Μήνας: Ιούνιος 2009

Netweek: Ποια είναι τα επιχειρησιακά οφέλη για την εταιρεία, ή τον οργανισμό, που θα επενδύσει σε μία λύση ψηφιοποίησης;
Κωνσταντίνος Κύρκος: Η σάρωση και η επεξεργασία εγγράφων παρέχουν έναν αριθμό σημαντικών οφελών για τις επιχειρήσεις και τους οργανισμούς, καλύπτοντας κατά κύριο λόγο τους ακόλουθους τομείς:

Βελτίωση της παραγωγικότητας μέσω της απλοποίησης των διαδικασιών, εφόσον παρέχουν τη δυνατότητα συγκέντρωσης κρίσιμων επιχειρηματικών πληροφοριών. Αυτό επιτυγχάνεται λόγω της ευκολίας ανεύρεσης πληροφοριών που παρέχετε από τις δυνατότητες αναζήτησης & ανάκτησης εγγράφων.
Απλοποίηση των διαδικασιών με την εφαρμογή της σωστής διαχείρισης των εγγράφων, εφόσον με την ασφαλή αποθήκευση εκμηδενίζεται η συμφόρηση που προκαλεί η απώλεια ή η έλλειψη της πληροφορίας. Ενώ, παράλληλα, επιτυγχάνεται η αυτοματοποίηση της δρομολόγησης των πληροφοριών στα πλαίσια των κρίσιμων επιχειρηματικών διαδικασιών.
Ανατροφοδότηση της πληροφορίας διότι η ψηφιοποίηση των εγγράφων οδηγεί στην άμεση προσπέλαση της πληροφορίας από οποιονδήποτε υπολογιστή, συνεπώς η πληροφορία δύναται να εμπλουτίζεται και με άλλα στοιχεία πέραν των πρωτογενών.
Μειωμένο λειτουργικό κόστος διότι η ψηφιοποίηση των εγγράφων οδηγεί σε μείωση του κόστους αποθήκευσης εντύπων και εγγράφων καθώς και των εξόδων μεταφοράς κατά την ανταλλαγή της πληροφορίας, διότι πλέον γίνεται με ηλεκτρονικό τρόπο.

Netweek: Ποιες είναι οι δραστηριότητες που περιλαμβάνει η δημιουργία ψηφιακού περιεχομένου;
Κωνσταντίνος Κύρκος: Η κυριότερη δραστηριότητα για τη δημιουργία ψηφιακού περιεχομένου είναι η επιλογή του αντικειμένου που πρόκειται να ψηφιοποιηθεί, ενώ παράλληλα συνιστά μια από τις σημαντικότερες αποφάσεις που πρέπει να ληφθούν. Το ιδανικό θα ήταν να ψηφιοποιηθεί το σύνολο των αντικειμένων. Στην πλειοψηφία των περιπτώσεων αυτό δεν είναι εφικτό, επομένως είναι αναγκαία η επιλογή των αντικειμένων που πρόκειται να ψηφιοποιηθούν σύμφωνα με καθορισμένα κριτήρια. Τα κριτήρια αυτά μπορεί να ποικίλουν ανάλογα με τους στόχους του έργου ψηφιοποίησης.

Αλλοι παράγοντες που επηρεάζουν την επιλογή είναι νομικοί περιορισμοί, τεχνικές δυσκολίες στην ψηφιοποίηση, ήδη υπάρχοντα ψηφιακά αντίγραφα καθώς και άλλοι παράγοντες ανάλογα με τη φύση του προς ψηφιοποίηση αντικειμένου. Παράλληλα, η δημιουργία ψηφιακού περιεχομένου, ως η διαδικασία της ψηφιοποίησης, περιλαμβάνει τις δραστηριότητες της σάρωσης, της ψηφιακής φωτογράφησης και γενικά την ψηφιακή αποτύπωση των πρωτοτύπων σε συνδυασμό με την επεξεργασία που μπορεί να υποστούν και τον έλεγχο ποιότητας του ψηφιακού αντιγράφου. Στα πλαίσια αυτά, η ψηφιοποίηση τρισδιάστατων αντικειμένων, κινούμενης εικόνας και ήχου αποτελούν εξειδικευμένα θέματα της δραστηριότητας δημιουργίας ψηφιακού περιεχομένου.

---

Netweek: Ποιες προκλήσεις αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις στην προσπάθειά τους να εφαρμόσουν στρατηγικές διαχείρισης ψηφιακών αρχείων;
Κωνσταντίνος Κύρκος: Η τεχνολογία της πληροφόρησης και της επικοινωνίας έχει αλλάξει δραματικά τη διαδικασία της διδασκαλίας και της επιστημονικής έρευνας. Οι παραδειγματικές αλλαγές που προκύπτουν από την εισαγωγή νέων τεχνολογιών θα συνεχιστούν τον 21 αιώνα. Η ψηφιακή πληροφόρηση και οι ηλεκτρονικές πηγές έχουν διεισδύσει στην επιστήμη με πολλούς τρόπους, έτσι που συχνά προσπαθούμε να διαπιστώσουμε τις συνέπειες.

Συνεπώς, και η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση περιλαμβάνει νέες πηγές, «γεννημένες ψηφιακά», οι οποίες δεν έχουν ισοδύναμη εκτύπωση ή αντίστοιχη αναλογία, υφίστανται μόνο σε ψηφιακή μορφή. Η ευκολία με την οποία μπορούν να δημιουργηθούν οι ψηφιακοί πόροι σημαίνει επίσης ότι η ικανότητά μας να δημιουργήσουμε, συγκεντρώσουμε και να αποθηκεύσουμε  ψηφιακά στοιχεία, υπερβαίνει κατά πολύ τη σημερινή χωρητικότητα, ώστε να διατηρήσουμε ακόμα και αυτή τη μικρή ποσότητα με αυξανόμενη αξία.

Η ψηφιακή συντήρηση αυξάνει τις προκλήσεις, διαφορετικής φύσης, που προστίθενται στα προβλήματα που υπήρχαν με τα παραδοσιακά υλικά. Ετσι, η ψηφιακή διατήρηση εμπεριέχει την εφαρμογή των μεθόδων και των τεχνολογιών συντήρησης που κρίνονται απαραίτητες για να εξασφαλίσουν ότι οι ψηφιακές πληροφορίες παραμένουν προσιτές και χρησιμοποιήσιμες. Επιπλέον, η έννοια της ψηφιακής συντήρησης καλύπτει το υλικό που αρχίζει τη ζωή του σε ψηφιακή μορφή, καθώς επίσης και το υλικό που μετατρέπεται από παραδοσιακή σε ψηφιακή μορφή. Τα μέσα καταγραφής για τα ψηφιακά υλικά είναι τρωτά.

Αν και οι εργαζόμενοι σε αρχεία έχουν μάθει τα μυστικά για τα βασισμένα στο οξύ έγγραφα και άλλα εύθραυστα μέσα για δεκαετίες, η απειλή που τίθεται από τα μαγνητικά και οπτικά μέσα είναι ποιοτικά διαφορετική. Είναι τα πρώτα επαναχρησιμοποιήσιμα μέσα και μπορούν να φθαρούν γρήγορα, έτσι το χρονικό πλαίσιο για τις αποφάσεις και τις ενέργειες είναι θέμα ετών, όχι δεκαετιών. Η καινοτομία στο υλικό υπολογιστών, την αποθήκευση και τις βιομηχανίες λογισμικού συνεχίζεται με γρήγορο ρυθμό, συνήθως αποδίδοντας μεγαλύτερες ικανότητες αποθήκευσης και επεξεργασίας με χαμηλότερο κόστος.

Οι συσκευές, οι διαδικασίες και το λογισμικό για την καταγραφή και την αποθήκευση των πληροφοριών αντικαθίστανται από νέα προϊόντα. Τα αρχεία-τεκμήρια που δημιουργούνται με ψηφιακή μορφή σε πρώτο στάδιο και εκείνα που μετατρέπονται αναδρομικά από την υφιστάμενη μορφή σε χαρτί ή το μικροφίλμ σε ψηφιακή μορφή είναι εξίσου τρωτά στην τεχνολογική παλαίωση. Μια άλλη πρόκληση είναι η απουσία καθιερωμένων προτύπων, πρωτοκόλλων και αποδεδειγμένων μεθόδων για τη διατήρηση του ψηφιακού υλικού.

Με λίγες εξαιρέσεις, η σύγχρονη έρευνα της ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης έχει εστιάσει στις αρχιτεκτονικές και τα συστήματα για την οργάνωση και την ανάκτηση πληροφοριών, την παρουσίαση και την απεικόνιση, και τη διοίκηση των δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας. Ας προστεθεί ότι οι όροι «μαζική αποθήκευση» και «μακροπρόθεσμη διατήρηση» αγκαλιάζουν μια αντίφαση στην τρέχουσα κατάσταση της ψηφιακής ανάπτυξης, τότε η τελευταία αντιπροσωπεύει τη μεγαλύτερη πρόκληση της στρατηγικής διαχείρισης ψηφιακών αρχείων.

---

Netweek: Ποια είναι τα κριτήρια αξιολόγησης και επιλογής των λύσεων ψηφιοποίησης (και διαχείρισης) αρχείων;
Κωνσταντίνος Κύρκος: Κατά την επιλογή των κριτηρίων είναι σκόπιμο να ληφθούν υπόψη οι στόχοι του έργου, οι οποίοι έχουν οριστικοποιηθεί σε προηγούμενο στάδιο για τη λήψη της απόφασης. Σημαντικά κριτήρια για την επιλογή μιας λύσης ψηφιοποίησης είναι κατ’ ελάχιστο η εξασφάλιση και παροχή των ακόλουθων:
Κατάσταση των προς ψηφιοποίηση αντικειμένων: Πρέπει να απαντηθούν ερωτήματα, όπως εάν η πληροφοριακή και ιστορική αξία του αντικειμένου είναι δυνατό να αποτυπωθεί με ακρίβεια στο ψηφιακό αντίγραφο, αν η φυσική κατάσταση του αντικειμένου συνιστά σοβαρό εμπόδιο, αν υπάρχουν άλλα αναλογικά υποκατάστατα, όπως μικροφίλμ ή slides σε καλή κατάσταση κ.λπ.

Κόστος της ψηφιοποίησης: Συνιστά ένα από τους βασικούς παράγοντες επιλογής κριτηρίων, καθώς είναι απαραίτητο να εξεταστεί το κατά πόσο ο προϋπολογισμός επαρκεί για την ψηφιοποίηση συγκεκριμένων αντικειμένων και αν υπάρχει ρητή δέσμευση του συνεργάτη που θα αναλάβει την υλοποίηση, για την υποστήριξη της διαχείρισης και διατήρησης των ψηφιακών αντικειμένων μετά το πέρας του έργου. Επίσης, μπορεί να εξεταστεί το κατά πόσο η ψηφιοποίηση συγκεκριμένων αντικειμένων μπορεί να προσελκύσει χρηματοδότηση ή έσοδα στην Επιχείρηση ή τον Οργανισμό από εμπορική εκμετάλλευση της πληροφορίας, με το πέρας του έργου.

Ζητήματα διατήρησης: Μέσω της ψηφιοποίησης είναι δυνατή η διατήρηση ευαίσθητων αντικειμένων, λόγω της διάθεσης στο ευρύ κοινό του ψηφιακού τους υποκατάστατου. Καλό είναι να εξεταστούν πιθανοί κίνδυνοι καταστροφής του πρωτοτύπου κατά την ψηφιοποίηση από τον επικείμενο συνεργάτη που θα αναλάβει το έργο. Οργάνωση και επαρκής τεκμηρίωση: Κρίνεται σκόπιμο να εξεταστεί εάν η λύση ψηφιοποίησης θα παρέχει τη λογική ταξινόμησης των πρωτοτύπων, αν θα είναι αριθμημένα σε σελίδες ή θα ακολουθείται άλλη ταξινόμηση και τέλος αν θα υπάρχουν επαρκείς πληροφορίες για αυτά (περιγραφή, δομή κλπ) σε μορφή βιβλιογραφικών εγγραφών.

Επιδιωκόμενες χρήσεις: Κάλυψη των αναγκών που αφορούν την πρόσβαση σε περιεχόμενο, το οποίο διαφορετικά θα ήταν μη διαθέσιμο ή η πρόσβαση σε αυτό θα ήταν αυστηρά επιλεκτική για λόγους συντήρησης ή ασφάλειας, η ευκολότερη πρόσβαση σε σαφώς ευρύτερο κοινό, η πρόσβαση σε αντικείμενα εξαιρετικής ιστορικής, καλλιτεχνικής και εκπαιδευτικής αξίας, σε χαρακτηρισμένους εθνικούς / παγκόσμιους θησαυρούς και σε συλλογές με μεγάλη απήχηση στο κοινό. Γενικότερα τα κριτήρια επιλογής πρέπει να προσανατολιστούν στα είδη, επίπεδα και συχνότητα χρήσης των ψηφιακών αντικειμένων και στο κατά πόσο έχουν γίνει κατανοητές και πρόκειται να ικανοποιηθούν από το έργο οι απαιτήσεις των πιθανών χρηστών, ώστε η ψηφιακή συλλογή που θα προκύψει να καλύψει το αρχικό ζητούμενο τους.

Καλό είναι να ληφθούν υπόψη η καταλληλότητα του προς ψηφιοποίηση υλικού για πρόσβαση μέσα από το Διαδίκτυο, καθώς και θέματα ασφάλειας και περιορισμών στην πρόσβαση (για παράδειγμα δικαιώματα πρόσβασης σε συγκεκριμένους χρήστες και χρήση υπό όρους). Διαθεσιμότητα ήδη υπαρχόντων ψηφιακών αναπαραστάσεων των εν λόγω αντικειμένων: Μπορεί το περιεχόμενο να έχει ήδη ψηφιοποιηθεί στο πλαίσιο άλλου έργου. Σε αυτή την περίπτωση καλό είναι να εξεταστεί κατά πόσο η ποιότητα, η τεκμηρίωση και η λειτουργικότητα των ψηφιακών αντιγράφων συμπίπτει με τους στόχους του παρόντος έργου, όπως επίσης και αν συγκλίνουν οι περιορισμοί στην πρόσβαση και τη χρήση των ψηφιακών αντικειμένων.

Μια καλή πρακτική είναι το προς ψηφιοποίηση περιεχόμενο να συνιστά μια νέα συλλογή ή μια αξιόλογη προσθήκη σε ήδη υπάρχουσα ψηφιακή συλλογή. Δυνατότητες του συνεργάτη (Ανάδοχου του έργου): Καλό είναι να ληφθεί υπόψη το κατά πόσο ο συνεργάτης διαθέτει τους απαιτούμενους πόρους και την επαγγελματική εμπειρία για τη δημιουργία, διαχείριση και διατήρηση της ψηφιακής συλλογής.

---

Netweek: Πώς διαφοροποιείται ο εξοπλισμός ανάλογα με το είδος του αρχείου προς ψηφιοποίηση;
Κωνσταντίνος Κύρκος: Ο εξοπλισμός hardware & software που απαιτείται για να καλύψει ως ολοκληρωμένη λύση τις ανάγκες ψηφιοποίησης, κατά κύριο λόγο εξαρτάται από τη φύση ή και το αντικείμενο που αφορά το core business του Οργανισμού ή της Επιχείρησης, καθώς και το industry στο οποίο ανήκει. Εύλογο είναι ότι με διαφορετική τεχνολογική αντιμετώπιση θα υλοποιηθεί ένα έργο ψηφιοποίησης του περιβάλλοντος μιας εταιρείας που παράγει και διακινεί καθημερινά σημαντικό όγκο εγγράφων από το αντίστοιχο ενός Οργανισμού που το αντικείμενο του συνάδει με αρχεία ιστορικής και πολιτιστικής αξίας.

Σε κάθε περίπτωση κρίνεται απαραίτητη η εφαρμογή της κατάλληλης πλατφόρμας όπου το λογισμικό διασφαλίζει την αρχειοθέτηση και ανεύρεση της πληροφορίας, είτε λειτουργεί ως μια ηλεκτρονική βιβλιοθήκη με βάση συγκεκριμένα προσυμφωνημένα κριτήρια. Ανάλογα με το είδος και τη σημασία  των αρχείων που ψηφιοποιούνται θεσπίζονται οι κανόνες λειτουργίας της ηλεκτρονικής πλατφόρμας που διαχειρίζεται την πληροφορία και αντίστοιχα ορίζεται ο βαθμός ασφάλειας, υψηλής διαθεσιμότητας και διαβάθμισης των δυνατοτήτων που έχουν  οι χρήστες.

Συνεπώς το είδος των αρχείων που πρόκειται να ψηφιοποιηθούν διαδραματίζει καθοριστικό ρόλο στο μέγεθος της επένδυσης, τον απαιτούμενο υλικοτεχνικό εξοπλισμό, τις ταχύτητες προσπέλασης και ανάκτησης της πληροφορίας καθώς και το μέγεθος του αποθηκευτικού χώρου που απαιτείται για τη διαφύλαξη της πληροφορίας ανάλογα με τους κανόνες κύκλου ζωής της, την εκάστοτε ισχύουσα νομοθεσία και τις υποχρεώσεις των Οργανισμών και Επιχειρήσεων.

Netweek: Ποια είναι η σημασία της ψηφιοποίησης για την ελληνική αγορά πληροφορικής; Σε τι στάδιο ωριμότητας βρίσκεται;
Κωνσταντίνος Κύρκος: Σήμερα η ελληνική αγορά πληροφορικής βρίσκεται στο επίπεδο του να έχει καλύτερη πρόσβαση στην παγκόσμια ψηφιακή οικονομία και κατ’ επέκταση δίνει έμφαση στη σημασία της ψηφιοποίησης. Ωστόσο, η απόσταση από το μέσο ευρωπαϊκό όρο στους δείκτες χρήσης της υψηλής τεχνολογίας παραμένει σταθερή, ακόμα και μετά την είσοδο των 10 νέων χωρών στην Ευρωπαϊκή Ενωση. Κυρίαρχο στοιχείο είναι το ψηφιακό χάσμα μεταξύ πολύ μικρών, μικρών και μεσαίων-μεγάλων επιχειρήσεων, τόσο στην εισαγωγή και χρήση νέων εφαρμογών, όσο και στην υιοθέτηση τεχνολογικών προτύπων.

Πάντως, με την εφαρμογή μιας σειράς προγραμμάτων για την υιοθέτηση πρακτικών ηλεκτρονικού επιχειρείν από τις επιχειρήσεις, καθώς και με τη μείωση των τιμών των ευρυζωνικών συνδέσεων αναμένεται η εικόνα αυτή να διορθωθεί μέσα στα επόμενα χρόνια.  Εν κατακλείδι, η ελληνική αγορά πληροφορικής καλείται μέσα από τεχνολογικές επενδύσεις που θα συμβάλλουν στην αύξηση της ανταγωνιστικότητας  και στην αξιοποίηση των ευκαιριών που προσφέρει η Κοινωνία της Πληροφορίας να διαχειριστεί το όφελος που προσφέρει η ψηφιακή οικονομία.

Προς αυτή την κατεύθυνση η ελληνική αγορά πληροφορικής δύναται να κινηθεί μέσω της ακόλουθης μεθόδευσης:
• Βελτίωση της διαχείρισης της πληροφορίας  και της ολοκληρωμένης ηλεκτρονικής υποστήριξης ενδοεπιχειρησιακών και διεπιχειρησιακών διαδικασιών.
• Προώθηση σύγχρονων πρακτικών χρήσης πληροφοριακών συστημάτων με τη μορφή υπηρεσιών.
• Ενίσχυση δικτύων συνεργατών, πελατών και προμηθευτών με σύγχρονα εργαλεία υποστήριξης ηλεκτρονικών συναλλαγών.
• Δημιουργία και αξιοποίηση ηλεκτρονικού περιεχομένου, ως βασικού καταλύτη για την ουσιαστική εισαγωγή στην σύγχρονη Κοινωνία της Πληροφορίας.