Για να καταφέρετε να δημιουργήσετε μια αξιόπιστη Διεύθυνση Πληροφορικής με επιρροή στο business, πρέπει να κατανοήσετε την oπτική της διοίκησης και των στελεχών όλων των βαθμίδων για το ΙΤ, πώς την απέκτησαν και ποιες ενέργειες και διαδικασίες σας, στηρίζουν αυτή τους την αντίληψη.
Το πλαίσιο διαχείρισης της Πληροφορικής (ΙΤ Management Competency Framework) που προτείνει η Gartner αποτελεί ένα κατεξοχήν πρακτικό εργαλείο για το τι τελικά επηρεάζει την απόδοση και την αξιοπιστία της Διεύθυνσης ΙΤ και πώς αυτή μπορεί να επιτευχθεί. Όταν η Διεύθυνση ΙΤ αντιμετωπίζεται ως αποτελεσματική και αξιόπιστη, επιδρά θετικά στην επιχείρηση και βοηθά στην ανάπτυξή της. Το πλαίσιο διαχείρισης της Gartner περιλαμβάνει δύο βασικές κατευθύνσεις:
1. Καμπύλη αξιοπιστίας της Πληροφορικής
Η καμπύλη αξιοπιστίας της Πληροφορικής περιγράφει τις αντιλήψεις που έχει το business, οι διοικούντες, αλλά και τα στελέχη σε όλα τα επίπεδα της ιεραρχίας για την Πληροφορική, καθώς και τον λόγο ύπαρξης αυτών των αντιλήψεων. Η καμπύλη προϋποθέτει πως κάθε επιχείρηση που αξιοποιεί την Πληροφορική για να διακριθεί έναντι των ανταγωνιστών ή να μεγιστοποιήσει την αξία της, θεωρεί την Διεύθυνση ΙΤ ως αξιόπιστη. Αντίθετα, σε περιπτώσεις που η ΔΠ δεν θεωρείται αξιόπιστη, εμποδίζεται η απόδοση και η ανάπτυξη της επιχείρησης. Η καμπύλη αξιοπιστίας χρησιμεύει για να δείτε πως βλέπουν την ΔΠ οι άλλοι, καθώς και για να εντοπίσετε σημεία που χρειάζονται βελτίωση για την αύξηση της απόδοσής σας.Τα επίπεδα αξιοπιστίας αναλύονται ως εξής:
Επίπεδο 1 – Αβεβαιότητα: Η ΔΠ είναι ασυνεπής και ανύπαρκτη. Παρέχει υποσχέσεις και δεσμεύσεις που δεν μπορεί να τηρήσει.
Επίπεδο 2 – Σκεπτικισμός: Η ΔΠ πιάνει τη βάση της απόδοσης. Υποστηρίζει τις υπηρεσίες και τις λειτουργίες της εταιρείας. Παρόλα αυτά οι χρηστές παραμένουν αβέβαιοι.
Επίπεδο 3 – Αποδοχή: Η ΔΠ έχει επαγγελματισμό και δημιουργεί διεργασίες που ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις της επιχείρησης. Επίσης, διαφημίζει τις δυνατότητές του στα άλλα τμήματα. Θεωρείται αξιόπιστο στις βασικές προσδοκίες και αντιμετωπίζεται θετικά παρόλο που υψώνει ακόμα εμπόδια στις διατμηματικές σχέσεις και στη διαμόρφωση και εκτέλεση του επιχειρηματικού πλάνου.
Επίπεδο 4 – Εμπιστοσύνη: Η ΔΠ επιδεικνύει αποτελεσματικά πλάνα για τη διοίκηση, το σχεδιασμό, τη χρηματοδότηση και την υποστήριξη των έργων.
Επίπεδο 5 – Σεβασμός: Η διοίκηση της επιχείρησης ζητάει την καινοτομία από το τμήμα πληροφορικής και το συμβουλεύεται συνεχώς. Η Διεύθυνση Πληροφορικής έχει κερδίσει το σεβασμό όλων, από τους μετόχους μέχρι τους πελάτες.
2. Ο κύκλος δράσεων των CIO
Ο κύκλος δράσεων των CIO που προτείνει η Gartner καταγράφει ένα checklist των ενεργειών ενός ανταγωνιστικού και αξιόπιστου CIO. Ο κύκλος περιλαμβάνει πέντε κύριες επαναλαμβανόμενες φάσεις, κάθε μια από τις οποίες χωρίζεται σε επιμέρους δραστηριότητες. Μια έκτη διάσταση -ο αντικειμενικός σκοπός της επιχείρησης- παρέχει το περιβάλλον μέσα στο οποίο λαμβάνονται και εκτελούνται οι αποφάσεις. Η μελέτη της Gartner περιστρέφεται γύρω από τον κύκλο δράσεων, διότι αυτός καθορίζει τις κυρίες εργασίες που οι CIO εκτελούν σε καθημερινή βάση. Ο κύκλος δράσεων έχει ως εξής:
Φάση 1 – Στρατηγική: Αναγνώριση επιχειρησιακών στόχων, αποτελεσματική αξιοποίηση των εμπλεκομένων, υποστήριξη της ανάπτυξης, κατανόηση του ανταγωνισμού.
Φάση 2 – Σχεδιασμός: Ετοιμασία των φορμών αξιολόγησης για την ετοιμότητα και την ανταγωνιστικότητα, ενορχήστρωση της αποτελεσματικής διοίκησης, σύνταξη του προϋπολογισμού και οργάνωση του προσωπικού.
Φάση 3 – Εκτέλεση: Καθορισμός των διαδικασιών, καθορισμός των διαδικασιών, επικοινωνία των σχεδίων και των στόχων σας, υλοποίηση μιας στρατηγικής παροχής υπηρεσιών, καθοδήγηση και επίβλεψη της εκτέλεσης.
Φάση 4 – Υπολογισμός: παρακολούθηση και επικοινωνία της επιχειρηματικής αξίας, σύγκριση των αποτελεσμάτων με το αρχικό σχέδιο, συνεχής βελτίωση της απόδοσης.
Φάση 5 – Καινοτομία: Αξιολόγηση των νέων τεχνολογιών που εμφανίζονται, αξιολόγηση των αναγκών της επιχείρησης και των χρηστών, ανάπτυξη νέων προϊόντων – υπηρεσιών, ανακάλυψη νέων μοντέλων εργασίας και αύξησης της απόδοσης.
Το πλαίσιο διαχείρισης της Πληροφορικής
Το πλαίσιο που προτείνει η Gartner αντιπαραβάλει την καμπύλη αξιοπιστίας της πληροφορικής και τον κύκλο δράσεων των CIO. Η εμπειρία που προέκυψε από την καμπύλη αξιοπιστίας και οι βέλτιστες πρακτικές του κύκλου δράσεων δημιουργούν ένα μοντέλο με το οποίο θα προσδιοριστούν και θα επιλυθούν οι λόγοι που εμποδίζουν την ανάπτυξη, την αξιοπιστία και την αποδοχή της Διεύθυνσης Πληροφορικής.
Κάθε κελί στο διάγραμμα δείχνει πώς αξιολογεί η επιχείρηση την ΔΠ και ποιες παράμετροι συγκεκριμένων διοικητικών ενεργειών εμποδίζουν τη βελτίωση και την ανάπτυξη με την πάροδο του χρόνου. Ο οριζόντιος άξονας (καμπύλη αξιοπιστίας) παρουσιάζει την αντίληψη, ενώ ο κάθετος άξονας παρουσιάζει την πραγματικότητα. Η τομή τους δείχνει ποια γεγονότα ή πρακτικές πρέπει να εφαρμοστούν για να επιτευχθεί κάποιο επίπεδο αξιοπιστίας.
