Μήνας: Σεπτέμβριος 2014

ΠΗΓΗ: Gartner, Aπόδοση: Ελένη Χρυσαφοπούλου

Οι εκτυπώσεις συχνά «παραβλέπονται» ως «προέκταση» του IT, ωστόσο, σύμφωνα με την Gartner, οι εκτυπώσεις «απορροφούν» περίπου το 3% των συνολικών εσόδων μια εταιρείας. Δεδομένου ότι ο μέσος εργαζόμενος εκτυπώνει περίπου 10.000 σελίδες κάθε χρόνο και δεδομένου του κόστους της κάθε εκτύπωσης, η Gartner υπολογίζει ότι για μια εταιρεία το μέσο κόστος εκτύπωσης ετησίως για κάθε εργαζόμενο ανέρχεται στα 680 δολάρια. Στον επιχειρηματικό κλάδο, τα εταιρικά κέρδη επηρεάζονται από την ικανότητα του οργανισμού να δημιουργεί προϋπολογισμούς για την αγορά/ενοικίαση/συντήρηση του εκτυπωτικού στόλου. Οι εκτυπώσεις, άλλωστε, αντιπροσωπεύουν μια σημαντική δαπάνη για τους περισσότερους οργανισμούς και οποιαδήποτε αλλαγή στα κέρδη και τα έσοδα επηρεάζει και τις αγοραστικές του ικανότητες.

Άμεση μείωση κόστους
Υπάρχουν αρκετές απλές λύσεις που μπορούν άμεσα να βοηθήσουν μια εταιρεία να μειώσει τα εκτυπωτικά της κόστη. Συχνά, υπάρχει μια λεπτή ισορροπία ανάμεσα στην «εκπαίδευση» των εργαζομένων σχετικά με την ορθή χρήση του εκτυπωτή και της υποχρεωτικής νέας πολιτικής εκτύπωσης. Ξεκινώντας με απλά βήματα και μέτρα, οι εργαζόμενοι θα πειστούν να «αλλάξουν νοοτροπία» και θα «επιζητήσουν» την αλλαγή:

«Μοιραστείτε» το πρόβλημα: ενημερώστε τους χρήστες σε όλη την επιχείρηση σχετικά με τις εκτυπώσεις και το κόστος των «άχρηστων» εκτυπώσεων, ζητώντας τους ταυτόχρονα να βοηθήσουν την εταιρεία να αποφύγει και να μειώσει τις μη-απαραίτητες δαπάνες. «Διπλή» εκτύπωσε: ρυθμίστε ως προεπιλογή σε όλους τους εκτυπωτές της εταιρείας την εκτύπωση και στις δύο όψεις του χαρτιού, κάτι που, σύμφωνα με την Gartner, μπορεί να εξοικονομήσει μέχρι και 30% των δαπανών.

Προεπισκόπηση εκτύπωσης: η χρήση της προεπισκόπησης παρέχει στο χρήστη τη δυνατότητα να ελέγχει το έγγραφο πριν το εκτυπώσει, ώστε να αποφύγει λάθος εκτυπώσεις, ενώ, ορισμένες φορές, μπορεί να αποδείξει ότι δεν χρειάζεται να γίνει μια εκτύπωση.

Αποφύγετε την εκτύπωση από browsers: αντίθετα, παροτρύνετε την αντιγραφή και επικόλληση μόνο των σημείων ενδιαφέροντος σε ένα έγγραφο και έπειτα την εκτύπωσή τους.

Ενθαρρύνετε τη δημιουργία pdf: ζητήστε από τους εργαζόμενους να αναρωτηθούν αν όντως χρειάζονται μια εκτύπωση που ετοιμάζονται να κάνουν. Συχνά η δημιουργία ενός pdf είναι μια χρήσιμη εναλλακτική της εκτύπωσης για αρχειοθέτηση ενός εγγράφου.

Προεπιλέξτε τη «χαμηλή ποιότητα» εκτύπωσης: μειώστε την ποιότητα της εκτύπωσης, δεδομένου ότι μόνο το 10% των εκτυπώσεων θα παρουσιαστεί σε κάποιον πελάτη ή θα σταλεί κάπου, ενώ οι υπόλοιπες προορίζονται για προσωπική ή εντός της εταιρείας χρήση.

Κρυμμένα κόστη
Το πρόβλημα με τον εξοπλισμό εκτύπωσης είναι ότι, στις περισσότερες εταιρείες, «κρύβεται» μπροστά στα μάτια μας. Οι εκτυπωτές δεν βρίσκονται στο οπτικό πεδίο των Διευθυντών Πληροφορικής που πολλές φορές δεν μπορούν να απαντήσουν με ακρίβεια στο ερώτημα των εκτυπωτών που λειτουργούν μέσα στην εταιρεία. Ο εξοπλισμός, επίσης, δεν μπορεί να ελεγχθεί από τα τμήματα της οικονομικής διαχείρισης, οι επικεφαλής των οποίων δεν γνωρίζουν ακριβώς τα ποσά που ξοδεύει η εταιρεία τους σε μελάνι και χαρτί, ενώ άγνωστο για πολλά στελέχη είναι και το ποσό που δαπανά η εταιρεία σε ηλεκτρική ενέργεια για τη λειτουργία του εκτυπωτικού εξοπλισμού. Εν ολίγοις, οι περισσότερες εταιρείες δεν έχουν ξεκάθαρη εικόνα του εκτυπωτικού τους περιβάλλοντος, με αποτέλεσμα να πληρώνουν πολύ περισσότερο από αυτό που χρειάζεται.

Αναβάθμιση εκτυπωτών
Ένα πλάνο βελτιστοποίησης πρέπει να προσδιορίζει ποια παλαιάς τεχνολογίας μηχανήματα και εξοπλισμός πρέπει να αντικατασταθεί με ταχύτερα μοντέλα που δίνουν ώθηση στην παραγωγικότητα, μειώνοντας το χρόνο που ένας εργαζόμενος δαπανά περιμένοντας να ολοκληρωθεί μία μεγάλη εκτύπωση. Παρά το γεγονός ότι κάποιες αντικαταστάσεις είναι απαραίτητες, πρέπει οι Διευθυντές Πληροφορικής να είναι επιφυλακτικοί με τους παρόχους υπηρεσιών που προτείνουν μαζική και πλήρη αντικατάσταση του εξοπλισμού. Αντίθετα, ένας «σωστός» σύμβουλος μπορεί να προτείνει τρόπους με τους οποίους ένας εκτυπωτής που προορίζεται για «απόσυρση» μπορεί ακόμη να χρησιμοποιηθεί, για παράδειγμα από ένα στέλεχος που έχει ανάγκη από μια «προσωπική» συσκευή για λόγους ιδιωτικότητας και ασφάλειας.

Τα οφέλη της σωστής διαχείρισης
Με τον σωστό πάροχο υπηρεσιών και το κατάλληλο πρόγραμμα εκτυπώσεων, οι εταιρείες θα δουν σημαντικά οφέλη από την επένδυσή τους, τόσο βραχυπρόθεσμα όσο και μακροπρόθεσμα. Αν τα οφέλη τελικά δεν είναι τα επιθυμητά, τότε, ίσως, πρέπει να επανεξεταστεί το εκτυπωτικό περιβάλλον.

Χαμηλότερα κόστη: μια σωστή εκτυπωτική λύση πρέπει να παρέχει σημαντική μείωση των εκτυπωτικών δαπανών, ιδιαίτερα σε οργανισμούς που οι επιχειρησιακές διαδικασίες βασίζονται σε μεγάλο βαθμό σε εκτυπώσεις.

Εξοικονόμηση αναλωσίμων: ένα ακόμη όφελος αποτελεί η δυνατότητα διαχείρισης αναλωσίμων, ώστε τα επίπεδά τους να ελέγχονται και να παρακολουθούνται και να αναπληρώνονται μόνο όταν είναι απαραίτητο.

Εξοικονόμηση ενέργειας: η κατανάλωση ενέργειας βρίσκεται στην κορυφή της λίστας της Διεύθυνσης Πληροφορικής, κυρίως γιατί η μείωση της χρήσης ηλεκτρικής ενέργειας και κατ’ επέκταση των εκπομπών διοξειδίου του άνθρακα πρέπει να αποτελούν μέρος του πλάνου ΕΚΕ μιας εταιρείας, ιδιαίτερα καθώς όλο και περισσότερες εταιρείες αντιμετωπίζουν τις «πράσινες» τεχνολογίες και στρατηγικές ως καθήκον τους.

Συμπληρώνοντας τα κενά ασφαλείας: οι εκτυπωτές δικτύου και τα πολυμηχανήματα μπορεί να είναι πιο αποδοτικά από τις μεμονωμένες συσκευές, ωστόσο είναι και πιο επιρρεπής στους κινδύνους αναφορικά με την ασφάλεια των δεδομένων που διακινούν. Για παράδειγμα, ένα έγγραφο με ευαίσθητα δεδομένα μπορεί να ξεχαστεί σε έναν εκτυπωτή, ή ένας χρήστης μπορεί να χρησιμοποιήσει τη λειτουργία scan-to-email ενός πολυμηχανήματος για να στείλει ένα έγγραφο σε έναν μη-ασφαλή προορισμό. Δυστυχώς, οι δικλείδες ασφαλείας των εκτυπωτικών μηχανημάτων, τις περισσότερες φορές, δεν χρησιμοποιούνται γιατί πολύ απλά κανένας δεν έχει αναλάβει το ρόλο του διαχειριστή του εκτυπωτικού περιβάλλοντος για να επιβάλλει τη χρήση τους.

---

Εκτύπωση στο cloud
Οι ιδιωτικοί χρήστες όλο και περισσότερο χρησιμοποιούν υπηρεσίες cloud για να διεκπεραιώσουν ποικίλες μορφές εργασιών, επομένως γιατί και οι επιχειρήσεις να μην εκμεταλλευτούν τις υπηρεσίες αυτές για να βελτιώσουν το εκτυπωτικό περιβάλλον τους; Πλέον, είναι σύνηθες πολλοί εργαζόμενοι να χρησιμοποιούν εφαρμογές που βασίζονται στο cloud, με αποτέλεσμα να είναι ήδη εξοικειωμένοι με το περιβάλλον του cloud. Η εκτύπωση στο cloud σημαίνει ότι οι φορητές συσκευές, όπως smartphones, tablets και laptops αλλά και οι Η/Υ στέλνουν δεδομένα εκτύπωσης στο cloud και από εκεί ανακατευθύνονται στον ανάλογο εκτυπωτή. Στο πλαίσιο αυτό, το cloud αποτελεί ουσιαστικά ένα cloud mobile δεδομένων που βρίσκεται αποθηκευμένο στους κεντρικούς servers μιας εταιρείας. Μέσω του Internet, οι συσκευές στέλνουν δεδομένα στο cloud αυτό και οι εκτυπωτές έχοντας πρόσβαση σε αυτό το cloud, εκτυπώνουν τα έγγραφα και τα δεδομένα που τους αποστέλλονται.

Μέσω αυτής της λειτουργίας, είναι δυνατή η αποστολή εγγράφων και δεδομένων προς εκτύπωση μέσω απομακρυσμένης πρόσβασης σε έναν συγκεκριμένο εκτυπωτή. Για να γίνει βέβαια αυτό, ο εκτυπωτής πρέπει να είναι συνδεδεμένος στο Internet, αλλά και στο cloud, χωρίς, ωστόσο, να χρειάζεται και η συσκευή που αποστέλλει τα δεδομένα να είναι συνδεδεμένη στο ίδιο δίκτυο. Το πιο σημαντικό είναι ότι ο χρήστης που εκτυπώνει να έχει δικαίωμα πρόσβασης στον εκτυπωτή. Η εκτύπωση στο cloud αποτελεί μια πολύ ενδιαφέρουσα προσέγγιση, καθώς η εκτύπωση εν κινήσει αποτελεί πλέον επιλογή, χωρίς οι χρήστες να πρέπει να διαθέτουν μαζί τους φορητό εκτυπωτή.

Mobile και Cloud printing
Η mobile εκτύπωση εντός του εταιρικού δικτύου σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι έχουν πρόσβαση στον εκτυπωτή με οποιαδήποτε φορητή συσκευή μέσω του εταιρικού δικτύου. Η επεξεργασία της εκτύπωσης γίνεται σε ένα private cloud, προστατευμένο από το firewall της εταιρείας. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η εκτύπωση είναι επιτυχής, ανεξάρτητα από τον κατασκευαστή του εκτυπωτή. Η εκτύπωση μέσω public cloud έρχεται στο προσκήνιο όταν ένας εργαζόμενος που δουλεύει στο εταιρικό δίκτυο θέλει να εκτυπώσει εκτός του δικτύου αυτού. Ένα παράδειγμα γι’ αυτό είναι όταν ο εργαζόμενος θέλει να έχει πρόσβαση στο εταιρικό δίκτυο μέσω τερματικής εφαρμογής, αλλά θέλει να χρησιμοποιήσει τον προσωπικό του εκτυπωτή. Το cloud printing σε συνδυασμό με το public cloud είναι η πιο σύνηθης λύση που παρέχεται από τους κατασκευαστές εκτυπωτών. Αυτή η μορφή cloud printing στέλνει τα δεδομένα προς εκτύπωση στον εκτυπωτή μέσω public cloud.

Η χρήση public cloud ακόμη, βέβαια, δεν είναι τόσο διαδεδομένη στις επιχειρήσεις και ο κυριότερος λόγος είναι ο σκεπτικισμός απέναντι στα public cloud και ο φόβος ότι τα δεδομένα μπορεί να παραβιαστούν. Ωστόσο, οι εταιρείες που έχουν χρησιμοποιήσει το public cloud σε γενικές γραμμές αναφέρουν θετικές εμπειρίες. Η ανησυχία για την ασφάλεια παραμένει ακόμη το μεγαλύτερο εμπόδιο για την μεταστροφή στο cloud printing μέσω public cloud. Μια ακόμη λύση που υιοθετούν οι εταιρείες σε μεγάλο βαθμό είναι και το “pull printing”, που επιτρέπει στους χρήστης να σκανάρουν την εταιρική τους ταυτότητα και έπειτα να λάβουν την εκτύπωσή τους από τον εκτυπωτή, μειώνοντας έτσι την ανάγκη για προσωπικούς εκτυπωτές που χρησιμοποιούνται για εμπιστευτικά έγγραφα, ενώ επιτρέπει στις επιχειρήσεις να μειώσουν περαιτέρω τα εκτυπωτικά τους κόστη. Για να επιτευχθεί μεγαλύτερη συγκράτηση και έλεγχος του κόστους, οι επιχειρήσεις θα συνεχίσουν να βελτιστοποιούν τους εκτυπωτές τους, είτε μόνοι τους είτε με την βοήθεια παρόχων υπηρεσιών διαχείρισης εκτυπώσεων (managed print services).

Η ψηφιακή εναλλακτική της εκτύπωσης Σύμφωνα με την Gartner, μέχρι το 2018, περίπου του 70% των τηλεφώνων και των ultramobiles θα χρησιμοποιούνται για εκτυπώσεις, ενώ η αυξανόμενη υιοθέτηση των φορητών συσκευών, όπως smartphones και tablets, εντός της επιχείρησης αλλάζει τον τρόπο που το περιεχόμενο διανέμεται και καταναλώνεται. Οι mobile εφαρμογές επιτρέπουν στους επιχειρησιακούς χρήστες να έχουν πρόσβαση, να διαμορφώνουν και να διανέμουν το περιεχόμενο που θέλουν σε εντελώς διαφορετικές μορφές. Για παράδειγμα, πολλές εταιρείες βλέπουν ότι οι εκτυπωμένες παρουσιάσεις και άλλα υλικά για εσωτερικές συναντήσεις μπορούν να αντικατασταθούν με media tablets, μειώνοντας ακόμη περισσότερο τον όγκο των εκτυπώσεων. Επίσης, οι ανησυχίες για την ασφάλεια των δεδομένων θα μειώσουν την επιχειρηματική ζήτηση για υπηρεσίες εκτυπώσεων σε public cloud κατά 20% μέχρι το 2018, σύμφωνα με την Gartner.

Εν κατακλείδι
Η ζήτηση για συσκευές επιχειρησιακής εκτύπωσης συνδέεται άμεσα με τους προϋπολογισμούς της Διεύθυνσης Πληροφορικής και τους επιχειρησιακούς στόχους. Οι ενέργειες κύκλων αντικατάστασης των μηχανημάτων, οι νέες τεχνολογίες και η μετάβαση σε υπηρεσίες επηρεάζουν συνολικά τον νέο εξοπλισμό εκτυπώσεων εντός της επιχείρησης. Οι κύκλοι αντικατάστασης μπορούν να επηρεάσουν το πώς οι επιχειρήσεις ή οι καταναλωτές αναβαθμίζουν τις τωρινές εκτυπωτικές συσκευές και ενώ η τεχνολογική ανάπτυξη και οι νέες λειτουργίες επηρεάζουν τους κύκλους αντικατάστασης, οι οικονομικές συνθήκες παίζουν και αυτές σημαντικό ρόλο. Επιπλέον, και σε αντίθεση με τους κύκλους αντικατάστασης που «ορίζουν» οι καταναλωτές-χρήστες, όπου οι αποφάσεις βασίζονται στο πότε σταματάει να λειτουργεί αποδοτικά ένα μηχάνημα, στον επιχειρηματικό τομέα, οι αντικαταστάσεις ευθυγραμμίζονται, πολύ συχνά, με την στρατηγική της Διεύθυνσης Πληροφορικής.

---

Οι εταιρικές ανάγκες και το κόστος καθορίζουν τις εκτυπώσεις

Ο Τάσος Tζαμουράνης, IT & Safety Manager της Pharmaserve-Lilly Saci αναλύει τι θα πρέπει να προσέξει κανείς κατά την επιλογή και διαχείριση των enterprise printers.

netweek: Ποια είναι τα σενάρια χρήσης ενός enterprise printer;

Τάσος Tζαμουράνης: O τρόπος που οι εταιρείες χρησιμοποιούν τους enterprise printers ποικίλει. Υπάρχουν τρία, κατά βάση, σενάρια. Το πρώτο είναι να τους αγοράζει η εταιρεία και να τους αποσβένει σε κάποια χρόνια (κάνοντας ή όχι συμβόλαιο συντήρησης, κρίνοντας ανάλογα με την κρισιμότητα των εκτυπωτών). Το δεύτερο σενάριο είναι να απευθύνεται κανείς σε εταιρείες που παρέχουν print services. Σε αυτήν την περίπτωση, εξωτερικές εταιρείες αναλαμβάνουν εξολοκλήρου τις εκτυπώσεις της εκάστοτε εταιρείας, αντί ενός μηνιαίου μισθώματος. Η τρίτη περίπτωση αποτελεί μια μίξη των δύο προηγούμενων, όπου ένα τμήμα των εκτυπωτών της εταιρείας ανατίθεται σε πάροχο print services και στο υπόλοιπο γίνεται διαχείριση των εκτυπωτών με τον πρώτο, κλασικό, τρόπο.

netweek: Εσείς ποιο μοντέλο ακολουθείτε;

Τάσος Tζαμουράνης: Εμείς έχουμε επιλέξει το πρώτο μοντέλο. Έχουμε εξετάσει πολλές φορές το θέμα των print services, χωρίς, ωστόσο, να το υλοποιήσουμε. Ο κύριος λόγος είναι ότι οι print services providers απαιτούν να χρησιμοποιήσεις τους δικούς τους εκτυπωτές – αυτό είναι μειονέκτημα γιατί εμείς μποροεί να θέλουμε ένα συγκεκριμένο εκτυπωτή για μια συγκεκριμένη δουλειά. Ένα άλλο μειονέκτημα είναι ότι τα κόστη, τελικά, δεν είναι και τόσο διαφορετικά, σύμφωνα με τις ασκήσεις που έχουμε κάνει κατά καιρούς.

netweek: Με ποια κριτήρια επιλέγετε έναν εκτυπωτή;

Τάσος Tζαμουράνης: Καταρχάς, οι εκτυπωτές πρέπει να είναι δικτυακοί – οι προσωπικοί εκτυπωτές είναι πολύ λίγοι και χρησιμοποιούνται, κυρίως, για συγκεκριμένα στελέχη ή όταν απαιτείται privacy. Η επιλογή γίνεται με βάση την ομάδα στην εταιρεία που θα χρησιμοποιήσει τον εκτυπωτή, εξετάζοντας τη χρήση του και άλλα χαρακτηριστικά, όπως το αν πρέπει να είναι ασπρόμαυρος ή έγχρωμος. Άλλα και η πολυλειτουργικότητα ενός μοντέλου λαμβάνεται υπόψη.

netweek: Τι μέτρα παίρνετε για την ασφάλεια των εκτυπώσεων;

Τάσος Tζαμουράνης: Η ασφάλεια είναι σημαντική και αποτελεί κριτήριο επιλογής για εμάς. Η εκτύπωση εμπιστευτικών στοιχείων στην εταιρεία γίνεται με τη χρήση password τοπικά στους εκτυπωτές, κάτι που διασφαλίζει την προστασία τους από αδιάκριτα μάτια.

netweek: Με ποιο τρόπο μειώνετε το εκτυπωτικό κόστος;

Τάσος Tζαμουράνης: Οδηγία της εταιρείας μας είναι να μην τυπώνουμε όσο μπορούμε, κάνοντας οικονομία. Το 2005, σε μια μελέτη που κάναμε για το εκτυπωτικό κόστος, είχε βγει ένα …τρομακτικό νούμερο (γύρω στο 1/3 του συνολικού budget για το ΙΤ τότε). Σήμερα, έχουμε καταφέρει αυτό το κόστος να το μειώσουμε πάρα πολύ (από το 100.000 ευρώ το 2005 σε λιγότερο από 40.000 ευρώ σήμερα). Αυτό το πετύχαμε, φτιάχνοντας ένα νέο σύστημα, όπου πολλές από τις εργασίες μέσα στην εταιρεία γίνονται ηλεκτρονικά, χωρίς να χρειάζεται να τυπωθεί τίποτα. Επίσης, κάνουμε συστάσεις σε όσα τμήματα τυπώνουν πολύ χωρίς λόγο.

netweek: Πώς ελέγχεται το κόστος των αναλωσίμων;

Τάσος Tζαμουράνης: Στα αναλώσιμα υπάρχουν πολλές επιλογές πλέον. Δεν χρησιμοποιούμε μόνο τα original αναλώσιμα των vendors, αλλά και αντίγραφα αναλωσίμων, τα οποία χρησιμοποιούμε λόγω του μικρότερου κόστους. Βέβαια, εδώ χρειάζεται προσοχή γιατί μπορεί να μην μείνει κανείς ικανοποιημένος από το αποτέλεσμα, όπως συνέβη και με εμάς πριν από μερικά χρόνια όταν το δοκιμάσαμε για πρώτη φορά. Για παράδειγμα, η διάρκεια ζωής τους ήταν η μισή από την αναγραφόμενη ή ξαφνικά μουτζούρωνε το χαρτί, λόγω διαρροών στο μελάνι. Τώρα, όμως, που τα ξαναδοκιμάσαμε, είμαστε ικανοποιημένοι και τα αγοράζουμε σε ένα σημαντικό ποσοστό, ακόμα και για κρίσιμους εκτυπωτές, οι οποίοι καθημερινά φέρνουν εις πέρας ένα μεγάλο όγκο εκτυπώσεων.

netweek: Σκοπεύετε να ανανεώσετε τον εκτυπωτικό σας στόλο;

Τάσος Tζαμουράνης: Κοιτάξτε, τον ανανεώνουμε ανά 3-4 χρόνια, με εξαίρεση κάποιους πολύ μεγάλους εκτυπωτές (φθάνουν έως τα 6-7 χρόνια). Φυσικά, η απόφαση ανανέωσης εξαρτάται από τις υπάρχουσες συνθήκες και ανάγκες της εταιρείας.

Δεν είναι δύσκολο να καταλάβει κανείς γιατί οι υποδομές VDI (virtual desktop infrastructure) είναι τόσο δημοφιλείς: αποτελούν έναν φθηνότερο κεντρικοποιημένο τρόπο να διαχειριστεί μία επιχείρηση τα συνεχώς αυξανόμενα κόστη ενός δικτύου, ενώ παρέχουν και πιο αξιόπιστη απόδοση. Παρόλα αυτά, στα πρώιμα στάδιά του, το VDI είχε τη φήμη ενός δύσκολου να υλοποιηθεί έργου. Ένας από τους βασικούς παράγοντες επιτυχίας είναι η αποθήκευση, ενώ και η ασφάλεια αποτελεί βασικό κομμάτι.

Καλές πρακτικές VDI
Το VDI παρέχει στους Διευθυντές Πληροφορικής έναν πολλά υποσχόμενο και δυναμικό τρόπο να κεντρικοποιήσουν και να διαχειριστούν τους υπολογιστές της επιχείρησής τους. Η εξοικονόμηση κόστους, η ενισχυμένη ασφάλεια και η πιο ευέλικτη διαχείριση και υλοποίηση αποτελούν μερικά μόνο από τα οφέλη του VDI. Παράλληλα, η υλοποίηση γίνεται όλο και πιο οικονομική, τόσο στην ανάπτυξη όσο και στη συντήρηση και οι τεχνολογίες που το πλαισιώνουν έχουν γίνει ευκολότερα προσβάσιμες. Παρόλα αυτά, το VDI ακόμα δεν αποτελεί ένα έργο που απλά το υλοποιούμε και τελειώνει εκεί η δουλειά μας. Για να έχουμε καλή απόδοση, απαιτείται η τήρηση των καλών πρακτικών σε όλα τα στάδιά του, από τη σωστή διαχείριση των εφαρμογών και του δικτύου, μέχρι την ασφάλεια και την αρχιτεκτονική αποθήκευσης που υποστηρίζει τις ανάγκες του δικτύου.

Δύο ακόμη σημαντικά ζητήματα για το VDI είναι η αξιοπιστία και η απόδοση, τα οποία είναι στενά συνδεδεμένα, καθώς ένα «κακοσχεδιασμένο» σύστημα VDI θα είναι αναξιόπιστο, αργό ή και τα δύο. Από βασική τεχνολογική άποψη, ωστόσο, το VDI μπορεί να είναι πλήρως αξιόπιστο και να παρέχει πολύ καλό ROI. Η πλειοψηφία των υλοποιήσεων VDI αποτελούν, ήδη, ακράδαντη απόδειξη γι’ αυτό. Επιπλέον, η αξιοπιστία του και η επεκτασιμότητά του έχουν ωφεληθεί απευθείας από την ανάπτυξη που παρουσιάζεται στο virtualization και στο cloud τα τελευταία χρόνια. Το δύσκολο κομμάτι είναι να αποφευχθούν οι «κοντόφθαλμες» αποφάσεις, όπως η ανεπαρκής μέτρηση του όγκου εργασίας.

Οι thin clients στο VDI
Οι πάροχοι thin client πιθανόν να προσπαθήσουν να σας πείσουν ότι η χρήση τους στο virtual desktop infrastructure είναι άκρως απαραίτητη. Στην πραγματικότητα, ένα μεγάλο μέρος των έργων VDI χρησιμοποιούν υπολογιστές για πρόσβαση σε virtual desktops – ή ακόμη και φορητές συσκευές. Η ευελιξία της πρόσβασης σε ένα virtual desktop, χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε συσκευή είναι διαθέσιμη, αποτελεί μεγάλη πλεονέκτημα για το VDI. Το θετικό είναι ότι, στην πλειοψηφία των περιπτώσεων, η πρόσβαση σε non-thin- clients γίνεται ακριβώς με τους ίδιους μηχανισμούς όπως και με τους thin-clients.

Επαναχρησιμοποιώντας τους Η/Υ
Πολλοί οργανισμοί επιλέγουν να μην χρησιμοποιήσουν thin clients και αποφασίζουν να εκμεταλλευτούν τους ήδη υπάρχοντες υπολογιστές για το VDI. Και ενώ πιθανόν μέσα στον οργανισμό να υπάρχουν οι υποδομές για τη διαχείριση αυτών των υπολογιστών, καλό θα είναι η Διεύθυνση Πληροφορικής να μπορεί να χρησιμοποιήσει τα ίδια εργαλεία για να μετατρέψει έναν υπολογιστή σε VDI thin client χωρίς να χρειάζεται να «επισκεφθεί» τον καθένα από αυτούς ξεχωριστά. Το μειονέκτημα στη χρήση υπολογιστών είναι η συνεχής απαίτηση διαχείρισης των λειτουργικών τους συστημάτων και των αναβαθμίσεων antivirus. Ένας ακόμη λόγος χρήσης των υπολογιστών είναι και η ανάγκη ενός επιχειρηματικού συνεργάτη να έχει πρόσβαση στις εφαρμογές της επιχείρησης χωρίς όμως τα δεδομένα να βγαίνουν εκτός του κέντρου δεδομένων.

Εν κατακλείδι
Η τεχνολογία VDI εξελίσσεται, ακόμη, με ταχείς ρυθμούς και πολύ σπάνια αποτελεί απλά μία «περιστασιακή» λύση για τη μείωση του κόστους ή την ενίσχυση της ασφάλειας. Όσο περισσότερο ένας οργανισμός ασχοληθεί με την ανάπτυξή τους – αναλύοντας τους λόγους που επιθυμεί να το εντάξει στις λειτουργίες τους και τις αποτελέσματα αποζητά – τόσο περισσότερα οφέλη θα έχει από την υλοποίησή του.

Μικρά μυστικά επιτυχίας

• Η αναλογία συσκευών: ο συνήθης τρόπος υλοποίησης ενός έργου VDI είναι να χρησιμοποιήσουμε στο back end μία virtual συσκευή – ένα private cloud ή κάποια παρόμοια υποδομή που θα αποτελέσει τη βάση για πολλά virtual desktops πάνω σε μία πληθώρα φυσικών server. Το πρώτο βήμα είναι να υπολογίσουμε την αναλογία υποδομών server προς virtual desktops. Υπάρχουν πρακτικοί περιορισμοί στο πόσα virtual μηχανήματα μπορεί να υποστηρίζει ένας host. Μία ακόμη «επιπλοκή» που μπορεί να παρουσιαστεί είναι το ταυτόχρονο φορτίο χρήσης. Αν η υποδομή πρέπει να διαχειριστεί έναν μεγάλο αριθμό συστημάτων με χαμηλό φόρτο εργασίας ή το αντίθετο. Αν μπορέσουμε να συγκεντρώσουμε τα στατιστικά χρήσης CPU για τα φυσικά desktops που θέλουμε να μεταβιβάσουμε στις virtual υποδομές, θα πρέπει να έχουμε μία καλή ιδέα του ποσοστού χρήσης που πρέπει να υπολογίσουμε. Επιπλέον, θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί οποιασδήποτε μορφής τηλεμετρία είναι διαθέσιμη για να προσδιορίσουμε το πόσοι χρήστες είναι ενεργοί και ποιες ώρες της ημέρας.
• Storage: ένα ακόμα «φλέγον» ζήτημα στο VDI είναι η απόδοση του storage. Η ενοποίηση πολλαπλών desktops σε μερικές virtual μηχανές αποτελεί δύσκολο εγχείρημα, ειδικά καθώς τα desktops έχουν εντελών διαφορετικά σημεία πρόσβασης από έναν server.
• Δίκτυο: η επιτυχία του VDI εξαρτάται από το αν το δίκτυο διανέμει την πλήρη εμπειρία στον τελικό χρήστη και όχι μόνο στο τι πόρους του δικτύου θέλει πρόσβαση ο χρήστης. Για τον λόγο αυτό, είναι σημαντικό ότι η δικτυακή υποδομή μεταξύ χρηστών και VM host είναι εκτεταμένη. Ένα ακόμη ζήτημα αναφορικά με το δίκτυο είναι ότι τα περισσότερα προβλήματα του δικτύου δεν προέρχονται από το κέντρο δεδομένων. Η κίνηση που παρουσιάζεται στο δίκτυο και τα δεδομένα που στέλνονται στους clients περνούν μέσα από πολύπλοκες υποδομές και αυτός είναι ένας λόγος να χρησιμοποιηθούν πρωτόκολλα και βελτιστοποιήσεις που διατηρούν την κίνηση σε χαμηλά επίπεδα.
• Ασφάλεια: για τον λόγο ότι στο VDI δεν δουλεύουμε με «φυσικά» μηχανήματα, τα virtual desktops δεν είναι τόσο ευάλωτα στις συνήθεις φυσικές «εισβολές», ωστόσο, δεν είναι και πλήρως ασφαλή από παραβιάσεις. Συνήθως, ένα λάθος του χρήστη ή μία απρόσεκτη κίνηση μπορεί να προκαλέσει την ίδια ζημιά όπως και ένα «κλασικό» desktop, επομένως τα virtual μηχανήματα πρέπει να ασφαλίζονται όπως και τα φυσικά τερματικά. Το back end πρέπει να απομονώνεται όσο το δυνατόν καλύτερα και τα μεμονωμένα desktops πρέπει να διατηρούνται ασφαλή και προστατευμένα με οποιαδήποτε μέτρα κρίνονται απαραίτητα και κατάλληλα για τον κάθε οργανισμό. Τα δεδομένα των χρηστών πρέπει, επίσης, να προστατεύονται, είτε μέσω on-disk κρυπτογράφησης στον host είτε μέσω προληπτικών μέτρων, όπως είναι η απαγόρευση αντιγραφής αρχείων στη συσκευή client. Η ασφάλεια του δικτύου είναι εξίσου σημαντική, καθώς οι συνδέσεις πρέπει πάντα να είναι κρυπτογραφημένες και να υπάρχει αναγνώριση δύο επιπέδων. Οι συνδέσεις στο VDI πρέπει πάντα να προστατεύονται από firewall ή κάποιο άλλο σύστημα.
• Εφαρμογές: η απόφαση υλοποίησης ενός έργου VDI πρέπει να βασιστεί, τουλάχιστον εν μέρει, στις εφαρμογές που θα χρησιμοποιούνται στο συγκεκριμένο περιβάλλον. Οι εφαρμογές που απαιτούν μεγάλο bandwidth δεν αποτελούν ιδανικό παράγοντα.

Παρόλα αυτά, αν αποφασίσετε να μην παρέχετε εφαρμογές με «βαριά» γραφικά, υπάρχουν πολλές εξελίξεις στην τεχνολογία VDI που κάνουν ευκολότερη τη χρήση τέτοιων εφαρμογών, χωρίς να μειώνεται η απόδοσή τους. Ακόμη κι αν μια εφαρμογή μοιάζει με καλή «υποψήφια» για virtualization, ο τρόπος που χρησιμοποιείται στον οργανισμό μπορεί να μας δώσει πολύ σημαντικά στοιχεία, αν μπορέσουμε να παρακολουθήσουμε τη χρήση της στον οργανισμό για κάποιο διάστημα. Αν η χρήση αποδειχθεί «μέτρια», είναι σχεδόν σίγουρο ότι θα μπορέσει να διανεμηθεί μέσω VDI χωρίς προβλήματα.

---

Προσοχή σε testing, υποδομή και storage
Ο Νίκος Πετρόπουλος, Head of Servers & Telecoms Operations της Τράπεζας Πειραιώς αναλύει τον τρόπο που εκμεταλλεύονται το virtualization στον οργανισμό του και τονίζει ότι το testing, η υποδομή και το storage είναι κρίσιμα για την επιτυχία ενός project desktop virtualization.

netweek: Πότε ξεκινήσατε με το desktop virtualization;

Νίκος Πετρόπουλος: Ήμασταν από τους πρώτους στην Ελλάδα που εκμεταλλευτήκαμε το virtualization (το 2005). Ξεκινήσαμε με το application virtualization (με τη λύση της Citrix), καθώς τότε θέλαμε να δώσουμε κάποιες από τις εφαρμογές μας στις θυγατρικές μας στο εξωτερικό. Το όλο σύστημα λειτούργησε άψογα και μας έδωσε το θάρρος να το δοκιμάζουμε μέσα στην τράπεζα για …ειδικές αποστολές (π.χ. για test εφαρμογών). Όταν εγκαταστήσαμε στα τέλη του 2007 τη νέα έκδοση του πελατοκεντρικού συστήματός μας, όπου είχαμε κάνει ένα ριζοσπαστικό επανασχεδιασμό σε αυτό, αποφασίσαμε να εφαρμόσουμε το virtualization μαζικά στην τράπεζα.

Στη συνέχεια δοκιμάσαμε με επιτυχία το concept του πρώτου virtual καταστήματος, όπου δεν εγκαθιστούσαμε καθόλου εφαρμογές και όλες «σερβίρονταν» κεντρικά. Ακολούθως, εφαρμόσαμε τα concept των virtual καταστημάτων σε υποκαταστήματα στο εξωτερικό και εν συνεχεία στο migration της Αγροτικής και των άλλων τραπεζών – όπου αποδείχτηκε ένα πολύτιμο εργαλείο, επιταχύνοντας απίστευτα τα migrations. Όλες οι εφαρμογές διοχετεύτηκαν στο Citrix, δόθηκαν virtualized σε όλες τις τράπεζες και μέσα σε λίγες ώρες είχε γίνει η μετάβαση.

netweek:Κατά τη μετάβαση υπήρχαν προβλήματα;

Νίκος Πετρόπουλος: Τα μόνο τεχνικά προβλήματα παρουσιάστηκαν με την ΑΤΕ που ήταν η πρώτη. Υπήρχε, για παράδειγμα, πρόβλημα με τους παλιούς εκτυπωτές. Το θέμα αντιμετωπίστηκε την πρώτη εβδομάδα με ενημερώσεις εκτυπωτών, μια διαδικασία που, ευτυχώς, γίνοταν remotely, χωρίς να μας απασχολήσει περαιτέρω. Το γεγονός είναι ότι είχαμε δοκιμάσει πολύ καλά τα πιλοτικά για κάθε τράπεζα και είχαμε τρέξει όλη τη διαδικασία του conversion (οπότε ξέραμε ακριβώς τι βήματα θα κάναμε και τι έπρεπε να περιμένουμε).

netweek: Ποια είναι η έως τώρα εμπειρία σας;

Νίκος Πετρόπουλος: To virtualization μας έχει δώσει όλα αυτά που υπόσχεται. Μας προσφέρει τεράστια ευελιξία και πολύ καλό ROI. Για παράδειγμα, το distribute μιας καινούργιας εφαρμογής στα 900 καταστήματά μας αποτελεί μια εξαιρετικά χρονοβόρα διαδικασία με τον κλασικό τρόπο. Με το virtualization το κάνουμε σε επίπεδο τοπικού δικτύου και πολύ γρήγορα, καθώς μέσα σε μισή ώρα ξέρεις που και αν έχει πάει, αλλά και διαπιστώνεις αν κάτι δεν έγινε σωστά. Εκτός από την ευελιξία, προσφέρει, φυσικά, πολλά πλεονεκτήματα όσον αφορά το κόστος.

netweek: Tι συμβουλές θα δίνατε σε έναν συνάδελφό σας για το desktop virtualization είτε να αλλάξει την υπάρχουσα;

Νίκος Πετρόπουλος: Aν ξεκινάει από την αρχή θα πρέπει να προσέξει ιδιαίτερα θέματα υποδομής. Αν και το virtualization δεν είναι ιδιαίτερα αδηφάγο στο bandwidth, πρέπει να έχει καλό bandwidth στα end-points και πρέπει να κάνει καλό prioritization Προσοχή πρέπει να δοθεί, επίσης, και στο data center. Γιατί όλη την υπολογιστική ισχύ που είχες διασκορπισμένη σε χιλιάδες clients τη μαζεύεις ξαφνικά στο data center σου. Αυτό δεν είναι εύκολο πράγμα και θέλει πολύ προσοχή. Όχι τόσο σε επεξεργαστές και μνήμη, το οποίο είναι, πλέον, κάτι φθηνό στις μέρες μας, όσο σε storage. To storage αποτελεί, συνήθως, τα bottleneck σε αυτές τις περιπτώσεις.

Το έχουν καταλάβει αυτό οι εταιρείες και έχουν παρουσιάσει δικές τους φθηνές λύσεις. Η χρήση enterprise storage εκτός από πολύ ακριβή για αυτό το σκοπό, απαιτεί πολύ καλό σχεδιασμό προκειμένου να μην διαταραχθεί η υπάρχουσα λειτουργία. Όσον αφορά το σενάριο μεγάλης επέκτασης μιας υπάρχουσας λύσης virtualization, καλό είναι να εξεταστούν και οι υπάρχουσες εναλλακτικές από διαφορετικούς προμηθευτές γιατί έχουν αναπτυχθεί αρκετές λύσεις με ιδιαίτερα χαρακτηριστικά η καθεμία που πιθανόν να ταιριάζουν καλύτερα στην περιοχή που θέλουμε να καλύψουμε.

Επειδή μάλιστα ο ανταγωνισμός στη συγκεκριμένη περιοχή είναι έντονος, πιθανόν να προκύψουν και μεγάλα οικονομικά οφέλη όταν εξεταστούν όλες οι εναλλακτικές. Στην περίπτωση μας πάντως δεν μπορέσαμε να βρούμε κάποια άλλη λύση που να λειτουργεί καλύτερα από αυτή που χρησιμοποιούμε ήδη. Τέλος, σε κάθε περίπτωση χρειάζεται πάρα πολύ καλό testing. Γιατί υπάρχουν κάποιες μικρές λεπτομέρειες, που μπορεί να κάνουν το ένα προϊόν να κάνει τη δουλειά σου και το άλλο προϊόν να αποτελεί …καταστροφή.

---

Το VDI δεν είναι πανάκεια
O Βασίλειος Αξάρης, Προϊστάμενος Τεχνικών Υποδομών & Λειτουργιών, Newsphone Hellas S.A., μιλάει στο netweek για τα οφέλη του desktop virtualization, για τα κυριότερα προβλήματα που μπορούν να εμφανιστούν και ξεκαθαρίζει ότι το VDI δεν αποτελεί μια λύση «όλα σε ένα» για κάθε περίπτωση.

netweek: Ποια είναι τα κυριότερα οφέλη που προσφέρουν τα virtual desktops σε έναν οργανισμό;

Βασίλειος Αξάρης: Μείωση του φόρτου διαχείρισης των desktops, μείωση της κατανάλωσης ηλεκτρικής ενέργειας και συνακόλουθα του ενεργειακού κόστους εφόσον χρησιμοποιηθούν thin clients, ταχύτερο provisioning, ευκολότερο και ταχύτερο recovery, προσβασιμότητα στις εφαρμογές desktop από παντού και από διαφορετικές συσκευές, ακόμη και η δυνατότητα προμήθειας των desktops ως υπηρεσία από public clouds.

netweek: Ποια είναι τα σημαντικότερα προβλήματα που μπορεί να προκύψουν και πώς μπορούν να αντιμετωπιστούν; Με ποιο τρόπο διασφαλίζεται η άρτια εμπειρία χρήσης των virtual desktops;

Βασίλειος Αξάρης: Tο σημαντικότερο πρόβλημα είναι η ανεπάρκεια της virtual desktop υποδομής (VDI) ή/και του δικτύου δεδομένων, τόσο σε επιδόσεις όσο και σε διαθεσιμότητα, επειδή επηρεάζει την εμπειρία που αποκομίζει το σύνολο των χρηστών. Η εξασφάλιση της καλής εμπειρίας χρήσης προϋποθέτει τη διαρκώς καλή λειτουργία των υποδομών, που συνήθως είναι απόρροια ενός προσεκτικού αρχικού σχεδιασμού και μιας συστηματικής και αποτελεσματικής διεργασίας capacity management.

netweek: Τι μέτρα πρέπει να ληφθούν για να προσφερθούν τα επιθυμητά επίπεδα ασφάλειας στα Virtual Desktops;

Βασίλειος Αξάρης: Aπλά, ότι μέτρα προστασίας λαμβάνονται και για τα φυσικά desktops.

netweek: Ποια πιστεύετε ότι είναι τα μυστικά για την επιτυχία του desktop virtualization; Πόσο σημαντικός είναι ο σχεδιασμός;

Βασίλειος Αξάρης: Κατ’ αρχήν θα πρέπει να εξακριβωθεί εκ των προτέρων κατά πόσο οι εφαρμογές και οι hardware drivers των φυσικών desktops υποστηρίζονται από την πλατφόρμα VDI. Επόμενο βήμα είναι να προσδιοριστεί ο τύπος των virtual desktops που θα υλοποιηθούν (persistent, όπου κάθε χρήστης έχει το δικό του desktop και οι ρυθμίσεις και τα δεδομένα του διασώζονται όταν αποσυνδέεται ή non-persistent, όταν ο χρήστης αποσυνδεθεί το desktop επανέρχεται στις αρχικές του ρυθμίσεις και τα δεδομένα χάνονται). Αυτό το βήμα είναι σημαντικό διότι θα προσδιορίσει τους πόρους που θα απαιτηθούν από την υποδομή VDI.

Πέραν αυτής της υποδομής θα πρέπει να διασφαλιστεί η ικανότητα του δικτύου δεδομένων να διεκπεραιώσει την κίνηση που θα δημιουργηθεί, ιδιαίτερα κατά την έναρξη λειτουργίας των virtual desktops. Τέλος, επειδή το desktop virtualization επηρεάζει άμεσα τους χρήστες και μπορεί να θεωρήσουν ότι χάνουν την ελευθερία και ανεξαρτησία που τους παρέχει το φυσικό desktop, θα πρέπει να συμμετέχουν στο POC (proof of concept), έτσι ώστε να κατανοήσουν εγκαίρως τα οφέλη που θα προκύψουν, ιδιαίτερα για αυτούς, και να εξασφαλιστεί η μετέπειτα αποδοχή τους.

netweek:Τελικά, σε ποιες εταιρείες, εκτιμάτε, ότι ταιριάζει περισσότερο το desktop virtualization και σε ποιες περιπτώσεις αποτελεί την ενδεδειγμένη λύση;

Βασίλειος Αξάρης: Η εξέλιξη της τεχνολογίας VDI καθιστά την εφαρμογή του desktop virtualization εφικτή ακόμη και σε περιβάλλοντα με απαιτητικές εφαρμογές (π.χ. CAD). Αποτελεί μια ελκυστική λύση σε περιβάλλοντα με ομοιογενή desktops που τρέχουν συγκεκριμένες εφαρμογές χωρίς ανάγκη τοπικής αποθήκευσης δεδομένων (π.χ. κέντρα τηλεφωνικής εξυπηρέτησης – call centers). Από άποψη κόστους εξοπλισμού και αδειών χρήσης λογισμικού, το desktop virtualization γίνεται οικονομικά ελκυστικό για εταιρείες που χρησιμοποιούν πολυάριθμο στόλο desktops και θέλουν να μειώσουν το διαχειριστικό και ενεργειακό κόστος αυτών ή πρέπει να αντικαταστήσουν ή αναβαθμίσουν το σύνολο ή μεγάλο τμήμα του στόλου τους.

Επίσης, σε περιπτώσεις που απαιτείται η εξ’ αποστάσεως εργασία του προσωπικού με πλήρη πρόσβαση σε εταιρικές εφαρμογές και εταιρικά δεδομένα, η τεχνολογία αυτή παρέχει μία ευέλικτη και ασφαλή λύση που μπορεί να συνοδευτεί από μία πολιτική BYOD. Πρόσφατα, virtual desktops άρχισαν να παρέχονται ως υπηρεσία από public clouds (DaaS – desktop as a service) και ανάλογα με τη χρήση μπορεί να αποτελούν μία οικονομική λύση για κάποιες επιχειρήσεις που θέλουν τα οφέλη, αλλά δεν αντέχουν το κόστος της υποδομής.