Στην εποχή της ταμιακής μηχανής έχει μείνει το 80% των μικρών επιχειρήσεων λιανικής. Και ενώ μέχρι σήμερα το έλλειμμα πληροφορίας μπορεί να είχε ως αποτέλεσμα μια σχετικά ανώδυνη επιβάρυνση στο περιθώριο κέρδους, πλέον η επιβάρυνση αυτή μπορεί να παίξει καθοριστικό ρόλο στην επιβίωση της επιχείρησης. Στη Γρηγορίου Λαμπράκη στον Πειραιά υπάρχει ένα περίπτερο δίπλα στο γηροκομείο που εκτός από τηλεόραση και κλιματισμό είναι εξοπλισμένο και με σύστημα καταγραφής πωλήσεων και διαχείρισης αποθήκης.

Iσως σήμερα μια τέτοια εγκατάσταση να μην ακούγεται πολύ πρωτοποριακή, καθώς αρκετά περίπτερα έχουν κάνει κάτι παρόμοιο.

Oμως, ο συγκεκριμένος περιπτεράς έχει εφαρμόσει αυτή τη λύση τουλάχιστον εδώ 8 χρόνια και τότε η επιλογή του ήταν πολύ πρωτοποριακή. Σε μια συζήτηση που είχαμε τότε, μας είχε πει ότι ο βασικός λόγος που τον είχε ωθήσει σε αυτή την επένδυση ήταν ο έλεγχος των εργαζομένων στο περίπτερο. Μαζί με τον ίδιο, το περίπτερο ήταν ανοικτό 24ωρο με τρεις βάρδιες. Ο επιτραπέζιος τότε ηλεκτρονικός υπολογιστής, έπιανε αρκετό χώρο στο περίπτερο, ήταν εφοδιασμένος με barcode scanner και μια εφαρμογή που είχε αναπτύξει ένας ιδιώτης προγραμματιστής και προσπαθούσε να την πουλήσει και σε άλλα περίπτερα.

Δυστυχώς, η εικόνα αυτού του περιπτέρου απέχει χιλιόμετρα από την εικόνα αντίστοιχων περιπτέρων, άλλων καταστημάτων λιανικής πώλησης  ή ακόμα και επιχειρήσεων με περισσότερα από ένα καταστήματα, τα οποία συνεχίζουν να βασίζουν τη λειτουργία τους σε μια ταμειακή μηχανή.

Σύμφωνα με στέλεχος εταιρείας Πληροφορικής που προμηθεύει επιχειρήσεις με ολοκληρωμένες λύσεις εμπορολογιστικών εφαρμογών, το 70% ή ίσως και το 80% των επιχειρήσεων που προαναφέραμε, στηρίζουν ακόμα τη λειτουργία τους σε ταμειακή μηχανή. Για τα περίπτερα ακόμα και η ταμειακή μηχανή δεν είναι υποχρεωτική, αλλά αναμένεται να γίνει μέσα στους επόμενους μήνες.

Τεράστια η ψαλίδα με την υπόλοιπη Ευρώπη
Η πιο χιλιοειπωμένη λέξη τον τελευταίο καιρό είναι η «καινοτομία». Ολοι αναζητούν την καινοτομία που θα κάνει τις επιχειρήσεις τους περισσότερο ανταγωνιστικές και θα εξασφαλίσει την αειφόρο βιωσιμότητά τους.

Ωστόσο, αν σκεφτούμε ότι ακόμα και για να φτιάξουμε ένα σωλήνα νεροχύτη που στάζει, χρειαζόμαστε εργαλεία, το ερώτημα είναι, αν οι ελληνικές επιχειρήσεις έχουν τα κατάλληλα εργαλεία για να καινοτομήσουν.

Σύμφωνα με πρόσφατα στοιχεία, η αγορά Πληροφορικής στη χώρα μας, αντιστοιχεί περίπου στο 1,5% του ΑΕΠ. Το αντίστοιχο ποσοστό σε ανεπτυγμένες χώρες της Ευρώπης είναι κοντά στο 4%, ενώ στις ΗΠΑ ξεπερνά το 5%. Θεωρώντας ότι οι μεγάλες επιχειρήσεις της Ελλάδας είναι πλήρως μηχανογρανωμένες και οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις σε τομείς, όπως η βιοτεχνία, οι υπηρεσίες, η εμπορία αυτοκινήτων κ.λπ. έχουν κάνει σημαντικά βήματα για τη μηχανοργάνωσή τους, μπορούμε να υποθέσουμε ότι ένα μεγάλο ποσοστό του χάσματος σε επενδύσεις Πληροφορικής οφείλεται στις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις του λιανεμπορίου.

Οι επιχειρήσεις αυτές είναι σήμερα οι περισσότερο ευάλωτες στην οικονομική κρίση, όπως εύκολα μπορούμε να διαπιστώσουμε κάνοντας μια βόλτα σε κεντρικές ή δευτερεύοντες εμπορικές οδούς και παρατηρώντας τα ενοικιαστήρια. Επιπλέον, αυτή η κατηγορία επιχειρήσεων έχει να αντιμετωπίσει το μεγαλύτερο φόρτο από τις αλλαγές που λαμβάνουν χώρα στους μηχανισμούς φορολογικών ελέγχων. Ενώ τέλος, μια μικρή ζημιά που στις καλές εποχές απασχολούσε ελάχιστα ή ίσως και καθόλου τον ιδιοκτήτη, πλέον μπορεί να αποτελεί αξιοπρόσεκτη επιβάρυνση στα επιχειρηματικά κέρδη.

Βατό πλέον το κόστος της επένδυσης σε μηχανοργάνωση
Στη γειτονιά των 1000 ευρώ βρίσκεται πλέον το κόστος για μια επιχείρηση που θέλει να έχει ένα ικανοποιητικό επίπεδο μηχανοργάνωσης, στο οποίο συμπεριλαμβάνεται ο εξοπλισμός και οι εφαρμογές. Εκτός του πάγιου κόστους επένδυσης, η επιχείρηση επωμίζεται και ένα ετήσιο κόστος συντήρησης, το οποίο μπορεί να ξεκινά από τα 60 ευρώ.

Σύμφωνα με στέλεχος εταιρείας Πληροφορικής, «από τη συνολική επένδυση των 1000 ευρώ, το λογισμικό μπορεί να μην ξεπερνάει τα 300 ευρώ. Επομένως, αν θεωρήσουμε ότι ένα συμβόλαιο συντήρησης κοστίζει περίπου το 20% της αγοράς του λογισμικού, τότε το ετήσιο κόστος είναι κοντά στα 60 ευρώ».

Με το συμβόλαιο συντήρησης, η επιχείρηση καλύπτει την επένδυση του κατασκευαστή για την εξέλιξη του λογισμικού, η οποία μπορεί να συμπεριλαμβάνει από απαραίτητες αλλαγές, όπως αυτές που έχουν να κάνουν με τον ΚΒΣ, έως επιπρόσθετες λειτουργίες που μπορεί να αξιοποιήσει η επιχείρηση. Για παράδειγμα πολλοί κατασκευαστές έχουν πλέον προσθέσει στα λογισμικά τους, τη δυνατότητα δημιουργίας και διαχείρισης ηλεκτρονικού καταστήματος.

Ωστόσο, το συμβόλαιο συντήρησης του λογισμικού δεν περιλαμβάνει απαραίτητα και τον εξοπλισμό. Ο εξοπλισμός καλύπτεται συνήθως από κάποια εγγύηση, η οποία ποικίλει ανάλογα με τον κατασκευαστή. Για παράδειγμα, αν χαλάσει η οθόνη του υπολογιστή, ο κατασκευαστής μπορεί να έρθει αυθημερόν να την αλλάξει στο χώρο της επιχείρησης ή να ζητήσει την παραλαβή στο χώρο του και περιθώριο 3 ημερών για την επισκευή.

Επομένως, η κάθε επιχείρηση θα πρέπει να αξιολογήσει τους όρους εγγύησης του εξοπλισμού και να αποφασίσει αν θα επισυνάψει ένα έξτρα συμβόλαιο με τον προμηθευτή του εξοπλισμού που θα βελτιώνουν την ποιότητα του service.

Επένδυση σε βήματα ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησης
Οι ανάγκες των μικρομεσαίων επιχειρήσεων του λιανικού εμπορίου είναι σε μεγάλο βαθμό κοινές, γεγονός που έχει επιτρέψει στους κατασκευαστές να τυποποιήσουν τις εφαρμογές τους και κατ’ επέκταση να μειώσουν το κόστος κτήσης.

Η απλούστερη μορφή επιχείρησης είναι ένα κατάστημα, το οποίο λειτουργεί παράλληλα και ως αποθήκη των προϊόντων που πουλάει. Οι βασικές ανάγκες σε αυτήν την περίπτωση είναι ένα σύστημα καταγραφής των πωλήσεων και έκδοσης αποδείξεων, το οποίο αποτελείται από έναν ηλεκτρονικό υπολογιστή, μια συσκευή αυτόματης ανάγνωσης των προϊόντων (barcode scanner), έναν εκτυπωτή για τις αποδείξεις και τα τιμολόγια, φορολογικό εκτυπωτή και το λογισμικό που συνδέει τα παραπάνω με την αποθήκη (στοκ), τους πελάτες και τους προμηθευτές.

Πρακτικά, το σύστημα αυτό επιτρέπει στον επιχειρηματία να γνωρίζει με ακρίβεια το στοκ του, να γνωρίζει τα προϊόντα που παρουσιάζουν τη μεγαλύτερη κίνηση κα να μπορεί να βλέπει στοιχεία για το τζίρο του ανά χρονική περίοδο ή προϊόν. Αυτά είναι τα βασικά, καθώς οι δυνατότητες αξιοποίησης του συστήματος είναι πολύ περισσότερες.

Προαιρετικά, μια μεγαλύτερη επιχείρηση θα μπορούσε να προσθέσει στο παραπάνω σύστημα και μια εφαρμογή τήρησης βιβλίων Β και Γ κατηγορίας, αναλαμβάνοντας εσωτερικά τη διεκπεραίωση του έργου ενός λογιστικού γραφείου.

Για επιχειρήσεις με περισσότερα καταστήματα, οι εφαρμογές προσφέρουν τη δυνατότητα σύνδεσης των συστημάτων. Ως εκ τούτου, το στοκ του κάθε καταστήματος μπορεί να εμφανίζεται σε μια κοινή αποθήκη, υπάρχει δυνατότητα κεντρικοποιημένων αναφορών και εξαγωγή στατιστικών με μεγάλη ποικιλία παραμέτρων.