Ψηφιοποίηση υποδομών και διαδικασιών για βελτιστοποίηση στη συλλογή και διακίνηση της πληροφορίας, με στόχο τη βελτίωση στη λήψη αποφάσεων. Οι mobile users νιώθουν να έχουν την εταιρεία μαζί τους.

Η APIVITA, αξιοποιεί την πληροφορική και τις νέες τεχνολογίες με σκοπό την ανάπτυξη της καθώς και την επίτευξη των στρατηγικών της στόχων. Έτσι, το τμήμα πληροφορικής ξεφεύγει από τον καθιερωμένο υποστηρικτικό του ρόλο, και “αναπτύσσει business” μαζί με τα υπόλοιπα τμήματα της εταιρίας.

Με γνώμονα τα παραπάνω, προχωρήσαμε στην ανάπτυξη και υλοποίηση έργων που αποτελούν τον λειτουργικό κορμό της APIVITA.

Επενδύσεις σε υποδομές
Μια από τις βασικές δράσεις μας ήταν η αντικατάσταση του κεντρικού Data Storage της εταιρίας. Το νέο storage αντικαθιστά τον υφιστάμενο εξοπλισμό προηγούμενης τεχνολογίας με μηχανικούς δίσκους και αποτελείται αποκλειστικά από SSD δίσκους, χρησιμοποιώντας την τεχνολογία “All-Flash”, που αποτελεί ό,τι πιο εξελιγμένο έχει να παρουσιάσει η Netapp στην αγορά του Storage. Επιπλέον, είμαστε σε διαδικασία ανάπτυξης Document Management Software, με σκοπό να αντικατασταθούν όλα τα hard copy αρχεία της εταιρίας μέσα από διαδικασίες workflow εγκρίσεων και αρχειοθέτησης με αποτέλεσμα την ψηφιοποίηση τους, την εύκολη αναζήτηση, την ασφάλεια καθώς και την καλύτερη οργάνωσή τους.

Υποστήριξη των mobile users
Ένα δεύτερο σημαντικό στάδιο βελτίωσης είναι η υποστήριξη των εργαζομένων μας. Μεγάλο μέρος των εργαζομένων ανήκει στην κατηγορία “Mobile Users”.

Η ομάδα πωλήσεων, οι αισθητικοί στα τελικά σημεία πώλησης, το τμήμα εξαγωγών με τα συχνά ταξίδια κλπ, εκτός από E-mail, έχουν καθημερινά ανάγκες όπως πρόσβαση σε εταιρικά αρχεία και εφαρμογές οι οποίες πρέπει να εξυπηρετούνται με ταχύτητα και ασφάλεια. Με τη χρήση τεχνικών όπως “Folder Redirection” & “File Encryption” τα αρχεία των χρηστών είναι πάντα ασφαλή και διαθέσιμα, από οποιαδήποτε φορητή συσκευή (Laptop, Tablet, Mobile Phone).

Με εργαλεία όπως το Office 365 και Skype for Business, η συνεργασία – επικοινωνία των In House users – Mobile Users – External Partners γίνεται με εύχρηστο και ασφαλή τρόπο.

Ό,τι δεν μετριέται δεν βελτιώνεται
Φυσικά μας ενδιαφέρει να αξιολογούμε την αποτελεσματικότητα των έργων μας και έτσι οι δείκτες απόδοσης για τη μέτρηση της αποτελεσματικότητας των διεργασιών της εταιρείας περιλαμβάνονται στην Ηλεκτρονική Πλατφόρμα ARISTO. Στόχος είναι να παρέχει στη διοίκηση τις πληροφορίες για την επίτευξη των στόχων, την εξέλιξη και τη συνολική επίδοση της εταιρείας μέσω των συγκεκριμένων δεικτών.

Προς την ίδια κατεύθυνση αξιοποιούμε και την Business Intelligence εφαρμογή της Targit και σε συνδυασμό με την εγκατάσταση της νέας έκδοσης Decision Suite 2017, έχουμε στα χέρια μας ένα εργαλείο που δίνει real time πληροφόρηση σε όλα τα τμήματα (Διοίκηση, Πωλήσεις, Marketing, Λογιστήριο) και μπορούν πλέον άμεσα και γρήγορα να οδηγηθούν στην σωστή λήψη αποφάσεων. Όλο το sales και financial reporting της εταιρίας έχει αυτοματοποιηθεί και όλα τα στελέχη δεν επικεντρώνονται πλέον στην συγκέντρωση των στοιχείων αλλά στην ανάλυση τους.

Με τη χρήση του Entersoft CRM και SFA, είχαμε στη διάθεσή μας ένα ισχυρό εργαλείο επεξεργασίας δεδομένων και παραγωγής χρήσιμων στοιχείων. Τα τμήματα πωλήσεων και marketing σε Ελλάδα και Ισπανία, έχουν όλες τις σημαντικές πληροφορίες, οποιαδήποτε στιγμή και σε πραγματικό χρόνο μέσα από μια φιλική προς τον χρήστη πλατφόρμα.

Προετοιμασία για το GDPR
Για να πετύχουμε την ομαλή αυτή μετάβαση σε καινούργιες τεχνολογίες & εφαρμογές, επενδύουμε σε συνεχείς εσωτερικές εκπαιδεύσεις, παρουσιάσεις καινοτόμων εργαλείων και εστιάζουμε στο όφελος που θα αποκομίσει ο οργανισμός από την εφαρμογή των καινούργιων τεχνολογιών.

Λαμβάνοντας σοβαρά υπόψη τις τελευταίες εξελίξεις στο τομέα της ασφάλειας (GDPR – Παγκόσμιες Κυβερνο-επιθέσεις κτλ) έχουμε σκοπό να επεκτείνουμε τις πολιτικές ασφαλείας και διατήρησης αντιγράφων ασφαλείας (Backup) σε cloud backup hosting υπηρεσίες.

Επίσης, είναι σε εξέλιξη μια σειρά από GAP Analysis και Impact Assessments για να διασφαλιστεί η συμμόρφωση του οργανισμού σύμφωνα με τον νέο κανονισμό GDPR.