Οι εταιρείες που έχουν εφαρμόσει τα Unified Communications (UC) στα συστήματά τους έχουν δει άμεση και αισθητή εξοικονόμηση στις τηλεφωνικές δαπάνες και στις δαπάνες σε εξοπλισμό μέχρι και 75%, ωστόσο η πιο μακροπρόθεσμη και σημαντική βελτίωση είναι αυτή στην παραγωγικότητα.
Αυτό που μέχρι τώρα αντιμετωπιζόταν ως ένα απλό όφελος, τώρα μετατρέπεται σε «σκληροπυρηνικό» ROI. Τα UC εξελίσσονται σε στρατηγικό στοιχείο της καθημερινής ροής εργασίας και κάνουν τους οργανισμούς πιο επιχειρησιακά αποδοτικούς από ποτέ. Ωστόσο, για να επιτευχθεί αυτό, πρέπει οι εταιρείες να κατανοήσουν το πώς οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες επικοινωνιών και συνεργασίας. Επιπλέον, πρέπει να ενσωματώσουν τις διαδικασίες επικοινωνιών στις επιχειρηματικές τους διαδικασίες, εξαλείφοντας έτσι την αναποτελεσματικότητα και τις ανθρώπινες καθυστερήσεις.
Kατανοώντας τη χρησιμότητά των Unified Communications
Οι επικοινωνίες αποτελούν το επίκεντρο μιας επιχείρησης και η κατανόηση του πώς χρησιμοποιούνται τα εργαλεία επικοινωνίας μπορεί να επισημάνει τους τομείς όπου η επιχείρηση είναι αποδοτική (και που όχι) κι έτσι να βοηθήσει στην κατανομή των πόρων και στις επιχειρηματικές διαδικασίες. Οι καλύτερες λύσεις UC παρέχουν εργαλεία διαχείρισης της παραγωγικότητας που προσφέρουν ωριαίες, ημερήσιες, εβδομαδιαίες και μηνιαίες αναφορές για όλες τις επιχειρησιακές επικοινωνίες, συμπεριλαμβανομένων της χρήσης των τηλεφωνημάτων, του conferencing και των μηνυμάτων.
Είναι εκπληκτικό το πόσα μπορεί να αποκομίσει μια εταιρεία από τα δεδομένα αυτά. Χρησιμοποιώντας τα, η ομάδα του management μπορεί να εντοπίσει τις δραστηριότητες υποστήριξης των πελατών, να βελτιστοποιήσει τη διαχείριση των τηλεφωνημάτων, να αναλύσει τις κινήσεις των πελατών, να αναγνωρίσει καταχρήσεις του συστήματος, να σχεδιάσει τη στελέχωση και τον προγραμματισμό, να εντοπίσει το πόσο συχνά και το ποιος παρευρίσκεται στις συναντήσεις, να διαθέσει και να ελαχιστοποιήσει τις δαπάνες, να διαχειριστεί τη χωρητικότητα του δικτύου, να ενισχύσει την ασφάλεια και να βεβαιωθεί ότι ακολουθούνται οι κανονιστικές απαιτήσεις.
Για παράδειγμα, οι Διευθύνσεις Πωλήσεων μπορούν να δημιουργήσουν τακτικές εκθέσεις για την αξιολόγηση της δραστηριότητας των πωλήσεων. Εφόσον οι οργανισμοί κατανοήσουν το πώς χρησιμοποιούνται οι επιχειρησιακές επικοινωνίες, το επόμενο βήμα είναι η ενσωμάτωσή τους στις επιχειρησιακές διαδικασίες.
Διαδικασίες που ενεργοποιούνται από τις επικοινωνίες
Πλέον, όλο και περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν τα UCs για να ανασχεδιάσουν τις επιχειρησιακές διαδικασίες τους. Οι επικοινωνίες που έχουν δημιουργηθεί αποκλειστικά για μια συγκεκριμένη επιχειρησιακή ροή είναι έτσι σχεδιασμένες, ώστε να «αποκλείουν» τις ανθρώπινες καθυστερήσεις που παρακωλύουν τη συνολική επιχειρησιακή διαδικασία. Το αποτέλεσμα είναι γνωστό ως “communications-enabled business processes”.Οποιοσδήποτε εργαζόμενος σήμερα μπορεί να ταυτιστεί με την αναμονή ενός τηλεφωνήματος, ενός φαξ ή ενός email, πριν προχωρήσει ένα project ή μία διαδικασία.
Σε πολλές περιπτώσεις, υπάρχουν επαναληπτικές επικοινωνίες, όπως για κάποια έγκριση, η οποία μπορεί να αυτοματοποιηθεί ή να ενσωματωθεί στη ροή εργασίας. Αυτός είναι ένας τομέας όπου οι εταιρείες βλέπουν τεράστια οφέλη στην παραγωγικότητα και εξελίσσεται σε έναν βασικό παράγοντα για την επίτευξη της επιχειρησιακής αριστείας.Οι communications-enabled διαδικασίες μπορούν να αυξήσουν σημαντικά τη συνολική οργανωτική αποτελεσματικότητα μίας επιχείρησης και καθώς οι επικοινωνίες ενσωματώνονται στις επιχειρηματικές διαδικασίες, οι επιχειρήσεις αυτοματοποιούν τις πιο κοινότοπες επικοινωνιακές διαδικασίες τους, ελαχιστοποιώντας τις ανθρώπινες καθυστερήσεις και τα λάθη.