Τα ανώτατα στελέχη της Πληροφορικής είναι υπεύθυνα για το χρόνο λειτουργίας της υποδομής, τα χρονοδιαγράμματα των projects και τους οικονομικούς προϋπολογισμούς. Ωστόσο, δεν είναι λίγες οι φορές που άσχημα πράγματα συμβαίνουν
Δεν είναι λίγες οι φορές που άσχημα πράγματα συμβαίνουν. Το δίκτυο παθαίνει μία βλάβη, τα projects καθυστερούν ή ακυρώνονται και η υπέρβαση των προϋπολογισμών πρέπει να εξηγηθεί και να δικαιλογηθεί στη διοίκηση και τους μετόχους.
Και κάπως έτσι η κατάσταση ξεφεύγει από κάθε έλεγχο. Τα περιορισμένα οικονομικά περιθώρια απαιτούν την επέκταση του χρόνου ζωής της υποδομής. Εξωγενή γεγονότα ή αλλαγές στην εταιρική στρατηγική γίνονται αφορμές συνολικής αναθεώρησης. Αναπάντεχα γεγονότα μπορεί να εκτροχιάσουν και τους πιο προσεκτικά σχεδιασμένους προϋπολογισμούς. Και όταν οι αρνητικές καταστάσεις κάνουν την εμφάνισή τους έχει νόημα να κατηγορούνται οι εξωτερικοί παράγοντες, οι πελάτες ή τα ανώτατα στελέχη; Υπάρχει περίπτωση να εκτονωθεί η κρίση με το να θυμώνει κάποιος με το ανθρώπινο δυναμικό ή τους μετόχους; Εχει αποδειχτεί ότι οι κατηγορίες, τα συναισθήματα και οι δικαιολογίες δεν «λειτουργούν» θετικά.
Crisis management
Υπάρχουν 5 απλά βήματα που μπορούν να ακολουθήσουν οι Διευθυντές Πληροφορικής και να διαχειριστούν με επιτυχία μια κρίση:
1. Οταν «ξεσπάσει» η κρίση ενθαρρύνετε τη διαφάνεια στο ανθρώπινο δυναμικό. Μην «πυροβολείτε» τον αγγελιοφόρο. Με το να δώσετε σε όλους την ευκαιρία να επικοινωνήσουν τα γεγονότα αντικειμενικά, είναι πιθανόν να φτάσετε στη ρίζα του προβλήματος πιο γρήγορα. Με το να είστε ήρεμοι και ενθαρρυντικοί με τους συνεργάτες σας θα μειωθούν οι εντάσεις μεταξύ ανθρώπινου δυναμικού και μετόχων.
2. Μόλις βρεθεί η ρίζα του κακού, είναι προτιμότερο να καθορίσετε τι μπορείτε να κάνετε για να βελτιώσετε τον Οργανισμό Πληροφορικής παρά να αρχίσετε να κατηγορείτε τους πάντες. Αντί να απολύσετε ανθρώπους, καταναλώστε την ενέργειά σας για να εντοπίσετε τα συστήματα και τις διαδικασίες που χρήζουν βελτίωσης. Για παράδειγμα, αν πραγματοποιηθεί μια απροειδοποίητη αλλαγή τι είδους έλεγχος θα πρέπει να εγκατασταθεί για να αποφευχθούν αντίστοιχες μελλοντικές αναταραχές;
3. Επικοινωνήστε ευρέως το θέμα με την έννοια των χρήσιμων μαθημάτων που έχετε αποκομίσει και την αέναη βελτίωση της ποιότητας. Πολλά ΙΤ projects είναι cutting-edge και απαιτούν άριστο συντονισμό. Προσπαθήστε, αξιολογείστε, αναθεωρήστε και προσπαθήστε ξανά. Τα στελέχη της εταιρείας αντιλαμβάνονται ότι η τελειότητα είναι ένα ταξίδι. Αν έχετε ένα ξεκάθαρο πλάνο που έχει επικοινωνηθεί με διαύγεια, αν κάτι πάει στραβά αλλά αποδειχθεί ένα πολύτιμο μάθημα για το μέλλον τα πάντα θα συγχωρεθούν.
4. Μην αποκρύπτετε λεπτομέρειες ή μην εξωραΐζετε τα γεγονότα. Είναι προτιμότερο να είστε ανοικτοί από την αρχή παρά να χρειαστεί να αναθεωρήσετε και να ανακαλέσετε την πορεία. Σε ένα κόσμο που η άμεση επικοινωνία είναι εφικτή, οι πάντες πρέπει να γνωρίζουν τα πάντα ακριβώς τη στιγμή που συμβαίνουν. Καλύτερα να ζητήσετε συγνώμη για την αναστάτωση και να παραδεχτείτε ευθαρσώς ότι δεν ξέρετε πότε θα διορθωθεί το πρόβλημα αλλά έχετε όλες τις διαθέσιμες πηγές σας επικεντρωμένες σε αυτήν την προσπάθεια.
5. Συζητείστε ανοικτά για τα γεγονότα, την πηγή τους, τις διορθωτικές κινήσεις και τις μακροπρόθεσμες αλλαγές για να αποφευχθεί το ενδεχόμενο να ξαναεμφανιστεί το πρόβλημα στο μέλλον. Δηλώστε ότι κάνατε λάθος και ζητήστε συγνώμη. Αυτό μπορεί να είναι οδυνηρό και να έχετε μιας μικρής διάρκειας αρνητική δημοσιότητα, αλλά είναι μάλλον προτιμότερη από μια μακροπρόθεσμη έρευνα. Στη διάρκεια της καριέρας σας σε ηγετικές θέσεις θα ανακαλύψετε ότι θα κάνετε λάθη και παραλείψεις, αλλά η σωστή επικοινωνία, η ειλικρίνεια, η ευθύτητα και η παραδοχή των σφαλμάτων, που συνοδεύεται από μια συγνώμη έχουν αποδειχθεί ότι «θεραπεύουν» τις «αρρώστειες» της εταιρείας και μικραίνουν τα προβλήματα.