Η εταιρεία «ΔΟΛΙΧΟΣ ΜΕΛΕΤΗΤΙΚΗ Ε.Π.Ε.» επιθυμούσε να εκσυγχρονίσει την υπάρχουσα δικτυακή υποδομή της, το υπάρχον τηλεφωνικό κέντρο και τις διαδικασίες της. Για συνεργάτη σε αυτή της την προσπάθεια επέλεξε τη SiEBEN.

Η εταιρεία «ΔΟΛΙΧΟΣ ΜΕΛΕΤΗΤΙΚΗ Ε.Π.Ε.» ιδρύθηκε το 2003 και εδρεύει στην Αθήνα. H δραστηριότητά της καλύπτει την παροχή υπηρεσιών μελέτης και επίβλεψης σε πολλούς τομείς και κλίμακες αρχιτεκτονικών και άλλων τεχνικών έργων του ιδιωτικού και δημόσιου τομέα.

Η επιχειρηματική ανάγκη
Η ΔΟΛΙΧΟΣ επιθυμούσε να αναβαθμίσει την υπάρχουσα υποδομή IT που διέθετε και να χρησιμοποιήσει τη βέλτιστη λύση για το σημαντικό πρόβλημα που αντιμετώπιζε σε θέματα σχετικά με την κεντρική αποθήκευση των εγγράφων και τη σωστή διαχείρισή τους.

Αν και η εταιρεία διέθετε ήδη ένα τηλεφωνικό σύστημα μέσω του οποίου διαχειριζόταν τις κλήσεις της, το επίπεδο επικοινωνίας τόσο ενδοεταιρικά όσο και με τους πελάτες και συνεργάτες της, επιθυμούσε να εκσυγχρονίσει τις δυνατότητες επικοινωνίας της, προκειμένου να καλύψει τις ολοένα αυξανόμενες ανάγκες.

Σημαντικό για τη διοίκηση της εταιρείας ήταν να αναβαθμίσει το τηλεφωνικό της κέντρο, να κρατήσει σε χαμηλό επίπεδο τα τηλεπικοινωνιακά της κόστη και να επιτύχει υψηλά επίπεδα επικοινωνίας. Επιπλέον, η εταιρεία επιθυμούσε να εκσυγχρονίσει τις δυνατότητες διαχείρισης των εγγράφων της και να επιταχύνει τις επιχειρηματικές διαδικασίες της, προκειμένου να καλύψει τις ολοένα αυξανόμενες ανάγκες.

Η εταιρεία δεν διέθετε κάποιο σύστημα document management, με αποτέλεσμα να είναι δύσκολη η ανεύρεση, διαχείριση και η διακίνηση των εγγράφων. Η διοίκηση της εταιρείας επιθυμούσε να αυξήσει τα ενδοεταιρικά επίπεδα συνεργασίας (collaboration), να προσφέρει δυνατότητες διαχείρισης περιεχομένου στους χρήστες της, να εφαρμόσει επιχειρηματικές διαδικασίες και να προσφέρει πρόσβαση σε πληροφορίες που είναι κρίσιμες για τους εταιρικούς στόχους της.

Η λύση
Η αναβάθμιση και η υλοποίηση domain migration από Microsoft Small Business Server 2003 σε 2008, συνέβαλε στη βελτίωση της ενδοεπιχειρησιακής και διεπιχειρησιακής επικοινωνίας, ενώ ταυτόχρονα εξασφάλισε την άριστη διαχείριση των εταιρικών δεδομένων. Η λύση που παρέχει το storage σύστημα της HP ήταν αναγκαία και επιτακτική, λόγω της φύσης του αντικειμένου της εταιρείας να αποθηκεύει μεγάλο όγκο δεδομένων, τον οποίο πρέπει να έχει συνεχώς διαθέσιμο με τη μεγαλύτερη δυνατή ταχύτητα μεταφοράς.

Για το τηλεφωνικό κέντρο πραγματοποιήθηκε αναβάθμιση του Office Communicator σε Lync Server.

Οι υπάλληλοι της εταιρείας έχουν πλέον στη διάθεσή τους πληθώρα χρήσιμων εργαλείων που απλοποιούν τις επικοινωνίες τους ενδοεταιρικά, αλλά και την επικοινωνία με συνεργάτες και πελάτες. Εχοντας καταχωρήσει όλα τα απαραίτητα στοιχεία συνεργατών και πελατών στο Microsoft Outlook, οι χρήστες του συστήματος μπορούν απλά με ένα “click” να επικοινωνήσουν μαζί τους με οποιοδήποτε τρόπο επιθυμούν (IM, email, τηλεφωνική κλήση, video conference).

Με την εγκατάσταση του Microsoft SharePoint, οι υπάλληλοι της εταιρείας έχουν πλέον στη διάθεσή τους ένα πολύτιμο εργαλείο που συμβάλλει στην αυτοματοποίηση και καλύτερη διαχείριση των ενδοεταιρικών διαδικασιών. Η αναζήτηση εγγράφων, πληροφοριών, ακόμα και των κατάλληλων ατόμων για κάθε θέμα, πλέον, είναι πολύ πιο εύκολη, αφού πραγματοποιείται μέσα από τη συγκεκριμένη πλατφόρμα. Επιπλέον, ειδικά σχεδιασμένες φόρμες χρησιμοποιήθηκαν για την παρακολούθηση των διαφορετικών διαδικασιών.

Επιχειρηματικά Οφέλη
Η ΔΟΛΙΧΟΣ με όλες τις παραπάνω αναβαθμίσεις και αλλαγές απολαμβάνει σημαντικά οφέλη. Αρχικά μειώθηκαν τα τηλεπικοινωνιακά και λειτουργικά κόστη, αφού μειώθηκαν τα τηλεφωνήματα και εξαλείφθηκε το χαρτοβασίλειο. Βελτιώθηκε η διαχείριση των εξερχόμενων και εισερχόμενων επιχειρησιακών εγγράφων, αφού πλέον όλα βρίσκονται σε ηλεκτρονική μορφή. Βελτιώθηκε ο συντονισμός των εργαζομένων και αυξήθηκε η απόδοσή τους με την καλύτερη οργάνωση των αρχείων του και τον συντονισμό της εργασίας τους.

H αναβάθμιση του Small Business Server, αλλά και το νέο hardware (server, switch), αύξησε την απόκριση ολόκληρης της υποδομής, την ασφάλεια του δικτύου και των παρεχόμενων μέσω Διαδικτύου υπηρεσιών. H αναβάθμιση του τηλεφωνικού κέντρου εκσυγχρόνισε τον τρόπο επικοινωνίας και εργασίας, τόσο για τους εργαζομένους, όσο και για τη διοίκηση της εταιρείας και επιπλέον επέτρεψε μεγαλύτερη ευελιξία και εκμετάλλευση του παλιού και του νέου hardware.

Με την εγκατάσταση του Sharepoint, πραγματοποιήθηκε ο στόχος της εταιρείας για τη δημιουργία πλατφόρμας η οποία θα συμβάλει σημαντικά στην ευκολότερη και αποτελεσματικότερη συνεργασία των υπαλλήλων της, στην άμεση πρόσβαση σε χρήσιμες επιχειρηματικές πληροφορίες και δεδομένα, στην άμεση λήψη κρίσιμων επιχειρηματικών αποφάσεων και τέλος θα βελτιώσει την ροή εργασιών workflow. Αύξησε σημαντικά την παραγωγικότητα του προσωπικού της και η διοίκηση παρατήρησε ότι απέκτησε ένα πολύτιμο εργαλείο για το σύνολο των αρχείων και διεργασιών της.