Η Πληροφορική είναι σημαντική λειτουργία σε κάθε επιχείρηση και η κρισιμότητα της αυξάνεται συνεχώς. Ενώ στα «παλιά χρόνια» το ερώτημα ήταν αν μια διαδικασία θα έπρεπε να «αυτοματοποιηθεί» ή όχι, σήμερα το ερώτημα είναι περισσότερο στο πώς και πόση τεχνολογία Πληροφορικής μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε μια διαδικασία.
Η Πληροφορική είναι ο τομέας εκείνος που οι δαπάνες του στοχεύουν από τη μία στην εξασφάλιση της αποτελεσματικής λειτουργίας της επιχείρησης και από την άλλη στην υποστήριξη δραστηριοτήτων που θα φέρουν περισσότερα έσοδα. Σήμερα, τα budget του ΙΤ είναι πιο ευάλωτα από ποτέ. Στην προσπάθεια της εξεύρεσης μιας ισορροπίας μεταξύ της ανάγκης υλοποίησης έργων και ταυτόχρονης μείωσης των δαπανώμενων ποσών, τα projects της Πληροφορικής πρέπει να αντιμετωπίζονται σαν να πρόκειται για επενδύσεις της επιχείρησης που στοχεύουν στο να φέρουν θετικά αποτελέσματα σε επίπεδό ROI.
Με βάση αυτήν την προσέγγιση θα πρέπει να αξιολογηθεί η ανάγκη και η ελκυστικότητα της υλοποίησης τους. Αυτό που ισχύει συνήθως σε μια επένδυση IT δεν είναι πόσα ξοδεύεις αλλά πού τα ξοδεύεις. Ο στόχος δεν πρέπει να είναι απλά η μείωση των δαπανών, αλλά οι δαπάνες σε έργα που έχουν τη μεγαλύτερη επίδραση στο bottom line: επενδύσεις που αποφέρουν μεγαλύτερο κέρδος εκμεταλλευόμενες επιχειρηματικές ευκαιρίες είναι προτιμότερες από την απλή μείωση δαπανών.
Διατηρήσιμο συγκριτικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα σε μια επιχείρηση δεν παράγεται από τα πρωταρχικά στοιχεία της Πληροφορικής, γιατί αυτά είναι εύκολα αντιγράψιμα από τους ανταγωνιστές. Παράγεται από τεχνογνωσία και από σχέσεις με πελάτες τα οποία, όσο διάστημα είναι προστατευμένα, μπορούν να βάλουν τις βάσεις για διατηρήσιμο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Η Πληροφορική μπορεί να παίξει σημαντικό ρόλο στη δημιουργία τέτοιων ανταγωνιστικών πλεονεκτημάτων. Για παράδειγμα, η αυτοματοποίηση workflows συνήθως δεν παράγει έσοδα, αντίθετα με επενδύσεις Πληροφορικής στην καινοτομία ή στην ερεύνα και ανάπτυξη.
Από τις δαπάνες στο ROI
Η ιεράρχηση των έργων Πληροφορικής πρέπει να λαμβάνει υπόψη της και λογικές έξω από τα στενά όρια του ΙΤ. Η εμπειρία δείχνει ότι οι κορυφαίες (στον κλάδο τους) εταιρείες σχεδόν πάντα δαπανούν λιγότερο από τους ανταγωνιστές τους για την Πληροφορική. Αυτό οφείλεται σε διαφορετικές φιλοσοφίες στοχοποίησης και διαχείρισης του IT. Γίνεται κατανοητό, δηλαδή, ότι η Πληροφορική είναι ένας επιχειρηματικός παράγοντας που μετριέται από τη θέση του στην αγορά, τα λειτουργικά αποτελέσματα, τα κέρδη και φυσικά από τους στρατηγικούς στόχους. Αν αυτό οδηγεί και σε τεχνολογική υπεροχή καλώς. Διαφορετικά, είναι προτιμότερο να αφήσεις τους ανταγωνιστές να απορροφούν το κόστος και τον κίνδυνο πειραματισμού με την τεχνολογία.
Αν τα παραπάνω ακούγονται αρκετά θεωρητικά, από πρακτικής πλευράς η ιεράρχηση των δαπανών της Πληροφορικής μπορεί να λάβει υπόψη παράγοντες όπως:
• διαχωρισμός σε δαπάνες: καθημερινής λειτουργίας, συντήρησης, καινοτομίας
• καθορισμός δαπανών που είναι κρίσιμες από τις μη
• πόσο «ελαστική» μπορεί να είναι μία δαπάνη και
• το κυριότερο ίσως, ποιο είναι το αποτέλεσμα της δαπάνης σε επίπεδο ROI.
Ακόμα, είναι καλό να γίνονται μερικές εύστοχες ερωτήσεις σχετικά με τις δαπάνες ΙΤ μέσα σε μια επιχείρηση:
• Υπάρχει μηχανισμός που ελέγχει πώς οι δαπάνες ΙΤ ευθυγραμμίζονται με την αλυσίδα προστιθέμενης αξίας της επιχείρησης;
• Αυξάνονται οι δαπάνες ΙΤ πιο γρήγορα από τον τζίρο;
• Υποστηρίζονται όλο και περισσότερο παλιότερες εφαρμογές που απαιτούν συνεχή δουλειά για να προσαρμοστούν στις αλλαγές του επιχειρηματικού περιβάλλοντος, ενώ θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν νέες που προσαρμόζονται ευκολότερα και με μικρότερο κόστος;
• Υπάρχει διαδικασία ακύρωσης των ΙΤ projects που φαίνονται να αποτυγχάνουν στα υποσχόμενα;
Αν θέλουμε να συνοψίσουμε σε μια πρόταση όλα τα παραπάνω: Διαχειριστείτε τα έργα της Πληροφορικής σαν να πρόκειται για επενδύσεις της επιχείρησης και επενδύστε σε αυτά που έχουν το καλύτερο αποτέλεσμα, αφού πρώτα διασφαλίσετε την απρόσκοπτη λειτουργία της επιχείρησης.