Η σάρωση εγγράφων και φωτογραφιών είναι ώριμες τεχνολογίες, οι οποίες έχουν σημαντική διείσδυση και επιτυχία ειδικά στις μεγάλες επιχειρήσεις. Οι ρυθμοί ανάπτυξης των εν λόγω λύσεων παραμένουν ισχυρές τα τελευταία χρόνια παρά το κλίμα λόγω οικονομικής συγκυρίας.

Οι οργανισμοί αντιλαμβάνονται ότι ο όγκος χαρτιών δεν μειώνεται με τους ρυθμούς που θα επιθυμούσαν. Ερχόμενοι αντιμέτωποι με αυτή την κατάσταση, οι εταιρείες αντιλαμβάνονται ότι χρειάζεται να εκμεταλλευτούν ακόμη περισσότερο τις επενδύσεις που έχουν πραγματοποιήσει στον τομέα αυτό, ώστε να μπορέσουν να διαχειριστούν τον απίστευτο όγκο δεδομένων που διαθέτουν.

Πραγματοποιώντας καλύτερο αυτοματισμό της σάρωσης των εγγράφων, οι επιχειρήσεις μπορούν να μειώσουν τις δαπάνες και τις αναποτελεσματικότητες που σχετίζονται με τις επιχειρηματικές διαδικασίες, όπως είναι η επεξεργασία των αιτήσεων και η δρομολόγηση των τιμολογίων.

Αλλά αυτή η προσέγγιση, επιτυγχάνει κάτι επιπλέον, βοηθά την επιχείρηση να πετύχει έναν ακόμη στόχο που σχετίζεται με τη βελτίωση της εξυπηρέτησης των πελατών καθιστώντας πιο γρήγορη την ανταπόκριση της επιχείρησης. Προχωρώντας ένα ακόμη βήμα, οι λύσεις σάρωσης εγγράφων θα συνεχίσουν να εξελίσσονται ώστε να μπορούν να συλλαμβάνουν ολοένα και πιο ακριβείς πληροφορίες υψηλής ποιότητας στο σημείο εσόδου του εγγράφου στην επιχείρηση.

Για να μπορέσει να περάσει η σωστή ενημέρωση στις downstream εφαρμογές και στο κατάλληλο χρόνο, οι πάροχοι των λύσεων θα πρέπει να δίνουν κάτι παραπάνω από μια απλή συσκευή. Θα πρέπει οι συσκευές να συνοδεύονται από εφαρμογές, οι οποίες θα βελτιώνουν την ποιότητα εικόνας, θα ελαχιστοποιούν τις εξαιρέσεις και θα επιταχύνουν τις διαδικασίες, μειώνοντας την ανάγκη για παρέμβαση από ανθρώπους.

Σαν μέρος της εν λόγω τάσης, οι λύσεις σάρωσης εγγράφων θα εξελιχθούν από απλές λύσεις scan to archive σε πιο περίπλοκες υλοποιήσεις capturing δεδομένων, που θα οδηγούν αντίστοιχες επιχειρηματικές διαδικασίες. Για παράδειγμα, το concept του ψηφιακού mailroom, είναι σίγουρο ότι θα μπορέσει να παίξει κεντρικό ρόλο και πάλι. Στόχος είναι να αφαιρεθεί όσο το δυνατόν περισσότερο το χαρτί και οι αναποτελεσματικότητες που φέρνει μαζί του από τις επιχειρήσεις και στο λιγότερο δυνατό χρόνο.

Πολλοί οργανισμοί ήδη μιλούν για περιβάλλοντα διαμοιρασμού υπηρεσιών στα οποία πολλαπλές εφαρμογές, διαχειρίζονται από μια ενιαία πλατφόρμα. Αυτή η προσέγγιση μειώνει τις λειτουργικές δαπάνες, κάνει καλύτερη χρήση της υποδομής IT και ελαχιστοποιεί τα σιλό δεδομένων, που είχαν εμποδίσει τα initiatives διαχείρισης επιχειρηματικής πληροφορίας στο παρελθόν.

Μια προσέγγιση διαμοιρασμένων υπηρεσιών είναι εξαιρετικά ενδιαφέρουσα για τους κυβερνητικούς οργανισμούς. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι οι οργανισμοί σε πολλές κάθετες αγορές βλέπουν την αξία αυτής της προσέγγισης αυτής. Ενα από τα αποτελέσματα της οικονομικής συγκυρίας για τις επιχειρήσεις είναι ότι έμαθαν ότι θα πρέπει να κάνουν καλύτερη δουλειά για να διευθετήσουν τις δαπάνες και τις αναποτελεσματικότητες που σχετίζονται με τη διαχείριση των εγγράφων. Στη συνέχεια εξετάζουμε κάποια από τα σενάρια που απαντώνται σε πολλές περιπτώσεις επιχειρήσεων.

Desktop scanning: Δεν καλύπτει όλες τις ανάγκες
Η ψηφιοποίηση του χαρτιού αποτελεί ένα πολύ μικρό τμήμα της λύσης και παρέχει κάποια αξία, αλλά ο σκοπός του συνολικού ζητήματος που αντιμετωπίζει μια επιχείρηση, μπορεί να αποτελέσει το κριτήριο για το αν μια απλή desktop scanning λύση μπορεί να καλύψει τις ανάγκες μια επιχείρησης.

Για μικρούς οργανισμούς ή εταιρείες, οι οποίες προσπαθούν να δημιουργήσουν ένα απλό project μετατροπής εγγράφων, ένα βασικό σύστημα capture μπορεί να καλύψει τις ανάγκες τους. Αλλά εκεί σταματά και η λειτουργικότητα ενός τέτοιου συστήματος. Οι μεσαίοι και οι μεγάλοι οργανισμοί, έχουν σαφώς περισσότερες και πιο περίπλοκες ανάγκες και απαιτούν αναβαθμισμένα χαρακτηριστικά αυτοματισμού εγγράφων, capture από διαφορετικά σημεία και συνδεσιμότητα με ένα μεγάλο αριθμό επιχειρησιακών συστημάτων.

Σε αυτή την περίπτωση οι επιχειρήσεις θα πρέπει να σκεφτούν να επενδύσουν μια έξυπνη λύση capture, η οποία παρέχει ένα πλήρες πεδίο δυνατοτήτων όπως για παράδειγμα την ικανότητα να γίνεται capture εγγράφων από οπουδήποτε μέσα στην επιχείρηση, να υπάρχει αυτόματη σύνδεση των πληροφορικών με τα business systems και παροχή τόσο χαρακτηριστικών κλιμάκωσης και υψηλής διαθεσιμότητας για τις διεργασίες που είναι mission-critical για την επιχείρηση.

Είναι δεδομένο ότι πλέον οι επιχειρήσεις θα πρέπει να σκεφτούν πέρα από τις απλές διαδικασίες σάρωσης και archiving.  Με αυτό τον τρόπο υπάρχει η δυνατότητα να υπάρξουν σημαντικά οφέλη για τις επιχειρήσεις στη μορφή της μείωσης δαπανών, εκλογικευμένων επιχειρηματικών διαδικασιών και αναβαθμισμένης παραγωγικότητας.

Η σημασία του κόστους
Δεν είναι λίγες οι επιχειρήσεις που δεν προχωρούν στην υιοθέτηση μιας λύσης διαχείρισης εγγράφων υποστηρίζοντας ότι το κόστος είναι σημαντικό. Η λήψη όμως μιας απόφασης με κριτήρια που σχετίζονται μόνο με το κόστος, απέχει από το να είναι η καλύτερη λύση. Στην περίπτωση της έξυπνης αναγνώρισης εγγράφων, οι πελάτες παίρνουν ένα σημαντικό ROI, μάλιστα σε πολλές περιπτώσεις με αξία που είναι πολλαπλάσια της αρχικής επένδυσης.

Σύμφωνα με την εταιρεία ερευνών ESG, η ερώτηση που θα πρέπει να θέτει μια επιχείρηση δεν είναι αν μια λύση ψηφιοποίησης εγγράφων θα έχει κάποιο ROI, αλλά πόσο μεγάλο θα είναι αυτό. Βάσει των απαιτήσεων της επιχείρησης, σε θέματα όπως όγκος εγγράφων, διαφορετικότητα των εγγράφων αλλά και το ποσό των δεδομένων, που αποθηκεύεται, ποια είναι τα περιθώρια του budget, αν υπάρχουν έγγραφα τα οποία έχουν χρονική εξάρτηση αλλά και η σημασία της πληροφορίας αποτελούν ικανά κριτήρια για να μπορέσει μια επιχείρηση να κατανοήσει αν χρειάζεται μια εξειδικευμένη και έξυπνη λύση για τη διαχείριση των εγγράφων. Μόλις φτάσετε στο σημείο να διαπιστώσετε ότι υπάρχει ένα δυνατό business case για αναγνώριση εγγράφων, το ROI μπορεί να είναι εξαιρετικά σημαντικό. 


Παλαιότερες επενδύσεις
Οπως συμβαίνει και με τα αυτοκίνητα, οι λύσεις software δεν παραμένουν σταθερές αλλά εξελίσσονται συνεχώς και γίνονται καλύτερες. Χαρακτηριστικό παράδειγμα σε αυτή την περίπτωση είναι οι αναβαθμισμένες λύσεις capturing εγγράφων και δεδομένων, οι οποίες μπορούν αυτοματοποιημένα να αναγνωρίσουν εκατοντάδες αν όχι χιλιάδες τύπους εγγράφων και εξάγουν δεδομένα με ιδιαίτερη αξιοπιστία, κάτι που έχει σαν αποτέλεσμα τα χαμηλότερα κόστη και πιο αποτελεσματικές διαδικασίες.

Για πολλές επιχειρήσεις λοιπόν είναι εξαιρετικά σημαντικό να ανανεώσουν τις επενδύσεις και κατ’ επέκταση τα συστήματά τους ώστε να μπορέσουν να απολαύσουν τα πλεονεκτήματα. Ποιος είναι ο λόγος για να προχωρήσει μια επιχείρηση στην αντικατάσταση μιας λύσης, η οποία λειτουργεί για πολλά χρόνια;

Πολύ απλά για να μπορέσει να κάνει τις διαδικασίες της πιο αποδοτικές, λιγότερο ακριβές και να αλλάξει απευθείας τις υπηρεσίες που μπορεί να παρέχει η εταιρεία. Σαν παράδειγμα μπορεί να αναφερθεί ένα από τα μεγαλύτερα πιστωτικά ιδρύματα του Καναδά, το οποίο αλλάζοντας ένα παλιό σύστημα που είχαν, μείωσαν το data entry κατά 50%.

Δεν θα πρέπει να κάνει σε κανέναν εντύπωση ότι αναλυτές από όλες τις μεγάλες εταιρείες όπως οι Gartner, IDC και Forrester θεωρούν ότι το document imaging είναι μια από τις πιο ασφαλείς επενδύσεις που μπορεί να πραγματοποιήσει στο IT μια επιχείρηση. Φτάνει να της είναι απαραίτητη βέβαια..

Υπάρχουν και εταιρείες που δεν χρησιμοποιούν χαρτί
Το έχουμε αναφέρει και αλλού. Ο μύθος του paperless office είναι ένας από τους πιο πολυφορεμένους στο IT, ο οποίος όμως όπως εύκολα αντιλαμβάνεται κάποιος δεν ισχύει καθόλου. Ανεξάρτητα το βαθμό τεχνολογικής ωριμότητας της επιχείρησης, το χαρτί χρησιμοποιείται για την υποστήριξη κρίσιμων επιχειρηματικών λειτουργιών.

Σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα της AIIM, η κατανάλωση χαρτιού και ο αριθμός των φωτοτυπιών αυξάνει συνεχώς σε ένα ποσοστό 27% των επιχειρήσεων ενώ ένα 39% των φωτοτυπιών βλέπουν μια μικρή μείωση. Υπάρχουν πολλοί λόγοι που καθιστούν σαφές ότι το χαρτί θα συνεχίσει να παραμένει εξαιρετικά σημαντικό στις επιχειρήσεις, ειδικά αν σε αυτό υπολογίσουμε το γεγονός ότι μεγάλος όγκος του χαρτιού που καταλήγει σε μια εταιρεία είναι από συνεργάτες εκτός του εταιρικού χώρου, κάτι που ισοδυναμεί με ελάχιστο έλεγχο πάνω στον όγκο αυτό.

Αλλοι λόγοι σχετίζονται με το γεγονός ότι χώροι όπως αυτός των κυβερνητικών υπηρεσιών θα πρέπει να υποστηρίζει το χαρτί σαν έναν προσιτό τρόπο πραγματοποίησης διαφόρων διαδικασιών, ενώ μερικές από τις διαδικασίες που ακολουθούνται παραμένουν ιδιαίτερα περίπλοκες και καθιστούν ιδιαίτερα περίπλοκη τη μετάβαση σε μια πλήρως ηλεκτρονική διαδικασία.

Παρά το γεγονός ότι η χρήση του χαρτιού, είναι σίγουρο ότι θα συνεχίσει να μειώνεται μέσα στην επόμενη δεκαετία, η καλύτερη συμβουλή που μπορεί να ακούσει μια επιχείρηση είναι να μην προσπαθήσει να αλλάξει τα πάντα στις ήδη υπάρχουσες διαδικασίες. Καλό είναι να αναζητήσετε τους απαραίτητους τρόπους για τη μετατροπή του χαρτιού σε ψηφιακή πληροφορία και τη σύνδεση του περιεχομένου με τις υπάρχουσες και τις νέες ηλεκτρονικές διαδικασίες.

Δεν υπάρχει αρκετός όγκος εγγράφων
Εδώ έχουμε να κάνουμε με μια αντίστοιχη περίπτωση με τις επιχειρήσεις που πιστεύουν ότι μια λύση desktop scanning μπορεί να τους καλύψει τις ανάγκες και ότι μια επιχειρηματική λύση είναι σαφώς περισσότερο από ότι χρειάζονται.  Μπορεί αυτό να είναι, όπως έχουμε αναφέρουμε, αρκετό για μια μικρή επιχείρηση που διαχειρίζεται λίγες εκατοντάδες έγγραφα ανά μέρα, αλλά μια οποιαδήποτε επιχείρηση μεσαίου ή μεγάλου μεγέθους, μια τέτοια λύση δεν είναι καθόλου αρκετή.

Στην πραγματικότητα το επιχειρηματικό capturing σημαίνει πολλά περισσότερα από απλά ψηφιοποίηση μεγάλου όγκου εγγράφων. Αποτελεί στην ουσία μια λύση για την έξυπνη αναγνώριση εγγράφων, εξαγωγή δεδομένων και τη σύνδεση πληροφοριών σε πολλά διαφορετικά συστήματα. Παρά το γεγονός ότι η ψηφιοποίηση στο παρελθόν χρησιμοποιούταν για τη φύλαξη περιεχομένου, σήμερα παίζει έναν ιδιαίτερα σημαντικό ρόλο για τον εξορθολογισμό κρίσιμων επιχειρηματικών διαδικασιών.