Η φράση «ο χρόνος είναι χρήμα» ισχύει και στη διαχείριση του IT. Η κρίση και η υφιστάμενη οικονομική αβεβαιότητα έχουν οδηγήσει σε συρρίκνωση τα IT budgets, δημιουργώντας την ανάγκη διευθέτησης περισσότερων με λιγότερους πόρους, με μια αποτελεσματικότερη και αποδοτικότερη διαχείριση του IT.

Oι multifunction printers υπόσχονται να βελτιώσουν σημαντικά την αποδοτικότητα των εργαζομένων σε μια σύγχρονη επιχείρηση, επιτρέποντάς τους μέσα από μια και μόνο δικτυωμένη συσκευή να τα κάνουν όλα: να εκτυπώσουν, να φωτοτυπήσουν, να αποθηκεύσουν και να διαβιβάσουν έγγραφα, καθώς και να τα στείλουν με φαξ. Παρομοίως, η Διεύθυνση Πληροφορικής μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και πόρους διαχειριζόμενη μία μόνο συσκευή αντί για πολλαπλές συσκευές μίας λειτουργίας.

Επίσης, τα αναλώσιμα για έναν MFP κοστίζουν λιγότερο σε αντίθεση με αυτά που χρησιμοποιούνται για όλες τις υπόλοιπες συσκευές μαζί, ενώ καταλαμβάνουν λιγότερο χώρο και χρησιμοποιούν λιγότερη ενέργεια. Ωστόσο, για να αντιληφθούμε πλήρως τα οφέλη στη παραγωγικότητα, την αποδοτικότητα και το Total Cost of Ownership (TCO) που προσφέρουν τα MFPs, πρέπει και η διαχείρισή τους στο δίκτυο να γίνεται αποδοτικά. Δυστυχώς όμως, υπάρχουν παράγοντες, όπως είναι η πολυπλοκότητα της διαχείρισης, που προκαλούν «διαχειριστικό πονοκέφαλο» και δεσμεύουν πολύτιμο χρόνο.

Πολλοί ακόμη παράγοντες συμβάλουν στην αποδοτική διαχείριση των MFPs, όπως η προσθήκη νέων χρηστών στο δίκτυο που μπορεί να αποδειχθεί πολύπλοκη και χρονοβόρα, η υπερβολική «χειρωνακτική» παρέμβαση που μπορεί να απαιτείται για τις συνήθεις μετρήσεις, καθώς και η ρύθμιση διαφορετικών επιπέδων πρόσβασης για διαφορετικούς χρήστες και ομάδες που μπορεί επίσης να είναι μια χρονοβόρα διαδικασία. Επιπλέον, οι αναβαθμίσεις στο firmware και άλλα κρίσιμα λάθη μπορεί να μειώσουν τη διαθεσιμότητα στους χρήστες που περιμένουν αδιάλειπτη πρόσβαση στις συσκευές αυτές (24/7).

Οι διαφορετικές συσκευές μπορεί να απαιτούν διαφορετικά διαχειριστικά εργαλεία που μπορεί να περιπλέξουν τη συνολική διαχείριση, κάτι που προσθέτει επιπλέον βάρος στην εκπαίδευση των χρηστών και στους πόρους για τους εργαζόμενους. Επομένως, η ρύθμιση των προεπιλογών της συσκευής ή η εγκατάσταση των drivers για τους εκτυπωτές μπορεί να αποτελέσει ιδιαίτερα δύσκολη διαδικασία που απαιτεί «χειρωνακτική» παρέμβαση. Η διαχείριση αυτών και άλλων ζητημάτων ρουτίνας είναι πιθανόν να εμποδίσουν τη Διεύθυνση Πληροφορικής από το να εκτελέσει άλλες σημαντικές λειτουργίες – ιδιαίτερα σε μεγάλες επιχειρήσεις που διαθέτουν πολλαπλά MFPs σε διαφορετικές τοποθεσίες.

Επιπλέον, παρεμποδίζεται η εστίαση της προσοχής σε στρατηγικής σημασίας δραστηριότητες, όπως είναι η βελτίωση της εξυπηρέτησης των πελατών, ενώ υπάρχουν και ζητήματα αναφορικά με τα MFPs που σχετίζονται με την ασφάλεια των πληροφοριών, τη ροή των εγγράφων, τις πολιτικές της επιχειρησιακής χρήσης και των “chargebacks” που η Διεύθυνση Πληροφορικής πρέπει να παρακολουθεί και να διαχειρίζεται. Συχνά, ωστόσο, στερούνται του χρόνου και των εργαλείων λογισμικού για να πραγματοποιήσουν αυτές τις λειτουργίες.

Βελτιώνοντας τη διαχείριση των MFPs
Οι Διευθύνσεις Πληροφορικής θα πρέπει να αξιολογούν προσεχτικά την ευκολία διαχείρισης των δικτυωμένων συσκευών όταν επιλέγουν MFPs. Αυτό περιλαμβάνει την ανάλυση τόσο των τυποποιημένων χαρακτηριστικών των συσκευών, καθώς και του λογισμικού διαχείρισης που διατίθεται από τον κατασκευαστή.

Τα κυριότερα χαρακτηριστικά και οι βέλτιστες πρακτικές που επηρεάζουν την ευκολία διαχείρισης τέτοιων συσκευών περιλαμβάνουν τα εξής:
Δυνατότητα απομακρυσμένης διαχείρισης των εκτυπωτικών συσκευών: επειδή οι πόροι της Διεύθυνσης Πληροφορικής μπορεί να περιοριστούν από την ανάγκη για «χειρωνακτική» διαχείριση, οι επιχειρήσεις που διαθέτουν μεγάλο αριθμό μεμονωμένων εκτυπωτών και MFPs, είτε εντός της εταιρείας είτε σε άλλες τοποθεσίες, είναι απαραίτητο να μπορούν να διαχειρίζονται τις συσκευές αυτές remotely μέσω κάποιας πλατφόρμας Web. Αυτό βοηθά να διασφαλιστεί η παραγωγικότητα των διαχειριστών στην εκτέλεση των εργασιών ρουτίνας από οποιαδήποτε σύνδεση και από οπουδήποτε και αν βρίσκονται.

Δυνατότητα καθορισμού προνομιών σύμφωνα με τις ανάγκες του χρήστη, την πολιτική της εταιρείας και τις απαιτήσεις ασφαλείας: η απεριόριστη πρόσβαση σε χαρακτηριστικά όπως είναι η έγχρωμη εκτύπωση και αντιγραφή εντύπων μπορεί να προκαλέσει την αύξηση των δαπανών και την παραβίαση των πολιτικών του τμήματος και της εταιρείας. Τα προνόμια των χρηστών πρέπει να αποδίδονται ανάλογα με την περίπτωση.

Δυνατότητα επιβολής πολιτικών της εταιρείας με προσαρμοσμένους drivers: οι Διευθύνσεις Πληροφορικής πρέπει να μπορούν εύκολα να προσαρμόζουν τους drivers των εκτυπωτών τους για να συμμορφώνονται με τις πολιτικές της εταιρείας. Είτε αφορά τον προσδιορισμό εκτύπωσης διπλής όψης είτε μονόχρωμης εκτύπωσης, θα εκτιμηθεί ιδιαίτερα η δυνατότητα προσαρμογής των drivers πριν αυτοί «εφαρμοσθούν» στους τελικούς χρήστες.

Δυνατότητα παρακολούθησης και διαχείρισης των οικονομικών πτυχών της χρήσης: παρά την πίεση να μειωθούν τα έξοδα του IT, οι περισσότερες Διευθύνσεις Πληροφορικής αναγνωρίζουν το κόστος αξιοποίησης του εξοπλισμού γραφείου, όπως είναι οι προμήθειες, τα έξοδα υπηρεσιών προς τους πελάτες και χρήστες και το κόστος ανά τμήμα, πελάτη και έργο. Η ικανότητα να αναγνωριστούν αυτές οι δαπάνες, να δημιουργούνται ακριβείς αναφορές για την ομάδα διαχείρισης και να εκχωρούνται ακριβή “charge backs” αποτελεί κλειδί στη μεγιστοποίηση του ROI από τη χρήση των MFPs.

Μεγιστοποιώντας το ROI Η κεντρική διαχείριση βοηθάει να απλοποιηθεί και να αυτοματοποιηθεί μεγάλο κομμάτι της διαχείρισης των MFPs, απελευθερώνοντας τους πόρους του IT ώστε να επικεντρωθούν σε στρατηγικές δραστηριότητες όπως η βελτίωση της εξυπηρέτησης του πελάτη. Ωστόσο, στο σημερινό IT περιβάλλον, όπου το κόστος επηρεάζει σημαντικά τη λήψη αποφάσεων, η εκτελεστική διαχείριση μπορεί να χρειαστεί έναν πιο εις βάθος υπολογισμό της χρήσης εξοπλισμού γραφείου και του ελέγχου των δαπανών.

Η αλήθεια είναι ότι οι περισσότερες μεγάλες εταιρείες δεν διαθέτουν εργαλεία λογισμικού για την ποσοτικοποίηση των συνολικών δαπανών που αφορούν τη χρήση βασικού εξοπλισμού, όπως εκτυπωτικών μηχανημάτων, φαξ και εκτυπωτών δικτύου. Υπάρχουν, βέβαια, εφαρμογές, με τις οποίες οι Διευθυντές Πληροφορικής μπορούν να παρακολουθούν καλύτερα τα έξοδα του τμήματος και να απολαμβάνουν καλύτερο ROI.

Τα χαρακτηριστικά των εφαρμογών αυτών περιλαμβάνουν τη δυνατότητα εντοπισμού των εξωτερικών δαπανών, την παροχή δυνατοτήτων charge-back με ακριβή συλλογή δεδομένων χρέωσης, τη γρήγορη απόδοση του ROI και τη χάραξη της βέλτιστης χρήσης του εξοπλισμού γραφείου. Αυτές οι δυνατότητες φέρνουν τη διαχείριση των MFPs στα σημερινά δεδομένα, ελαχιστοποιώντας τα κόστη ιδιοκτησίας και μεγιστοποιώντας το ROI αυτών των εξαιρετικά λειτουργικών συσκευών.


MFPs και ασφάλεια
Οι παραβιάσεις ασφαλείας μπορούν να βλάψουν σημαντικά τις λειτουργίες και τη φήμη μιας εταιρείας, και η επιδιόρθωσή τους μπορεί να κοστίσει στην εταιρεία αρκετά. Ενώ οι περισσότερες εταιρείες παίρνουν μέτρα για να προστατεύσουν τους υπολογιστές και τους servers τους, πολλές άλλες παραμελούν τα πιθανά αδύναμα σημεία στην ασφάλειά τους: και αυτό είναι τα MFPs.

Τα MFPs, όπως και κάθε άλλη δικτυωμένη συσκευή, πρέπει να προστατευτούν τόσο έναντι κακόβουλων επιθέσεων όσο και έναντι στην απροσεξία των εργαζομένων. Στην καλύτερη των περιπτώσεων, η ασφάλιση των MFPs μπορεί να οδηγήσει σε επιπλέον κόστη προμηθειών και συντήρησης που σχετίζονται με την ανεξέλεγκτη χρήση τους. Στη χειρότερη, δημιουργεί ένα τεράστιο κενό στις διαδικασίες ασφάλισης των δεδομένων της εταιρείας.

Είτε ακούσια είτε όχι, η «έκθεση» των δεδομένων βάζει την εταιρεία σε κίνδυνο να τις υποβληθούν πρόστιμα ή άλλες νομικές κυρώσεις για μη-συμμόρφωση, να κινδυνεύσει η φήμη της και να χάσει την εμπιστοσύνη των πελατών της και το ανταγωνιστικό της πλεονέκτημα, ή ακόμα και να κατηγορηθεί για υπεξαίρεση και απάτη. Τα χαρακτηριστικά ασφαλείας των MFPs αποτελούν μία μικρή επένδυση, σε σχέση με τα πιθανά κόστη που μπορεί να προκύψουν στην περίπτωση παραβίασης των δεδομένων. Ενσωματώνοντάς τα χαρακτηριστικά αυτά και ακολουθώντας τις βέλτιστες πρακτικές για τη χρήση τους, οι Διευθυντές Πληροφορικής μπορούν να μειώσουν σημαντικά τους κινδύνους.

Βέλτιστες πρακτικές προστασίας των MFPs
Οπως και ένας συνηθισμένος υπολογιστής, τα σημερινά MFPs περιέχουν σκληρούς δίσκους, μνήμη, καθώς και CPU. Ως αποτέλεσμα, πολλές από τις βέλτιστες πρακτικές ασφαλείας που εφαρμόζονται σε άλλες δικτυωμένες συσκευές ισχύουν και για τα MFPs. Παράλληλα, οι βέλτιστες πρακτικές έχουν εξελιχθεί και έχουν επεκταθεί, ώστε να καλύπτουν συγκεκριμένες λειτουργίες των MFPs.

Παρακάτω θα δούμε κάποια προληπτικά μέτρα που μπορούν να εφαρμόσουν οι Διευθύνσεις Πληροφορικής για να βοηθήσουν στην προστασία των MFPs έναντι της απώλειας δεδομένων, της ανεπιθύμητης χρήσης και του κινδύνου έκθεσης εμπιστευτικών ή ευαίσθητων πληροφοριών:

1. Ασφάλεια συσκευών: η ασφάλεια των πολύ-λειτουργικών εκτυπωτών ξεκινάει από το MFP και, όπως για και κάθε άλλη δικτυωμένη συσκευή, έτσι και η πολιτική για τα MFPs πρέπει να περιλαμβάνει μεθόδους διαχείρισης, τόσο για το ποιος μπορεί να τους χρησιμοποιήσει, αλλά και για το πώς. Στο πιο βασικό επίπεδο αυτό περιλαμβάνει την ταυτοποίηση του χρήστη, είτε μέσω PIN, είτε μέσω password, είτε μέσω κάποιας άλλης συσκευής ταυτοποίησης. Το MFP πρέπει να έχει τη δυνατότητα να διαχειρίζεται πολλαπλά επίπεδα πρόσβασης από χρήστες, τμήματα και ομάδες εργαζομένων. Μόνο, ωστόσο, οι διαχειριστές του συστήματος πρέπει να έχουν πλήρη πρόσβαση στα υψηλότερα επίπεδα των λειτουργιών της συσκευής, όπως είναι οι ρυθμίσεις του δικτύου και του συστήματος και τα πρωτόκολλα εκτύπωσης.

2. Ασφάλεια πληροφοριών: εφόσον οι διαχειριστές του IT έχουν επιλέξει μία συσκευή που θεωρείται ασφαλής, μπορούν να συνεχίσουν με την εξασφάλιση της προστασίας των δεδομένων που διακινούνται μέσω MFPs, τόσο σε έντυπη όσο και σε ηλεκτρονική μορφή. Η ασφάλιση των εγγράφων,ώστε να μην βρεθούν σε λάθος χέρια, συχνά βασίζεται στη μη εκτύπωση του εγγράφου μέχρι ο κατάλληλος άνθρωπος να βρεθεί στον MFP και να το αναζητήσει. Για τον λόγο αυτό, το MFP θα πρέπει να περιλαμβάνει ασφαλή λειτουργία εκτύπωσης που διατηρεί τα έγγραφα προς εκτύπωση σε αναμονή, μέχρι ο χρήστης να ταυτοποιηθεί από τη συσκευή και να μπορέσει να ανακτήσει το έγγραφο.

3. Ασφάλεια δικτύου: οι βέλτιστες πρακτικές για τα MFPs περιλαμβάνουν επίσης και την προστασία ευαίσθητων δεδομένων, τοποθετώντας τα σε εσωτερικά δίκτυα που προστατεύεται από firewalls ή άλλες συσκευές ασφαλείας, επομένως απαγορεύεται η απευθείας πρόσβαση από το Internet. Στις περιπτώσεις αυτές, τα MFPs λειτουργούν σχεδόν όμοια με άλλες δικτυωμένες συσκευές: απαιτούν ρυθμίσεις που περιορίζουν την πρόσβαση στο δίκτυο, διαχειρίζονται τη χρήση των πρωτοκόλλων του δικτύου και μπλοκάρουν του ιούς και άλλο κακόβουλο λογισμικό. Για ακόμη πιο αυστηρό έλεγχο, οι διαχειριστές του δικτύου πρέπει να μπορούν να περιορίζουν τη χρήση των MFPs ανάλογα με τη διεύθυνση IP, επιτρέποντας μόνο σε συγκεκριμένες διευθύνσεις την αποστολή και λήψη εγγράφων.

4. Παρακολούθηση και διαχείριση: ορισμένες εταιρείες διαθέτουν μόνο έναν εκτυπωτή, ενώ άλλες δεκάδες ή ακόμη και εκατοντάδες. Είτε έτσι είτε αλλιώς, οι διαχειριστές του δικτύου χρειάζονται έναν εύκολο τρόπο να παρακολουθούν τη χρήση των MFPs, ώστε να εξασφαλίσουν τη συμμόρφωση με τους κανόνες της εταιρείας και τις κανονιστικές απαιτήσεις. Την καλύτερη λύση αποτελεί ένα μοναδικό ασφαλές σημείο ελέγχου που επιτρέπει στο προσωπικό του IT να χτίσει, να διαμορφώσει, να αναβαθμίσει και να διαχειριστεί κάθε MFP από μία κεντρική κονσόλα διαχείρισης/ελέγχου. Αυτό θα τους επιτρέψει να αντιμετωπίσουν τις δυσκολίες, να περιορίσουν την πρόσβαση στη συσκευή ή στο επίπεδο λειτουργίας και να αποτρέψουν γρήγορα τις μη-εξουσιοδοτημένες απόπειρες πρόσβασης, χωρίς να χρειάζεται να μεταβούν στο σημείο που βρίσκεται η συσκευή.

5. Καταγραφή και έλεγχος: στο σημερινό κόσμο που περιβάλλεται από δεδομένα και πληροφορίες και η «έκθεση» των δεδομένων μπορεί να έχει σοβαρές επιπτώσεις, οι ηγέτες του IT πρέπει να μπορούν να παρακολουθούν τη χρήση των MFPs σε επίπεδο εγγράφων και χρηστών, τόσο για την ασφάλεια των δεδομένων όσο και για λόγους κανονιστικής συμμόρφωσης. Οι βέλτιστες πρακτικές καταγραφής και ελέγχου απαιτούν από ένα MFP να διαθέτει εργαλεία που μπορούν να καταγράψουν και να περιορίσουν τις αλληλεπιδράσεις που περιλαμβάνουν τόσο ηλεκτρονικά όσο και έντυπα έγγραφα. Αυτά τα εργαλεία πρέπει να λειτουργούν παράλληλα με το λογισμικό διαχείρισης των εκτυπωτών, ώστε να παρακολουθείται σωστά η χρήση σε επίπεδο τμήματος, ομάδας και προσωπικής χρήσης, τόσο για την ενίσχυση της ασφάλειας των δεδομένων όσο και για τον περιορισμό της περιττής χρήσης. Για καλύτερα αποτελέσματα, οι διαχειριστές πρέπει να μπορούν να εντοπίζουν, να καταγράφουν και να αρχειοθετούν οποιαδήποτε εργασία διενεργείται από το MFP.