Ο ρόλος του Chief Information Officer (CIO) έχει αλλάξει στο πλαίσιο της εξέλιξης της επιστήμης της Πληροφορικής, με ζητούμενο τη δυναμική κάλυψη των νέων αναγκών των επιχειρήσεων και οργανισμών, όπως αυτές διαμορφώνονται από τις συνθήκες της αγοράς.
Ταυτόχρονα µε τον παραδοσιακό του ρόλο, ως διαχειριστή της γνώσης και της πληροφορίας, καλείται να καινοτομεί σε λειτουργικό και επιχειρησιακό επίπεδο, διαδραματίζοντας ταυτόχρονα πολλαπλούς ρόλους όπως ηγέτης, οραματιστής, δημιουργός και πραγματιστής. Με βάση αυτά τα δεδομένα προστίθενται νέες προτεραιότητες στο ρόλο του CIO, συνθέτοντας τον ακόλουθο δεκάλογο…
1. Ρόλος Ηγέτη και όχι μόνο Διαχειριστή
Η ηγεσία και η διαχείριση όχι μόνο εννοιολογικά δεν έχουν την ίδια σημασία και βαρύτητα, αλλά πλέον απαιτείται να παρέχεται ταυτόχρονα από τον CIO τόσο η επαρκής διαχείριση των μηχανογραφικών πόρων, όσο και η καθοδήγηση των συνεργατών και συναδέλφων του. Η καθοδήγηση είναι απαραίτητη για την αλλαγή και ο ρόλος του ηγέτη εκτυλίσσεται στην παρακίνηση και άλλων στην εφαρμογή της αλλαγής. Προκειμένου αυτό να επιτευχθεί, χρειάζεται ένα προσωπικό όραμα και μια άποψη για το πώς θα γίνει η βέλτιστη μηχανογραφική διαχείριση της πληροφορίας, ώστε να είναι περισσότερο αποτελεσματική στην επιχείρηση.
Προϋπόθεση είναι να τεθούν οι προσδοκίες και οι αναπτυξιακοί στόχοι σε επιχειρησιακό επίπεδο, ώστε σε συνδυασμό με την εποικοδομητική καθοδήγηση της ομάδας να παρέχονται πιο αποδοτικές μηχανογραφικές υπηρεσίες με χαμηλότερο κόστος λειτουργίας.
2. Κατανόηση του περιβάλλοντος εργασίας
Σημαντικό γεγονός για τη διαχείριση των προτεραιοτήτων στην υλοποίηση έργων, καθώς και για την εκπλήρωση των διοικητικών στόχων, είναι η βαθύτερη γνώση του επιχειρησιακού αντικειμένου που καλείται να υποστηριχθεί μέσω των μηχανογραφικών εφαρμογών. Η κατανόηση του συγκεκριμένου περιβάλλοντος εργασίας σε συνδυασμό με την αντίστοιχη γνώση των σχετικών ενεργειών του ανταγωνισμού, είναι σε θέση να δεσμεύσει τους βασικούς υπεύθυνους για τη λήψη επιχειρησιακών αποφάσεων και διασφαλίζει τη συμμετοχή και υποστήριξή τους στην υλοποίηση των έργων της πληροφορικής.
3. Αναδιάρθρωση της μηχανογραφικής υποδομής
Το αντικείμενο εργασίας του δυναμικού CIO, με βάση τα σημερινά δεδομένα, σε μια επιχείρηση ή έναν οργανισμό δεν είναι μόνο μια διευθυντική θέση με εκτελεστικά καθήκοντα. Εχει μετουσιωθεί και εξελιχθεί σε ρόλο με ζητούμενο τη δημιουργία και υλοποίηση του επιχειρησιακού οράματος και της στόχευσης της εταιρείας, αναφορικά με την αναπτυξιακή της πορεία στο πλαίσιο της αναδιάρθρωσης της μηχανογραφικής υποδομής.
4. Διαμόρφωση μιας 100% μηχανογραφημένης επιχείρησης
Από την καρδιά του ρόλου που διαδραματίζει ο σημερινός CIO πρέπει να πηγάζει η δυνατότητα μιας εποικοδομητικής συνεργασίας με τους συναδέλφους του, προκειμένου να χαρτογραφήσουν τις σημαντικές επιχειρησιακές ανάγκες.
Κοινός σκοπός όλων είναι η χάραξη στρατηγικής πορείας της μηχανογραφικής υλοποίησης έργων που θα καλύψουν κατά το βέλτιστο τρόπο όλο το φάσμα του εργασιακού αντικειμένου της επιχείρησης, στο πλαίσιο των διεθνών μηχανογραφικών προτύπων.
5. Δημιουργία πολιτικής διακυβέρνησης πληροφοριακών συστημάτων
Το μυστικό της επιτυχίας ενός σύγχρονου CIO, ως προς το μεγαλύτερο μέρος της, οφείλεται στη δημιουργία της πολιτικής διακυβέρνησης των πληροφοριακών συστημάτων και της ευρύτερης ορθολογιστικής διαχείρισης των μηχανογραφικών αγαθών. Υλοποιώντας την κατάλληλη πολιτική με σαφήνεια, όλες οι διαδικασίες που άπτονται του αντικειμένου της Πληροφορικής λειτουργούν αποτελεσματικά.
Κατά συνέπεια, η ευρύτερη λειτουργία μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού πλαισιώνεται από μια αποτελεσματική διακυβέρνηση των μηχανογραφικών πόρων που επιτρέπει στον CIO να υποστηρίξει άρτια την επιχειρησιακή στρατηγική.
6. Διαμόρφωση κοινής επιχειρησιακής και μηχανογραφικής στρατηγικής
Στη μηχανογραφική στρατηγική εμπεριέχονται σημαντικές επιμέρους ενότητες όπως η υποδομή, η αρχιτεκτονική και η ανάπτυξη εφαρμογών, αναφορικά με την προτεραιότητα της υλοποίησής τους σε συγκεκριμένο επενδυτικό και χρονικό πλαίσιο.
Από την επιχειρησιακή πλευρά, η στρατηγική περιλαμβάνει τον σχεδιασμό και την υποστήριξη των επιχειρησιακών και διοικητικών διαδικασιών που αφορούν κυρίως Πωλήσεις, Παραγωγή, Εφοδιασμό, Διαχείριση & Διανομή Προϊόντων, Χρηµατοοικονοµικά και ?ιοίκηση Ανθρώπινων Πόρων.
Οι σηµερινές επιχειρήσεις, έχοντας διαπιστώσει τις ραγδαίες εξελίξεις στις καθηµερινές επιχειρησιακές διαδικασίες, διαμορφώνουν μια κοινή επιχειρησιακή και μηχανογραφική στρατηγική. Προκειμένου τα μηχανογραφικά τους συστήματα να μπορούν να παρακολουθήσουν, να αξιολογήσουν και να συνδέσουν το σύνολο των λειτουργιών τους σε µία ολοκληρωμένη ενότητα, δημιουργώντας µε αυτό τον τρόπο τις προϋποθέσεις που θα συμβάλλουν καθοριστικά στην εξελικτική πορεία τους και στην ενίσχυση του ανταγωνιστικού τους πλεονεκτήματος.
7. Οργανωτική αναδιάρθρωση βάση της μηχανογραφικής στρατηγικής
Η αναδιάρθρωση των λειτουργιών μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού που βασίζεται στην μηχανογραφική στρατηγική, είναι μια από τις σημαντικές προτεραιότητες του CIO. Προκειμένου να υποστηρίξει με επιτυχία τις αλλαγές στις σημαντικότερες και κρισιμότερες επιχειρησιακές διαδικασίες πρέπει να λαμβάνει υπόψη του το τρίπτυχο: Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας, Σύστημα Διοίκησης της Απόδοσης και Σύστημα Μετρήσεων Στρατηγικής Αποτελεσματικότητας / Απόδοσης.
8. Δημιουργία ομάδας αναδιάρθρωσης με βάση τη μηχανογραφική στρατηγική
Προκειμένου αυτή να υποστηρίξει το έργο του CIO στους ακόλουθους τομείς:
• Στον έλεγχο και στην εκτίμηση των σχεδιαζόμενων ενεργειών και αποφάσεων, τις οποίες μπορούν να συγκρίνουν µε τις πραγματικά λαµβανόµενες, ως αποτέλεσμα της εφαρμογής των πληροφοριακών συστημάτων.
• Στη διαδικασία προγραµµατισµού των αποφάσεων.
• Στη λήψη αποφάσεων και στην παροχή (µέσω συγκεκριμένων μοντέλων) πρόβλεψης των αποτελεσμάτων εφαρμογής των εναλλακτικών δυνατών αποφάσεων, µε στόχο την επιλογή της καταλληλότερης από αυτές.
9. Διαχείριση των κινδύνων
Η διαχείριση του κινδύνου καταστροφής, ή απώλειας της μηχανογραφικής υποδομής πρέπει να είναι μια συστηματική διαδικασία για να προσδιορίσει, να αναλύσει και να ελέγξει όλους τους πιθανούς κινδύνους.
Υπάρχουν πολλές διαφορετικές περιγραφές αυτής της συστηματικής διαδικασίας, αλλά όλες περιλαμβάνουν τα ακόλουθα θεμελιώδη βήματα:
• Προσδιορισμός και δημιουργία μίας λίστας με όλους τους πιθανούς κινδύνους που θα μπορούσαν να συμβούν.
• Ανάλυση και αξιολόγηση των κινδύνων με βάση την πιθανότητα να συμβούν σε συνδυασμό με το επιχειρησιακό αντίκτυπο στους τομείς της διαθεσιμότητας, της ακεραιότητας και της εμπιστευτικότητας.
• Εκπόνηση στρατηγικού σχεδίου Αντιμετώπισης Καταστροφών της Μηχανογράφησης, κάτω από το πρίσμα της πολιτικής Διαχείρισης της Επιχειρησιακής Συνέχειας των εργασιών και παρεχόμενων υπηρεσιών της εταιρείας ή του οργανισμού.
• Ελεγχος της καλής λειτουργίας όλων των διαδικασιών ανάκαμψης σε περίπτωση μερικής ή ολικής απώλειας της υποδομής, στο πλαίσιο εξομοίωσης των λειτουργιών με βάση τα διεθνή πρότυπα και τους αντίστοιχους ελεγκτικούς μηχανισμούς.
10. Επικοινωνία των επιτευγμάτων της Μηχανογράφησης σε γλώσσα κατανοητή προς όλους
Σημαντικό επικοινωνιακό παράγοντα μεταξύ της Πληροφορικής και των άλλων διοικητικών τμημάτων διαδραματίζει ο ρόλος του CIO, συμβάλλοντας στην κατανόηση των μηχανογραφικών επιτευγμάτων, εφόσον η γλώσσα επικοινωνίας που χρησιμοποιεί είναι κατανοητή από όλους τους εργαζόμενους.
Αξιολογώντας θετικά το γεγονός ότι η περάτωση μηχανογραφικών έργων που υποστηρίζουν την αυτοματοποίηση των καθημερινών εργασιών και μειώνουν τον χρόνο ανταπόκρισης της κάθε παρεχόμενης υπηρεσίας στον τελικό πελάτη-καταναλωτή, δίνουν προστιθέμενη αξία σε κάθε επιχείρηση ή οργανισμό, καταλήγουμε στο ακόλουθο εύλογο συμπέρασμα:
Η κατανόηση αυτής της πληροφορίας, όπως παρουσιάζεται ή επικοινωνείται από τον CIO, αποτελεί εργαλείο μιας πολυκάναλης επικοινωνίας για τη συνεισφορά της Πληροφορικής στην ανάδειξη της επιχείρησης στο πλαίσιο της αγοράς που δραστηριοποιείται, ενώ παράλληλα καταδεικνύει και την άρρηκτη διασύνδεση της μηχανογράφησης με τους μετρήσιμους επιχειρησιακούς δείκτες.