Στα επόμενα χρόνια, απαραίτητη θα είναι η αυξημένη διαφάνεια στα κόστη και την αξία των επενδύσεων ΙΤ, προκειμένου να υποστηριχθούν οι νέες επενδύσεις και λειτουργικά μοντέλα ΙΤ.

Πηγή: Gartner, Επιμέλεια: Χριστίνα Ροζάκη / [email protected]

Στο χώρο της οικονομικής διαχείρισης και απόδοσης, οι ηγέτες ΙΤ ολοένα και συχνότερα απευθύνονται στο ζήτημα της εφαρμόσιμης διαφάνειας. Αυτό οφείλεται στα πιθανά οφέλη του να εξελιχθεί το ΙΤ σε πιο cost-transparent και τη διαθεσιμότητα των εργαλείων που θα βοηθήσουν στην αυτοματοποίηση αυτού του έργου.

Βελτιστοποίηση μέσω διαφάνειας κόστους
Η Gartner προβλέπει ότι μέχρι το 2015, οι επιχειρήσεις με μακροπρόθεσμες πρωτοβουλίες για τη διαφάνεια κόστους του ΙΤ θα αυξήσουν το μέγεθος της ομάδας του CIO κατά 25%, και θα μειώσουν τα κόστη ΙΤ κατά 25%. Ηδη από το 2008 πολλοί οργανισμοί ΙΤ μειώνουν κόστη, αλλά η βελτιστοποίηση του κόστους δεν αποτελεί μια προσπάθεια της μίας φοράς.

Για να πετύχετε μακροπρόθεσμους στόχους κέρδους, χρειάζεται καλύτερη διαφάνεια κόστους από το ΙΤ. Από μόνη της η διαφάνεια του κόστους δεν μειώνει τα έξοδα – αυτό που πετυχαίνει, είναι να παρέχει τις απαραίτητες πληροφορίες για να υποστηρίξει αποφάσεις.

Η διαφάνεια κόστους ΙΤ περιλαμβάνει τη δημιουργία κανόνων, καθώς και τις δράσεις και συμπεριφορές που παρέχουν εμπεριστατωμένες απόψεις για τα κόστη ΙΤ που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να στηρίξουν τις αποφάσεις των μετόχων για τους πόρους του ΙΤ. Η αύξηση της διαφάνειας στα κόστη του ΙΤ καθιερώνει νομιμότητα, υπευθυνότητα και δυνατότητες σύγκρισης.

Η διαφάνεια κόστους του ΙΤ οδηγεί σε μια αύξηση των full-time equivalents (FTEs) για να συμπληρώσει ρόλους εντός του τμήματος του CIO (OCIO). Επί του παρόντος, το OCIO αντιπροσωπεύει το 13% των εργαζομένων του ΙΤ. Η πρόβλεψη μείωσης του 25% του ανθρώπινου δυναμικού στους τομείς της υποδομής και της ανάπτυξης εφαρμογών (μέσω οικειοθελούς και μη-οικειοθελούς αναδιοργάνωσης) και η πρόβλεψη αύξησης κατά 25% στο προσωπικό OCIO, έχει οδηγήσει την Garnter στο συμπέρασμα ότι το ανθρώπινο δυναμικό του OCIO θα αντιπροσωπεύει το 20% ολόκληρου του προσωπικού ΙΤ μέχρι το 2015. Αυτός ο αριθμός ανταποκρίνεται και στις δημόσιες και τις ιδιωτικές επιχειρήσεις που έχουν σωστά προγράμματα για διαφάνεια κόστους του ΙΤ.

Η λειτουργία OCIO που ευθυγραμμίζεται περισσότερο με την διαφάνεια του κόστους του ΙΤ, είναι η οικονομική διαχείριση του ΙΤ. Αυτή περιλαμβάνει τις υποκατηγορίες του IT budgeting, λογιστικής, διαμερισμού κόστους και chargeback, διαχείριση απόδοσης, μέτρησης και benchmarking, και διαχείριση του portfolio IT.

Επίσης, στο μέλλον θα δοθεί μεγαλύτερη έμφαση στον σχεδιασμό και εύρεση του κατάλληλου ανθρώπινου δυναμικού για το τμήμα ΙΤ. Σήμερα, τα κόστη που σχετίζονται με το ανθρώπινο δυναμικό (μισθοί και παροχές) αποτελούν περίπου το 38% των εξόδων του τμήματος ΙΤ για μια συνηθισμένη επιχείρηση. Το εν λόγω μέγεθος επιβάλλει τη μεγαλύτερη ενοποίηση των απαιτήσεων σχεδιασμού, τον σχεδιασμό προσωπικού και τις δυνατότητες διαχείρισης προσωπικού.

Ακόμη μια σημαντική λειτουργία OCIO που θα αναπτυχθεί είναι η διαχείριση επιχειρηματικών σχέσεων. Αυτό είναι σημαντικό για τη διαχείριση των προσδοκιών των μετόχων, ιδίως σε ένα περιβάλλον όπου τα επίπεδα επενδύσεων στο ΙΤ (καθώς και στα επίπεδα εξυπηρέτησης) έχουν μειωθεί.

Με στόχο τη δημιουργία ενός πιο βιομηχανοποιημένου ΙΤ (που εκμεταλλεύεται το cloud computing, το ITIL κ.λπ.), η διαφάνεια κόστους του ΙΤ και οι λειτουργίες που στηρίζονται στην οικονομική κρίση, επίσης σημαίνουν μια αύξηση του προσωπικού στη διαχείριση πωλήσεων συστημάτων και στη λειτουργία συμβάσεων του OCIO.

Προβλήματα της αγοράς
Για να αγγίξουν τους στόχους βελτιστοποίησης κόστους του ΙΤ στο 25% ή και παραπάνω, η προώθηση των προγραμμάτων για διαφάνεια κόστους του ΙΤ, αρχικά θα αποτελέσει καταλύτη για καλύτερο IT demand management. Στον ορίζοντα προβλέψεων μιας πενταετίας, οι λειτουργίες του OCIO θα αυξήσουν την αποτελεσματικότητα της διαδικασίας διαχείρισης του IT portfolio, ενώ τα καλύτερα business cases και οι ορθές προτεραιότητες θα οδηγήσουν στη βελτιωμένη πραγμάτωση των παροχών IT. Οι μειώσεις κόστους δεν θα προέλθουν μόνο από τις μειώσεις προσωπικού, αλλά και από την καλύτερη διαχείριση προσφοράς και ζήτησης ΙΤ.

Οι νέες πρακτικές διαχείρισης ΙΤ θα επιβαρύνουν το προσωπικό του ΙΤ με παραδοσιακούς ρόλους. Επίσης, θα βλέπουμε όλο και περισσότερο τις ικανότητες διαπροσωπικών σχέσεων και οικονομικών ικανοτήτων να ευθυγραμμίζονται με τους επιχειρηματικούς στόχους.

Τα προβλήματα μεταξύ ΙΤ και business θα λυθούν καλύτερα μέσω συνεργασιών, παρά μέσω τεχνικών λύσεων, και θα υπάρχουν αρχιτεκτονικές επιπλοκές που θα πρέπει να επιλυθούν.

Καθώς οι στόχοι βελτιστοποίησης κόστους του ΙΤ συχνά στηρίζονται σε μια μετάβαση σε ένα βιομηχανοποιημένο μοντέλο παράδοσης υπηρεσιών, το προσωπικό του OCIO θα ξοδεύει περισσότερο χρόνο ζυγίζοντας τους συμβιβασμούς και τις διαφοροποιήσεις τιμών μεταξύ των customised απαιτήσεων και των βιομηχανοποιημένων εναλλακτικών. Οι σχέσεις και οι διαφορές κουλτούρας μεταξύ του ΙΤ και των μετόχων -λόγω διαφάνειας του ΙΤ κόστους- θα αποτελέσουν μεγάλη πρόκληση, αλλά αυτή η ένταση θα είναι απαραίτητη για να πετύχουν στόχους βελτιστοποίησης κόστους ΙΤ (25% ή παραπάνω).

Η Gartner προτείνει
Ο κορυφαίος αναλυτικός οίκος για την Πληροφορική, συστήνει στις επιχειρήσεις που επιδιώκουν τη διαφάνεια στο κόστος της Πληροφορικής τα παρακάτω:
• Δομήστε ένα business case που στηρίζεται σε ποιοτικά και ποσοτικά δεδομένα για να αυξήσετε τον αριθμό του προσωπικού για να καλύψετε τις λειτουργίες εντός του OCIO. Οι μακροπρόθεσμοι στόχοι της μείωσης κόστους του ΙΤ κατά 25% δεν θα επιτευχθούν χωρίς υψηλότερα επίπεδα διαχείρισης (οικονομία, διαχείριση και ΙΤ).
• Αξιολογείστε το μέγεθος και τη σύνθεση του OCIO σας για μια σωστή απογραφή των τρεχόντων δυνατοτήτων και κενών.
• Οι αλλαγές κουλτούρας απαιτούν μια φρέσκια ματιά στις πρακτικές ΙΤ από το προσωπικό. Οι ηγέτες ΙΤ θα έπρεπε να αναλογιστούν την εναλλαγή (rotation) των ανθρώπων του οικονομικού τμήματος στο ΙΤ, καθώς και την πρόσληψη business προσωπικού στο ρόλο του διαχειριστή των σχέσεων ΙΤ.
• Δημιουργία νέων ομάδων, όπως ομάδες μέτρησης ή διαφάνειας κόστους, εντός του OCIO. Αυτό στέλνει το μήνυμα ότι οι προτεινόμενες αλλαγές αντιμετωπίζονται με σοβαρότητα.
• Για να ενεργοποιηθεί η απόλυτη διαφάνεια προκειμένου να αυξηθεί η επιχειρηματική αξία, αυξήστε την ωριμότητα του καταλόγου υπηρεσιών ΙΤ και των πρακτικών χαρτοφυλακίων, θέτοντας ως στόχο την ενοποίηση του διαμερισμού κόστους και chargeback.