Ο σωστός CIO καλείται να αποδειχθεί ικανός και ως στρατηγός. Η δε στρατηγική αυτή δεν αφορά απλά την ομαλή λειτουργία των υπηρεσιών Πληροφορικής, αλλά τη δημιουργία εσόδων για την επιχείρηση.
Η στρατηγική Πληροφορικής είναι δύσκολη υπόθεση. Οι σπουδαίες στρατηγικές ΙΤ έχουν τη δυνατότητα να μεταμορφώσουν ριζικά την αξία μιας επιχείρησης, ενώ παράλληλα μπορούν να αλλάξουν τις αντιλήψεις ολόκληρης της εταιρείας σχετικά με τη σημασία του ΙΤ. Η λεπτομέρεια που κάνει τη διαφορά είναι ότι, ενώ οι περισσότερες στρατηγικές στοχεύουν στο να παρέχουν αποτελεσματικές και αποδοτικές υπηρεσίες ΙΤ, οι σπουδαίες δίνουν έμφαση στο πώς να βοηθήσουν στα μεγαλύτερα και ευρύτερα κέρδη μιας επιχείρησης.
Η πλειοψηφία των CIOs αναγνωρίζουν ότι η στρατηγική του ΙΤ είναι ανάμεσα στις βασικότερες και πιο σημαντικές ευθύνες τους. Και, σύμφωνα με έρευνα της Gartner, ενώ πολλοί από αυτούς θεωρούν ότι έχουν αποτελεσματικές λειτουργίες ΙΤ, ελάχιστοι είναι αυτοί που θα υποστήριζαν ότι έχουν εξαίσιες στρατηγικές ΙΤ. Η παρούσα έρευνα εξετάζει το ερώτημα, «Πώς ακριβώς είναι μία σπουδαία στρατηγική ΙΤ;», αναφορικά με το πως την αναγνωρίζει και την κατακτά κανείς.
Winner takes all
Η στρατηγική είναι πιο απλή αλλά και πιο δύσκολη από αυτό που μπορεί να δείχνει εκ πρώτης όψεως. Για να το πούμε απλά, ένα IT strategy αφορά στην επίτευξη της διαφάνειας σχετικά με τους τρόπους με τους οποίους μια επιχείρηση θα κερδίσει, και ποιες ικανότητες χρειάζεται για να κερδίσει. Η λέξη «κέρδος» μπορεί να ακούγεται ανταγωνιστική ή περιοριστική. Αφορά, όμως τόσο τον ιδιωτικό, όσο και τον δημόσιο τομέα, καθώς το bottom line του είναι η επίτευξη των στόχων.
Απώτερος στόχος της στρατηγικής του ΙΤ είναι να βοηθήσει την επιχειρησιακή υπεροχή. Αυτό αναλύεται στα εξής δύο συστατικά: α) το ΙΤ να καθοδηγήσει την επιχειρηματική στρατηγική, και β) το ΙΤ να αποδώσει σύμφωνα με την επιχειρηματική στρατηγική.
Παρόλο που μπορεί μερικές -ή και όλες- οι δράσεις που σχετίζονται με τη δημιουργία μιας στρατηγικής ΙΤ να είναι διαφορετικές μεταξύ τους και να αφορούν ξεχωριστά σημεία, όπως συνήθως ισχύει, η στρατηγική είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με την επιχειρηματική στρατηγική – και δεν αποτελεί έναν ξεχωριστό παράγοντα που απλώς ευθυγραμμίζεται με την επιχειρηματική στρατηγική.
Τα τέσσερα έγγραφα
Υπάρχουν τέσσερις έγγραφοι «κίονες» που στηρίζουν την ουσία της στρατηγικής ΙΤ: i) μια σύντομη διοικητική σύνοψη, ii) ένα εκτενές στρατηγικό έγγραφο, iii) ένα στρατηγικό σχέδιο και iv) ένα πλάνο λειτουργίας. Το κλειδί αφορά το να είναι κανείς ξεκάθαρος για τους λόγους που έχει συγγράψει όλες αυτές τις αναλύσεις, και έπειτα να ενθαρρύνει τη διαδικασία, δηλαδή να συνεχίσει με την τακτική συγγραφή αναλυτικών εγγράφων, ιδίως σε περιπτώσεις όπου χρειάζεται να επικοινωνήσει ζητήματα στους μετόχους, ή σε κάποια άλλη ειδική περίσταση. Μια εξαιρετική στρατηγική είναι σύντομη, ολοκληρωμένη και δίνει έμφαση στην επιχειρηματική επιτυχία.
Η στρατηγική ΙΤ οφείλει να περιλαμβάνει σημεία σχετικά με το demand, το supply και τον έλεγχο. Ο τομέας του demand ξεκαθαρίζει το επιχειρηματικό πλαίσιο, τους τρόπους με τους οποίους θα κερδίσει η επιχείρηση, το ποιες επιχειρηματικές ικανότητες χρειάζονται, και τις μεθόδους με τις οποίες το ΙΤ θα συμβάλλει στην επιτυχία.
Το τμήμα του supply εξηγεί λεπτομερώς ποιες υπηρεσίες θα παρέχονται και ποιες όχι, τις επεξηγήσεις σχετικά με το πώς η επιχειρηματική αρχιτεκτονική θα βοηθήσει τις σχετικές επιχειρηματικές ικανότητες, την ανάπτυξη του ανθρώπινου κεφαλαίου για να αντιμετωπισθούν οι επιχειρηματικές ανάγκες και τη στρατηγική προσέγγισης του sourcing.
Το τμήμα ελέγχου περιγράφει τους μηχανισμούς για να υλοποιηθεί στην πραγματικότητα η στρατηγική, συμπεριλαμβανομένων των κανόνων, της διακυβέρνησης, της οικονομικής διαχείρισης και των μετρικών. Οι λεπτομέρειες του κάθε project και των προγραμμάτων είναι προτιμότερο να ανατίθενται στο στρατηγικό πλάνο. Και οι λεπτομέρειες για τους οικονομικούς, τεχνικούς και ανθρώπινους πόρους, πρέπει να ανατίθενται στο πλάνο λειτουργίας.
Ολοκληρωμένο σχέδιο μάχης
Πολλές στρατηγικές ΙΤ είναι συμβατικές, έως και βαρετές στην ανάγνωσή τους. Η διαδικασία διαμόρφωσής τους κινδυνεύει να μετατραπεί σε ανούσια, κουραστική άσκηση. Χρησιμοποιήστε τις ακόλουθες τρεις τεχνικές για να αποφύγετε αυτή την παγίδα:
1. Καθώς δημιουργείτε τη στρατηγική Πληροφορικής, μην τη σκέφτεστε αυξητικά ή συγκριτικά με τη στρατηγική της προηγούμενης χρονιάς, ούτε καν για τις προφανείς ανάγκες της επιχείρησής σας. Προτιμήστε να επικεντρωθείτε στο επιχειρηματικό μοντέλο, στις άλλες επιχειρήσεις με ανάλογο μοντέλο, και όλα όσα μπορείτε να μάθετε και να εφαρμόσετε από αυτά. Ισως αξίζει να επιστρατεύσετε τις γνώσεις των CIOs, των CEOs και των ειδικών από τον κάθε επιμέρους τομέα για να σας επιμορφώσουν κατάλληλα και να σας συμβουλέψουν σωστά.
2. Οταν οραματίζεστε τη στρατηγική σας, μην το αντιμετωπίσετε ως ένα περιοδικό project με μοναδικό αποτέλεσμα τα έγγραφα που θα γράψετε – δείτε το σαν ένα συνεχή διάλογο εντός της εταιρείας. Μέσα σε αυτό το πλαίσιο, αξίζει να επενδύσετε σε συναντήσεις στρατηγικής: στη συχνή επικοινωνία της στρατηγικής σε όλα σας τα εταιρικά meetings.
3. Οταν δημιουργείτε παρουσιάσεις, αναλογιστείτε διαφορετικές μεθόδους επικοινωνίας, μέσω νέων media, καναλιών ή ευρηματικών στυλ για να κρατήσετε την προσοχή του κοινού σας. Ενδεικτικά, κάποια χαρακτηριστικά ελκυστικών παρουσιάσεων είναι: η ισχυρή αφηγηματική ροή, η χρησιμοποίηση μεταφορών και παραλληλισμών για την απλοποίηση σύνθετων εννοιών και η αξιοποίηση οπτικών μέσων όπως το βίντεο και το animation. Αυτές οι προσεγγίσεις ίσως μοιάζουν δευτερεύουσας σημασίας σχετικά με τη βαρύτητα που έχει η στρατηγική, αλλά είναι σημαντικό να κάνετε ότι καλύτερο μπορείτε και σε επικοινωνιακό επίπεδο, προκειμένου να βοηθήσετε την επιχείρησή σας να λειτουργήσει στρατηγικά.