Προκειμένου να αντεπεξέλθει στις διαφορετικές ανάγκες των επιμέρους χρηστών για πληροφορία, η Διεύθυνση Πληροφορικής προσφεύγει συνήθως σε τμηματικές και κατά περίσταση λύσεις reporting. Οταν όμως τα «μπαλώματα» αυτά γίνονται πολλά, αυξάνεται τόσο το κόστος, όσο και ο κίνδυνος απώλειας ενιαίας άποψης σχετικά με τα στοιχεία που χαρακτηρίζουν τη λειτουργία της επιχείρησης. Η επιχειρησιακή αξία του reporting είναι απλή: κάνει γνωστή την απόδοση της επιχείρησης και διευκολύνει την κατανόησή της.

Επιτρέπει, ακόμα, να προβούμε σε δράση βάσει πρόσφατης πληροφορίας, δημιουργώντας παράλληλα μία κοινή βάση για λήψη αποφάσεων σε όλα τα διαφορετικά τμήματα της εταιρείας. Το reporting αποτελεί αναπόσπαστο στοιχείο του performance management. Η Διεύθυνση Πληροφορικής έρχεται συχνά αντιμέτωπη με την πρόκληση του να προσφέρει τις παραπάνω «απλές» αξίες σε μία ευρεία ποικιλία χρηστών (με διαφοροποιημένες ανάγκες) και αντλώντας τις απαραίτητες πληροφορίες από μια μεγάλη σειρά πηγών. Τελικό και συνολικό ζητούμενο είναι όλες αυτές οι επιμέρους αναφορές να «συμφωνούν» μεταξύ τους και να αθροίζονται σε μία κοινή απεικόνιση της συνολικής κατάστασης.

Καταργήστε τα «μπαλώματα»
Προκειμένου να καλύψουν τις ανάγκες τους στον τομέα του reporting, οι περισσότερες εταιρείες ακολουθούν την πρακτική του «μπαλώματος» και καλύπτουν την κάθε ανάγκη ξεχωριστά και περιστασιακά. Ανάλογα με τα δεδομένα και τη δομή τους, χρησιμοποιούν διαφορετικά εργαλεία και διαφορετικές φόρμες αναφορών. Σαν αποτέλεσμα της διαφορετικής δομής των μεταδεδομένων και της διαφορετικής αρχιτεκτονικής των δεδομένων, η Διεύθυνση Πληροφορικής συχνά δυσκολεύεται να διασφαλίσει τη συνέπεια των δεδομένων. Το να συντηρεί πολλαπλές εφαρμογές για το reporting συνεπάγεται ένα υψηλότερο συνολικό κόστος κτήσης.

Κάθε μία από τις εφαρμογές αυτές έχει τους δικούς της περιορισμούς όσον αφορά την απόδοση σε συνάρτηση με την ασφάλεια και καθυστερεί άλλα, σχετιζόμενα συστατικά του δικτύου -όπως το ERP, οι βάσεις δεδομένων ή οι application servers. Επιπλέον, οι χρήστες χρειάζεται συχνά να μπαίνουν από τη μία εφαρμογή στην άλλη, προκειμένου να βρουν την απάντηση ακόμα και για ένα απλό ερώτημα. Στη συνέχεια, στρέφονται συνήθως στη Διεύθυνση Πληροφορικής με παράπονα και αιτήματα για μια απλουστευμένη διαδικασία που να τους επιτρέπει να δημιουργούν και να τροποποιούν από μόνοι τους τις αναφορές που τους είναι απαραίτητες.

Τι ζητά το business
Το αίτημα των επιχειρησιακών χρηστών είναι «απλούστατο»: θέλουν μία λύση η οποία να τους επιτρέπει να επεξεργάζονται την πληροφορία με τον τρόπο που εκείνοι επιθυμούν. Αυτό αναλύεται, βέβαια, σε μία σειρά από επιμέρους απαιτήσεις. Η πρόσβαση στη σχετική πληροφορία θα πρέπει να είναι γρήγορη και εύκολη. Θα πρέπει ακόμα να υπάρχει η διαβεβαίωση ότι η πληροφορία που εντοπίζουν όλοι οι επιμέρους χρήστες είναι η ίδια. Επιπλέον, οι αναφορές θα πρέπει να εντάσσονται σε ένα γενικότερο πλαίσιο ώστε να επιτρέπουν τη λήψη μιας ενημερωμένης απόφασης.

Το σύστημα θα πρέπει ακόμα να επιτρέπει στα διαφορετικά στελέχη να συνεργάζονται μεταξύ τους και να μοιράζονται την πληροφορία σε οποιοδήποτε στάδιο το επιθυμούν. Τέλος, θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη ο ρόλος και η εξειδίκευση του χρήστη: οι επιχειρησιακοί χρήστες χρειάζονται ένα λειτουργικό και «φιλικό» interface στο οποίο να αντικατοπτρίζονται οι «ειδικές» τους επιχειρησιακές ανάγκες, ενώ οι high-tech χρήστες μπορεί, ενδεχομένως, να αρκούνται σε ένα απλούστερο και πιο generic interface.

Το συνολικό ζητούμενο, το οποίο και δίνει την κεντρική κατεύθυνση της προσπάθειας, είναι η διευκόλυνση της λήψης καλύτερων αποφάσεων βάσει των στοιχείων πληροφορίας που έχει στη διάθεσή της η επιχείρηση.

Η μόνιμη έγνοια του κόστους
Στις παραπάνω πιέσεις που δέχεται η Διεύθυνση Πληροφορικής όσον αφορά τις απαιτήσεις της επιχείρησης προστίθεται σαφώς και η επιθυμία για περιορισμό του κόστους. Καθώς η μείωση του κόστους παραμένει κεντρική προτεραιότητα για τους περισσότερους CIOs, το reporting καλείται και αυτό να ανταποκριθεί -αλλά και να συνεισφέρει- προς την ίδια κατεύθυνση. Η καθιέρωση ενός ενιαίου εργαλείου για το reporting συντείνει την προσπάθεια, αυτή αφού απλουστεύει την περιπλοκότητα του περιβάλλοντος αναφορών και τη σχετική ανάγκη για υποστήριξη.

Οι απαιτήσεις από το reporting
Μια συνολική λύση για το reporting πρέπει να:
α. αναγνωρίζει και να προσαρμόζεται στις διαφορετικές ανάγκες των επιμέρους χρηστών,
β. παρέχει πλήρη κάλυψη για κάθε τύπο αναφοράς και
γ. να έχει πρόσβαση σε όλα τα επιχειρησιακά δεδομένα, ανεξαρτήτως πηγής.                  

Προσαρμογή στις ανάγκες του χρήστη. Ο ρόλος του χρήστη υπαγορεύει τον τύπο αλλά και τη μορφή της πληροφορίας που χρειάζεται. Οι ρόλοι αυτοί εκτείνονται από τους χρήστες απλών αναφορών μέχρι τους IT Administrators που υποστηρίζουν όλους τους χρήστες και όλες τις δυνατότητες ΒΙ. Μεταξύ των δύο άκρων βρίσκονται τα στελέχη που θέλουν, με μια ματιά, να κατανοούν το business. Οι managers θέλουν αναφορές, ανάλυση και παρακολούθηση των μετρικών απόδοσης. Οι απλοί χρήστες θέλουν εύκολη πρόσβαση σε αναφορές και άλλο περιεχόμενο ΒΙ το οποίο πρέπει να διαβάζουν περιοδικά.

Η χρήση ενός και μόνο συστήματος reporting σημαίνει ότι το ένα αυτό σύστημα θα πρέπει να έχει την ευελιξία να επιτρέπει σε κάθε ομάδα χρηστών να εργάζεται με τις πληροφορίες που θέλει, χωρίς να μπερδεύεται από υπερβολικές δυνατότητες. Οι αναγνώστες των αναφορών θα πρέπει να έχουν εύκολη πρόσβαση σε reports γραμμένα «στη γλώσσα τους,» οι επικεφαλής του business θα πρέπει να μπορούν να χρησιμοποιούν τα reports για να συνεργαστούν με άλλους χρήστες και τα ανώτατα στελέχη να έχουν μία γρήγορη συνολική άποψη όλης της κρίσιμης πληροφόρησης.

Υποστήριξη αναφορών κάθε τύπου. Το σύστημα reporting θα πρέπει να καλύπτει όλο το φάσμα των απαιτήσεων για δημιουργία τόσο ad hoc αναζητήσεων, dashboard reports και αναφορών του business, όσο και απλών τιμολογίων και λογαριασμών. Οι πιο σύνθετες εργασίες απαιτούν μεγαλύτερη χρησιμότητα και διαδραστικότητα. Οι πιο απλές πρέπει να λειτουργούν με μεγαλύτερη ταχύτητα και κλιμακωσιμότητα. Προσαρμογή σε οποιαδήποτε πηγή δεδομένων. Το σύστημα reporting θα πρέπει να έχει πρόσβαση και ορατότητα σε όλες τις ετερογενείς πηγές δεδομένων -είτε αυτές είναι relational, είτε OLAP- ώστε να παρέχει ανά πάσα στιγμή την πλέον ολοκληρωμένη άποψη του συνόλου του business.
Ανοιγμα σε ένα ευρύτερο κοινό
Μέχρι πρότινος, η διαδικασία του reporting αφορούσε μόνο ένα περιορισμένο και εξειδικευμένο κοινό επιχειρησιακών χρηστών. Οι σημερινές ανάγκες υποδεικνύουν, ωστόσο, την ανάγκη για χρήση του από αρκετά ευρύτερες ομάδες -γεγονός που μειώνει παράλληλα το συνολικό κόστος χρήσης. Το άνοιγμα αυτό προϋποθέτει όμως ότι η διαδικασία δημιουργίας αναφορών θα πρέπει να είναι τόσο απλή ώστε να μπορεί ο καθένας να την ολοκληρώνει από μόνος του.

Θα πρέπει ακόμα να διευκολύνεται η ομαδική προσέγγιση στη δημιουργία αναφορών ώστε να μπορούν οι επιμέρους ομάδες να συνεργάζονται μεταξύ τους για τη δημιουργία αναφορών. Στο πλαίσιο αυτό, και με στόχο την ταχύτερη και αποτελεσματικότερη διάχυση τη γνώσης, οι χρήστες θα πρέπει να έχουν στη διάθεσή του queries και objects που δημιούργησαν άλλοι χρήστες ώστε να μπορούν να τα ενσωματώνουν στη δική τους εργασία.

Αυτή η ανακατανομή των ευθυνών που σχετίζονται με τη δημιουργία ευθυνών μειώνει και το φόρτο της εργασίας της Διεύθυνσης Πληροφορικής στον τομέα.

Υποστήριξη αποφάσεων: το μέλλον του ΒΙ
Αν και η υπόσχεση για καλύτερη λήψη αποφάσεων αποτελεί έναν από τους βασικούς παράγοντες για επένδυση σε λύση Business Intelligence, η πληροφόρηση που εκρέει από τα συστήματα ΒΙ σπάνια συνδέεται με επιχειρησιακές αποφάσεις. Η αξιοποίησή τους, ωστόσο, ως συστημάτων υποστήριξης της λήψης αποφάσεων, μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να ακολουθήσουν μια διαδικασία που είναι πιο εμπειρική, λογική, διαφανής και βοηθητική στη λήψη αποφάσεων. Μέσα από σχετική της έρευνα, η Gartner επισημαίνει ότι οι περισσότερες εγκαταστάσεις συστημάτων BI δίνουν έμφαση στην παροχή πληροφόρησης και αναλύσεων που να υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων βάσει στοιχείων.

Δεν πετυχαίνουν όμως να συνδέσουν την πληροφορία με την ίδια την απόφαση, το αποτέλεσμα αυτής και τις βέλτιστες πρακτικές σχετικά με τη λήψη αποφάσεων. Αυτό μειώνει την ποιότητα και τη διαφάνεια των σχετιζόμενων αποφάσεων. Ωστόσο, η υφιστάμενη οικονομική κρίση θα εγείρει ρυθμιστική και εκτελεστική πίεση για μεγαλύτερη διαφάνεια και έλεγχο του πώς λαμβάνονται οι αποφάσεις σε επιχειρησιακό επίπεδο. Οι δυνάμεις αυτές, σε συνδυασμό με μία κουλτούρα η οποία εστιάζει περισσότερο στην πληροφορία και τα αποτελέσματα, θα βοηθήσουν να ξεπεραστεί η αντίσταση απέναντι στον πιο «διαφανή» τρόπο λήψης αποφάσεων.

Σε ένα πιο πρακτικό επίπεδο, προκειμένου να υποστηρίζονται όλα τα διαφορετικά είδη των επιχειρησιακών αποφάσεων, είναι απαραίτητη μία μεγαλύτερη ποικιλία συστημάτων. Κάποια από αυτά είναι αυτοματοποιημένα και αφορούν συγκεκριμένες διαδικασίες ενώ άλλα λειτουργούν με μεγαλύτερη παραμετροποίηση προκειμένου να ανταποκρίνονται σε πιο εξειδικευμένες ανάγκες. Μέχρι να προκύψουν έτοιμες λύσεις οι οποίες να καλύπτουν τις παραπάνω ανάγκες, οι εταιρείες που ήδη βιώνουν έντονη την πίεση για καλύτερη στήριξη της λήψης αποφάσεων, βελτίωση του  management και αύξηση της διαφάνειας, θα πρέπει να στραφούν στην ανάπτυξη custom λύσεων.

Η Gartner προτείνει
Παρά την πολυσυζητημένη έκρηξη της πληροφορίας, η δεκαετία που πέρασε χαρακτηρίζεται από πολλές «ατελείς» αποφάσεις, τόσο στο δημόσιο όσο και στον ιδιωτικό τομέα διεθνώς. Η πρόσβαση στην πληροφορία αυτή από μόνη της δεν αρκεί προκειμένου να ληφθούν σωστές αποφάσεις.  Πολλαπλοί κοινωνικοί, πολιτισμικοί εκπαιδευτικοί παράγοντες επηρεάζουν τη δυνατότητα των ατόμων και των εταιρειών να βελτιώνουν τον τρόπο με τον οποίο λαμβάνουν αποφάσεις. Ωστόσο, τα συστήματα πληροφορικής επηρεάζουν σημαντικά τον αντίκτυπο αυτό.

• Εντοπίστε τις ευκαιρίες για πιλοτικές δοκιμές υποστήριξης διαφορετικών μοντέλων υποστήριξης αποφάσεων. Επικεντρωθείτε στις σημαντικότερες αποφάσεις οι οποίες θα μπορούσαν να επωφεληθούν της αυτοματοποίησης, της μεγαλύτερης διαφάνειας ή της αξιοποίησης λογισμικού που διευκολύνει τη συνεργατική λήψη αποφάσεων. Συσχετίστε τις αποφάσεις με μετρικές απόδοσης και κινδύνου, ώστε να καθορίσετε τον αντίκτυπο που θα έχουν οι καλύτερες αποφάσεις στις επιχειρησιακές διαδικασίες.

• Ξεκινήστε μια αλλαγή κουλτούρας η οποία να ανάγει τη βελτιστοποίηση της λήψης αποφάσεων σε κεντρική δεξιότητα. Ξεκινήστε με μία προσπάθεια εκπαίδευσης του προσωπικού σχετικά με βέλτιστες πρακτικές στον τομέα της λήψης αποφάσεων και δημιουργήστε ευκαιρίες προσομοίωσης ώστε οι χρήστες να κατανοήσουν από μόνοι τους την αξία της διαφάνειας στη λήψη αποφάσεων. Αναπτύξτε παράλληλα ένα κοινό λεξιλόγιο το οποίο θα χρησιμοποιεί όλη η εταιρεία για να αναφέρεται στις νέες αυτές έννοιες και διαδικασίες.

• Οι προμηθευτές λογισμικού θα πρέπει να αναγνωρίσουν ότι το λογισμικό του ΒΙ τείνει προς τυποποίηση όσον αφορά τη λειτουργία του ως εργαλείου μέτρησης. Θα πρέπει να αρχίσουν να εστιάζουν τις προσπάθειές τους στην ανάπτυξη συστημάτων που υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων. Στο ίδιο πλαίσιο, θα πρέπει να κινηθούν σε δομή κόστους τέτοια που να επιτρέπει τη δημιουργία οικονομικών λύσεων, ώστε να μπορούν να καλύψουν τις ανάγκες και μικρότερων εταιρειών, με περιορισμένους προϋπολογισμούς. Αυτό αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση για την ταχεία διάδοση της νέας μορφής του ΒΙ στην αγορά.