Σε αντίξοους οικονομικούς καιρούς, όπως αυτοί που διανύουμε, ο CIO θα πρέπει να συνειδητοποιήσει ότι ο καλύτερος του «φίλος» μέσα στην επιχείρηση δεν είναι άλλος από τον CFO.

Οι CIOs θα πρέπει επίσης να καταπιέσουν την ορμή να το παίξουν ήρωες και να επιτεθούν στο «τέρας» του οικονομικού κόστους από μόνοι τους. Οι αναθεωρήσεις του προϋπολογισμού ξεκινούν από πάνω προς τα κάτω και, στις περισσότερες περιπτώσεις, το «πάνω» είναι το γραφείο του CFO.

«Εν μέσω κρίσης, ο CFO είναι εκείνος που έχει τον τελευταίο λόγο σχετικά με το ποια κόστη θα πρέπει να περικοπούν» επισημαίνει ο Andrew Bartels, αναλυτής της Forrester Research. «Ο CIO θα πρέπει να προχωρά χέρι-χέρι με τον CFO και σε πλήρη ευθυγράμμιση. Ο CFO είναι ο σύμμαχος που θα τον βοηθήσει να πάρει τις σωστές αποφάσεις σχετικά με το τι πρέπει να κοπεί -και τι όχι. Κι αν αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να θυσιάσετε μέρος της ‘φιλίας’ σας με κάποιους από τους επιχειρησιακούς σας χρήστες, δεν πειράζει» προσθέτει ο Bartels.

Στις φουρτούνες, είναι σημαντικότερο να έχετε τον CFO σαν στενό και σταθερό συνεργάτη. Ποιες είναι, λοιπόν, οι λογικές κινήσεις στις οποίες θα προβεί ένας CIO όταν χτυπήσει η κρίση; Θα πρέπει να αναθεωρήσει το IT portfolio, να εντοπίσει σημεία για περικοπή κόστους, να ζυγίσει τα βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα αποτελέσματα τόσο για το business όσο και για το IT, να πείσει τον CFO και να τοποθετηθεί απέναντι στον CFO και τον CEO όταν προκύψει συζήτηση περί γενικευμένου outsourcing.

Μην παρασύρεστε σε one-man-show
Βάσει οργανογράμματος, στην τυπική επιχείρηση, ο CFO είναι εκείνος στον οποίον θα στραφεί ο CEO προκειμένου να πάρει τις απαραίτητες πληροφορίες για να προβεί σε περικοπές. Κι ο CFO είναι, κατά πάσα πιθανότητα, εκείνος που θα κρούσει τον κώδωνα του κινδύνου τη στιγμή που η επιχείρηση είναι αναγκασμένη να προβεί σε διορθωτικές κινήσεις και μειώσεις δαπανών. Εκείνη τη στιγμή, ο CFO θα επιδιώξει περικοπές των κεφαλαιακών δαπανών και λειτουργικών εξόδων, αναβολή προσλήψεων και επίσπευση των συνταξιοδοτήσεων και θα στοχεύσει σε επενδύσεις που υπόσχονται άμεση απόδοση τόσο στον προϋπολογισμό του ΙΤ, όσο και του business.

«Στις παραπάνω περιοχές θα πρέπει να εστιάσει την σκέψη του και ο CIO, ώστε να προλάβει τον CFO και να λειτουργήσει σαν συνεργάτης του -και όχι σαν εκτελεστής των αποφάσεών του» επισημαίνει ο Bartels. Κι αυτό δεν σημαίνει βέβαια ότι θα πρέπει να το παίξετε ήρωας ή να ‘φάτε τη σφαίρα στο ψαχνό’ για χάρη της εταιρείας.

Ο ρόλος του CIO δεν περιλαμβάνει την ευθύνη υλοποίησης των περικοπών. Ως στέλεχος της ανώτερης διοίκησης θα πρέπει να λειτουργήσετε συναδελφικά και ‘πατριωτικά’, για το γενικό καλό της επιχείρησης.

«Νοικοκυρέματα» δαπανών
«Εάν τρέχετε τη Διεύθυνσή σας σωστά, τότε η προσαρμογή στην ύφεση θα είναι ευκολότερη» επισημαίνει ο Bartels. «Θα είναι όμως και δυσκολότερο να βρείτε σημεία για να μειώσετε τις δαπάνες». Οταν ένα τμήμα λειτουργεί σωστά, αυτό σημαίνει και ότι διοικείται σωστά. Ο CIO συνεργάζεται με συναδέλφους από άλλες διευθύνσεις  προκειμένου να ιεραρχεί τις επενδύσεις και να κατανοεί τα αίτια των δαπανών.

Τα κόστη του IT είναι διάφανα και σε ευθυγράμμιση με τις υπηρεσίες του business, ώστε να μην αποτελούν ένα μαύρο κουτί για την υπόλοιπη επιχείρηση. Μια καλά οργανωμένη Διεύθυνση Πληροφορικής διακρίνεται συνήθως και για τον τρόπο με τον οποίον διαχειρίζεται τους προμηθευτές της και για τη βαθύτερη κατανόηση των υποχρεώσεων, της ευελιξίας και της στρατηγικής αξίας κάθε συμβολαίου.

Οι αποτελεσματικοί CIOs έχουν αναπτύξει μετρικές που συνδέονται με τα επιχειρησιακά αποτελέσματα και όχι με το uptime των server. Το μεγαλύτερο κομμάτι του προϋπολογισμού του ΙΤ (το 50-80%) αφορά τη συντήρηση και τη λειτουργία των συστημάτων και του εξοπλισμού. Εάν ήδη ασκείτε σωστή διαχείριση, δεν υπάρχουν και μεγάλα περιθώρια για περαιτέρω μειώσεις των εξόδων. Θα πρέπει όμως να είστε προετοιμασμένοι να αποδείξετε στον CFO ότι τα κόστη σας είναι ήδη χαμηλά.

Τα «ψιλά γράμματα» του outsourcing
Πολλοί CEOs και CFOs βλέπουν το outsourcing του IT σαν ένα γρήγορο και αποτελεσματικό τρόπο για μείωση των δαπανών. Οι CIOs, ωστόσο, γνωρίζουν ότι αυτό δεν είναι και τόσο απλό. Οταν η οικονομία είναι σε ύφεση, το outsourcing μεταφράζεται συνήθως σε «μεταφορά παγίων» (ή και πώλησή τους στον outsourcer) και, στη συνέχεια, ενοικίασή τους. Η επιλογή του κατάλληλου outsourcer μπορεί να διαρκέσει μέχρι και 6 ή 12 μήνες, ενώ το συμβόλαιο διαρκεί συνήθως για πέντε χρόνια.

Το outsourcing  συγκεκριμένων λειτουργιών του IT, όπως του help desk ή του hosting του data center, μπορεί να έχει νόημα και να επιφέρει άμεσα οφέλη, σύμφωνα με τον Bartels της Forrester. Η σχετική εξοικονόμηση κόστους θα είναι όμως μικρή εάν ήδη ασκείτε καλή διαχείριση της Διεύθυνσης Πληροφορικής. Σε κάθε περίπτωση, η αποτίμηση του πραγματικού αντίκτυπου του outsourcing στην περικοπή των δαπανών είναι σύνθετη και μπορεί να πάρει αρκετά χρόνια.

Μια τελευταία συμβουλή: Κατά την επιβίωση εν μέσω ύφεσης, ο Bartels της Forrester συνιστά να διατηρείτε σημεία επαφής με τους επιχειρησιακούς χρήστες, ώστε να αντιληφθείτε το πού και το πότε οι «ενοχλήσεις» από τις περικοπές κλιμακώνονται σε «πόνο». Στο σημείο αυτό, θα θέλετε και πάλι να σταθείτε στο πλάι τους και να υπερασπιστείτε τα «δίκια τους» στον CFO λέγοντας «Κάναμε τις περικοπές που ήταν απαραίτητες για να ξεπεράσουμε την κρίση, αλλά οι χρήστες έχουν αρχίσει να ‘πονάνε’. Αν δεν κάνουμε κάτι γι’ αυτό, τότε θα έχουμε προβλήματα όταν γυρίσει η οικονομία».

Σκεφτείτε πριν να «κόψετε»
Κατά τις (επαναλαμβανόμενες) επιδρομές σας κατά των δαπανών, θα πρέπει να αντισταθείτε στον πειρασμό να χτυπήσετε εύκολους στόχους.

Να «κόψω»; Το χρόνο και την ενέργεια που διοχετεύεται στην καινοτομία, την έρευνα και την ανάπτυξη.

…ή να μην κόψω;
Κάτι τέτοιο θα κάνει το business να σκεφτεί ότι το IT απλά ακολουθεί τις εξελίξεις, εστιάζοντας μόνο στο κόστος.

Να «κόψω»; Από την ανάπτυξη της στρατηγικής και της αρχιτεκτονικής.

…ή να μην κόψω;
Οι χρήστες θα δημιουργήσουν τις δικές τους «καστομιές» και εσείς θα κληθείτε τελικά να «ξεμπερδέψετε» τα πράγματα και να ξαναστρώσετε την αρχιτεκτονική.

Να «κόψω»; Απολύοντας το προσωπικό που εργάζεται σε νέα, επιθετικά έργα.

…ή να μην κόψω;
Με τον τρόπο αυτό «τιμωρείτε» όσους είναι διατεθειμένοι να πάρουν ρίσκα.