάτες και προμηθευτές της σε θέματα όπως συμφωνίες υπολοίπων, έγκαιρη εξόφληση των παραστατικών, έλεγχο των τιμολογούμενων αγαθών ή υπηρεσιών, ταυτόχρονα με την έκδοση του τιμολογίου και αποφυγή λαθών που σχετίζονται με την αποστολή λάθος παραστατικού ή αποστολή του παραστατικού σε λάθος παραλήπτη.
Οι προϋποθέσεις επιτυχίας
Με δεδομένα τα οφέλη της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, το ερώτημα που τίθεται είναι κάτω από ποιες προϋποθέσεις μπορούν οι επιχειρήσεις να αξιοποιήσουν την ηλεκτρονική τιμολόγηση και να μεγιστοποιήσουν το όφελός τους από την υιοθέτησή της. Παρακάτω παρατίθενται ενδεικτικοί παράγοντες που επηρεάζουν την αξιοποίηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης:
• Το επιχειρηματικό της περιβάλλον και η σχέση της επιχείρησης με τους επιχειρηματικούς εταίρους της θα καθορίσει το βαθμό αξιοποίησης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Το πλήθος και το είδος των σχέσεων της επιχείρησης με πελάτες/προμηθευτές (π.χ. σταθερές ή δυναμικές σχέσεις) αλλά και η τεχνολογική ετοιμότητα των συνεργατών της επιχείρησης, αποτελούν σημαντικούς παράγοντες οι οποίοι επηρεάζουν τις προοπτικές αξιοποίησης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
Αν μια επιχείρηση έχει σταθερές εμπορικές σχέσεις με τεχνολογικά εξελιγμένους πελάτες και προμηθευτές που να μπορούν να χρησιμοποιήσουν και να αξιοποιήσουν τα παραστατικά σε ηλεκτρονική μορφή, η χρήση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι εύκολο να πραγματοποιηθεί και να επεκταθεί. Σε διαφορετική περίπτωση, η χρήση ηλεκτρονικής τιμολόγησης πρέπει να γίνει σταδιακά σε επιλεγμένους πελάτες, και ίσως με τη βοήθεια παρόχων υπηρεσιών, ώστε η επιχείρηση να αποκτήσει την ευχέρεια και την εμπιστοσύνη στη χρήση της ώστε να μπορέσει να πείσει και τους υπολοίπους συνεργάτες της να την αξιοποιήσουν.
• Η μορφή των εμπορικών συναλλαγών είναι επίσης σημαντικός παράγοντας υιοθέτησης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Η παροχή υπηρεσιών μπορεί ευκολότερα να αξιοποιήσει την ηλεκτρονική τιμολόγηση, καθώς το τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών μπορεί να μεταβιβαστεί σε αμιγώς ηλεκτρονική μορφή σε αντίθεση με το τιμολόγιο – δελτίο αποστολής που αποτελεί συνοδευτικό μεταφοράς και πρέπει να εκτυπωθεί. Στη δεύτερη αυτή περίπτωση, η ηλεκτρονική τιμολόγηση μπορεί να παίξει ρόλο στην ενδυνάμωση της επικοινωνίας και σχέσεων με τις συνεργαζόμενες επιχειρήσεις.
• Η αξιολόγηση των δυνατοτήτων της ίδιας της επιχείρησης επίσης θα καθορίσει το βαθμό και τρόπο χρήσης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Η κατάλληλη πληροφοριακή υποδομή, το πρόθυμο και δεκτικό σε εκμάθηση προσωπικό αλλά και η στάση της επιχείρησης απέναντι στην εισαγωγή καινοτομιών και νέων τεχνολογιών αποτελούν προϋποθέσεις επιτυχούς αξιοποίησης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
Αν αυτά δεν αποτελούν κομμάτι της επιχείρησης, είναι απαραίτητη η προσοχή στην εισαγωγή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης ώστε να γίνει δεκτή σαν διευκόλυνση και όχι πρόβλημα στις διαδικασίες της επιχείρησης. Ο σχεδιασμός προσεκτικών βημάτων και η επικοινωνία του οφέλους που προκύπτει από τη χρήση ηλεκτρονικής τιμολόγησης πρέπει να γίνει σε όλα τα τμήματα και διοικητικά επίπεδα της επιχείρησης με πειστικά και χειροπιαστά επιχειρήματα.
Πώς να κρίνετε την καταλληλότητα ενός συμβούλου
Η εφαρμογή λύσης ηλεκτρονικής τιμολόγησης διευκολύνεται σημαντικά από την αξιοποίηση της εμπειρίας και της τεχνογνωσίας παρόχων υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Στην Ελλάδα, η εμπειρία των παρόχων είναι σημαντική και οι υπηρεσίες που προσφέρουν αξιόλογες. Σε περίπτωση που επιλέξετε να συνεργαστείτε με ένα πάροχο υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης, οι παρακάτω παράγοντες πρέπει να εξεταστούν πριν την επιλογή τους.
• Ο κατάλληλος πάροχος πρέπει να σας δίνει τη λύση που ταιριάζει στις ανάγκες σας και το επιχειρηματικό σας περιβάλλον (προσαρμογή). Η χρήση της υπηρεσίας θα πρέπει να γίνεται εύκολα, γρήγορα και απλά (αποδοτικότητα, ευχρηστία) ενώ θα πρέπει να καλύπτεται η δυνατότητα συνεργασίας με παρόχους του εξωτερικού στην περίπτωση εμπορικών συναλλαγών εκτός Ελλάδας. Επιπλέον, οι υπηρεσίες που παρέχονται θα πρέπει να καλύπτουν τις υφιστάμενες ή μελλοντικές απαιτήσεις σας (π.χ. alerts, tracking, archiving, back-up, payment reminders, statistics, grouping).
• Το κόστος παροχής της υπηρεσίας καθώς και η υποστήριξη που παρέχεται αποτελούν ακόμα δύο σημαντικούς παράγοντες επιλογής παρόχου.
• Η εμπειρία, η τεχνογνωσία και η αξιοπιστία αποτελούν επίσης σημαντικά κριτήρια στην επιλογή σας. Ο πάροχος θα πρέπει να διασφαλίζει ρητά ότι η παρεχόμενες υπηρεσίες καλύπτουν απόλυτα τις απαιτήσεις νομιμότητας αλλά και ασφάλειας στη διακίνηση των ηλεκτρονικών τιμολογίων (ακόμα και πέρα των προϋποθέσεων ασφαλείας που θέτει το θεσμικό πλαίσιο) αλλά, κυρίως, να διασφαλίζει ότι η λύση που παρέχει θα μπορεί να προσαρμοστεί σε κάθε πιθανή αλλαγή των απαιτήσεων της επιχείρησης, του θεσμικού πλαισίου και των προδιαγραφών ασφαλείας και νομιμότητας που τίθενται από αυτό.
Η δυνατότητα αποστολής στοιχείων τιμολογίων στη ΓΓΠΣ θα πρέπει επίσης να έχει προβλεφθεί ως υπηρεσία από τον πάροχο, καθώς η αποστολή στοιχείων των τιμολογίων (ή στοιχείων τους) σε ηλεκτρονική μορφή διαφαίνεται ότι θα είναι υποχρεωτική.
• Επιπλέον, θέματα όπως η χρονική διάρκεια του συμβολαίου με τον πάροχο, η δυνατότητα διακοπής, οι απαιτήσεις υποδομής, η δυνατότητα εκπαίδευσης του προσωπικού της επιχείρησης, η ευελιξία και επεκτασιμότητα των λύσεων που προσφέρει είναι επίσης ζητήματα που πρέπει να εξεταστούν πριν αξιοποιήσετε τα οφέλη της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.