Καθώς το περιβάλλον της ψηφιοποίησης ωριμάζει, γίνεται αντιληπτή η ανάγκη για δημιουργία χρήσιμων ψηφιακών συλλογών οι οποίες να εξυπηρετούν τις ανάγκες συγκεκριμένων ομάδων χρηστών. Ενα έργο κρίνεται πλέον επιτυχές όταν είναι εύχρηστο, άμεσα προσβάσιμο και κατάλληλο για τις ανάγκες των χρηστών στους οποίους απευθύνεται.
Επιπλέον, τίθενται και θέματα όπως η σχέση του κόστους προς την αξία αλλά και η βιωσιμότητα μιας ψηφιοποιημένης συλλογής. Τόσο τα ψηφιοποιημένα αντικείμενα, όσο και τα μεταδεδομένα και οι συλλογές, θα πρέπει πλέον να αντιμετωπίζονται και ως συστατικά υλικά για τη δημιουργία νέων έργων, συλλογών και υπηρεσιών. Θα πρέπει ακόμα να αντιλαμβανόμαστε ότι οι ψηφιακές συλλογές διευρύνονται συνεχώς με νέα αντικείμενα πολλά από τα οποία είναι εξαρχής ψηφιακά -και όχι ψηφιοποιημένα. Αντίστοιχα, οι νεότερες γενιές χρηστών έχουν ενσωματώσει την ψηφιακή τεχνολογία στη ζωή τους σε βαθμό τέτοιο που λειτουργούν πολλές φορές και ως δημιουργοί νέου περιεχομένου.
Πλατφόρμες ανάρτησης και συνδημιουργίας ψηφιακού υλικού (από το YouTube και το Flickr μέχρι τα mash-ups) καταστούν σαφές το ότι η ανάπτυξη ψηφιακών συλλογών εξελίσσεται -εν μέρει- σε ενεργή αλληλεπίδραση μεταξύ του επαγγελματία της πληροφορίας και του χρήστη. Η ιδανική ψηφιακή συλλογή είναι πλέον έγκυρη και αξιόπιστη αλλά παράλληλα συναρπαστική, χρήσιμη και χρησιμοποιήσιμη από μια εκτενή ποικιλία χρηστών.
Τα «πρέπει» μιας ψηφιακής συλλογής
Μια ψηφιακή συλλογή αποτελείται από ψηφιακά αντικείμενα τα οποία επιλέγονται και οργανώνονται με τρόπο τέτοιο που να διευκολύνει την ανακάλυψη, την πρόσβαση και τη χρήση τους. Τα αντικείμενα, τα μεταδεδομένα και η διεπιφάνεια του χρήστη συνθέτουν την εμπειρία του τελευταίου όσον αφορά τη χρήση της συλλογής. Οι αρχές μιας καλής ψηφιακής συλλογής αναλύονται στη συνέχεια.
1. Η σωστή ψηφιακή συλλογή δημιουργείται βάσει μιας προκαθορισμένης και ξεκάθαρης πολιτικής ανάπτυξης
Η πολιτική ανάπτυξης συλλογών συνδέεται στενά με τους στόχους και την οργανωτική δομή του φορέα που προβαίνει σε ψηφιοποίηση. Ο φορέας θα πρέπει να μπορεί να προσδιορίσει εκ των προτέρων το αναμενόμενο κοινό που θα χρησιμοποιεί τη συλλογή αλλά και να αναγνωρίζει ότι μπορεί να προκύψουν απρόσμενοι τρόποι χρήσης και χρήστες. Εάν ο φορέας διατηρεί και άλλα είδη συλλογών (αντικειμένων, έργων, εντύπων κ.λπ.) τότε θα πρέπει να φροντίσει ώστε η ψηφιακή συλλογή να υπακούει στους ευρύτερους κανόνες που διέπουν τις συλλογές του.
2. Οι συλλογές θα πρέπει να συνοδεύονται από κατατοπιστικές περιγραφές
Στόχος των περιγραφών αυτών είναι να επιτρέπουν στο χρήστη να ανακαλύπτει με ευκολία τα χαρακτηριστικά της συλλογής όσον αφορά το εύρος της, το format, ενδεχόμενους περιορισμούς πρόσβασης, δικαιώματα χρήσης κ.λπ. Η περιγραφή της συλλογής αποτελεί ένα είδος μεταδεδόμενου και εξυπηρετεί δύο σκοπούς: επιτρέπει στο κοινό να ανακαλύπτει την ύπαρξη μιας συλλογής αλλά και να κατανοεί το τι βλέπει. Οι περιγραφές θα πρέπει να βοηθούν το κοινό να κατανοεί τη φύση και το εύρος της συλλογής καθώς και τους τυχόν περιορισμούς στους οποίους υπόκειται η χρήση του υλικού.
3. Μια καλή συλλογή υπόκειται σε διαρκή και ενεργή διαχείριση καθόλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής της
Ο αρμόδιος ψηφιακός επιμελητής θα πρέπει να φροντίζει τη συλλογή από τη στιγμή που αυτή δημιουργείται μέχρι τη στιγμή που θα τεθεί σκοπίμως εκτός χρήσης. Οι σχετικές δραστηριότητες περιλαμβάνουν την ενεργή διαχείριση δεδομένων, την αρχειοθέτηση και την ψηφιακή διατήρηση. Η ενεργή διαχείριση των δεδομένων απαιτείται προκειμένου να διασφαλίζεται ότι τα αντικείμενα μιας συλλογής χρησιμοποιούνται ξανά και ξανά σε βάθος χρόνου. Μπορεί να περιλαμβάνει τη δημιουργία, τη διόρθωση και τη βελτίωση των μεταδεδομένων, τη διόρθωση και τη βελτίωση των ίδιων των δεδομένων και την προσθήκη σημειώσεων ή συνδέσμων με άλλο υλικό.
Αν και σε κάποιες περιπτώσεις η διαφύλαξη ψηφιοποιημένου υλικού εξισώνεται με την αρχειοθέτηση, η έννοια της διαφύλαξης θα πρέπει κανονικά να εκλαμβάνεται ως το κομμάτι της αρχειοθέτησης που αφορά την εφαρμογή στρατηγικών διαφύλαξης ώστε να διασφαλίζεται ότι το κοινό μπορεί να χρησιμοποιεί το ψηφιακό αντικείμενο παρά την ενδεχόμενη παλαίωση του λογισμικού και του hardware. Οι στρατηγικές διαφύλαξης περιλαμβάνουν συνήθως τη μετατροπή των formats και τις προσομοιώσεις hardware/software ή συνδυασμούς των δύο. Η μακροπρόθεσμη αρχειοθέτηση και διαφύλαξη ψηφιακού υλικού αποτελεί μια δύσκολη και δαπανηρή ενέργεια που απαιτεί σημαντικούς πόρους και δέσμευση.
4. Μια καλή συλλογή είναι προσβάσιμη στο ευρύ κοινό και καταργεί τα περιττά εμπόδια όσον αφορά τη χρήση
Οι συλλογές θα πρέπει ακόμα να είναι προσιτές σε άτομα με αναπηρίες και να μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε συνδυασμό με άλλες τεχνολογίες προσαρμογής. Η έννοια του προσιτού αναλύεται σε τρία επιμέρους χαρακτηριστικά: διαθεσιμότητα, ευκολία χρήσης και προσβασιμότητα.
Διαθεσιμότητα σημαίνει ότι η συλλογή είναι προσβάσιμη και ανοικτή για χρήση από κάθε εξουσιοδοτημένο χρήστη. Αυτό σημαίνει ότι οι συλλογές θα πρέπει να είναι προσβάσιμες μέσω Web, χρησιμοποιώντας τεχνολογίες που είναι ευρέως γνωστές στην κοινότητα των επιθυμητών χρηστών. Η λειτουργία τους θα πρέπει να είναι αδιάλειπτη και όσο γίνεται πιο κοντά στο πρότυπο του 24/7 κάτι που επηρεάζει σαφώς τις απαιτήσεις για ασφάλεια και συντήρηση των συστημάτων.
Η διαθεσιμότητα δεν υπαγορεύει απαραίτητα τη δωρεάν και απεριόριστη χρήση όλου του υλικού. Η χρέωση για τη χρήση και ο περιορισμός της πρόσβασης μπορεί να ενδείκνυνται -ή και να είναι απολύτως απαραίτητοι- σε κάποιες περιπτώσεις. Η διαθεσιμότητα απαιτεί πάντως μια προσπάθεια να γίνει το υλικό διαθέσιμο σε όσους τους δυνατόν περισσότερους χρήστες, χωρίς περιττούς περιορισμούς.
Οσον αφορά την ευκολία χρήσης, τίθεται συχνά το θέμα του συμβιβασμού της λειτουργικότητας προκειμένου το υλικό να είναι προσβάσιμο από το ευρύτερο κοινό. Η χρονική στιγμή κατά την οποία θα προστεθούν νέες λειτουργικότητες θα πρέπει να προσδιορίζεται σε συνάρτηση με το πόσοι νέοι δυνητικοί χρήστες θα είναι ικανοί να τις χρησιμοποιήσουν και πόσοι θα το θεωρήσουν εμπόδιο.
Οι απαιτήσεις για bandwidth αποτελούν άλλον ένα προβληματισμό καθώς κάποια formats ή διεπιφάνειες ενδέχεται να μην μπορούν να χρησιμοποιηθούν από χρήστες με συνδέσεις χαμηλής ταχύτητας. Οι ελάχιστες απαιτήσεις όσον αφορά την ταχύτητα της σύνδεσης και την εκδοχή του browser θα πρέπει να περιλαμβάνονται στη γενική περιγραφή της συλλογής.
Για συλλογές ευρείας πρόσβασης, τόσο οι ιστοσελίδες και φόρμες αναζήτησης, όσο και τα μεταδεδομένα και οι ψηφιακές απεικονίσεις των αντικειμένων της συλλογής, θα πρέπει να δοκιμάζονται σε διαφορετικούς browsers -και στις διαφορετικές εκδοχές του ίδιου browser.
Επιπλέον, επειδή τα διαφορετικά λειτουργικά συστήματα υποστηρίζουν διαφορετικές εντολές για το χειρισμό της πληροφορίας που προβάλλεται στην οθόνη (π.χ. την επιλογή πολλαπλών στοιχείων από ένα drop down menu), οι δοκιμές θα πρέπει να περιλαμβάνουν τα λειτουργικά των Windows, των Mac και των Linux που έχουν κυκλοφορήσει κατά τα τρία τελευταία χρόνια. Τέλος, οι δοκιμές θα πρέπει να περιλαμβάνουν και διαφορετικές πιθανές αναλύσεις οθόνης, την πιστότητα στην απόδοση των χρωμάτων, τη σωστή προβολή των μη λατινικών χαρακτήρων και την απόδοση του XML.
5. Μία σωστή συλλογή σέβεται τα πνευματικά δικαιώματα
Η πολιτική ανάπτυξης της συλλογής θα πρέπει να ακολουθεί την εταιρική πολιτική όσον αφορά τα πνευματικά δικαιώματα ή/και να εντάσσει αρχές και πολιτικές σχετικά με θέματα πνευματικών δικαιωμάτων.
Το θέμα των πνευματικών δικαιωμάτων θα πρέπει να εξετάζεται από πολλές διαφορετικές προοπτικές:
• ποια τα δικαιώματα που διατηρούν οι δημιουργοί των πρωτότυπων υλικών;
• ποιες οι άδειες και τα δικαιώματα των υπεύθυνων ανάπτυξης της συλλογής για την ψηφιοποίηση του περιεχομένου και τη διάθεσή του;
• ποια τα δικαιώματα που εκχωρούνται στους χρήστες της ψηφιακής συλλογής όσον αφορά τη μελλοντική χρήση του υλικού;
Το θέμα της διαχείρισης των πνευματικών δικαιωμάτων διευκολύνεται σημαντικά μέσα από την τήρηση σωστών αρχείων. Οι υπεύθυνοι διαχείρισης συλλογών θα πρέπει να διατηρούν ένα συνεπές αρχείο των κατόχων δικαιωμάτων (συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων επαφής, όποτε αυτό είναι δυνατό) και των αδειών που έχουν εκχωρηθεί για χρήση του σχετικού υλικού.
Στενά συνδεδεμένη με τη διαχείριση των δικαιωμάτων είναι η έννοια της αξιολόγησης κινδύνου. Κι αυτό επειδή το θέμα των δικαιωμάτων σπάνια είναι ξεκάθαρο και η πολιτική που εφαρμόζεται τελικά αποτελεί περισσότερο θέμα διαχείρισης κινδύνου, παρά μια απόλυτη επιλογή μεταξύ λάθους και σωστού. Η γνωστοποίηση της πολιτικής περί πνευματικών δικαιωμάτων, αναρτημένη σε εμφανές σημείο του web portal της συλλογής, μπορεί να ξεκαθαρίσει τους λόγους για τους οποίους αυτή καταστεί έργα αγνώστου προέλευσης διαθέσιμα στο ευρύ κοινό.
6. Μια σωστή συλλογή διαθέτει μηχανισμούς παροχής στοιχείων σχετικά με τη χρήση και τη μέτρηση της χρησιμότητάς της
Οι ψηφιακές συλλογές θα πρέπει να υπόκεινται σε περιοδική αξιολόγηση προκειμένου να παρακολουθείται η χρήση τους, να αξιολογείται η αποτελεσματικότητα της υπηρεσίας που παρέχουν, να αποτιμάται η απόδοση στην επένδυση, να ενημερώνονται οι εξελίξεις στη συλλογή και να υποστηρίζονται τα αιτήματα για περαιτέρω χρηματοδότηση. Τα κριτήρια, οι μέθοδοι και οι μετρικές για την αξιολόγηση των συλλογών θα ποικίλουν ανάλογα με τους στόχους της συλλογής και το σκοπό της αξιολόγησης.
Για παράδειγμα, στην περίπτωση των συλλογών βιβλιοθηκών οι οποίες ψηφιοποιούνται προκειμένου να υποστηρίζουν καλύτερα τη διδασκαλία και τη μάθηση, οι διαδικασίες αξιολόγησης θα πρέπει να εστιάζουν στον εκπαιδευτικό αντίκτυπο των συλλογών αυτών. Για την αξιολόγηση της χρησιμότητας μιας συλλογής θα πρέπει να χρησιμοποιείται μια ποικιλία από μεθόδους. Η παρατήρηση, οι έρευνες, τα focus groups, οι συνεντεύξεις, τα case studies και η ανάλυση του log των συναλλαγών είναι κάποιοι από τους τρόπους που έχουν χρησιμοποιήσει ψηφιακές βιβλιοθήκες για να αξιολογήσουν την έκταση και την ευκολία της χρήσης. Κάθε μέθοδος έχει τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά της.
Προκειμένου να δημιουργηθεί μια ξεκάθαρη εικόνα της αξίας μια ψηφιακής συλλογής θα πρέπει να απαντηθεί το ερώτημα: «Ποιος χρησιμοποιεί τι, πώς και γιατί;» Η αξιολόγηση -και η τεκμηριωμένη απάντηση στο παραπάνω ερώτημα- προϋποθέτει συνήθως το συνδυασμό διαφορετικών μεθόδων και μετρήσεων.
Η χρήση της συλλογής συνήθως συνδέεται στενά με το περιεχόμενο, τη λειτουργικότητα, την ευκολία χρήσης και πρόσβασης αυτής. Η αξιολόγηση είναι μια συνεχής διαδικασία. Τα αποτελέσματα κάθε κύκλου αξιολόγησης θα πρέπει να καθοδηγούν το σχεδιασμό και τη βελτίωση της ψηφιακής συλλογής.
7. Μια σωστή συλλογή είναι βιώσιμη σε βάθος χρόνου
Οι ψηφιακές συλλογές οι οποίες περιλαμβάνουν αντικείμενα μακροπρόθεσμης αξίας θα πρέπει να υπόκεινται σε διαρκή υποστήριξη και αρχειοθέτηση, ώστε να διασφαλίζεται η πρόσβαση σε αυτά. Το θέμα της βιωσιμότητας θα πρέπει να τίθεται από οργανωτικής, οικονομικής και τεχνικής άποψης. Η διοίκηση θα πρέπει να έχει μια ξεκάθαρη κατανόηση των μακροπρόθεσμων υποχρεώσεων που συνεπάγεται η διατήρηση μιας ψηφιακής συλλογής και να δεσμεύεται για την κάλυψή τους. Η υποστήριξη της συλλογής απαιτεί, ενδεχομένως, διαφορετικές δεξιότητες και πόρους απ’ ότι η αρχική διαδικασία ψηφιοποίησής της.
Κάποια από τα χαρακτηριστικά της συνεχούς συντήρησης περιλαμβάνουν τη διατήρηση της λειτουργικότητας των μηχανισμών πρόσβασης, την καταχώρηση και το «νοικοκύρεμα» των δεδομένων, τη συγκέντρωση στατιστικών και την παροχή κάποιου επιπέδου υποστήριξης χρηστών. Περιλαμβάνουν ακόμα τις λειτουργίες αναβάθμισης των servers και του λογισμικού του λειτουργικού συστήματος, της διατήρησης της ασφάλειας των servers και τη διασφάλιση της αποκατάστασης των εφαρμογών και των δεδομένων μέσα από backups.
Ειδικά οι συλλογές που ψηφιοποιούνται με ειδική χρηματοδότηση θα πρέπει να διαθέτουν ένα πλάνο για τη συνεχιζόμενη διαθεσιμότητα, συντήρηση και υποστήριξη τους -πέρα από την περίοδο που θα τελούν υπό χρηματοδότηση.
Ψηφιοποιήστε με νόημα
Η ολοκλήρωση ενός σωστού έργου ψηφιοποίησης προϋποθέτει το συνδυασμό των σωστών ανθρώπων, διαδικασιών και εργαλείων. Θα πρέπει ακόμα να γίνεται αντιληπτό ότι ένα τέτοιο έργο δεν ολοκληρώνεται με την ψηφιοποίηση και μόνο των αντικειμένων που απαρτίζουν μια συλλογή αλλά απαιτεί συνεχή εργασία για τη διατήρησή τους σε λειτουργική κατάσταση. Αυτό σημαίνει ακόμα ότι μια ενέργεια ψηφιοποίησης θα πρέπει να περιλαμβάνει τη διασφάλιση της χρηματοδότησης τόσο της δημιουργίας, όσο και της συντήρησης του ψηφιοποιημένου αρχείου.
Τα βασικά «ψηφία» της ψηφιοποίησης
Προκειμένου ένα έργο ψηφιοποίησης να είναι πετυχημένο, θα πρέπει να περιλαμβάνει τα παρακάτω στοιχεία:
1. Αναλυτικό σχεδιασμό και προγραμματισμό
2. Επαρκές προσωπικό, με ικανοποιητική προηγούμενη εμπειρία
3. Τήρηση των βέλτιστων πρακτικών του Project Management
4. Πρόβλεψη για μηχανισμούς αξιολόγησης
5. Προβολή και γνωστοποίηση της διαδικασίας και του αποτελέσματος της πρωτοβουλίας ψηφιοποίησης
6. Συνυπολογισμό ολόκληρου του κύκλου ζωής της ψηφιακής συλλογής, καθώς και των σχετιζόμενων υπηρεσιών.