Η Salesforce.com κατάφερε να κάνει τους IT Directors να αποδεχτούν το CRM ως off premise λύση. Γιατί κάτι αντίστοιχο δεν έχει συμβεί στην αγορά του ERP;
Το βασικό επιχείρημα των εταιρειών που παρέχουν λύσεις SaaS ή cloud based computing είναι η μείωση του κόστους που μπορούν να πετύχουν οι επιχειρήσεις. Εάν όμως ισχύει αυτό, γιατί οι Διευθυντές Πληροφορικής που αποφασίζουν να αποδεχτούν το μοντέλο SaaS για το CRM δεν κάνουν το επόμενο βήμα και με το ERP;
Καταρχάς, μια ματιά στους βασικούς προμηθευτές ERP κάνει εμφανές ότι ούτε οι ίδιοι είναι ακόμα πεπεισμένοι ότι πρέπει να διαθέσουν τις λύσεις τους κάτω από ένα SaaS ή cloud μοντέλο. Η SAP προτείνει το Business ByDesign SaaS για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Η Oracle προσφέρει τα προϊόντα middleware και database στο Amazon Elastic Compute Cloud, αλλά δεν συνιστά τη διάθεση του λογισμικού E-Business Suite ERP στο cloud.
Προσωρινά είναι αρκετά ασαφές, εάν οι μεγάλοι κατασκευαστές θέλουν να ρισκάρουν το ασφαλές έσοδο από πώληση αδειών χρήσης και συμβολαίων συντήρησης ERP εφαρμογών με ένα ίσως λιγότερο προσοδοφόρο συνδρομητικό μοντέλο.
Ωστόσο, η στρατηγική μικρότερων κατασκευαστών διαφέρει. Εταιρείες, όπως οι NetSuite, Lawson, αλλά και η ελληνική Softone, διαθέτουν ήδη ERP λογισμικό με το μοντέλο SaaS, απευθυνόμενες κυρίως σε μικρομεσαίες επιχειρήσεις. Οι λύσεις αυτές, συνήθως, δέχονται περιορισμένου βαθμού customization και δεν θα πρέπει να συγχέονται με το cloud based μοντέλο.
Σε ένα cloud μοντέλο, το οποιοδήποτε πιστοποιημένο ERP λογισμικό «τρέχει» πάνω σε IT πόρους που δεν ανήκουν στην εταιρεία και επιδέχεται όσες διαμορφώσεις απαιτεί το επιχειρηματικό της πλάνο. Στο SaaS μοντέλο, ένα συγκεκριμένο ERP λογισμικό τρέχει πάνω σε IT πόρους που δεν ανήκουν στην εταιρεία και επιδέχεται λίγες σχετικά διαμορφώσεις.
Αρκετοί αναλυτές συμφωνούν ότι είναι μάλλον απίθανο το ERP να λειτουργήσει κάποια στιγμή ολοκληρωτικά στα παραπάνω μοντέλα. Τα μεγάλα ERP συστήματα είναι συνήθως δομημένα ως μεγάλα ομοιογενή IT συστήματα, γεγονός που κάνει δύσκολη τη διάθεσή τους μέσω ενός cloud ή SaaS μοντέλου. Από την άλλη, μικρότεροι κατασκευαστές που προσφέρουν κυρίως καθετοποιημένες λύσεις, μπορούν ευκολότερα να προσφέρουν τις λύσεις τους με ένα από τα προαναφερόμενα μοντέλα.
Σημαντικός ο ρόλος του προμηθευτή και στην περίπτωση του cloud ERP
Αγοράζοντας ένα πλυντήριο για το σπίτι, εκτός από τις δυνατότητες πλύσης που παρέχει, συνήθως σκεφτόμαστε παράγοντες, όπως η μεταφορά του, η εκπαίδευση στη χρήση των προγραμμάτων και η ευκολία του service σε περίπτωση βλάβης. Αν και μερικά από αυτά τα ζητήματα δεν μας απασχολούν όταν πηγαίνουμε για πλύσιμο τα ρούχα μας σε κάποιο laundry service, κάποια συνεχίζουν να είναι σημαντικά και κάποια άλλα προστίθενται.
Η επιτυχία των application stores, στα οποία πλέον έχουν πρόσβαση εκατομμύρια smartphones, έγκειται στην απλότητα αγοράς μιας εφαρμογής. Ο ενδιαφερόμενος μπαίνει στο applications store, βλέπει μια σύντομη περιγραφή της εφαρμογής, αποφασίζει αν του αρέσει ή όχι, πληρώνει με την πιστωτική του κάρτα και έχει αποκτήσει την εφαρμογή, η οποία στις περισσότερες περιπτώσεις είναι πολύ απλή στη χρήση της.
Θα ήταν σφάλμα να αντιληφθούμε με τον ίδιο τρόπο την αγορά μιας συνδρομής σε ένα ERP λογισμικό που παρέχεται ως SaaS. Ακόμα και με τις μικρότερες απαιτήσεις σε customization, ένα ERP λογισμικό παραμένει μια αρκετά πολύπλοκη «οντότητα», η οποία θα πρέπει ενδεχομένως να συνεργαστεί με υπάρχοντα συστήματα της επιχείρησης και να προσαρμοστεί στις επιχειρηματικές διαδικασίες. Κάποιος ειδικός με εμπειρία σε επιχειρηματικές διαδικασίες και στις δυνατότητες του ERP, είναι απαραίτητος για να συμβουλέψει την επιχείρηση πώς θα αποφύγει προβλήματα και θα ολοκληρώσει την υλοποίηση και την ενοποίηση με τα υπόλοιπα συστήματα σύντομα, οικονομικά και αποτελεσματικά.
Τέλος, ένα ERP λογισμικό έχει εκατοντάδες επιλογές και λειτουργίες που έχουν μεν δημιουργηθεί για να επιτελούν κάποιο ρόλο, αλλά δεν είναι όλες απαραίτητες σε όλους. Επομένως, κάθε ομάδα χρηστών χρειάζεται ξεχωριστή εκπαίδευση, ώστε να αξιοποιήσει τις λειτουργίες που την ενδιαφέρουν και να χρησιμοποιήσει το ERP βάσει των επιχειρηματικών διαδικασιών.
Πλάνο ROI πριν την αγορά
Ενα συνηθισμένο λάθος των επιχειρήσεων που εγκαθιστούν ERP είναι ότι περιμένουν να υπολογίσουν την απόδοση της επένδυσης, αφού ολοκληρώσουν την εγκατάσταση. Η σωστή πρακτική είναι ο υπολογισμός να γίνεται πριν από την εγκατάσταση, γιατί με αυτόν τον τρόπο αυξάνονται οι πιθανότητες η επιχείρηση να επιλέξει τον κατάλληλο προμηθευτή.
Ο προϋπολογισμός του ROI βάζει την επιχείρηση σε μια διαδικασία να διαπιστώσει τις λειτουργίες που θα βελτιώσει το ERP και επομένως να διαλέξει τη λύση που ταιριάζει στις συγκεκριμένες πλέον απαιτήσεις της. Πολλές εταιρείες επιλέγουν ERP, δίνοντας έμφαση στο πλήθος των λειτουργιών που προσφέρει και όχι στο κατά πόσο αυτές ταιριάζουν με τις ανάγκες που έχει.
Σύμφωνα με μια ανάλυση της Glomark-Governan, το 85% των επιχειρήσεων δεν πραγματοποιούν μια objective risk ανάλυση στην προετοιμασία αγοράς ERP. Σε μια τέτοια ανάλυση, η επιχείρηση όχι μόνο ζυγίζει τα έξοδα υλοποίησης με τα οφέλη, αλλά αναγνωρίζει και τους κινδύνους που μπορούν να οδηγήσουν ένα ERP έργο σε οικονομική αποτυχία. Η ίδια έρευνα αναφέρει ότι πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν λιγότερο από το 60% των λειτουργιών ενός ERP.
Η πρόβλεψη των ετήσιων οικονομικών οφελών από την υλοποίηση ενός ERP είναι μια πρόκληση για τον Διευθυντή Πληροφορικής. Αν και υπάρχουν χιλιάδες benchmarks, τα υπάρχοντα case studies παρουσιάζουν μια τέτοια πληθώρα αποτελεσμάτων που οι εταιρείες είναι δύσκολο να αναγνωρίσουν ποιες αξίες είναι περισσότερο ρεαλιστικές και άξιες προσοχής.
Για παράδειγμα δύο case studies αναφέρουν ότι η υλοποίηση ενός ERP μπορεί να μειώσει τα inventoy levels μέχρι 24%, σύμφωνα με το πρώτο και μέχρι 75% σύμφωνα με το δεύτερο.
Οι μεγάλες αυτές διαφορές στα δεδομένα των μετρήσεων οφείλονται, κυρίως, στο εύρος των αλλαγών που πρέπει να γίνουν, ώστε το ERP να καλύψει σωστά τις επιχειρηματικές ανάγκες. Σημαντικές αλλαγές στις επιχειρηματικές διαδικασίες, καθώς και το κόστος της εκπαίδευσης που απαιτείται για να αξιοποιηθούν αυτές οι αλλαγές, είναι πιθανό να μεταβάλουν σημαντικά την απόδοση της επένδυσης. Ακόμα και μια μεσαίας κλίμακας μείωση του ανθρώπινου δυναμικού είναι πιθανό να επηρεάσει την απόδοση της επένδυσης, αν δεν έχει υπολογιστεί στο αρχικό στάδιο υλοποίησης.