Το κόστος του IT μπορεί να ανέλθει έως και το 15% του συνολικού κόστους μια επιχείρησης. Με την αρωγή των νέων τεχνολογιών, ωστόσο, οι CIOs μπορούν να διαχειριστούν καλύτερα όχι μόνο το κόστος, αλλά και την καινοτομία.

Όταν οι επιχειρήσεις καλούνται να κάνουν περικοπές, συχνά, το πρώτο πράγμα που σκέφτονται είναι το ΙΤ, καθώς το θεωρούν ώς σημαντικό κέντρο κόστους. Ωστόσο, το ΙΤ είναι το μέλλον, αποτελεί κρίσιμο παράγοντα για την επιτυχία μιας επιχείρησης και κάθε περικοπή που γίνεται στις δραστηριότητές του χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή. Άλλωστε, μετά από αρκετά χρόνια συνεχών περικοπών, οι περισσότεροι CIOs έχουν εξαντλήσει σε μεγάλο βαθμό τα περιθώριά τους. Ωστόσο, υπάρχει φως στο τούνελ: οι ψηφιακές τάσεις, όπως το mobility, τα Analytics, το cloud ή τα εργαλεία ενίσχυσης της συνεργατικότητας, δίνουν τη δυνατότητα στον CIO όχι απλώς να κάνει έξυπνες περικοπές, αλλά και να ενεργοποιήσει νέες καινοτομικές μορφές περιορισμού του κόστους.

Στην προκειμένη περίπτωση το κλειδί της επιτυχίας βρίσκεται στο «πάντρεμα» του ΙΤ με τα Operations. Για να επιτευχθεί αυτή η σύγκλιση, οι τεχνολογικές πλατφόρμες πρέπει να γίνουν περισσότερο ευκίνητες και ευέλικτες, να προσαρμοστεί το μοντέλο λειτουργίας του ΙΤ στα νέα δεδομένα και η εξελιχθεί όλη η ομάδα του ΙΤ. Η εφαρμογή μιας μακροπρόθεσμης προσέγγισης είναι αποφασιστική: οι CIOs που ανοικοδομούν το περιβάλλον ΙΤ της εταιρείας τους με διορατικότητα, μπορούν να κάνουν “future ready” τους οργανισμούς του, τονώνοντας, παράλληλα, την καινοτομία. Έτσι γίνονται το «κλειδί» για τη μελλοντική ανάπτυξη της επιχείρησής τους, ο περιζήτητος εταίρος για στρατηγικά ζητήματα. Για να μπορέσουν οι CIOs να το πετύχουν αυτό, χρειάζεται να ακολουθήσουν τα ακόλουθα βήματα:

1. Ελαχιστοποίηση εξόδων. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνει ο CIO είναι να εφαρμόσει όλες τις άμεσα αποδοτικές περικοπές, ελαχιστοποιώντας τα τρέχοντα έξοδα του τμήματός του. Γι’ αυτόν το σκοπό απαιτείται μια αυστηρή ιεράρχηση των δαπανών των έργων, η επανεξέταση των δαπανών licensing και προμηθειών ή ακόμα και η μείωση του αριθμού των εξωτερικών και εσωτερικών εργαζομένων.

2. Βελτίωση αποτελεσματικότητας. Στο επόμενο βήμα θα πρέπει το ΙΤ να ευθυγραμμιστεί επακριβώς στις επιχειρηματικές ανάγκες. Σε πολλές περιπτώσεις αυτό αφορά επιχειρηματικές διαδικασίες που πρέπει ή να αυτοματοποιηθούν ή να γίνουν περισσότερο αποτελεσματικές – για παράδειγμα, μέσω του virtualization, της ενοποίησης, της κεντροποίησης ή της προτυποποίησης servers, βάσεων δεδομένων ή εφαρμογών. Τα κατακερματισμένα, περίπλοκα ή περιττά δεδομένα χρειάζεται να εξαλειφθούν. Αλλά και η εφαρμογή νέων τεχνολογιών, όπως το cloud, πρέπει να βρίσκονται ψηλά στην ατζέντα των CIOs.

3. Προετοιμασία του IT για το μέλλον. Στο τρίτο βήμα το ΙΤ χρειάζεται να δομήσει μια αρχιτεκτονική παντός καιρού. Οι Διευθύνσεις Πληροφορικής θα πρέπει να επανεξετάζουν μέρα με τη μέρα πώς μπορούν να προσαρμόζονται στις ταχύτατες μεταβολές που συντελούνται γύρω τους. Είτε αφορά τη διαχείριση των τελικών συσκευών, είτε τις εφαρμογές, είτε την πληροφοριακή υποδομή, όλα τα συστήματα θα πρέπει να αναθεωρηθούν με βάση τα νέα δεδομένα.

4. Αύξηση επιχειρηματικής αξίας μέσω του ΙΤ. Για να πετύχουν στο τελευταίο βήμα, οι CIOs χρειάζεται να εδραιωθούν καλά στη θέση τους – με ζητούμενο τη μείωση του κόστους του τμήματός τους και την επιτάχυνση ανάπτυξης της εταιρείας τους. Η αυτοματοποίηση, η δημιουργία self-service υπηρεσιών για τους χρήστες και η δόμηση συστημάτων διαχείρισης της πληροφορίας μπορούν να συμβάλουν, ώστε να κτιστεί ένα μόνιμα ευέλικτος οργανισμός που θα μπορεί να επωμιστεί το βάρος αύξησης της επιχειρηματικής αξίας.

Αν οι CIOs δώσουν την πρέπουσα σημασία στα τέσσερα προαναφερόμενα βήματα, θα καταφέρουν να μετασχηματίσουν το τμήμα τους σε ένα ευέλικτο και ισχυρό οργανισμό, αναλαμβάνοντας, ταυτόχρονα, το ρόλο του υποκινητή της καινοτομίας στην επιχείρησή τους. Αλλά προσοχή στον καθησυχασμό: όλα τα παραπάνω αφορούν μια επαναληπτική, συνεχή διαδικασία, μέσω της οποίας οι επιχειρήσεις παράγουν νέες καινοτομίες και μειώνουν σημαντικά τα κόστη τους.