Το Project Management είναι «η επιστήμη για το πώς κάνουμε πράγματα (the science of getting things done)» και, εκτός από επιστήμη είναι ταυτόχρονα και τέχνη! Ετσι, η διοίκηση των Projects και το Project Management είναι αναπόσπαστα μέρη της ζωής μας («way of life») που παίζει καταλυτικό ρόλο στην μεγέθυνση και ευημερία των επιχειρήσεων

Η λέξη «PROJECT» είναι από τις πιο ευρέως χρησιμοποιούμενες λέξεις του Διαδικτύου και αναφέρεται 2.410.000.000 φορές στο Internet. Κάθε μέρα όλοι μας έχουμε επαφή με κάποιο έργο. Παραδοσιακές εταιρείες που ήταν στην παραγωγή προϊόντων, εντοπίζουν ότι, όσο περνάει ο καιρός, τόσο και πιο πολλά έσοδα προέρχονται από PROJECTS.

H Nike δεν κατασκευάζει πλέον παπούτσια. Διαχειρίζεται «PROJECTS για παπούτσια». Η BMW αντιμετωπίζει κάθε νέο αυτοκίνητο σαν ένα ξεχωριστό project. H Coca-Cola, που δίδει την εμφιάλωση και το marketing των ποτών της σε άλλους, εκτελεί PROJECTS που τα διαχειρίζονται άτομα με τον τίτλο «orchestrators». Η SIEMENS το έτος 2000 εντόπισε ότι το 50% των εσόδων προερχόταν από projects και ξεκίνησε μια παγκόσμια προσπάθεια βελτίωσης των πρακτικών διοίκησης έργων στην εταιρεία – αυτό που ξέρουμε σήμερα ως PM@SIEMENS. Η Ericsson έχει ξεκινήσει από το 1989 τη μεθοδολογία PROPS για project management.

Ομως το «FAILED PROJECT» αναφέρεται 290.000.000 φορές στο Διαδίκτυο. Τι πάει στραβά;
Δυστυχώς τα πράγματα δεν πάνε όπως θα θέλαμε. Η αδυναμία κατανόησης της επιστήμης και της τέχνης του Project Management κοστίζει δις δολάρια παγκοσμίως. Παγκοσμίως δαπανώνται πάνω από $30 τρις σε projects. Πολλά από αυτά τα χρήματα σπαταλούνται στην κυριολεξία για τον απλούστατο λόγο ότι η πλειονότητα των έργων αποτυγχάνει και δεν παραδίδεται με βάση το triple constraint (predefined quality, on-scope, on-budget, on-time)! Πάντοτε, όταν αυξομειώσουμε την μία πλευρά του τριγώνου, αυτόματα επηρεάζουμε το μήκος τουλάχιστον άλλης μίας πλευράς (βασικός κανόνας της Γεωμετρίας!)

Ετσι, σύμφωνα με στοιχεία της εταιρείας Standish Group σε δείγμα 80.000 έργων από το 1994, τα διαχρονικά ποσοστά επιτυχίας των έργων είναι απογοητευτικά και καταδεικνύουν ότι μόνο 3 στα 10 έργα παραδίδονται on-time, on-budget & on-specs. Μια εξήγηση είναι ότι πολλοί οργανισμοί δεν έχουν καμία αποτελεσματική διαδικασία διαχείρισης έργων και δεν υπάρχουν διαδικασίες για επιλογή των Project Managers.

Επίσης, οι οργανισμοί συνήθως δεν γνωρίζουν για τις γνώσεις, τις ικανότητες και τις δεξιότητες που πρέπει να έχουν οι Project Managers, ώστε να φέρουν εις πέρας με επιτυχία τα έργα που διαχειρίζονται. Συνήθως οι εταιρείες εξασφαλίζουν ότι οι υπάλληλοί τους έχουν τις τεχνικές δεξιότητες για την περάτωση των έργων που αναθέτουν σε αυτούς. Αλλά, ο Jim Johnson, Διευθύνων Σύμβουλος της Standish Group τονίζει: «όταν αποτυγχάνει ένα έργο, συνήθως οι λόγοι ΔΕΝ είναι τεχνικοί!».

Ποιοι είναι οι λόγοι που οδηγούν τα έργα στο βάραθρο;
Οι 3 κύριοι λόγοι που οδηγούν τα έργα στην αποτυχία είναι:
1. Ασαφείς απαιτήσεις και ανεξέλεγκτη αλλαγή στα χαρακτηριστικά του έργου (scope creep)
2. Φτωχές διαδικασίες PM και
3. Ελλειψη υποστήριξης από το management καθώς και εμπλοκής αυτού στα έργα.

Η υλοποίηση του Project Management είναι πολύ πιο σημαντική από ότι νομίζουμε. Δεν είναι τυχαίο ότι ο Rich Karlgaard, εκδότης του περιοδικού Forbes, κατά τη διάρκεια του συνεδρίου «The Forbes Leadership Networks Forum», που έγινε στις 2/12/2008 στο Palo Alto της California, δήλωσε: «If you don’t know Project Management Institute (PMI), find out what they do. The practice of Project Management will be the activity that MAKES or BREAKS many global companies in this economic environment…»

Αποκτώντας εμπειρία, τόσο στην τέχνη όσο και στην επιστήμη του Project Management, οι Project Managers μπορούν να αυξήσουν τα ποσοστά επιτυχίας των έργων που διαχειρίζονται, ώστε τα PROJECTS να ολοκληρωθούν στο triple constraint και να ευθυγραμμιστούν με τους στρατηγικούς στόχους της εταιρείας.

Ποια είναι η μεγάλη εικόνα των έργων;
Η πυραμίδα του Portfolio, Program and Project Management (PPPM) είναι το ιεραρχικό μοντέλο που χρησιμοποιείται παγκοσμίως για την υλοποίηση των έργων (DO THE RIGHT PROJECTS). Στο επίπεδο του Portfolio Management (Διοίκησης Χαρτοφυλακίου) επιλέγονται εκείνα τα Programs/Projects που ευθυγραμμίζονται με το enterprise strategy της εταιρείας.

Για τις περισσότερες ελληνικές επιχειρήσεις, η θέση του Portfolio Project Manager συμπίπτει με αυτό του CEO. Το Portfolio Management «γεννάει» Programs ή Projects. Τo Program Management (διοίκηση ομάδας συσχετιζόμενων Projects) και το Project Management είναι καθημερινότητα για όλους μας (DO PROJECTS RIGHT).

Επίσης, όπως υποστηρίζει και η Gartner, το Portfolio Management αποτελεί μέσο για την ευθυγράμμιση του ΙΤ με το business – κάτι που αποτελεί και κυρίαρχη επιδίωξη των περισσότερων εταιρειών. Η 12PM CONSULTING βοηθά να εισαχθεί το Project Management στο middle management της εταιρείας, και το Portfolio / Program Management στο upper level management της εταιρείας (CxOs).

Υπάρχουν προαπαιτούμενα για την εισαγωγή του PPPM σε μια εταιρεία;
«Η διαφορά μεταξύ επιτυχίας και αποτυχίας είναι η διαφορά του κάνω κάτι καλά από το κάνω κάτι τέλεια». Για τις επιτυχημένες εταιρείες το PPPM εφαρμόζεται συνειδητά στις λειτουργίες τους.

Στην περίπτωση που η εταιρεία υλοποιεί έργα (internal ή external), θα πρέπει να εξετάσει πιο σοβαρά το PPPM. Τι μέρος των εσόδων αντιπροσωπεύουν τα Projects; Υπάρχει τυπική διαδικασία επιλογής των Programs/Projects; Υπάρχουν Project Managers στην εταιρεία; Τι υποδομή και τι career path έχουν οι Project Managers; Σε κάθε περίπτωση η Διοίκηση της εταιρείας θα πρέπει να προβληματισθεί για το πώς θα αντιμετωπίσει το PPPM.

Πολλές εταιρείες πλέον ξεφεύγουν ακόμη από την στερεότυπη δομή και τρόπους management. Αρχίζει πια να εφαρμόζεται το “Management by Projects” (παράφραση του όρου Management by Objectives – MBO, Peter Drucker, 1954, The Practice of Management). Πάρα πολλές εταιρείες, μεταφέρουν στην πράξη το MBO υλοποιώντας το “Project Based Organization”.

Συνήθως η εισαγωγή του PPPM σε εταιρείες χαμηλής ωριμότητας γίνεται με τις υπεράνθρωπες προσπάθειες κάποιου από την εταιρεία που επιμένει για την μη ανακάλυψη του τροχού! Που επιμένει για process standardization και επιλογή μεθοδολογίας PM. Βέβαια, κάθε αρχή και δύσκολη. Η εκπαίδευση μιας πιλοτικής ομάδας είναι συνήθως το 1ο βήμα για την εισαγωγή του PM σε κάθε εταιρεία.

Σε αυτό το σημείο η 12PM CONSULTING μπορεί να λειτουργήσει συμβουλευτικά στους οργανισμούς για την εισαγωγή του PPPM και για τη δημιουργία FORMAL ή INFORMAL Project Management Office (PMO) (Γραφείου Διοίκησης Εργων). Η ύπαρξη PMO ως κορυφαίας οργανωτικής μονάδας που συγκεντρώνει και συντονίζει τη διοίκηση όλων των προγραμμάτων και έργων της επιχείρησης είναι απαραίτητη. Βέβαια το resistance to change είναι πολύ μεγάλο… Οπως λέει ο Roy Blitzer: «Το μόνο άτομο στον πλανήτη που επιθυμεί αλλαγή είναι ένα κατουρημένο μωρό!».

Πώς μπορεί η 12PM CONSULTING να βοηθήσει μια επιχείρηση να εφαρμόσει με επιτυχία το PPPM;
Σε όλα τα έργα που υλοποιούνται, υπάρχουν δύο κατηγορίες κόστους: Το κόστος απόκτησης του έργου (Capital Expenditure – CAPEX) και το κόστος συντήρησης του έργου (Operational Expenditure – OPEX). Αυτά τα δύο κόστη αθροιζόμενα (CAPEX + OPEX) μας δίδουν το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας του έργου. Αυτό το συνολικό κόστος ονομάζεται Life Cycle Cost (LCC) κατά το OGC και Total Cost of Ownership (TCO) κατά την Gartner.

LLC ή TCO = CAPEX + OPEX

Επομένως, το PPPM εφαρμόζεται ούτως ή άλλως στους οργανισμούς χωρίς να έχει ορισθεί από τις εταιρείες το τι ακριβώς σημαίνει για αυτές το PPPM. Η βοήθεια που χρειάζονται οι εταιρείες είναι στο να συνειδητοποιήσουν το πόσο κρίσιμο είναι το PPPM για τη λειτουργία τους και την κερδοφορία τους. Το παγκόσμιο motto του Project Management Institute (PMI) είναι: «Making PM indispensable for business results!». Δηλαδή: «Κάνοντας το PM απαραίτητο για επιχειρησιακά αποτελέσματα!».

Για να μπορέσει η 12PM CONSULTING να βοηθήσει οποιαδήποτε εταιρεία σε θέματα PM, απαραίτητη προϋπόθεση είναι η εταιρεία να καταλάβει ότι το PPPM είναι σημαντικό για την επίτευξη των στρατηγικών της στόχων. Σ’ αυτή την κατεύθυνση μπορεί να βοηθήσει μια παρουσίαση και συζήτηση με την εταιρεία για το τι μπορεί να σημαίνει το PM γι’ αυτήν.

Το motto της 12PM CONSULTING είναι:
For Successful Projects:
• Initiate Formally,
• Plan Extensively,
• Execute Aggressively,
• Control Regularly and
• Close Smoothly! (F.E.A.R.S).

Στα πλαίσια της εισαγωγής των αρχών του PPPM στις επιχειρήσεις και οργανισμούς που δραστηριοποιούνται στην Ελλάδα, η 12PM CONSULTING συνεργάζεται με διεθνείς οίκους που είναι ειδικοί στον τομέα τους. Θα πρέπει να αναφερθεί η συνεργασία με την ITEC-CONSULTING (www.itec-consulting.eu) που είναι πιστοποιημένο εκπαιδευτικό κέντρο του Project Management Institute ως PMI® Registered Education Provider (PMI R.E.P.).

Επίσης η ITEC-CONSULTING είναι αποκλειστικός συνεργάτης της RMC Project στην Ελλάδα και Κύπρο. Η RMC Project διαθέτει το καλύτερο υλικό προετοιμασίας για το PMP® exam:
1. το βιβλίο PMP® Exam και
2. το PM FASTrack – software εξομοίωσης της πιστοποίησης PMP® με 1300+ ερωτήσεις.

Τι διασφαλίζει την αποτελεσματικότητα ενός προγράμματος εκπαίδευσης σε ΡΜ;
Η εκπαίδευση σε PM είναι «soft skills training». Η αποτελεσματικότητα της εκπαίδευσης έχει να κάνει με το πόσο βελτιώνεται η αποτελεσματικότητα του κάθε συμμετέχοντα ξεχωριστά. Παγκοσμίως, έχουν γίνει έρευνες που αποδεικνύουν ότι η παραγωγικότητα των εταιρειών, μετά από επενδύσεις στην ανάπτυξη του ανθρώπινου δυναμικού που ασχολούνται με το PM, αυξάνεται έως και 30%. Στις εκπαιδεύσεις του Project Management σημαντικότατο ρόλο στη διασφάλιση της ποιότητας, παίζει και ο ίδιος ο εκπαιδευτής.

Ποια είναι η πιο σημαντική πιστοποίηση παγκοσμίως για PPPM;
Η πιστοποίηση PMP® είναι ένα αντίδοτο στην κρίση. Πολλοί επαγγελματίες από διαφορετικούς κλάδους της οικονομίας επιζητούν την πιστοποίηση PMP® για επαγγελματική ανέλιξη. Οι εταιρείες που προσλαμβάνουν project managers ζητούν την πιστοποίηση PMP® σαν «MUST HAVE». Την πιστοποίηση PMP® κατέχουν πάνω 430.000 επαγγελματίες παγκοσμίως (στην Ελλάδα υπάρχουν 330 PMPs).

Έρευνα μισθών του ZDNET έδειξε ότι η επαγγελματική πιστοποίηση Project Management Professional (PMP®) του Project Management Institute (PMI®), αποδίδει τις μεγαλύτερες μέσες ετήσιες αποδοχές παγκοσμίως: και αποφέρει κατά μέσο όρο 101.695$. Επίσης, οι πιστοποιημένοι PMPs έχουν αμοιβές υψηλότερες κατά 17,2% σε σχέση με τους μη πιστοποιημένους συναδέλφους τους (PMI Salary Survey). Το PMP® βασίζεται στο PMBOK® (ANSI Standard) που αναγνωρίζεται παγκοσμίως ως το de-facto standard για το Project Management που κυκλοφορεί 3.000.000+ τυπωμένα αντίγραφα και σε άγνωστο αριθμό ηλεκτρονικών αντιτύπων!

Τι έχει μεγαλύτερη σημασία στο περιβάλλον του PPPM: οι άνθρωποι, η μεθοδολογία ή τα έργα;
Και τα 5M απαιτούνται: Money, Men, Machines, Materials and Methods. Τα Projects δεν μπορούν να εκτελεσθούν χωρίς ανθρώπους. Οι καλύτεροι άνθρωποι δεν μπορούν να είναι χρήσιμοι χωρίς την ύπαρξη Projects. Η επιτυχημένη παράδοση έργων απαιτεί χρήση μεθοδολογίας και εργαλείων. Επομένως απαιτούνται και τα PM για να μην καταρρεύσει το οικοδόμημα.

Το όνομα 12PM οδηγεί σε ώρα. Τι ακριβώς σημαίνει;
Το όνομα 12PM είναι ένα λογοπαίγνιο και προέρχεται βασικά από τις κάτωθι 12 λέξεις που ξεκινάνε στην Αγγλική με τη λέξη P. Το 12PM οδηγεί στις 12 ώρες του ρολογιού και το PM οδηγεί στο Project Management.

Ποιες είναι εν συντομία οι υπηρεσίες που προσφέρει η 12PM CONSULTING;
Οι ολοκληρωμένες Υπηρεσίες για Project, Program και Portfolio Management που προσφέρει η 12PM CONSULTING συνοψίζονται στις παρακάτω (και όχι μόνο):
• Προετοιμασία για τις πιστοποιήσεις PMP®, CAPM®, PMI-SP® & PgMP® του PMI®
• Προετοιμασία για τις πιστοποιήσεις IT Project+, MSF, PRINCE2 και IPMA
• Διάδοση της επιστήμης της Διοίκησης Εργων (Project Management)
• Υλοποίηση Πληροφοριακών Συστημάτων Διοίκησης Εργων (PMIS)
• Ανάπτυξη ανθρώπινου δυναμικού σε θέματα Διοίκησης Εργων
• Παροχή υπηρεσιών Outsourcing σε θέματα Διοίκησης Εργων
• Υλοποιήσεις Microsoft Project Server 2007 / Microsoft EPM
• Υλοποίηση Γραφείων Διοίκησης Έργων (PMOs)
• Συμβουλευτικές υπηρεσίες Διοίκησης Εργων
• Υπηρεσίες Portfolio Management
• Υπηρεσίες Program Management
• Υπηρεσίες Project Management.

CV
Ο κ. Θεοφάνης Γιώτης, MSc, Ph.D. Cand., PMP®, MCSE, MCT ([email protected]) με σπουδές σε Οικονομικά, Management, Πληροφορική και Project Management, είναι Founder και Managing Partner της 12PM CONSULTING. Διαθέτει 24+ έτη εμπειρίας στη σχεδίαση, υλοποίηση και διαχείριση έργων ΤΠΕ ως PMP®.  Ταυτόχρονα είναι Συνιδρυτής και CEO στην ITEC-CONSULTING.  Επίσης είναι adjunct professor στο Πανεπιστήμιο Πειραιά, Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο (ΑΠΘ) και στο BCA College όπου διδάσκει MIS, Project/Program/Portfolio Management και Enterprise Project Management σε μεταπτυχιακό επίπεδο.

Τέλος διατελεί ως Πρόεδρος Δ.Σ. στο Greek  Chapter of Project Management Institute (PMI GREECE), Πρόεδρος Δ.Σ. στο «International Association of Microsoft Certified Partners – IAMCP GREECE», Πρόεδρος Δ.Σ. 2011-2012 στο “Rotary Club of Kifissia”.

Raouf Ghali, President International Operations (Project Management Group), Hill International, Athens (www.hillintl.com):
«Since its inception in 1976, Hill International has come a long way. Starting off from New Jersey in the US, at present the company’s footprint is spread over every single continent. Few will disagree with one of our mission statements: “If you can imagine, we can manage”. Hill International offers extensive construction and project management services to project owners globally. Hill’s claims experience gives it a unique understanding of what can go wrong on a construction project. Further, Hill also uses this knowledge to identify potential trouble spots on a project before they develop into problems and recommends or initiates preventive action through strategic planning and project controls.

As construction project manager, Hill has managed all phases of the construction process from pre-design through completion, including cost and budget controls, scheduling, estimating, expediting, inspection, contract administration and management of contractors, subcontractors and suppliers. It is for these reasons – and many more – that last June Engineering News Record (ENR) ranked Hill International as the largest independent US construction management firm (for fee only).

My collaboration with Mr Theofanis Giotis in the arenas of project management training and project management certification have been perfect. I am extremely pleased with the outcome and would say with confidence that any faith reposed in him will be worth the while. I wish him the very best in all his endeavours».

Δρ. Παναγιώτης Χατζηπάνος,B.Sc., M. Phil., Ph.D., DCIWEM, D.WRE., Πρόεδρος Δ.Σ. και CEO, ECONTECH A.E. – Σύμβουλοι Μηχανικοί:
«Γνωρίζω τον Θεοφάνη Γιώτη από το 2006. Από τότε έχουμε δημιουργήσει μια σχέση σχεδόν μόνιμης επαγγελματικής συνεργασίας σε μια σειρά δραστηριότητες, οι κυριότερες από τις οποίες είναι:
1. υλοποίηση συγκεκριμένων έργων που περιλαμβάνονται στο χαρτοφυλάκιο έργων της ECONTECH,
2. συνεχιζόμενη εκπαίδευση – πιστοποίηση κατά PMI, στελεχών έργων που απασχολούνται σε έργα της ECONTECH και άλλων συνεργαζόμενων φορέων,
3. Διοικητικό Συμβούλιο και άλλες δραστηριότητες του PMI Greece Chapter.

Η παραπάνω συνεργασία προέκυψε και από την κοινή πεποίθηση ότι ο μηχανικός σήμερα πέραν των συγκεκριμένων απαραίτητων επιστημονικών γνώσεων που πρέπει να κατέχει και να έχει πιστοποιηθεί, πρέπει να έχει κατ’ ελάχιστον εκπαιδευτεί και πιστοποιηθεί στην κατανόηση των στοιχείων και διεργασιών της διοίκησης/ διαχείρισης του έργου, στην ικανότητα σχεδιασμού, εφαρμογής  και έλεγχου αυτών των μεθόδων και διεργασιών, και στην ικανότητα αποτελεσματικής επικοινωνίας και διαχείρισης κινδύνων καθ’ όλες τις φάσεις υλοποίησης του έργου.