Ο Σοφοκλής Θεόδοτος, Project Manager της ING, μίλησε στο netweek για την αξία του Project Management και τα επιχειρηματικά οφέλη του αντίστοιχου λογισμικού στους κόλπους μιας εταιρείας.

NetWeek: Ποια από τα εργαλεία Project Management προσδίδουν πραγματική αξία και ποιοι παράγοντες επηρεάζουν την απόδοση στην επένδυση;

Σοφοκλής Θεόδοτος: Σύμφωνα με το Project Management Institute, η Τέχνη του Project Management περιλαμβάνει εννέα (9) γνωστικές περιοχές κατανεμημένες σε πέντε (5) βασικές διαδικασίες. Κάθε μία από αυτές τις διαδικασίες περιέχει πολλές και συγκεκριμένες ενέργειες που είναι αναγκαίο να ακολουθηθούν σε κάθε project και που κάθε μία από αυτές τις ενέργειες χρειάζεται ειδική εστίαση, προσοχή και μεταχείριση.

Μέχρι σήμερα δεν γνωρίζω να έχει αναπτυχθεί ένα ολοκληρωμένο εργαλείο που να μπορεί να καλύψει όλες τις γνωστικές περιοχές με τις αντίστοιχες διαδικασίες τους. Δεν θα πρέπει ποτέ να ξεχνάμε και τη δέκατη πολύ σημαντική γνωστική περιοχή του PMI τον «Κώδικα Ηθικής και Δεοντολογίας», για την οποία, έχω την εντύπωση ότι δεν είναι δυνατόν να υπάρξει κάποιου είδους εργαλείο παρά μόνο ο λόγος της τιμής και οι ηθικές αρχές των συμμετεχόντων. Σε παλαιότερες εποχές η συνολική διαχείριση ενός έργου πολύπλοκου ή μη γινόταν μόνο με την χρήση παραδοσιακών μεθόδων (χαρτί και μολύβι) ανάλογα με τις γνώσεις, την εμπειρία και τη θέληση του Project Manager.

Στο Google θα εντοπίσουμε περισσότερες από 240.000 αναφορές για «Project Management Methodologies», περισσότερες από 450.000 για «Project Management Tools», καθώς και περισσότερες από 1.800.000 για «Project Management Software». Τα εργαλεία υπήρχαν, υπάρχουν και θα υπάρχουν για να υποβοηθούν τον Project Manager στην εκτέλεση της εργασίας του και όχι για να υποκαταστήσουν τη διαχείριση αυτού καθαυτού του project. Τα εργαλεία επεξεργάζονται τα δεδομένα που οι συμμετέχοντες ενός project έχουν καταχωρήσει και ο Project Manager θα πρέπει να πάρει αποφάσεις μελετώντας με πολύ προσοχή τα αποτελέσματα αυτής της επεξεργασίας.

Σήμερα οι εταιρείες, σε ένα πολύ μεγάλο ποσοστό, εστιάζουν αποκλειστικά και μόνο στη διαχείριση του χρόνου και του κόστους, χρησιμοποιώντας λογιστικά φύλλα για την παρακολούθησή τους ενώ η διαχείριση των resources (ανθρώπινων και μη) γίνεται με προφορικές συμφωνίες, όπου συνήθως επικρατεί «το δίκαιο του ισχυροτέρου» αλλά και οι συγκυρίες και οι προτεραιότητες της κάθε εταιρείας.

Για την αύξηση του ποσοστού ολοκλήρωσης επιτυχημένων projects, έχω την εντύπωση ότι θα πρέπει να επεκταθούμε σταδιακά στην προσεκτική διαχείριση και άλλων κρίσιμων παραμέτρων όπως του project scope, των activities, του quality, του communication, του risk, του procurement. Είναι σίγουρο ότι από την έναρξη και την αρχική πρόβλεψη μέχρι την εκτέλεση και την τελική παράδοση ενός project θα έχουν αλλάξει πολλά. Ο Project Manager θα πρέπει να γνωρίζει πώς να διαχειρίζεται κάθε είδους αλλαγή, τους ανθρώπους και τις συγκυρίες χρησιμοποιώντας τα κατάλληλα εργαλεία και ακολουθώντας διαφορετικές μεθόδους.

Διαβάστε στο ένθετο αυτού του τεύχους:


NetWeek: Ποια είναι τα σημεία κλειδιά για μια επιτυχημένη επιλογή και εγκατάσταση ενός τέτοιου λογισμικού; Ποιος ο ρόλος του κατασκευαστή και αντίστοιχα του συμβούλου;

Σοφοκλής Θεόδοτος: Τα κριτήρια επιλογής δεν διαφέρουν κατά πολύ από τα κριτήρια επιλογής οποιουδήποτε άλλου πακέτου λογισμικού. Δεν υπάρχει «το ένα και μοναδικό πακέτο» που να υποστηρίζει το Project Management σε όλες τις παραμέτρους του. Υπάρχει ένα σύνολο από πακέτα που προσφέρουν λύσεις για τις διαδικασίες και τις φάσεις ενός project. Από την στιγμή που εμείς έχουμε ενημερωθεί, έχουμε αποφασίσει, γνωρίζουμε και έχουμε τεκμηριώσει τι πρέπει να διαχειριζόμαστε σε ένα έργο, η επιλογή θεωρείται ότι είναι πλέον μία τυπική διαδικασία. Θεωρώ ότι ένα βασικό κριτήριο για τέτοιου είδους επιλογές είναι η πληρέστερη υποστήριξη όσο το δυνατόν περισσότερων γνωστικών περιοχών.

Μερικές από αυτές έχουν την ανάγκη στοιχειώδους διαχείρισης εγγράφων (document management) σε πολλαπλές εκδόσεις (versions) και με ηλεκτρονικές εγκρίσεις. Η ευκολία στην εγκατάσταση, παραμετροποίηση και αναβάθμιση σε συνδυασμό με την προσιτή τιμή και το συνολικό κόστος χρήσης θα πρέπει να συγκαταλέγονται στα κριτήριά μας. Σήμερα στην Πληροφορική υπάρχει η ανάγκη ανταλλαγής πληροφοριών μεταξύ διαφορετικών εργαλείων. Ολα τα προγράμματα συνεργάζονται μεταξύ τους και η δυνατότητα αυτή θα πρέπει να περιλαμβάνεται στις βασικές δυνατότητες του πακέτου που θα επιλέξουμε.

Θεωρείται αυτονόητη η εκπαίδευση και η φιλικότητα προς τους χρήστες οι οποίοι θα ανήκουν σε διαφορετικά επίπεδα εξουσιοδοτήσεων, πιθανόν να βρίσκονται σε απομακρυσμένους τόπους και δεν θα είναι απαραίτητα Επιστήμονες της Πληροφορικής. Ο Project Manager πρέπει να έχει την δυνατότητα διαχείρισης περισσότερων του ενός projects, της δημιουργίας πολλών ευέλικτων και διαφορετικών reports καθώς και της διαχείρισης όλων των ειδών των resources (ανθρώπινων και μη) που πιθανόν να είναι δεσμευμένα από άλλα projects.

Το Project Management Software θα πρέπει να λειτουργεί σαν τηλεσκόπιο αλλά και σαν μικροσκόπιο για ένα project. Ο Project Manager θα πρέπει να μπορεί να δει πολύ μακριά από σήμερα δημιουργώντας εναλλακτικά σενάρια αλλά και πάρα πολύ βαθιά στις λεπτομέρειες μέσα στο project ώστε έγκαιρα να διαχειριστεί τις αλλαγές που είναι σίγουρο ότι θα απαιτηθούν. Στην ολοκλήρωση του project και στην συνεισφορά της εμπειρίας μας (ανάπτυξη των lessons learned) είναι πολύ χρήσιμη η δυνατότητα σύγκρισης του baseline και τελικών πεπραγμένων για όλες τις διαδικασίες που παρακολουθήθηκαν.

NetWeek: Ποιες είναι οι επιχειρηματικές ανάγκες που καλύπτονται από το Project Management Software;

Σοφοκλής Θεόδοτος: Το Project Management Software πρέπει να έχει τη δυνατότητα να παρέχει πληροφορίες τόσο σε Strategic όσο και σε Tactical επίπεδο. Ακόμη και οι στοιχειώδεις Line Organizations προσφέρουν κάθε είδους από resources στη διαχείριση των projects αλλά και έχουν την ανάγκη της συνεχούς βελτίωσης των διαδικασιών τους. Για να επιβιώσει σήμερα μία εταιρεία στο ιδιαίτερα ανταγωνιστικό περιβάλλον θα πρέπει να θέτει στρατηγικούς στόχους σε πολλαπλά επίπεδα δραστηριότητας και σε μικρό ή μεγάλο βάθος χρόνου. Οι στόχοι αυτοί μόνο με την επιστημονική και επαγγελματικά ολοκληρωμένη διαχείριση projects είναι δυνατόν να επιτευχθούν.

NetWeek: Πόσο σημαντικές είναι οι γνώσεις του Project Management για τα στελέχη του τμήματος Πληροφορικής;

Σοφοκλής Θεόδοτος: Οι περισσότεροι Project Managers προέρχονται από το χώρο της Πληροφορικής αλλά και των Κατασκευών. Τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν την σημερινή εποχή οι σύγχρονες επιχειρήσεις ή θα αντιμετωπίσουν στο μέλλον αφορούν εξειδικευμένες υπηρεσίες αλλά και ευέλικτα Συστήματα Πληροφορικής. Ενα στέλεχος της Πληροφορικής καλείται να αντιμετωπίσει πολύπλοκες και δύσκολες προκλήσεις για την υλοποίηση των αναγκαίων λύσεων. Για να καταφέρει να επιβιώσει σε αυτό το περιβάλλον είναι απαραίτητη η μεγάλη εμπειρία αλλά και η βαθιά γνώση του Project Management.

Αρκετές εταιρείες θεωρούν απαραίτητη προϋπόθεση ή και υποχρεωτικό Career Path την πιστοποίηση από διεθνείς οργανισμούς όπως το Project Management Institute ή το Prince2. Και σε αυτό τον δρόμο πρέπει να βαδίσουμε. Ηδη η Ελληνική Νομοθεσία πρόσφατα έχει θεσπίσει νόμους που επιβάλλουν την ωρίμανση των οργανισμών στον τομέα του Project Management σε σχέση με την συνεργασία τους με τον Δημόσιο Φορέα.

Διαβάστε στο ένθετο αυτού του τεύχους: