PMO: Project, Program ή Portfolio Management Office; Ερευνα του PMI περιέγραψε το PMO (Γραφείο Διοίκησης Εργων / ΓΔΕ) ως «μια οργανωτική οντότητα με προσωπικό πλήρους απασχόλησης σε έναν project-driven οργανισμό για να παρέχει υπηρεσίες διαχείρισης έργων, εκπαίδευσης, consulting, mentoring και τεχνικών υπηρεσιών».

Αυτός ο ορισμός ήδη δημιουργεί ερωτήματα. Πολλές εταιρείες δεν ξέρουν, δεν μπορούν ή δεν θέλουν να κατανοήσουν ότι τα έσοδά τους προέρχονται από Projects. Εάν αυτό δεν γίνει κατανοητό, τότε όλες οι προσπάθειες εισαγωγής ενός PMO σε μια εταιρεία είναι αδύνατες. Πρώτα θα πρέπει να αφομοιώσει ο οργανισμός το πόσο σημαντικό είναι το Project Management για αυτόν, και μετά να αρχίζει να σκέφτεται την υλοποίηση του PMO.

Τι κάνει όμως το PMO;
Ο Gerald Kendal περιγράφει το PMO σαν τον «πύργο ελέγχου» των projects που μπορεί να βοηθήσει στην εισαγωγή των αρχών του Project Management και στην ευθυγράμμιση των projects με τους γενικούς στρατηγικούς στόχους μιας επιχείρησης (strategic alignment).

Το PMO συνήθως βοηθά στις κάτωθι περιοχές:
• Παροχή υπηρεσιών Project Management στους Project Managers.
• Εφαρμογή διαδικασιών/μεθοδολογίας Project Management.
• Παροχή υπηρεσιών εκπαίδευσης στα στελέχη της εταιρείας.
• Φυσικό σημείο «στέγασης» των Project Managers.
• Παροχή consulting και mentoring στους υπαλλήλους για τα best practices.
• Επιλογή και χρήση εργαλείων PMIS (πχ. Microsoft EPM) για χρήση από τους PMs και τους πόρους που κάνουν reporting.
• Διαχείριση πολλαπλών συσχετιζόμενων έργων και επιλογή των έργων προς εκτέλεση (portfolio management).

One size fits all?
Τα Project Offices μπορούν να είναι πολλαπλών μορφών: από το να έχουν πολύ μικρή αρμοδιότητα στα έργα μέχρι να έχουν πλήρη έλεγχο όλων των έργων ενός οργανισμού.

Κάποιοι ορίζουν ότι οι τρείς βασικοί τύποι του ΓΔΕ/PMO είναι: 1. Supportive (Υποστηρικτικό), 2. Controlling (Ελεγκτικό), 3. Directive (Καθοδηγητικό).

Κάποιοι άλλοι επιμένουν ότι υπάρχουν πέντε τύποι PMO, με βάση την επιρροή του PMO πάνω στα projects: 1. Center of excellence (πολύ μικρή), 2. Project support office (μικρή), 3. Project management office (μέση), 4. Program management office (υψηλή), 5. Project Portfolio Management Office (πολύ υψηλή). Ουσιαστικά  αυτή η κατηγοριοποίηση είναι παραλλαγή της πρώτης.

1. Supportive PMO: Το supportive PMO προσφέρει γενική υποστήριξη, εμπειρία, templates και best practices στα έργα. Αυτός ο τύπος PMO ταιριάζει σε οργανισμούς που έχουν χαμηλή ωριμότητα διοίκησης έργων ή χαλαρό μοντέλο ελέγχου των έργων. Επίσης, συνίσταται για οργανισμούς που επιθυμούν να έχουν ένα «clearing-house» για πληροφορίες σχετικές τα έργα στον οργανισμό.

2. Controlling PMO: Το controlling PMO συνίσταται σε ώριμους οργανισμούς σε θέματα Διοίκησης Εργων ή σε όσους οργανισμούς θέλουν να επιβάλουν processes και procedures στα έργα τους. Εδώ το PMO δεν υποστηρίζει μόνο αλλά ζητάει και απαιτεί να χρησιμοποιούνται οι οδηγίες που δίδει. Συνήθως αυτή η μορφή PMO επιλέγει μεθοδολογίες Διοίκησης Εργων, templates, φόρμες, κανόνες κλπ. Επίσης τα έργα μπορούν να γίνουν audit από το controlling PMO.

3. Directive PMO: Το directive PMO έχει τον πλήρη έλεγχο πάνω στα έργα και ορίζει τους Project Managers των έργων. Εδώ, η ωριμότητα των οργανισμών σε Project Management είναι πολύ μεγάλη και υπάρχει career path για τους Project Managers.

Ο επαγγελματισμός στην παρακολούθηση των έργων είναι δεδομένος και το PMO εγγυάται συνέχεια και συνέπεια σε βέλτιστες πρακτικές για όλα τα έργα του οργανισμού. Το directive PMO προτείνεται σε μεγάλους οργανισμούς που θέλουν να φτάσουν σε πολύ υψηλό maturity.

Οι στόχοι του directive PMO είναι:

  • Υλοποίηση κοινής μεθοδολογίας ή framework παρακολούθησης έργων,
  • Τυποποίηση ορολογίας (PM Lexicon),
  • Επιλογή επαναλαμβανόμενων project management processes,
  • Παροχή υποστηρικτικών εργαλείων,
  • Αύξηση του ποσοστού επιτυχίας των έργων.

Υπάρχουν οφέλη από τη χρήση του PMO;
Ο κύριος παράγοντας που καθορίζει τη μορφή, την επιτυχία ή την αποτυχία του Project Office σε έναν οργανισμό, εξαρτάται από την ωριμότητα (maturity) που έχει ο οργανισμός σε θέματα Project Management και το κατά πόσο το management της εταιρείας υποστηρίζει το Project Office.

Το πιο σημαντικό εργαλείο του Project Office είναι οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες των ανθρώπων που «τρέχουν» το Project Office. Στα καλύτερα σενάρια, το PMO αυτοματοποιεί και ενισχύει project management maturity της εταιρείας με τη δημιουργία μιας οργανωτικής οντότητας υπεύθυνης για τη διακυβέρνηση των projects.

Επίσης, το PMO επιτρέπει τον συντονισμό όλου του χαρτοφυλακίου των projects (portfolio management) με καλύτερη εκμετάλλευση των περιορισμένων πόρων της κάθε εταιρείας.

Ετσι εξηγείτε το γεγονός ότι οι εταιρείες που έχουν καλό portfolio management κατά κανόνα έχουν υλοποιήσει PMO.

Το συνέδριο για το PMO
Απαντήσεις σε όλα τα παραπάνω και όχι μόνο θα δοθούν στο συνέδριο PM Congress 2009, που συνδιοργανώνει το PMI GREECE Chapter με την BOUSSIAS στις 26 Νοεμβρίου 2009. Οι ξένοι ομιλητές, αυθεντίες σε θέματα PMO, θα είναι στη διάθεση όλων για συζήτηση.

*Ο Θεοφάνης Γιώτης (ΒΑ, MSc, PMP®, Ph.D. C.), είναι συνιδρυτής και Πρόεδρος Δ.Σ. του PMI GREECE Chapter και διαθέτει 22+ ετή εμπειρία στην σχεδίαση, υλοποίηση και διαχείριση έργων ΤΠΕ. Επίσης είναι ιδρυτής της εταιρείας 12pm.biz.