Ενα μήνυμα που εκφράζεται με άμεσο και κατανοητό τρόπο είναι η καλύτερη έκφραση επικοινωνίας και ένα απαραίτητο εργαλείο στον επαγγελματικό χώρο.
Πλέον, υπάρχει ισχυρή ανάγκη και από τους άνθρωποι της Πληροφορικής να εκφράζουν καθαρά μηνύματα, καθώς η επαγγελματική τους θέση απαιτεί να μπορούν να μεταφράζουν το τεχνολογικό λεξιλόγιό τους σε μια πιο καθημερινή και κατανοητή γλώσσα. Για να επιτύχουν εξαιρετικά επικοινωνιακά αποτελέσματα, τόσο οι CIOs όσο και τα υπόλοιπα στελέχη Πληροφορικής οφείλουν να καταρτίσουν στρατηγική επικοινωνίας. Η επένδυση σε αποτελεσματικές επικοινωνιακές στρατηγικές είναι ιδιαίτερα καρποφόρα, καθώς όπως τονίζει μελέτη της Watson Wyatt, η αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας σχετίζεται τόσο με την οργάνωση όσο και με την οικονομική απόδοση.
5 Βήματα για αποδοτική επικοινωνία
Μπορεί μεν, ο επίσημος ορισμός της επικοινωνίας να είναι η μηχανική πράξη της αναμετάδοσης πληροφοριών, ωστόσο, αυτό δεν περικλείει τις ανθρώπινες ικανότητες για έμπνευση, ενθουσιασμό και ηρεμία. Οταν τα τμήματα IT και business ενώσουν τις δυνάμεις τους για μια αποδοτική στρατηγική επικοινωνίας, πολλά επιχειρηματικά οφέλη μπορούν να προκύψουν. Εάν και εφόσον αξιοποιηθούν σωστά οι ικανότητές τους, τότε μπορούν να δημιουργήσουν ένα σπουδαίο όραμα για μια εταιρεία και να μεταφέρουν ένα εξαιρετικό μήνυμα που εμπνέει την καρδιά και το μυαλό των εργαζόμενων της.
Για να το πετύχουν αυτό, πρέπει να βάλουν σε εφαρμογή μια πειθαρχημένη προσέγγιση στις επικοινωνίες, η οποία θα πρέπει να περιλαμβάνει τα παρακάτω:
1. Δημιουργείστε το μήνυμα: Μια σπουδαία επικοινωνιακή στρατηγική είναι αυτή που μπορεί να μεταφράσει το μήνυμα του ΙΤ σε επιχειρηματικά αποτελέσματα ενώ, παράλληλα, ενισχύει τους τρόπους με τους οποίους οι δραστηριότητες ενός ανθρώπου ή τμήματος, μπορούν να συμβάλουν σε αυτό. Ενα σπουδαίο μήνυμα χρησιμοποιεί επιχειρηματική γλώσσα και τραβά την προσοχή του κοινού στο οποίο απευθύνεται ώστε να διασφαλιστεί ότι το ακούν και ότι θα δράσουν ανάλογα.
2. Ενημερώστε και επιμορφώστε: Η διαδικασία ενημέρωσης και επιμόρφωσης των stakeholders θεωρείται η «marketing roadshow» πτυχή της δουλειάς ενός CIO. Αυτή η πτυχή δίνει ζωή στο μήνυμα κατά τέτοιο τρόπο ώστε να απευθύνεται σε κάθε τύπο stakeholder και να ταιριάζει στον καθένα.
3. Αντιληφθείτε/ αισθανθείτε και ανταποκριθείτε: Οπως υποστηρίζει και ο Stephen Warren, στέλεχος του τμήματος Πληροφοριών και Τεχνολογίας του Veterans Affairs των H.Π.Α., «εάν ο CIO είναι ένας σκληροπυρηνικός ΙΤ που μιλά για τεχνολογικά πράγματα όπως κουτάκια και καλώδια, τότε δεν χρησιμοποιεί το λεξιλόγιο που μπορεί να κατανοήσει μια επιχείρηση». Οι επαγγελματίες του ΙΤ δεν έχουν σκοπό να μιλήσουν στους άλλους σε μια γλώσσα που τους είναι ξένη.
Ωστόσο, συμβαίνει συχνά να ακούγονται έτσι τα μηνύματά τους. Αυτό που πρέπει να γίνεται είναι ο ομιλητής να «διαβάζει» το κοινό για να δει πώς αυτό ανταποκρίνεται. Εάν γνέφει καταφατικά, κάνει ερωτήσεις και συμμετέχει στη συζήτηση, τότε οι πιθανότητες είναι ότι κατανοεί το μήνυμα.
4. Προσαρμοστείτε: Ο στόχος της επικοινωνίας είναι να βοηθήσει τους αποδέκτες να υιοθετήσουν αυτά που λέγονται. Ο τρόπος με τον οποίο ο καθένας μπορεί να εντάξει το μήνυμα στην εργασία του, διαφέρει, επομένως, το ισχυρότερο μήνυμα είναι αυτό που υποστηρίζεται από πράξεις – όταν αυτός που εκφράζει το μήνυμα παραδίδει αυτά που υποσχέθηκε, η επικοινωνιακή στρατηγική έχει μεγαλύτερες πιθανότητες επιτυχίας.
5. Μετρήστε: Οι μετρήσεις είναι αυτές που δείχνουν τα αποτελέσματα. Παρέχουν ένα συνεχές feedback προκειμένου να αποτιμηθεί η αποτελεσματικότητα και οι δυνατότητες βελτίωσης. Οπως αναφέρει σε μελέτη της Gartner o Ronald Bonig, αντιπρόεδρος και CIO του Πανεπιστημίου George Washington, «το να καθορίσουμε την αποτελεσματικότητα της επικοινωνιακής στρατηγικής είναι ζήτημα τόσο του να υπολογίζουμε τι λειτουργεί, όσο και να παρατηρούμε τι δεν λειτουργεί.
Κάνουμε online αξιολογήσεις του πανεπιστημίου και του προσωπικού του για να καθορίσουμε την αποτελεσματικότητα κάποιων συγκεκριμένων επικοινωνιακών στρατηγικών. Μια φορά το χρόνο, διεξάγουμε μια έρευνα στην οποία ρωτάμε κόσμο να βαθμολογήσει πόσο σημαντικά είναι κάποια πράγματα για αυτούς και κατ’ επέκταση μέχρι ποιο βαθμό το πετύχαμε οι ίδιοι. Αυτό μας δίνει μια ιδέα σχετικά με το τι χρήζει βελτίωσης».
Τα σημαντικά «Ναι» και «Οχι»
Το πρώτο βήμα για να αξιολογήσετε την επικοινωνιακή στρατηγική της επιχείρησής σας είναι να ξεκινήσετε μια ειλικρινή συζήτηση με την ομάδα σας. Κάντε τις ακόλουθες ερωτήσεις για να καθορίσετε που βρίσκεστε και για κάθε αρνητική απάντηση, συζητήστε τους τρόπους διόρθωσης:
| ΝΑΙ | ΟΧΙ | ||
| 1. | Αναγνωρίζετε ότι στρατηγικές επικοινωνίας μπορούν να επηρεάσουν τα επιχειρηματικά αποτελέσματα και ότι εμείς ως επιχείρηση, δεσμευόμαστε στη βελτίωση της επικοινωνίας μας; | ||
| 2. | Η επιχείρησή μας ακολουθεί μια στρατηγική επικοινωνίας που θεσμοθετείται για το σύνολο της εταιρείας μας; | ||
| 3. | Η επικοινωνιακή μας στρατηγική δίνει έμφαση στη βαρύτητα της ανάπτυξης καθαρών μηνυμάτων και διασφαλίζει ότι τα μηνύματα είναι ξεκάθαρα και κατάλληλα για επικοινωνία; | ||
| 4. | Η επικοινωνιακή στρατηγική που ακολουθούμε αναγνωρίζει ότι η επικοινωνία είναι μια ρευστή διαδικασία που απαιτεί συνεχή αλληλεπίδραση με ανθρώπους που τους βοηθά να κατανοήσουν το μήνυμα προκειμένου να πετύχουμε το στόχο μας; | ||
| 5. | Προσαρμόζουμε αρκετά συχνά τα μηνύματά μας προκειμένου να βοηθήσουμε τον κόσμο να συλλάβει πλήρως αυτό που προσπαθούμε να πούμε; | ||
| 6. | Υπολογίζουμε τα αποτελέσματα κάθε επικοινωνίας προκειμένου να βελτιώσουμε την επικοινωνιακή μας διαδικασία και τις πληροφορίες που μεταφέρουμε; | ||
| 7. | Επικοινωνούμε αποδοτικά τα μηνύματα που πρέπει, και μπορούμε να επαληθεύσουμε αυτό το αξίωμα είτε μέσω ποσοτικών είτε μέσω ποιοτικών πληροφοριών; |
Ξεκινήστε το διάλογο
Η παραπάνω αυτό-αξιολόγηση είναι ένα πολύτιμο σημείο εκκίνησης, αυτό όμως που είναι ακόμη πιο σημαντικό είναι ο διάλογος που ανοίγετε με την ομάδα σας. Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι μια ηγετική ικανότητα που οδηγεί σε ανάπτυξη. Για να κατανοήσετε ποια σημεία λειτουργούν καλύτερα, θέστε ερωτήσεις όπως, «πού είμαστε επιτυχείς στην επικοινωνία μας και πώς το γνωρίζουμε αυτό;», ή «τι μας κατέστησε επιτυχείς;», όπως και τα αντίθετά τους, «πού δεν είμαστε επιτυχείς, πώς το γνωρίζουμε και πού κάνουμε λάθος;».
Η επικοινωνία, άλλωστε, έχει τόσο σημαντική βαρύτητα σε μια εταιρεία, καθώς περιλαμβάνει το να μιλάς, το να ακούς καθώς και το να διευκολύνεις. Οι σπουδαίοι ηγέτες αξιοποιούν αυτά τα χαρίσματα για να ξεκινήσουν έναν διάλογο. Αυτοί που είναι ευαίσθητοι προς το ακροατήριό τους αξιοποιούν τις γνώσεις της επικοινωνιακής στρατηγικής για να δημιουργήσουν ένα κοινό όραμα.
Αξίζει, λοιπόν, να εκμεταλλευτούν όλοι οι CIOs και οι άνθρωποι του ΙΤ την ευκαιρία να ακονίσουν τις επικοινωνιακές τους ικανότητες προκειμένου να βελτιστοποιήσουν την αποτελεσματικότητα των μηνυμάτων τους.
Σύμφωνα με την Gartner, λοιπόν, είναι σημαντικό να εφαρμόσετε τα εξής:
1. Μην περιμένετε να ξεκινήσετε την επικοινωνία όταν εμφανιστεί μια κρίση – αναπτύξτε επικοινωνιακά κανάλια προτού χρειαστεί να τα χρησιμοποιήσετε. Εάν περιμένετε να ξεσπάσει μια κρίση προκειμένου να ξεκινήσετε να μιλάτε στους stakeholders σας, θα υπάρξουν περισσότερες ερωτήσεις σχετικά με το ποιος είστε και τι αντιπροσωπεύετε αντί να δοθεί έμφαση στο περιεχόμενο του μηνύματος που προσπαθείτε να μεταφέρετε.
2. Τροποποιείστε το επικοινωνιακό σας στιλ σύμφωνα με την κουλτούρα της εταιρείας. Ο CEO στηρίζει τον CIO σε ηγετικό ρόλο; Οι γραμμές εργασίας στηρίζουν τον CIO σε business ρόλο; Η κατανόηση της σημερινής οργάνωσης της εταιρείας σας, θα σας βοηθήσει να σχεδιάσετε το δρόμο για αποτελεσματικότερη επικοινωνία στο μέλλον.
3. Προσαρμόστε το μήνυμα ανάλογα με το κοινό σας. Σε executive επίπεδα, ταιριάζει ένα πιο στρατηγικό μήνυμα, ενώ στα λειτουργικά επίπεδα, ένα μεθοδευμένο και χειροπιαστό μήνυμα θα δώσει καλύτερα αποτελέσματα.
4. Υιοθετείστε μια προσέγγιση που στηρίζεται σε δεδομένα. Ενα fact-based μήνυμα βοηθά στην εκτόνωση των συναισθημάτων και στην ενθάρρυνση της αντικειμενικότητας.
5. Αναπτύξτε το προσωπικό σας επικοινωνιακό στιλ. Παρακολουθήστε σεμινάρια ή συμβουλευτείτε έναν επικοινωνιακό εκπαιδευτή και έπειτα, αναζητήστε ευκαιρίες για να εξασκήσετε τις επικοινωνιακές σας ικανότητες, με το να κάνετε παρουσιάσεις όπου και όποτε μπορείτε – για παράδειγμα, σε επαγγελματικά συνέδρια ή στο σχολείο των παιδιών σας.
6. Δώστε ένα προσωπικό στίγμα. Συνθέτοντας το λόγο σας με προσωπικές ιστορίες, τονίζετε κάποια business points, ενώ τα κάνετε πιο αξιομνημόνευτα. Επιπλέον, το να επικοινωνείτε με έναν τρόπο με τον οποίο ο κόσμος μπορεί να συνδεθεί θα βοηθήσει στην καλύτερη αφομοίωση του μηνύματός σας.
7. Επενδύστε σε χρόνο προετοιμασίας για κάθε επικοινωνιακή συνάντηση για να εξασφαλίσετε μεγαλύτερη επιτυχία: εξάσκηση, εξάσκηση, εξάσκηση!