Την ίδια στιγμή που ο προϋπολογισμός του ΙΤ υποβάλλεται σε σκληρές περικοπές, κάποιες κακές συνήθειες δεν του επιτρέπουν να ξεφορτωθεί το περιττό βάρος.

Οι περισσότερες επιχειρήσεις εξακολουθούν να σπαταλούν χρήματα για λογισμικό που δεν χρησιμοποιούν ή για υπερβολικά SLAs. Ή, για bandwidth που δεν χρειάζονται πραγματικά ή για τον τεράστιο όγκο των emails που διατηρούν αποθηκευμένα ή, ακόμη, για χαρτί και μελάνι που τους στοιχίζει τελικά ακριβότερα κι από σαμπάνια…

Σπατaλη No.1: Αδειες χρήσης για λογισμικό που κάθεται στο ράφι. Είτε πρόκειται για λογισμικό που δεν χρησιμοποιήθηκε ποτέ, είτε για λογισμικό που δεν χρησιμοποιείται πλέον, πρόσφατη έρευνα της IDC κατέδειξε ότι περισσότερες από τις μισές επιχειρησιακές εφαρμογές υποχρησιμοποιούνται, ενώ το 25-75% των αδειών χρήσης δεν χρησιμοποιούνται καθόλου.

Συλλέξτε πληροφορίες σχετικά με το τι πληρώνετε και τι χρησιμοποιείτε ως εταιρεία.

Στις μεγαλύτερες εταιρείες, η αποτίμηση αυτή προϋποθέτει αρκετή δουλειά, αλλά τα αποτελέσματα τη δικαιώνουν. Αρκεί να σκεφτείτε ότι η Procter & Gamble μείωσε τον ετήσιό της προϋπολογισμό λογισμικού κατά 40 εκατ. δολ. κάνοντας το σχετικό ξεσκαρτάρισμα.

Σπατaλη No.2: Η χαρτούρα. Θυμάστε το «paperless office»; Ονειρο ήτανε… Ο μέσος υπάλληλος γραφείου στις ΗΠΑ καταναλώνει 10.000 σελίδες χαρτιού το χρόνο. Σχεδόν οι μισές από τις σελίδες αυτές καταλήγουν στα σκουπίδια μέχρι το τέλος της ημέρας. Ml προς ml, το μελάνι μιας τυπικής κεφαλής στοιχίζει 15 φορές ακριβότερα από μια σαμπάνια Dom Perignon. Ακόμα και αν δεν μπορούμε να καταφέρουμε να έχουμε ένα paperless γραφείο, ας το παλέψουμε για ένα γραφείο με λιγότερο χαρτί.

Θα πρέπει, πρώτα απ’ όλα να ξεφορτωθούμε όλες τις φόρμες που απαιτούν συμπλήρωση με το χέρι. (αιτήσεις αδειών, έξοδα κίνησης κ.λπ.). Η απλή μετατροπή παρόμοιων εγγράφων από έντυπη σε ψηφιακή μορφή επέτρεψε σε ένα σχολείο να εξοικονομήσει 10.000 δολ. Σημαντικό είναι, επίσης, να παροτρύνετε τους χρήστες να σταματήσουν να τυπώνουν ολόκληρα τα e-mail, τις ιστοσελίδες ή άλλα ηλεκτρονικά αρχεία και να επιλέγουν μόνο τα κομμάτια που τους ενδιαφέρουν.

Σπατaλη No.3: Service-level agreements πολυτελείας. Είτε πρόκειται για τις υπηρεσίες του help desk, είτε για το web hosting, είτε για το uptime των servers, οι περισσότερες εταιρείες πληρώνουν για υπηρεσίες επιπέδου Lexus, ενώ τους κάνει κι ένα Toyota Camry.

Σε περίπτωση που το downtime δεν απειλεί το ανταγωνιστικό σας πλεονέκτημα, τότε μάλλον είναι προς όφελός σας να πληρώσετε για επίπεδα της τάξης του 98,5%.

Σπατaλη No.4: Το τέρας του email. Ολοι ξέρουμε ότι το email εχθρεύεται την παραγωγικότητά μας. Αυτό που δεν έχουμε συνειδητοποιήσει όλοι είναι ότι εχθρεύεται και την τσέπη μας, αφού κοστίζει σε αποθήκευση, συντήρηση, servers, άδειες λογισμικού και αντιμετώπιση του spam, του malware και των διαρροών δεδομένων. Είναι ένα πρόβλημα που μόνο επιδεινώνεται. Οι πολίτες του δικτύου έστελναν 247 δισ. emails σε ημερήσια βάση το 2009, σύμφωνα με έρευνα της Radicati και η εταιρική επικοινωνία αποτελούσε μόλις το 1/4 αυτών. Μέχρι το 2013, ο όγκος των emails θα έχει διπλασιαστεί, προκαλώντας έναν τεράστιο πονοκέφαλο όσον αφορά την αποθήκευση.

Ο συνδυασμός εργαλείων διαχείρισης των emails και εταιρικής πολιτικής σχετικά με το τι πρέπει να αποθηκεύεται και τι όχι, μπορεί να περιορίσει τα κόστη σημαντικά. Καθιερώστε μέγιστα επιτρεπτά όρια όσον αφορά το μέγεθος των συνημμένων αρχείων και προτείνετε στους χρήστες εναλλακτικά εργαλεία όπως το SharePoint.

Σπατaλη No.5: Υπερβολικό bandwidth. Οι περισσότεροι πιστεύουν ότι το bandwidth, όπως και τα χρήματά μας, δεν μπορούν ποτέ να είναι υπερβολικά. Πολλές είναι, όμως, και οι επιχειρήσεις που σπαταλούν χρήματα για bandwidth το οποίο δεν χρειάζονται πραγματικά. Στην πραγματικότητα, θα έπρεπε απλά να διαχειρίζονται καλύτερα το bandwidth που ήδη διαθέτουν, αντί να θεωρούν την επέκτασή του ως αυτόματη λύση για κάθε πρόβλημα που προκύπτει.

Σπατaλη No.6: Εργα Πληροφορικής που ξεστράτισαν. Τα μεγάλα έργα Πληροφορικής μοιάζουν συχνά να είναι καταδικασμένα σε αποτυχία, με τα σχετικά ποσοστά να κυμαίνονται μεταξύ 30 και 70%. Βασικότερος υπαίτιος είναι το ελλιπές Project Management των έργων αυτών.

Αναλυτικότερα, η αδυναμία υιοθέτησης ενός προτύπου για την αποτίμηση της επιτυχίας (ή αποτυχίας) του έργου και η έλλειψη συμμετοχής από πλευράς διοίκησης. Το business παραδίδει το έργο στους developers. Οι developers στους testers και οι testers στο operations. Η ευθυγράμμιση όσον αφορά τους στόχους του έργου χάνεται στο «σπασμένο τηλέφωνο» και οι κρίκοι της αλυσίδας καταλήγουν να κάνουν είτε διπλή, είτε άσχετη δουλειά.