Η συμβολή του είναι ιδιαίτερης βαρύτητας, ο αγώνας που δίνει είναι τεράστιος, αλλά η θέση του ΙΤ σε μια επιχείρηση ακόμη δεν έχει καθοριστεί.

Πηγή: Gartner, Επιμέλεια: Χριστίνα Ροζάκη / [email protected]

Ποτέ δεν ήταν εύκολο να επιλέξει κανείς την καλύτερη δομή, θέση, ρόλο, και σημείο έμφασης ενός τμήματος ΙΤ. Αυτά, άλλωστε, αποτελούν μόνιμες προκλήσεις των ανθρώπων της Πληροφορικής. Επιπλέον, οι αλλαγές στη δυναμική του ΙΤ αλλά και στο ευρύτερο επιχειρηματικό περιβάλλον περιπλέκουν ακόμη περισσότερο τις συνθήκες – η τεχνολογία εξελίσσεται όλο και περισσότερο, οι επιχειρήσεις συνεχώς μετατρέπουν τα περιθώρια που αφήνουν στο ΙΤ και οι εταιρείες βιώνουν διαδοχικές αλλαγές στη δομή και οργάνωσή των τμημάτων τους.

Μια νέα μελέτη της Gartner έρχεται να καλύψει ένα από τα βασικά κενά, προσεγγίζοντας την έρευνα με το ερώτημα: Ποιοι παράγοντες καθορίζουν τον τύπο ενός τμήματος ΙΤ;

Ανοίγοντας νέους δρόμους
Οπως συμβαίνει στους περισσότερους τομείς της επιχειρηματικής δομής, και το ΙΤ βιώνει περιοδικές αλλαγές. Η επιλογή της σωστής τοποθέτησής του συχνά δυσκολεύει τους CIOs, επειδή πρέπει να απαντήσουν στις ανάγκες και προσδοκίες των μετόχων. Επιπλέον, καθώς μεταμορφώνεται ο ρόλος του ΙΤ, η λήψη αυτών των αποφάσεων γίνεται ακόμη δυσκολότερη.

Το Σχεδιάγραμμα 1 δείχνει τη βασική διαδρομή για την επίλυση του ζητήματος. Ξεκινώντας από την αναγνώριση των τάσεων και του περιβάλλοντος του τμήματος ΙΤ εντός μιας επιχείρησης, τονίζονται οι βασικοί τύποι των τμημάτων ΙΤ.

Το δεύτερο στάδιο αφορά στην αναγνώριση των σημαντικότερων επιχειρηματικών στόχων που οδηγούν στη θέση και το ρόλο ενός τμήματος ΙΤ. Στο τρίτο στάδιο, η χρήση των προτεραιοτήτων της επιχείρησης επιβεβαιώνει το μοντέλο και οριστικοποιεί οποιεσδήποτε άλλες πιθανές εκδοχές.

Τέλος, ο οδηγός επιτρέπει την αναθεώρηση των βημάτων, προκειμένου αυτά να εξεταστούν και να βελτιωθούν – κάτι που έχει στόχο την επιβεβαίωση, ή μη, μιας επιλογής.

Ποιος είναι ο τύπος σου;
Υπάρχουν τρία κανάλια που οδηγούν στους εναλλακτικούς τύπους ενός τμήματος ΙΤ, στις επιλογές δομής, και στις επιλογής της θέσης του εντός της επιχείρησης.

α. Οι εναλλακτικοί τύποι
Οι τύποι οργάνωσης αναπτύχθηκαν για να απαντήσουν στην ωρίμανση των παραδοσιακών εφαρμογών τεχνολογίας, στον ολοένα και πιο δημοφιλή ρόλο του outsourcing, στην ανάπτυξη εναλλακτικών μεθόδων παράδοσης, και στην ευρύτερη διείσδυση της τεχνολογίας σε κάθε πτυχή μιας επιχείρησης. Κάνοντας μια πρώτη επιλογή των πιο σχετικών τύπων, κατακτάται το πρώτο βήμα του οδηγού -όπως δείχνει το Σχεδιάγραμμα 2.

Οι τύποι 1 και 2 είναι αρκετά γνώριμοι, ο τύπος 3 καθόρισε πολλά μεγάλα τμήματα ΙΤ το 2006, και πλέον εμφανίζεται ένας νέος τύπος – αυτός που θα ηγηθεί των πληροφοριών και διαδικασιών. Αυτό, φυσικά, τονίζει τις αλλαγές για τις οποίες εδώ και καιρό επιμένει η Gartner:  ότι, δηλαδή, ο στρατηγικός ρόλος του ΙΤ θα διαχωριστεί στο business technology και στο business network. Η Gartner τον ονόμασε τύπο Ζ επειδή δεν ακολουθεί την ίδια πορεία με τους τύπους 1 έως 4, αλλά παρόλα αυτά προχωρά παράλληλα. Ο τύπος Ζ είναι ένα εναλλακτικό μονοπάτι που αφορά στην ενσωμάτωση του ΙΤ μέσα στο business, που μπορεί να λειτουργήσει υπό της ηγεσίας των στελεχών του business, ώστε το ΙΤ να συμμετέχει ως μέλος της ευρύτερης επιχειρηματικής δραστηριότητας.

β. Οι επιλογές δομής
Το δεύτερο βήμα αφορά στην επιλογή της σημαντικότερης διάστασης του τμήματος, και η οποία  στηρίζεται στην αναγνώριση των στοιχείων ενεργητικού που μπορούν να αυξηθούν με τη βοήθεια του ΙΤ.

Από τη δεκαετία του ’60, η πλειοψηφία των τμημάτων ΙΤ δομούνταν σύμφωνα με την τεχνολογία, δηλαδή, χωρίζονταν σε τμήματα που σχετίζονταν με το hardware και το software, με τις επικοινωνίες, με την ασφάλεια, και άλλα. Αυτό επέτρεψε την πλήρη αξιοποίηση του εξοπλισμού, του software και γενικότερα των καλών τεχνικών ικανοτήτων. Αυτό το πρότυπο παραμένει έως σήμερα η πιο κοινή επιλογή για τη δομή ενός τμήματος ΙΤ, ωστόσο, βρίσκεται στη δύση του. Οπως τονίζει η Gartner, μέχρι το 2011 θα χρησιμοποιείται ελάχιστα, καθώς πλέον υπάρχει μεγαλύτερη ανάγκη ευθυγράμμισης μεταξύ του business, του αξιόπιστου service και της ανάγκης για σωστές διαδικασίες.

Η δεύτερη δημοφιλέστερη δομή είναι αυτή του business-unit. Μερικές φορές υλοποιείται μέσω ενός τμήματος ΙΤ για κάθε μονάδα της επιχείρησης, άλλες φορές με διαφορετικά τμήματα για κάθε μονάδα, και μερικές φορές, ως ένας συνδυασμός των δύο. Συνήθως, υπάρχει μια δεύτερη, δικτυακή διάσταση για την τεχνολογία.

Η μεγαλύτερη ανάπτυξη, όμως, ιδίως στις μεγάλες εταιρείες, θα βασιστεί στο IT service και στα πλεονεκτήματα των διαδικασιών και των πληροφοριών business (Τύποι 3 και 4). Παρόλο που η τελική επιλογή σχεδόν πάντα περιλαμβάνει ένα συμβιβασμό, είναι μια απόφαση που πρέπει να παρθεί.

γ. Οι τρόποι διαχείρισης
Το τρίτο βήμα αφορά στο πώς θα διαμοιραστεί η οργάνωση του ΙΤ εντός της επιχείρησης. Ο κλασικός κανόνας υποστηρίζει ότι αξίζει να δομηθεί σύμφωνα με τους στόχους και τον προσανατολισμό της εταιρείας.

Επομένως, όπως υποστηρίζει η Gartner, υπάρχουν τέσσερις βασικοί τρόποι διαχείρισης του business και του IT, ο καθένας εκ των οποίων ξεχωρίζει με τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του:
• Οι Κεντροποιημένες (Centralized) επιχειρήσεις επιμένουν στην παράδοση της συνεπούς προϊοντικής και πελατειακής εμπειρίας παγκοσμίως και αποζητούν τη μεγιστοποίηση των συνεργασιών μέσα από τη συγκέντρωση στοιχείων ενεργητικού και δυνατοτήτων.
• Οι Ομοσπονδιακού Τύπου (Federated) επιχειρήσεις στοχεύουν στη συνολική αποδοτικότητα καθώς και στην ελαστικότητα ως προς την τοπική προσαρμογή προϊόντων και υπηρεσιών, όπου αυτό είναι δυνατό. Μεγιστοποιούν τις συνεργασίες που σχετίζονται με τις ανταγωνιστικές στρατηγικές τους, συγκεντρώνοντας στρατηγικούς πόρους και αποκεντρώνοντας άλλους.
• Οι επιχειρήσεις που Διευθύνονται από τις Μητρικές εμμένουν στην προσαρμογή των κανόνων και πρακτικών της μητρικής εταιρείας καθ’ όλη την τοπική επιχείρηση όταν μπορούν να πετύχουν συγκεκριμένες συνεργασίες για συγκεκριμένα προϊόντα, διαδικασίες ή πελάτες. Οι περισσότεροι πόροι, ωστόσο, αποκεντρώνονται.
• Το πλήθος Τοπικών επιχειρήσεων χτίζει ισχυρές τοπικές βάσεις και δίνει έμφαση στην τοπική αυτάρκεια.

Από τους τέσσερις τύπους διαχείρισης, οι δύο που μοιράζονται περισσότερα κοινά είναι οι ομοσπονδιακού τύπου και οι διευθυνόμενες από τις μητρικές. Η βασική διαφορά τους είναι ότι στις ομοσπονδιακού τύπου συγχρονίζονται περισσότεροι πόροι. Στις επιχειρήσεις που διευθύνονται από τις μητρικές, οι πόροι κυρίως αποκεντρώνονται, εκτός από αυτές που διαφέρουν χάρη σε συγκεκριμένες ικανότητες, και γι’ αυτό η διεύθυνση από τις μητρικές είναι αυτή που χρησιμοποιείται λιγότερο. Η πλειοψηφία των επιχειρήσεων εφαρμόζει ήδη (ή στοχεύει προς) μια ομόσπονδη κατεύθυνση, παρόλο που υπάρχουν πολλές αποκλίσεις σχετικά με την υλοποίησή τους.

Λύσεις μέσω ερωτημάτων
Τα βασικά βήματα για την επιλογή της θέσης και του ρόλου ενός τμήματος ΙΤ περιλαμβάνουν την απάντηση των ακόλουθων ερωτημάτων, τη συνδυαστική χρήση των απαντήσεων και την κατάληξη σε μια τελική απόφαση:
• Ποια είναι η ουσιαστική αξία του ΙΤ για την επιχείρηση; Ποιος είναι ο στρατηγικός στόχος για την συμβολή του ΙΤ στο business (κόστος, λειτουργική υποδομή, δημιουργική κατεύθυνση, στρατηγικό μέλημα);
• Ποιες είναι οι κεντρικές διαδικασίες της επιχείρησης και πώς μπορεί το ΙΤ να τις υποστηρίξει, να τις διευκολύνει και να τις αλλάξει;
• Ποιες είναι οι βασικές συνέργειες καθ’ όλη την επιχείρηση που καθοδηγούνται ή μπορούν να καθοδηγηθούν από το ΙΤ;
• Ποιες είναι οι ουσιαστικές οικονομίες και αποδόσεις που καθοδηγούνται ή μπορούν να καθοδηγηθούν από το ΙΤ;
• Ποιοι είναι οι βασικοί καθοδηγητές δομής και κουλτούρας της επιχείρησης (κεντρικές, ομοσπονδιακές, περιφερειακές, business);

Φυσικά, η εξερεύνηση της σωστής δομής είναι κάτι που πρέπει να αναθεωρείται τακτικά -κάτι που πρέπει να γίνεται τουλάχιστον ανά δύο με τρία χρόνια και σίγουρα σε περιόδους σημαντικών εταιρικών ή γενικότερων αλλαγών. Με αυτόν τον τρόπο, θα μπορέσετε να διαβεβαιώσετε ότι οι επιλογές συγκλίνουν με τις συνθήκες της εποχής.