Είναι πολλοί αυτοί που αναγνωρίζουν ότι οι διαδικασίες διακυβέρνησης ΙΤ έχουν σημαντικές αδυναμίες, ωστόσο, δυσκολεύονται να εφαρμόσουν αποτελεσματικές, ανθεκτικές βελτιώσεις.

Η Gartner γνωρίζει άριστα τα σημεία στα οποία υστερούν οι διαδικασίες διακυβέρνησης ΙΤ. Για το λόγο αυτό, προτείνει σε νέα της μελέτη, τρόπους να αποφευχθούν οι πιο κοινοί λόγοι αποτυχίας: κατ’ αρχάς, ο σχεδιασμός της διακυβέρνησης χρειάζεται να δημιουργείται ως ένα σύνολο end-to-end διαδικασιών, και κατ’ επέκταση να δημιουργήσει ένα πρακτικό και δραστήριο μηχανισμό – φυσικά, κάτω από την ομπρέλα της επιχειρηματικής κουλτούρας της εταιρείας.

Οταν η διακυβέρνηση αποτυγχάνει
Οι λόγοι αποτυχίας εφαρμογής μιας σωστής διαδικασίας διακυβέρνησης, συνήθως είναι αποτέλεσμα ενός (ή όλων) εκ των κάτωθι παραγόντων:
i. Ανεπαρκής συμμετοχή του business management: Πολλές πτυχές της διακυβέρνησης απαιτούν από την επιχειρηματική διεύθυνση να συμμετέχει ενεργά, και σε μερικές περιπτώσεις, να αναλαμβάνει την κύρια ευθύνη. Αντί το ΙΤ να αποτελεί μια μοιρασμένη ευθύνη ανάμεσα στον CIO και τα ανώτατα επιχειρηματικά στελέχη, οι Διευθυντές Πληροφορικής πρέπει να προβάλουν και να ισχυροποιούν τη θέση του ΙΤ, με το να αποδεικνύουν τους τρόπους που βελτιώνει την επιχειρηματική απόδοση.

ii. Ελλειψη ξεκάθαρων στόχων: Χωρίς ξεκάθαρους στόχους, μερικές από τις ομάδες που συμμετέχουν στη διαδικασία της διακυβέρνησης του ΙΤ θα αναρωτηθούν για τη συμμετοχή τους, το «πού τους συμφέρει τους ίδιους». Οσοι δεν κατανοούν γιατί τους συμφέρει να συμμετέχουν στη διαδικασία διακυβέρνησης του ΙΤ, θα προσφέρουν συμβολικές κινήσεις υποστήριξης, αντί να τη χρησιμοποιήσουν ως ένα εργαλείο για να πετύχουν επιχειρηματικούς στόχους.

iii. Ελλειψη ξεκάθαρων διαδικασιών διαχείρισης: Είναι σημαντικό να δημιουργούνται ξεκάθαρες και πρακτικές διαδικασίες στόχων για τη διακυβέρνηση του ΙΤ – που να αναγνωρίζουν το στιλ λήψης αποφάσεων και τις επιχειρηματικές πρακτικές. Επιπλέον, οι εταιρείες πρέπει να αναγνωρίζουν βήματα δράσης, ρόλους, ευθύνες και τελικές παραδόσεις.

Τα σημαντικά βήματα διακυβέρνησης και οι παράγοντες επιτυχίας
Οι IT managers που έχουν ως πρωταρχικό στόχο την ανάπτυξη μιας πιο αποδοτικής διακυβέρνησης ΙΤ, οφείλουν να διαχειριστούν το ΙΤ governance ως ένα σύνολο από ατομικές διαδικασίες, παρά ως μια ομαδική διεύθυνση που περιλαμβάνει ομογενοποιημένα σετ ευθυνών. Σχετικά με την εφαρμογή της διακυβέρνησης, οι πρώτες κινήσεις που πρέπει να εφαρμοστούν είναι οι αρχές και οι στόχοι. Επειτα, πρέπει να ακολουθήσει η διαδικασία σχεδιασμού και ανάπτυξης, προκειμένου να καθοριστούν τα βήματα, οι ρόλοι και οι ευθύνες της διακυβέρνησης ΙΤ.

α. Το buy-in και η επιχορήγηση της ανώτατη διοίκησης
Εάν η διακυβέρνηση ΙΤ εφαρμόζεται αναποτελεσματικά στην επιχείρησή σας, τότε δεν θα είναι δύσκολο να αναγνωρίσετε τα δυσλειτουργικά σημεία και να δομήσετε ένα business case για αλλαγές. Επομένως, ένας απαραίτητος προπομπός στην ανάπτυξη των αρχών και του σχεδιασμού διοίκησης είναι η συμμετοχή των ανώτατων στελεχών της επιχείρησης. Διατηρήστε, λοιπόν, την άμεση σχέση των ανώτατων στελεχών του business ως μέλη ενός «συμβουλίου στρατηγικής», που θα παρέχει επίβλεψη και καθοδήγηση, για να διασφαλίσετε την ανάπτυξη και εφαρμογή των νέων διαδικασιών της διακυβέρνησης ΙΤ.

β. Αρχές διακυβέρνησης
Οι αρχές διακυβέρνησης ΙΤ θα καθορίσουν το ρόλο που θα παίξει το ΙΤ εντός και καθ’ όλη την επιχείρηση. Καθώς ο ρόλος του ΙΤ αφορά συνήθως την υποστήριξη των επιχειρηματικών λειτουργιών, όπως αυτές καθορίζονται και αναπτύσσονται στο επιχειρηματικό επίπεδο, οι εν λόγω αρχές πρέπει να καθοριστούν σύμφωνα με την επιχειρηματική στρατηγική, για να διασφαλίσουν την επιτυχημένη διαχείριση του επιχειρηματικού μοντέλου. Σε επιχειρήσεις με πολλαπλές επιχειρηματικές μονάδες, αυτό σημαίνει την αναγνώριση των στρατηγικών αναγκών υποστήριξης για κάθε μονάδα, και την ανάπτυξη των αρχών που καθοδηγούν τους τρόπους με τους οποίους θα τους στηρίξει το ΙΤ – συλλογικά ή ατομικά.

Οι αρχές διακυβέρνησης του ΙΤ επηρεάζουν το ρόλο του τμήματος ΙΤ στα εξής σημεία:

  • Την παγκοσμιοποίηση της επιχείρησης.
  • Τη χρήση του ΙΤ στα προϊόντα και υπηρεσίες της επιχείρησης.
  • Τη δημιουργία και ενίσχυση των κοινών επιχειρηματικών πρακτικών.
  • Τη βελτιστοποίηση της απόδοσης των σημαντικών επιχειρηματικών πρακτικών.
  • Τη διαχείριση της γνώσης και την εξισορρόπηση του πνευματικού κεφαλαίου καθ’ όλη την επιχείρηση.
  • Ρυθμιστική και νομική συμμόρφωση.

γ. Σημεία Διακυβέρνησης
Το επόμενο βήμα αφορά στην αναγνώριση των σημείων που χρειάζονται πολιτικές και διαδικασίες διακυβέρνησης ΙΤ, και να καθοριστούν στόχοι για το κάθε ένα από αυτά. Οι στόχοι αυτοί πρέπει να περιλαμβάνουν την επιχειρηματική αξία, μαζί με μετρικές που μετρούν την επιτυχία των στόχων, όχι μόνο τις μηχανικές των δραστηριοτήτων.

Η διακυβέρνηση ΙΤ ως προς τα εκάστοτε σημεία, μπορεί να ομαδοποιηθεί κάτω από δύο βασικές κατηγορίες:
· Προσφορά: Η διακυβέρνηση ΙΤ στην παροχή υπηρεσιών ΙΤ – Αυτή η κατηγορία, που επηρεάζει τα «πώς» των δραστηριοτήτων και το εύρος ΙΤ, περιλαμβάνει:
– Τις πολιτικές ασφαλείας
– Τις πολιτικές επιχειρηματικής αλληλουχίας
– Την αρχιτεκτονική ΙΤ.
· Ζήτηση: Διακυβέρνηση ΙΤ υπέρ των διαδικασιών αποφάσεων – Αυτή η κατηγορία απευθύνεται στα «τι» των υπηρεσιών ΙΤ και περιλαμβάνει:

  • Την ευθυγράμμιση και ενοποίηση του σχεδιασμού business και ΙΤ
  • Το συνολικό ποσό οικονομικών και άλλων πόρων που αφιερώνονται στο ΙΤ σε μια επιχείρηση
  • Τη διανομή των εξόδων ΙΤ και τους πόρους ανάμεσα στις επιχειρηματικές μονάδες
  • Τα κριτήρια για την αποτίμηση της αξίας των προτεινόμενων επενδύσεων και projects σχετικών με το ΙΤ
  • Τις σχετικές προτεραιότητες που καθορίζονται για εναλλακτικές επενδύσεων
  • Την ευθύνη για την αναγνώριση των πλεονεκτημάτων των υποθέσεων επένδυσης
  • Νέα χρηματοδότηση επενδύσεων ΙΤ και χρήση της πολιτικής chargeback (συμμετοχή του οργανισμού της πιστωτικής κάρτας στην επίλυση διαφορών).

δ. Ξεκάθαρα προσδιορισμένες διαδικασίες διακυβέρνησης
Το επόμενο βήμα απευθύνεται στο πιο προβληματικό σημείο εφαρμογής της διακυβέρνησης του ΙΤ: την ανάπτυξη μιας ολοκληρωμένης και πρακτικής διαδικασίας για την επίτευξη στόχων. Το καλύτερο σημείο εκκίνησης είναι το τέρμα – για να σιγουρευτείτε για την προτεραιότητα των στόχων, για το αν αξίζει να εγκριθεί, για το πώς θα χρηματοδοτηθεί και θα εφαρμοστεί.

Τέλος, αφού έχουν προηγηθεί όλα αυτά, το μόνο που μένει είναι να προσαρμόσουν οι στόχοι στην κουλτούρα της επιχείρησης, να αποφασίσετε ποιος θα αναλάβει τον εκάστοτε ρόλο και ευθύνες. Εν τέλει, αυτό θα βοηθήσει στο να ξεκαθαρίσετε κάποια σημαντικά πράγματα για όλη τη διαδικασία: πότε πρέπει να λαμβάνεται απόφαση, από ποιον, και ποιος τύπος πληροφοριών χρειάζεται για τη λήψη τους. Ετσι, θα βγείτε κερδισμένοι μέσα από το λαβύρινθο των αποφάσεων.