«Δεν υπάρχει τίποτα πιο δύσκολο σχεδιασμού, πιο αμφίβολο επιτυχίας ή πιο επικίνδυνο διαχείρισης, από την δημιουργία ενός νέου συστήματος» ERP. Η ρήση του Niccolo Machiavelli, xωρίς το ERP φυσικά, η οποία διατυπώθηκε πριν από σχεδόν 500 χρόνια, χαρακτηρίζει με μοναδικό τρόπο την πολυπλοκότητα της υλοποίησης τέτοιων συστημάτων.

Η Διοίκηση της εταιρείας, ο project manager, οι εξωτερικοί σύμβουλοι, όλοι θέλουν να έχουν στο τέλος ένα success story, το οποίο να χρησιμοποιούν ως σημείο αναφοράς. Ομως, τα αποτελέσματα είναι δυσκόλως μετρήσιμα, ακόμη και αμφίβολα, καθιστώντας την επιτυχία σχετική και εξαρτώμενη από  πολλές παραμέτρους. Για παράδειγμα, μια επιτυχημένη εγκατάσταση SAP είναι αυτή που ολοκληρώθηκε εντός προϋπολογισμού και χρονοδιαγράμματος; Και αν αυτό ισχύει, υλοποιήθηκε το αρχικό scope ή μήπως έμειναν εκτός διαδικασίες; Η ροή εργασιών ήταν ομαλή τις ημέρες της Go Live φάσης; Οι τελικοί χρήστες είχαν εκπαιδευτεί σωστά; Και τέλος, μήπως χρειάζεται η καθημερινή παρουσία συμβούλων, άρα και επιπρόσθετο κόστος υπηρεσιών,  προκειμένου να λειτουργεί η εταιρεία;

Βήμα προς βήμα η υλοποίηση
Για να διαχειριστείς αποτελεσματικά την υλοποίηση ενός νέου συστήματος πρέπει να εστιάσεις στην αλληλεπίδραση των τμημάτων και όχι στο τρόπο λειτουργίας του καθενός ξεχωριστά.  Ενα έργο ERP αγγίζει όλο τον οργανισμό και συνεπώς απαιτεί τόσο οριζόντια όσο και κάθετη στρατηγική υλοποίησης. Τα σημεία πάνω στα οποία πρέπει να εστιάσουμε προκειμένου να το πετύχουμε αυτό, είναι τα ακόλουθα:

1. Τα διοικητικά στελέχη ή business process owners της εταιρείας πρέπει να αναλάβουν την κυριότητα του project, συμμετέχοντας ενεργά στο steering committee. Με αυτό τον τρόπο: α) διασφαλίζουν την επικοινωνία μεταξύ των διευθύνσεων, β) είναι διαρκώς ενημερωμένοι για την πορεία της υλοποίησης και εξασφαλίζουν γρήγορες αποφάσεις, γ) υποστηρίζουν το έργο με το καλύτερο τρόπο, δίνοντας ξεκάθαρο μήνυμα για τη σπουδαιότητά του στο προσωπικό των τμημάτων τους. Το steering committee πρέπει να συνέρχεται τουλάχιστον μια φορά την εβδομάδα, έχοντας στην ημερήσια διάταξη την πρόοδο της επίτευξης των στόχων του έργου.

2. Οι αντικειμενικοί στόχοι του έργου πρέπει να είναι ξεκάθαροι και συμφωνημένοι από όλους.  Ολα τα ζητήματα πρέπει να αναλυθούν, να συζητηθούν σε βάθος και να μεταφερθούν στο blueprint του έργου. Το έγγραφο αυτό πρέπει  να καθορίζει το γενικό πλαίσιο υλοποίησης και να έχει γίνει αποδεκτό από όλους πριν την έναρξη του έργου.

3. Αποτελεσματικό και δυναμικό project management που θα ηγείται όλου του έργου και θα αναφέρεται στο steering committee. Για να επιτευχθεί αυτό, θα πρέπει ο project manager να έχει εξουσία αποφάσεων σε όλες τις διαστάσεις του έργου, ανεξαρτήτως του εταιρικού οργανογράμματος.

4. H οργανωτική δομή του project πρέπει να είναι διαυγής και απλή, διασφαλίζοντας καλύτερη επικοινωνία και γρήγορη λήψη αποφάσεων. Ετσι η ομάδα έργου μπορεί να αφοσιωθεί στην επίτευξη των στόχων που περιγράφονται στο blueprint.

5. Η ομάδα έργου πρέπει να επανδρωθεί από ικανά στελέχη (key users) που θα μπορέσουν να φέρουν εις πέρας τη δύσκολη αποστολή της υλοποίησης. Η ομάδα θα πρέπει να είναι 100% επικεντρωμένη στο έργο, χωρίς να αποσπάται η προσοχή των μελών της από θέματα καθημερινής εργασίας. Η κινητήρια δύναμη της υλοποίησης ενός έργου είναι οι άνθρωποι που στελεχώνουν την ομάδα και αυτοί είναι που κάνουν τη διαφορά μεταξύ επιτυχίας και αποτυχίας. Συνεπώς και το πακέτο ανταμοιβής της ομάδας έργου θα πρέπει να δικαιώνει τους κόπους.

6. Ενα μεγάλο ποσοστό της επιτυχίας του έργου, βασίζεται στις ικανότητες και στο επίπεδο γνώσης των εξωτερικών συνεργατών που θα παραμετροποιήσουν το σύστημα. Οι εξωτερικοί συνεργάτες δεν πρέπει μόνο να αποκαλούνται «σύμβουλοι», αλλά να λειτουργούν και ως σύμβουλοι απέναντι στον πελάτη, αφού αυτοί είναι οι μόνοι που γνωρίζουν τις δυνατότητες του συστήματος.

7. Σημαντικός παράγοντας στην υλοποίηση SAP  είναι αναμφισβήτητα η διαχείριση των αλλαγών (change management). H επικοινωνία σε όλο τον οργανισμό αλλά και η συνέπεια του steering committee και της ομάδας έργου, είναι το αντίδοτο για το ρίσκο που φέρνουν οι μεγάλες αλλαγές. Οι μελλοντικοί χρήστες του συστήματος είναι αυτοί που θα επηρεαστούν άμεσα και είναι λογικό να νιώσουν απειλή για τη δουλειά τους. Ολοι οι χρήστες θα πρέπει να ενημερώνονται για τις αλλαγές που έπονται, να εκπαιδεύονται hands-on στο καινούργιο σύστημα και να εντάσσονται σταθερά στη κουλτούρα του νέου τρόπου εργασίας.

8. Business process re-engineering μετά την Go Live φάση του έργου, κι’ αυτό γιατί οι δυνατότητες του νέου συστήματος είναι σχεδόν άγνωστες. Επιπλέον, το να αλλάξει ο τρόπος εργασίας πάνω σε ένα καινούργιο και άγνωστο σύστημα εμπεριέχει από μόνο του μεγάλο ρίσκο. Ο μόνος τρόπος για να επιτευχθεί αυτός ο διπλός στόχος, είναι να έχει προηγηθεί μελέτη σκοπιμότητας με τη συνεργασία εξωτερικών συμβούλων, στην οποία να έχουν αναλυθεί σε βάθος οι δυνατότητες του συστήματος και να έχουν επιλεγεί οι νέες διαδικασίες.

9. Η μεταφορά των δεδομένων από το καινούργιο στο παλιό σύστημα καθώς και οι εργασίες που απαιτούνται π.χ. μετατροπές, προγράμματα μεταφοράς, πρέπει να είναι έτοιμα εντός χρονοδιαγράμματος ώστε να γίνουν οι απαιτούμενες επαληθεύσεις. Είναι ευκόλως εννοούμενο, ότι χωρίς τα απαιτούμενα δεδομένα, το καινούργιο σύστημα δεν μπορεί να λειτουργήσει. Συνεπώς είναι ευθύνη όλων, και όχι μόνο των ανθρώπων της Πληροφορικής, να ελεγχθούν και να δοκιμαστούν τα δεδομένα πριν αυτά περάσουν στο παραγωγικό σύστημα.

10. Κάθε έργο κρύβει μέσα του κάποιου είδους πολιτική σκοπιμότητα σε διαφορετικό βαθμό. Προνοήστε ώστε οι κρυφές ατζέντες που προκαλούν αποπροσανατολισμό να μείνουν εκτός έργου. Η ομάδα πρέπει να παραμείνει εστιασμένη στη διαδικασία υλοποίησης, άρα φροντίστε να πάρετε σκληρά μέτρα προκειμένου να φέρετε στην επιφάνεια και να λύσετε άμεσα κάθε είδους σκοπιμότητες.